4 Tips Kunci untuk Menerapkan Basis Pengetahuan Internal

Banyak bisnis menerapkan basis pengetahuan untuk pelanggan atau klien mereka – ini bisa menjadi keuntungan besar bagi layanan pelanggan. Apa yang banyak perusahaan tidak sadari adalah bahwa basis pengetahuan dapat berguna untuk meningkatkan operasi internal mereka.

Ketika perusahaan tumbuh dan berkembang, mereka sering menemukan diri mereka dengan banyak informasi dan prosedur yang perlu diketahui dan diikuti oleh karyawan. Menciptakan basis pengetahuan internal membantu memecahkan masalah ini dengan memusatkan informasi Anda dan meningkatkan komunikasi.

Dalam artikel ini, kita akan melihat mengapa basis pengetahuan internal sangat penting, kemudian menawarkan empat tip utama untuk menyempurnakan basis pengetahuan internal Anda sendiri. Mari kita mulai!

Buat Basis Pengetahuan Internal - Cara Mudah!

Bangun basis pengetahuan internal yang dapat dicari dan pertahankan tim Anda di halaman yang sama.

Dapatkan Tema

Mengapa Basis Pengetahuan Internal Sangat Penting

Tidak dapat disangkal bahwa menyiapkan basis pengetahuan internal akan memakan waktu dan usaha. Namun, pekerjaan di muka akan membayar dividen nanti. Berikut adalah beberapa manfaatnya:

1. Informasi terpusat. Hampir semua kebutuhan karyawan Anda akan berada di satu lokasi yang nyaman.
2. Menurunkan biaya on-boarding dan waktu pelatihan . Memiliki pendatang baru untuk mempercepat peran mereka dengan membaca dokumentasi Anda dapat menghemat waktu dan uang saat pelatihan.
3. Alur kerja yang lebih cepat. Memiliki hub yang terorganisir untuk prosedur dan praktik Anda dapat menghentikan waktu yang terbuang untuk mencari dokumen.

Pada akhirnya, basis pengetahuan internal dapat membantu merampingkan komunikasi Anda, dan menghemat waktu dengan membantu melacak karyawan dengan cepat selama pelatihan – menang-menang!

4 Tips Kunci untuk Menerapkan Basis Pengetahuan Internal

Basis pengetahuan internal bukanlah sesuatu yang Anda muntahkan dan harapkan yang terbaik. Nilainya akan meningkat sebanding dengan pekerjaan pengembangan yang Anda lakukan. Dengan mengingat hal itu, berikut adalah empat tip utama yang perlu dipertimbangkan saat Anda mengerjakannya.

1. Pertimbangkan Dengan Hati-hati Informasi Apa yang Akan Anda Sertakan

Keputusan paling penting yang akan Anda buat tentang basis pengetahuan Anda adalah apa yang harus disertakan. Sangat penting untuk menawarkan semua yang Anda pikir akan dibutuhkan karyawan, sambil menghindari kewalahan.

Memiliki rencana akan menjadi kunci di sini. Lihatlah perusahaan Anda dan alur kerjanya, bicaralah dengan sebanyak mungkin karyawan, dan coba pisahkan semua masalah umum, pertanyaan, dan aktivitas yang menghabiskan waktu terkait dengan proses Anda. Ini akan mengidentifikasi beberapa topik yang berpotensi Anda bahas di basis pengetahuan Anda.

Selanjutnya, gabungkan daftar itu hingga informasi yang paling penting. Misalnya, ini dapat mencakup informasi kontak darurat, aturan dan pedoman perusahaan Anda, prosedur khusus untuk tugas dan proyek, atau daftar praktik terbaik.

Langkah selanjutnya adalah mencari tahu berapa banyak konten ini yang sudah tersedia, dan menggunakannya kembali. Hal lain perlu dibuat dari awal sebelum basis pengetahuan Anda ditayangkan.

2. Carilah Perangkat Lunak Basis Pengetahuan yang Andal

Menggunakan solusi khusus yang dapat diakses secara konstan untuk menciptakan basis pengetahuan Anda kemungkinan besar akan memberi Anda pengalaman tanpa kerumitan, dan juga akan memiliki fungsionalitas yang relevan untuk boot.

Di situlah KnowAll masuk. Ini adalah tema WordPress yang dirancang untuk menyediakan hampir semua yang Anda perlukan saat membuat basis pengetahuan internal dan eksternal. Ini adalah solusi ideal untuk sejumlah alasan:

• Mesin pencari yang menonjol dan kuat akan memungkinkan karyawan menemukan apa yang mereka cari dengan cepat.
• Muncul dengan widget khusus yang menawarkan fungsionalitas seperti mengatur kategori dan menampilkan daftar artikel.
• Ini fleksibel dan dapat disesuaikan, sehingga mudah untuk merancang basis pengetahuan khusus untuk perusahaan Anda dan kebutuhannya.

Dukungan untuk KnowAll selalu tersedia, dengan dokumentasi lengkap yang tersedia. Kami pikir ini adalah solusi terbaik untuk menciptakan basis pengetahuan internal, tentu saja!

3. Mengatur dan Memelihara Struktur yang Efisien

Struktur (dan konsistensi) basis pengetahuan internal Anda akan membantu menghemat waktu dan meningkatkan produktivitas, jadi sangat penting untuk melakukannya dengan benar.

Pertama, cari tahu bagaimana strukturnya sebelum Anda mulai menambahkan konten. Ini bisa sesederhana sesi brainstorming dengan tim Anda, meskipun apa pun yang Anda pilih harus didasarkan pada kebutuhan perusahaan Anda.

Selanjutnya, manfaatkan kategori dan tag WordPress untuk memastikan konten Anda mudah ditemukan. Buat mereka spesifik dan fokus, namun cukup fleksibel untuk dipecah menjadi subkategori yang lebih kecil sesuai kebutuhan.

Pada akhirnya, solusi basis pengetahuan khusus seperti KnowAll akan memungkinkan staf untuk mencari konten Anda, dan memberi Anda kendali yang Anda butuhkan atas struktur basis pengetahuan Anda.

4. Berikan Jalan untuk Umpan Balik Staf

Dengan mengikuti saran kami sejauh ini, Anda sudah siap untuk menciptakan basis pengetahuan internal yang ramah pengguna dan menghemat waktu. Sayangnya, terlepas dari niat baik Anda, Anda masih memiliki konten yang membingungkan di beberapa tempat, kehilangan informasi penting, atau tidak digunakan sebagaimana mestinya.

Mendengarkan (dan menerapkan) umpan balik pengguna adalah cara terbaik untuk mengatasi masalah ini. Anda dapat memberi karyawan Anda cara untuk mengomentari dan menanggapi basis pengetahuan Anda dengan:

• Termasuk sistem umpan balik dalam basis pengetahuan itu sendiri. Misalnya, KnowAll hadir dengan beberapa sistem yang dapat digunakan untuk mengumpulkan umpan balik pengguna dan analitik pelacakan.
• Melakukan survei berkala terhadap setiap orang yang menggunakan basis pengetahuan. Ajukan pertanyaan tentang pengalaman mereka, bersama dengan bagian apa yang menurut mereka bermanfaat atau membingungkan.
• Tawarkan pengguna akses yang lebih besar ke basis pengetahuan jika memungkinkan, sehingga mereka dapat mengomentari artikel dan dokumen secara langsung, atau bahkan mengeditnya dalam kasus tertentu.

Basis pengetahuan yang efektif perlu tumbuh dan berkembang seiring waktu, seperti yang dilakukan perusahaan Anda. Memastikan semua orang berkontribusi pada pemeliharaannya akan memberi Anda manfaat yang baik dalam jangka panjang.

Kesimpulan

Organisasi dan komunikasi adalah kunci untuk menjaga bisnis Anda berjalan dengan lancar. Menerapkan basis pengetahuan internal adalah cara cerdas untuk membuat semua orang berada di halaman yang sama, dan mengurangi waktu yang terbuang karena kebingungan dan pencarian informasi yang sia-sia.

Ingatlah tip-tip kunci ini saat Anda merencanakan basis pengetahuan internal Anda:

1. Hati-hati memilih informasi yang akan dimasukkan.
2. Cari perangkat lunak basis pengetahuan yang andal (seperti KnowAll).
3. Mengatur dan memelihara struktur yang efisien.
4. Menyediakan jalan untuk umpan balik staf.

Apakah Anda memiliki pertanyaan tentang penerapan basis pengetahuan internal? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah!