實施內部知識庫的 4 個關鍵提示
已發表: 2017-04-05許多企業為他們的客戶或客戶實施知識庫——這對客戶服務來說是一個巨大的福音。 很多公司沒有意識到，知識庫對於改善內部運營同樣可以派上用場。
隨著公司的發展和發展，他們經常發現自己擁有大量員工需要了解和遵循的信息和程序。 創建內部知識庫有助於通過集中您的信息和改善溝通來解決這個問題。
在本文中，我們將探討內部知識庫為何如此重要，然後提供四個關鍵技巧來完善您自己的內部知識庫。 讓我們開始吧！
建立可搜索的內部知識庫，讓您的團隊保持同步。
獲取主題為什麼內部知識庫如此重要
不可否認，建立內部知識庫需要一些時間和精力。 但是，前期工作將在以後獲得回報。 這裡只是一些好處：
- 集中信息。 您的員工所需的幾乎所有東西都在一個方便的位置。
- 降低入職成本和培訓時間。 讓新手通過閱讀您的文檔來快速了解他們的角色可以在培訓時節省時間和金錢。
- 更快的工作流程。 為您的程序和實踐建立一個有組織的中心可以停止任何浪費在搜索文檔上的時間。
最終，內部知識庫可以幫助簡化您的溝通，並通過幫助在培訓期間快速跟踪員工來節省時間——這是一個明顯的雙贏！
實施內部知識庫的 4 個關鍵提示
內部知識庫不是你隨便扔的東西並寄希望於最好的東西。 它的價值將與您投入的開發工作成正比。考慮到這一點，在您完成工作時需要考慮以下四個關鍵提示。
1. 仔細考慮您將包含哪些信息
您將對知識庫做出的最重要決定是包含哪些內容。 提供您認為員工需要的一切，同時避免不堪重負，這一點很重要。
制定計劃將是這裡的關鍵。 查看您的公司及其工作流程，與盡可能多的員工交談，並嘗試隔離與您的流程相關的任何常見問題、疑問和耗時活動。 這將確定您可能在知識庫中解決的一些主題。
接下來，將該列表合併為最重要的信息。 例如，這可能包括緊急聯繫信息、貴公司規則和指南、任務和項目的具體程序或最佳實踐列表。
下一步是弄清楚有多少內容已經可用，並重新調整它的用途。 在您的知識庫上線之前，需要從頭開始創建任何其他內容。
2.尋找可靠的知識庫軟件
使用專用的、可隨時訪問的解決方案來創建您的知識庫可能會為您提供無憂無慮的體驗，並且還將具有相關的啟動功能。
這就是 KnowAll 的用武之地。它是一個 WordPress 主題，旨在提供您在創建內部和外部知識庫時所需的幾乎所有內容。 出於多種原因，這是一個理想的解決方案：
- 突出、強大的搜索引擎將使員工能夠快速找到他們正在尋找的內容。
- 它帶有專用的小部件，提供諸如組織類別和顯示文章列表等功能。
- 它靈活且可定制，因此可以輕鬆設計特定於您的公司及其需求的知識庫。
KnowAll 的支持始終可用，手頭有全面的文檔。 我們自然認為這是創建內部知識庫的最佳解決方案！
3. 建立和維護一個高效的結構
內部知識庫的結構（和一致性）將有助於節省時間並提高生產力，因此正確處理至關重要。
首先，在開始添加內容之前弄清楚它的結構。 這可以像與您的團隊進行頭腦風暴會議一樣簡單，儘管您選擇的任何內容都應基於您公司的需求。
接下來，利用 WordPress 的類別和標籤來確保您的內容很容易找到。 使它們具體而有重點，但又足夠靈活，可以根據需要分解成更小的子類別。
最終，KnowAll 等專用知識庫解決方案將使員工能夠搜索您的內容，並為您提供對知識庫結構所需的控制。
4. 為員工提供反饋渠道
到目前為止，按照我們的建議，您應該可以很好地創建一個用戶友好且省時的內部知識庫。 不幸的是，儘管您的意圖是最好的，但您的內容仍然在某些地方令人困惑、缺少關鍵信息或未按預期使用。
傾聽（和實施）用戶反饋是解決這個問題的好方法。 您可以通過以下方式為您的員工提供評論和回复您的知識庫的方法：
- 在知識庫本身中包括一個反饋系統。 例如，KnowAll 帶有多個系統，可用於收集用戶反饋和跟踪分析。
- 對使用知識庫的每個人進行定期調查。 詢問有關他們的經歷的問題，以及他們認為哪些部分有幫助或令人困惑。
- 如果可能，為用戶提供對知識庫的更大訪問權限，以便他們可以直接評論文章和文檔，甚至在某些情況下對其進行編輯。
一個有效的知識庫需要隨著時間的推移而增長和發展，就像您的公司一樣。 從長遠來看，確保每個人都為其維護做出貢獻將使您處於有利地位。
結論
組織和溝通是保持業務順利運行的關鍵。 實施內部知識庫是讓每個人都在同一頁面上的明智方法，並減少浪費在混亂和徒勞的信息搜索上的時間。
在規劃內部知識庫時，請牢記以下關鍵提示：
- 仔細選擇要包含的信息。
- 尋找可靠的知識庫軟件（例如 KnowAll）。
- 建立和維護一個有效的結構。
- 為員工提供反饋渠道。
您對實施內部知識庫有任何疑問嗎？ 在下面的評論部分讓我們知道！