4 conseils clés pour mettre en œuvre une base de connaissances interne

De nombreuses entreprises mettent en œuvre une base de connaissances pour leurs clients ou leurs clients - cela peut être une énorme aubaine pour le service client. Ce que beaucoup d'entreprises ne réalisent pas, c'est qu'une base de connaissances peut s'avérer tout aussi utile pour améliorer leurs opérations internes .

Au fur et à mesure que les entreprises grandissent et évoluent, elles se retrouvent souvent avec une mine d'informations et de procédures que les employés doivent connaître et suivre. La création d'une base de connaissances interne aide à résoudre ce problème en centralisant vos informations et en améliorant la communication.

Dans cet article, nous verrons pourquoi une base de connaissances interne est si vitale, puis vous proposerons quatre conseils clés pour perfectionner votre propre base de connaissances interne. Commençons!

Créez une base de connaissances interne - en toute simplicité !

Créez une base de connaissances interne consultable et gardez votre équipe sur la même longueur d'onde.

Obtenir le thème

Pourquoi une base de connaissances interne est si cruciale

Il est indéniable que la mise en place d'une base de connaissances interne prendra du temps et des efforts. Cependant, le travail initial portera ses fruits plus tard. Voici quelques-uns des avantages :

1. Informations centralisées. Presque tout ce dont vos employés ont besoin se trouvera à un seul endroit pratique.
2. Réduction des coûts d'intégration et du temps de formation . Faire en sorte que les nouveaux arrivants se familiarisent avec leur rôle en lisant votre documentation peut économiser du temps et de l'argent lors de la formation.
3. Flux de travail plus rapides. Avoir un hub organisé pour vos procédures et pratiques peut arrêter tout temps perdu à rechercher des documents.

En fin de compte, une base de connaissances interne peut vous aider à rationaliser vos communications et à gagner du temps en aidant à accélérer le suivi des employés pendant la formation - un gagnant-gagnant évident !

4 conseils clés pour mettre en œuvre une base de connaissances interne

Une base de connaissances interne n'est pas quelque chose que vous lancez et espérez pour le mieux. Sa valeur augmentera proportionnellement au travail de développement que vous y consacrerez. Dans cet esprit, voici quatre conseils clés à prendre en compte au fur et à mesure de votre progression.

1. Réfléchissez bien aux informations que vous allez inclure

La décision la plus importante que vous prendrez concernant votre base de connaissances est ce qu'il faut inclure. Il est important d'offrir tout ce dont vous pensez que les employés auront besoin, tout en évitant de se laisser submerger.

Avoir un plan sera la clé ici. Examinez votre entreprise et son flux de travail, parlez à autant d'employés que possible et essayez d'isoler tous les problèmes, questions et activités chronophages courants liés à vos processus. Cela permettra d'identifier certains sujets que vous pourriez potentiellement aborder dans votre base de connaissances.

Ensuite, consolidez cette liste jusqu'aux informations les plus importantes. Par exemple, cela peut inclure les informations de contact d'urgence, les règles et directives de votre entreprise, des procédures spécifiques pour les tâches et les projets, ou une liste des meilleures pratiques.

L'étape suivante consiste à déterminer la quantité de ce contenu déjà disponible et à le réutiliser. Tout le reste devra être créé à partir de zéro avant que votre base de connaissances ne soit mise en ligne.

2. Recherchez un logiciel de base de connaissances fiable

L'utilisation d'une solution dédiée et accessible en permanence pour créer votre base de connaissances vous offrira probablement une expérience sans tracas et disposera également de fonctionnalités pertinentes pour démarrer.

C'est là qu'intervient KnowAll. C'est un thème WordPress conçu pour fournir presque tout ce dont vous aurez besoin lors de la création de bases de connaissances internes et externes. C'est une solution idéale pour plusieurs raisons :

• Le puissant et puissant moteur de recherche permettra aux employés de trouver rapidement ce qu'ils recherchent.
• Il est livré avec des widgets dédiés qui offrent des fonctionnalités telles que l'organisation de catégories et l'affichage de listes d'articles.
• Il est flexible et personnalisable, il est donc facile de concevoir une base de connaissances spécifique à votre entreprise et à ses besoins.

Le support pour KnowAll est toujours disponible, avec une documentation complète à portée de main. Nous pensons que c'est la meilleure solution pour créer une base de connaissances interne, bien sûr !

3. Mettre en place et maintenir une structure efficace

La structure (et la cohérence) de votre base de connaissances interne vous permettra de gagner du temps et d'augmenter la productivité. Il est donc essentiel de bien faire les choses.

Tout d'abord, déterminez comment il sera structuré avant de commencer à ajouter du contenu. Cela pourrait être aussi simple qu'une séance de remue-méninges avec votre équipe, bien que tout ce que vous choisissiez devrait être basé sur les besoins de votre entreprise.

Ensuite, profitez des catégories et des balises de WordPress pour vous assurer que votre contenu est facilement trouvé. Rendez-les spécifiques et ciblés, mais suffisamment flexibles pour être divisés en sous-catégories plus petites selon les besoins.

En fin de compte, une solution de base de connaissances dédiée telle que KnowAll permettra au personnel de rechercher votre contenu et vous donnera le contrôle dont vous avez besoin sur la structure de votre base de connaissances.

4. Fournissez une voie aux commentaires du personnel

En suivant nos conseils jusqu'à présent, vous devriez être sur la bonne voie pour créer une base de connaissances interne conviviale et rapide. Malheureusement, malgré vos meilleures intentions, vous avez toujours du contenu qui prête à confusion par endroits, manque des informations clés ou n'est pas utilisé comme prévu.

Écouter (et mettre en œuvre) les commentaires des utilisateurs est un excellent moyen de lutter contre ce problème. Vous pouvez fournir à vos employés un moyen de commenter et de répondre à votre base de connaissances en :

• Inclure un système de rétroaction dans la base de connaissances elle-même. Par exemple, KnowAll est livré avec plusieurs systèmes qui peuvent être utilisés pour recueillir les commentaires des utilisateurs et suivre les analyses.
• Mener des enquêtes périodiques auprès de tous ceux qui utilisent la base de connaissances. Posez des questions sur leur expérience, ainsi que sur les parties qu'ils trouvent utiles ou déroutantes.
• Offrez aux utilisateurs un meilleur accès à la base de connaissances si possible, afin qu'ils puissent commenter directement les articles et documents, voire les modifier dans certains cas.

Une base de connaissances efficace doit croître et évoluer au fil du temps, tout comme votre entreprise. S'assurer que tout le monde contribue à son entretien vous sera très utile à long terme.

Conclusion

L'organisation et la communication sont essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise. La mise en œuvre d'une base de connaissances interne est un moyen intelligent de mettre tout le monde sur la même longueur d'onde et de réduire le temps perdu en confusion et en recherches d'informations infructueuses.

Gardez ces conseils clés à l'esprit lorsque vous planifiez votre base de connaissances interne :

1. Sélectionnez soigneusement les informations à inclure.
2. Recherchez un logiciel de base de connaissances fiable (tel que KnowAll).
3. Mettre en place et maintenir une structure efficace.
4. Fournissez une avenue pour la rétroaction du personnel.

Vous avez des questions sur la mise en place d'une base de connaissances interne ? Faites-nous savoir dans la section commentaires ci-dessous!