4 ключевых совета по внедрению внутренней базы знаний

Многие предприятия внедряют базу знаний для своих клиентов или клиентов — это может быть огромным благом для обслуживания клиентов. Чего многие компании не понимают, так это того, что база знаний может пригодиться и для улучшения их внутренних операций.

По мере того, как компании растут и развиваются, они часто сталкиваются с большим количеством информации и процедур, которые сотрудники должны знать и соблюдать. Создание внутренней базы знаний помогает решить эту проблему за счет централизации вашей информации и улучшения коммуникации.

В этой статье мы рассмотрим, почему внутренняя база знаний так важна, а затем предложим четыре ключевых совета по совершенствованию собственной внутренней базы знаний. Давайте начнем!

Создайте внутреннюю базу знаний — простой способ!

Создайте внутреннюю базу знаний с возможностью поиска и держите свою команду на одной волне.

Получить тему

Почему внутренняя база знаний так важна

Нельзя отрицать, что создание внутренней базы знаний потребует некоторого времени и усилий. Однако предварительная работа окупится позже. Вот лишь некоторые из преимуществ:

1. Централизованная информация. Почти все, что нужно вашим сотрудникам, будет в одном удобном месте.
2. Снижение затрат на адаптацию и время обучения . Если новички освоят свою роль, прочитав вашу документацию, это поможет сэкономить время и деньги при обучении.
3. Более быстрые рабочие процессы. Наличие организованного центра для ваших процедур и практик может остановить трату времени на поиск документов.

В конечном счете, внутренняя база знаний может помочь оптимизировать ваше общение и сэкономить время, помогая сотрудникам быстрее отслеживать во время обучения — явный беспроигрышный вариант!

4 ключевых совета по внедрению внутренней базы знаний

Внутренняя база знаний — это не то, что вы просто бросаете и надеетесь на лучшее. Его ценность будет увеличиваться пропорционально вашей работе по развитию. Имея это в виду, вот четыре ключевых совета, которые следует учитывать в процессе работы.

1. Тщательно продумайте, какую информацию вы будете включать

Самое важное решение, которое вы примете относительно своей базы знаний, — это то, что включить в нее. Важно предлагать все, что, по вашему мнению, понадобится сотрудникам, избегая при этом перегруженности.

Здесь важно иметь план. Взгляните на свою компанию и ее рабочий процесс, поговорите с как можно большим количеством сотрудников и постарайтесь изолировать любые общие проблемы, вопросы и трудоемкие действия, связанные с вашими процессами. Это позволит определить некоторые темы, которые вы потенциально могли бы затронуть в своей базе знаний.

Затем сведите этот список к самой важной информации. Например, это может включать контактную информацию для экстренных случаев, правила и рекомендации вашей компании, конкретные процедуры для задач и проектов или список лучших практик.

Следующий шаг — выяснить, какая часть этого контента уже доступна, и перепрофилировать его. Все остальное нужно будет создать с нуля, прежде чем ваша база знаний будет запущена.

2. Ищите надежное программное обеспечение базы знаний

Использование специального, постоянно доступного решения для создания вашей базы знаний, вероятно, обеспечит вам беспроблемную работу, а также будет иметь соответствующие функции для загрузки.

Вот тут-то и появляется KnowAll. Это тема WordPress, предназначенная для предоставления почти всего, что вам нужно при создании как внутренних, так и внешних баз знаний. Это идеальное решение по ряду причин:

• Известная и мощная поисковая система позволит сотрудникам быстро находить то, что они ищут.
• Он поставляется со специальными виджетами, которые предлагают такие функции, как организация категорий и отображение списков статей.
• Он гибкий и настраиваемый, поэтому легко создать базу знаний, соответствующую вашей компании и ее потребностям.

Всегда доступна поддержка KnowAll с обширной документацией. Мы думаем, что это лучшее решение для создания внутренней базы знаний, естественно!

3. Создайте и поддерживайте эффективную структуру

Структура (и непротиворечивость) вашей внутренней базы знаний поможет сэкономить время и повысить производительность, поэтому крайне важно сделать все правильно.

Во-первых, выясните, как он будет структурирован, прежде чем вы начнете добавлять контент. Это может быть просто сеанс мозгового штурма с вашей командой, хотя все, что вы выберете, должно основываться на потребностях вашей компании.

Затем воспользуйтесь преимуществами категорий и тегов WordPress, чтобы убедиться, что ваш контент легко найти. Сделайте их конкретными и сфокусированными, но достаточно гибкими, чтобы при необходимости их можно было разбить на более мелкие подкатегории.

В конечном счете, специальное решение для базы знаний, такое как KnowAll, позволит персоналу осуществлять поиск по вашему контенту и даст вам необходимый контроль над структурой вашей базы знаний.

4. Обеспечьте возможность обратной связи с персоналом

Следуя нашим советам до сих пор, вы должны быть на пути к созданию удобной и экономящей время внутренней базы знаний. К сожалению, несмотря на ваши самые лучшие намерения, у вас все еще есть контент, который местами запутан, отсутствует ключевая информация или используется не по назначению.

Прислушиваться к отзывам пользователей (и реализовывать их) — отличный способ борьбы с этой проблемой. Вы можете предоставить своим сотрудникам возможность комментировать и отвечать на вашу базу знаний следующим образом:

• Включение системы обратной связи в саму базу знаний. Например, KnowAll поставляется с несколькими системами, которые можно использовать для сбора отзывов пользователей и отслеживания аналитики.
• Проведение периодических опросов всех, кто пользуется базой знаний. Задавайте вопросы об их опыте, а также о том, что они находят полезными или сбивающими с толку.
• По возможности предлагайте пользователям более широкий доступ к базе знаний, чтобы они могли напрямую комментировать статьи и документы или даже редактировать их в определенных случаях.

Эффективная база знаний должна со временем расти и развиваться, как и ваша компания. Убедившись, что каждый вносит свой вклад в его содержание, сослужит вам хорошую службу в долгосрочной перспективе.

Вывод

Организация и коммуникация являются ключом к бесперебойной работе вашего бизнеса. Внедрение внутренней базы знаний — это разумный способ собрать всех на одной странице и сократить время, затрачиваемое на путаницу и бесплодные поиски информации.

При планировании внутренней базы знаний помните об этих ключевых советах:

1. Тщательно выберите информацию, которая будет включена.
2. Найдите надежное программное обеспечение базы знаний (например, KnowAll).
3. Создайте и поддерживайте эффективную структуру.
4. Обеспечьте возможность обратной связи с персоналом.

У вас есть вопросы по внедрению внутренней базы знаний? Дайте нам знать в комментариях ниже!