4 sfaturi cheie pentru implementarea unei baze de cunoștințe interne

Multe companii implementează o bază de cunoștințe pentru clienții sau clienții lor - poate fi un avantaj imens pentru serviciul clienți. Ceea ce multe companii nu realizează este că o bază de cunoștințe poate fi la fel de utilă pentru îmbunătățirea operațiunilor lor interne .

Pe măsură ce companiile cresc și evoluează, ele se găsesc adesea cu o mulțime de informații și proceduri pe care angajații trebuie să le cunoască și să le urmeze. Crearea unei baze de cunoștințe interne ajută la rezolvarea acestei probleme prin centralizarea informațiilor și îmbunătățirea comunicării.

În acest articol, vom analiza de ce o bază de cunoștințe internă este atât de vitală, apoi vom oferi patru sfaturi cheie pentru a vă perfecționa propria bază de cunoștințe internă. Să începem!

Creați o bază internă de cunoștințe - calea ușoară!

Creați o bază de cunoștințe internă care poate fi căutată și mențineți-vă echipa pe aceeași pagină.

Obțineți Tema

De ce o bază de cunoștințe internă este atât de crucială

Nu se poate nega că crearea unei baze de cunoștințe interne va necesita ceva timp și efort. Cu toate acestea, munca inițială va aduce dividende mai târziu. Iată doar câteva dintre beneficii:

1. Informații centralizate. Aproape tot ce au nevoie angajații tăi va fi într-o singură locație convenabilă.
2. Costuri mai mici de îmbarcare și timp de formare . Faptul ca noii veniți să fie la curent cu rolul lor citind documentația dvs. poate economisi timp și bani atunci când se antrenează.
3. Fluxuri de lucru mai rapide. Având un hub organizat pentru procedurile și practicile dvs., puteți opri orice timp pierdut petrecut căutând documente.

În cele din urmă, o bază de cunoștințe internă vă poate ajuta să vă eficientizați comunicațiile și să economisiți timp, ajutând la accelerarea angajaților în timpul instruirii - un câștig clar pentru toate!

4 sfaturi cheie pentru implementarea unei baze de cunoștințe interne

O bază internă de cunoștințe nu este ceva pe care pur și simplu vomita și speri să fie mai bun. Valoarea acestuia va crește proporțional cu munca de dezvoltare pe care o depui. Având în vedere acest lucru, iată patru sfaturi cheie pe care trebuie să le iei în considerare pe măsură ce te descurci.

1. Luați în considerare cu atenție ce informații veți include

Cea mai importantă decizie pe care o veți lua cu privire la baza dvs. de cunoștințe este ce să includeți. Este important să oferi tot ceea ce crezi că vor avea nevoie angajații, evitând în același timp copleșirea.

A avea un plan va fi cheia aici. Aruncă o privire asupra companiei tale și fluxului său de lucru, discută cu cât mai mulți angajați și încearcă să izolezi problemele, întrebările și activitățile consumatoare de timp legate de procesele tale. Acest lucru va identifica câteva subiecte pe care le-ați putea aborda în baza dvs. de cunoștințe.

Apoi, consolidați lista până la cele mai importante informații. De exemplu, acestea ar putea include informații de contact în caz de urgență, regulile și liniile directoare ale companiei, proceduri specifice pentru sarcini și proiecte sau o listă de bune practici.

Următorul pas este să vă dați seama cât de mult din acest conținut este deja disponibil și să îl reutilizați. Orice altceva va trebui creat de la zero înainte ca baza de cunoștințe să fie pusă în funcțiune.

2. Căutați un software de bază de cunoștințe de încredere

Utilizarea unei soluții dedicate, accesibilă în mod constant pentru crearea bazei de cunoștințe, vă va oferi probabil o experiență fără probleme și va avea, de asemenea, funcționalități relevante pentru pornire.

Aici intervine KnowAll. Este o temă WordPress concepută pentru a oferi aproape tot ceea ce aveți nevoie atunci când creați baze de cunoștințe interne și externe. Este o soluție ideală din mai multe motive:

• Motorul de căutare proeminent și puternic va permite angajaților să găsească rapid ceea ce caută.
• Vine cu widget-uri dedicate care oferă funcționalități precum organizarea categoriilor și afișarea listelor de articole.
• Este flexibil și personalizabil, așa că este ușor să proiectați o bază de cunoștințe specifică companiei dvs. și nevoilor acesteia.

Suportul pentru KnowAll este întotdeauna disponibil, cu documentație cuprinzătoare la îndemână. Credem că este cea mai bună soluție pentru crearea unei baze de cunoștințe interne, firește!

3. Configurați și mențineți o structură eficientă

Structura (și consistența) bazei tale de cunoștințe interne va ajuta la economisirea timpului și la creșterea productivității, așa că este vital să faci corect.

În primul rând, înțelegeți cum va fi structurat înainte de a începe să adăugați conținut. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca o sesiune de brainstorming cu echipa dvs., deși orice alegeți ar trebui să se bazeze pe nevoile companiei dvs.

Apoi, profitați de categoriile și etichetele WordPress pentru a vă asigura că conținutul dvs. este ușor de găsit. Faceți-le specifice și concentrate, dar suficient de flexibile pentru a fi împărțite în subcategorii mai mici, după cum este necesar.

În cele din urmă, o soluție de bază de cunoștințe dedicată, cum ar fi KnowAll, va permite personalului să caute conținutul dvs. și vă va oferi controlul de care aveți nevoie asupra structurii bazei de cunoștințe.

4. Oferiți o cale pentru feedback-ul personalului

Urmând sfaturile noastre de până acum, ar trebui să fiți pe cale de a crea o bază de cunoștințe internă ușor de utilizat și care economisește timp. Din păcate, în ciuda celor mai bune intenții, aveți în continuare conținut care este confuz pe alocuri, lipsește informații cheie sau nu este folosit conform intenției.

Ascultarea (și implementarea) feedback-ului utilizatorilor este o modalitate excelentă de a combate această problemă. Poți oferi angajaților tăi o modalitate de a comenta și de a răspunde bazei tale de cunoștințe prin:

• Includerea unui sistem de feedback în baza de cunoștințe în sine. De exemplu, KnowAll vine cu mai multe sisteme care pot fi utilizate pentru colectarea feedback-ului utilizatorilor și urmărirea analizelor.
• Efectuarea de sondaje periodice pentru toți cei care utilizează baza de cunoștințe. Pune întrebări despre experiența lor, împreună cu ce părți le consideră utile sau confuze.
• Oferiți utilizatorilor un acces mai mare la baza de cunoștințe, dacă este posibil, astfel încât să poată comenta direct articole și documente sau chiar să le editeze în anumite cazuri.

O bază de cunoștințe eficientă trebuie să crească și să evolueze în timp, la fel cum face compania dvs. Asigurați-vă că toată lumea contribuie la întreținerea acestuia vă va ajuta pe termen lung.

Concluzie

Organizarea și comunicarea sunt cheia pentru ca afacerea dvs. să funcționeze fără probleme. Implementarea unei baze de cunoștințe interne este o modalitate inteligentă de a-i aduce pe toată lumea pe aceeași pagină și de a reduce timpul pierdut cu confuzia și căutările inutile de informații.

Țineți cont de aceste sfaturi cheie atunci când vă planificați baza internă de cunoștințe:

1. Selectați cu atenție informațiile care vor fi incluse.
2. Căutați software de bază de cunoștințe de încredere (cum ar fi KnowAll).
3. Creați și mențineți o structură eficientă.
4. Oferiți o cale pentru feedback-ul personalului.

Aveți întrebări despre implementarea unei baze de cunoștințe interne? Anunțați-ne în secțiunea de comentarii de mai jos!