4 نصائح أساسية لتطبيق قاعدة معرفية داخلية

تطبق العديد من الشركات قاعدة معرفية لعملائها أو عملائها - يمكن أن تكون نعمة كبيرة لخدمة العملاء. ما لا تدركه الكثير من الشركات هو أن قاعدة المعرفة يمكن أن تكون مفيدة تمامًا لتحسين عملياتها الداخلية .

مع نمو الشركات وتطورها ، غالبًا ما تجد نفسها مع ثروة من المعلومات والإجراءات التي يحتاج الموظفون إلى معرفتها ومتابعتها. يساعد إنشاء قاعدة معرفية داخلية في حل هذه المشكلة عن طريق تركيز معلوماتك وتحسين الاتصال.

في هذه المقالة ، سنلقي نظرة على سبب أهمية قاعدة المعرفة الداخلية ، ثم نقدم أربع نصائح رئيسية لإتقان قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك. هيا بنا نبدأ!

إنشاء قاعدة معرفية داخلية - الطريق السهل!

قم ببناء قاعدة معرفية داخلية يمكن البحث فيها واحتفظ بفريقك على نفس الصفحة.

احصل على المظهر

لماذا قاعدة المعرفة الداخلية أمر بالغ الأهمية

ليس هناك من ينكر أن إنشاء قاعدة معرفية داخلية سيستغرق بعض الوقت والجهد. ومع ذلك ، فإن العمل الأولي سيؤتي ثماره لاحقًا. فيما يلي بعض الفوائد:

1. المعلومات المركزية. سيكون كل ما يحتاجه موظفوك تقريبًا في مكان واحد مناسب.
2. انخفاض تكاليف على متن الطائرة ووقت التدريب . إن جعل الوافدين الجدد يكتسبون السرعة في أداء دورهم من خلال قراءة الوثائق الخاصة بك يمكن أن يوفر الوقت والمال عند التدريب.
3. سير عمل أسرع. يمكن أن يؤدي وجود مركز منظم لإجراءاتك وممارساتك إلى إيقاف أي وقت ضائع يتم قضاؤه في البحث عن المستندات.

في النهاية ، يمكن أن تساعد قاعدة المعرفة الداخلية في تبسيط اتصالاتك وتوفير الوقت من خلال المساعدة في تتبع الموظفين بسرعة أثناء التدريب - وهو فوز واضح للجميع!

4 نصائح أساسية لتطبيق قاعدة معرفية داخلية

قاعدة المعرفة الداخلية ليست شيئًا ترمي إليه وتأمل في الأفضل. ستزداد قيمته بما يتناسب مع أعمال التطوير التي تضعها. مع وضع ذلك في الاعتبار ، إليك أربع نصائح رئيسية يجب مراعاتها أثناء العمل في طريقك.

1. فكر مليًا في المعلومات التي ستقوم بتضمينها

أهم قرار ستتخذه بشأن قاعدة المعرفة الخاصة بك هو ما يجب تضمينه. من المهم تقديم كل ما تعتقد أن الموظفين سيحتاجونه ، مع تجنب الإرهاق.

وجود خطة سيكون المفتاح هنا. ألقِ نظرة على شركتك وسير عملها ، وتحدث إلى أكبر عدد ممكن من الموظفين ، وحاول عزل أي مشكلات وأسئلة شائعة وأنشطة تستغرق وقتًا طويلاً تتعلق بعملياتك. سيحدد هذا بعض الموضوعات التي من المحتمل أن تتناولها في قاعدة المعرفة الخاصة بك.

بعد ذلك ، قم بدمج تلك القائمة وصولاً إلى المعلومات الأكثر أهمية. على سبيل المثال ، يمكن أن يشمل ذلك معلومات الاتصال في حالات الطوارئ ، أو قواعد شركتك وإرشاداتها ، أو إجراءات محددة للمهام والمشاريع ، أو قائمة بأفضل الممارسات.

الخطوة التالية هي معرفة مقدار هذا المحتوى المتاح بالفعل ، وإعادة توظيفه. يجب إنشاء أي شيء آخر من نقطة الصفر قبل نشر قاعدة المعرفة الخاصة بك.

2. ابحث عن برامج قاعدة معرفية موثوقة

من المحتمل أن يوفر لك استخدام حل مخصص يمكن الوصول إليه باستمرار لإنشاء قاعدة معارفك تجربة خالية من المتاعب ، كما سيكون لديك وظائف ذات صلة للتمهيد.

وهنا يأتي دور KnowAll. إنه موضوع WordPress مصمم لتوفير كل ما تحتاجه تقريبًا عند إنشاء قواعد المعرفة الداخلية والخارجية. إنه حل مثالي لعدد من الأسباب:

• سيمكن محرك البحث البارز والقوي الموظفين من العثور على ما يبحثون عنه بسرعة.
• يأتي مع عناصر واجهة مستخدم مخصصة توفر وظائف مثل تنظيم الفئات وعرض قوائم المقالات.
• إنه مرن وقابل للتخصيص ، لذلك من السهل تصميم قاعدة معرفية خاصة بشركتك واحتياجاتها.

يتوفر دعم KnowAll دائمًا ، مع وثائق شاملة في متناول اليد. نعتقد أنه أفضل حل لإنشاء قاعدة معرفية داخلية ، بطبيعة الحال!

3. إنشاء والحفاظ على هيكل فعال

سيساعد هيكل (واتساق) قاعدة المعارف الداخلية الخاصة بك على توفير الوقت وزيادة الإنتاجية ، لذلك من الضروري أن تكون صحيحًا.

أولاً ، اكتشف كيف سيتم تنظيمها قبل البدء في إضافة المحتوى. قد يكون هذا بسيطًا مثل جلسة عصف ذهني مع فريقك ، على الرغم من أن كل ما تختاره يجب أن يعتمد على احتياجات شركتك.

بعد ذلك ، استفد من فئات وعلامات WordPress للتأكد من سهولة العثور على المحتوى الخاص بك. اجعلها محددة ومركزة ، لكنها مرنة بدرجة كافية ليتم تقسيمها إلى فئات فرعية أصغر حسب الحاجة.

في نهاية المطاف ، سيمكن حل قاعدة المعرفة المخصص مثل KnowAll الموظفين من البحث في المحتوى الخاص بك ، ويمنحك التحكم الذي تحتاجه في بنية قاعدة المعرفة الخاصة بك.

4. توفير شارع لملاحظات الموظفين

باتباع نصيحتنا حتى الآن ، يجب أن تكون على الطريق الصحيح لإنشاء قاعدة معرفية داخلية سهلة الاستخدام وموفرة للوقت. لسوء الحظ ، على الرغم من نواياك الحسنة ، لا يزال لديك محتوى محير في بعض الأماكن أو يفتقد إلى معلومات أساسية أو لم يتم استخدامه على النحو المنشود.

يعد الاستماع إلى (وتنفيذ) ملاحظات المستخدم طريقة ممتازة لمكافحة هذه المشكلة. يمكنك تزويد موظفيك بطريقة للتعليق على قاعدة معارفك والرد عليها من خلال:

• بما في ذلك نظام التغذية الراجعة في قاعدة المعرفة نفسها. على سبيل المثال ، يأتي KnowAll مع أنظمة متعددة يمكن استخدامها لجمع ملاحظات المستخدم وتتبع التحليلات.
• إجراء مسوحات دورية لكل من يستخدم القاعدة المعرفية. اطرح أسئلة حول تجربتهم ، جنبًا إلى جنب مع الأجزاء التي يجدونها مفيدة أو مربكة.
• امنح المستخدمين وصولاً أكبر إلى قاعدة المعارف إن أمكن ، حتى يتمكنوا من التعليق مباشرة على المقالات والمستندات ، أو حتى تحريرها في حالات معينة.

يجب أن تنمو قاعدة المعرفة الفعالة وتتطور بمرور الوقت ، تمامًا كما تفعل شركتك. التأكد من أن كل شخص يساهم في صيانته سيجعلك في وضع جيد على المدى الطويل.

استنتاج

التنظيم والاتصال أساسيان للحفاظ على سير أعمالك بسلاسة. يعد تنفيذ قاعدة معرفية داخلية طريقة ذكية لجعل الجميع على نفس الصفحة ، وتقليل الوقت الضائع في الارتباك والبحث غير المثمر عن المعلومات.

ضع هذه النصائح الأساسية في الاعتبار أثناء تخطيط قاعدة المعرفة الداخلية الخاصة بك:

1. حدد المعلومات بعناية ليتم تضمينها.
2. ابحث عن برامج قاعدة معرفية موثوقة (مثل KnowAll).
3. إنشاء والحفاظ على هيكل فعال.
4. توفير وسيلة لتعليقات الموظفين.

هل لديك أي أسئلة حول تنفيذ قاعدة معرفية داخلية؟ واسمحوا لنا أن نعرف في قسم التعليقات أدناه!