4 wichtige Tipps zur Implementierung einer internen Wissensdatenbank

Viele Unternehmen implementieren eine Wissensdatenbank für ihre Kunden oder Klienten – dies kann ein großer Segen für den Kundenservice sein. Was viele Unternehmen nicht wissen, ist, dass eine Wissensdatenbank genauso nützlich sein kann, um ihre internen Abläufe zu verbessern.

Wenn Unternehmen wachsen und sich weiterentwickeln, sehen sie sich oft mit einer Fülle von Informationen und Verfahren konfrontiert, die Mitarbeiter kennen und befolgen müssen. Das Erstellen einer internen Wissensdatenbank hilft, dieses Problem zu lösen, indem Ihre Informationen zentralisiert und die Kommunikation verbessert werden.

In diesem Artikel sehen wir uns an, warum eine interne Wissensdatenbank so wichtig ist, und geben dann vier wichtige Tipps zur Perfektionierung Ihrer eigenen internen Wissensdatenbank. Lass uns anfangen!

Erstellen Sie eine interne Wissensdatenbank - der einfache Weg!

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Warum eine interne Wissensdatenbank so wichtig ist

Es lässt sich nicht leugnen, dass der Aufbau einer internen Wissensdatenbank einige Zeit und Mühe in Anspruch nehmen wird. Die Vorarbeit zahlt sich jedoch später aus. Hier sind nur einige der Vorteile:

1. Zentralisierte Informationen. Fast alles, was Ihre Mitarbeiter brauchen, befindet sich an einem praktischen Ort.
2. Niedrigere Onboarding-Kosten und weniger Schulungszeit . Wenn sich Neueinsteiger durch das Lesen Ihrer Dokumentation mit ihrer Rolle vertraut machen, können Sie beim Training sowohl Zeit als auch Geld sparen.
3. Schnellere Arbeitsabläufe. Ein organisierter Knotenpunkt für Ihre Verfahren und Praktiken kann Zeitverschwendung für die Suche nach Dokumenten verhindern.

Letztendlich kann eine interne Wissensdatenbank dazu beitragen, Ihre Kommunikation zu optimieren und Zeit zu sparen, indem sie hilft, Mitarbeiter während der Schulung zu beschleunigen – eine klare Win-Win-Situation!

4 wichtige Tipps zur Implementierung einer internen Wissensdatenbank

Eine interne Wissensdatenbank ist nicht etwas, das man einfach hochwirft und auf das Beste hofft. Sein Wert wird proportional zu der von Ihnen investierten Entwicklungsarbeit steigen. Vor diesem Hintergrund sind hier vier wichtige Tipps, die Sie bei der Arbeit berücksichtigen sollten.

1. Überlegen Sie sorgfältig, welche Informationen Sie angeben

Die wichtigste Entscheidung, die Sie in Bezug auf Ihre Wissensdatenbank treffen werden, ist, was Sie aufnehmen möchten. Es ist wichtig, alles anzubieten, was die Mitarbeiter Ihrer Meinung nach benötigen, und gleichzeitig eine Überforderung zu vermeiden.

Ein Plan zu haben, wird hier der Schlüssel sein. Werfen Sie einen Blick auf Ihr Unternehmen und seine Arbeitsabläufe, sprechen Sie mit so vielen Mitarbeitern wie möglich und versuchen Sie, allgemeine Probleme, Fragen und zeitaufwändige Aktivitäten im Zusammenhang mit Ihren Prozessen zu isolieren. Dadurch werden einige Themen identifiziert, die Sie möglicherweise in Ihrer Wissensdatenbank ansprechen könnten.

Als nächstes konsolidieren Sie diese Liste auf die wichtigsten Informationen. Dies könnte beispielsweise Kontaktinformationen für Notfälle, Ihre Unternehmensregeln und -richtlinien, spezifische Verfahren für Aufgaben und Projekte oder eine Liste bewährter Verfahren umfassen.

Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie viel von diesem Inhalt bereits verfügbar ist, und ihn wiederzuverwenden. Alles andere muss von Grund auf neu erstellt werden, bevor Ihre Wissensdatenbank live geht.

2. Suchen Sie nach zuverlässiger Knowledge-Base-Software

Die Verwendung einer dedizierten, ständig zugänglichen Lösung zum Erstellen Ihrer Wissensdatenbank wird Ihnen wahrscheinlich ein problemloses Erlebnis bieten und darüber hinaus über relevante Funktionen verfügen.

Hier kommt KnowAll ins Spiel. Es ist ein WordPress-Theme, das so konzipiert ist, dass es fast alles bietet, was Sie zum Erstellen interner und externer Wissensdatenbanken benötigen. Es ist aus mehreren Gründen eine ideale Lösung:

• Die prominente, leistungsstarke Suchmaschine ermöglicht es Mitarbeitern, schnell zu finden, wonach sie suchen.
• Es wird mit speziellen Widgets geliefert, die Funktionen wie das Organisieren von Kategorien und das Anzeigen von Artikellisten bieten.
• Es ist flexibel und anpassbar, sodass es einfach ist, eine Wissensdatenbank zu entwerfen, die speziell auf Ihr Unternehmen und seine Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Support für KnowAll ist immer verfügbar, mit umfassender Dokumentation zur Hand. Wir denken, dass dies natürlich die beste Lösung ist, um eine interne Wissensdatenbank zu erstellen!

3. Aufbau und Pflege einer effizienten Struktur

Die Struktur (und Konsistenz) Ihrer internen Wissensdatenbank hilft Ihnen dabei, Zeit zu sparen und die Produktivität zu steigern, daher ist es wichtig, alles richtig zu machen.

Finden Sie zunächst heraus, wie es strukturiert sein wird, bevor Sie mit dem Hinzufügen von Inhalten beginnen. Dies könnte so einfach wie eine Brainstorming-Sitzung mit Ihrem Team sein, obwohl Ihre Wahl auf den Anforderungen Ihres Unternehmens basieren sollte.

Als nächstes nutzen Sie die Kategorien und Tags von WordPress, um sicherzustellen, dass Ihre Inhalte leicht gefunden werden. Machen Sie sie spezifisch und fokussiert, aber dennoch flexibel genug, um sie nach Bedarf in kleinere Unterkategorien zu unterteilen.

Letztendlich ermöglicht eine dedizierte Wissensdatenbanklösung wie KnowAll den Mitarbeitern, Ihre Inhalte zu durchsuchen, und gibt Ihnen die Kontrolle, die Sie über die Struktur Ihrer Wissensdatenbank benötigen.

4. Bieten Sie einen Weg für Mitarbeiter-Feedback

Wenn Sie unseren bisherigen Ratschlägen folgen, sollten Sie auf dem besten Weg sein, eine benutzerfreundliche und zeitsparende interne Wissensdatenbank zu erstellen. Leider haben Sie trotz Ihrer besten Absichten immer noch Inhalte, die stellenweise verwirrend sind, Schlüsselinformationen fehlen oder nicht wie beabsichtigt verwendet werden.

Das Anhören (und Implementieren) von Benutzerfeedback ist eine hervorragende Möglichkeit, dieses Problem zu bekämpfen. Sie können Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Ihre Wissensdatenbank zu kommentieren und darauf zu antworten, indem Sie:

• Aufnahme eines Feedback-Systems in die Wissensdatenbank selbst. KnowAll verfügt beispielsweise über mehrere Systeme, die zum Sammeln von Benutzerfeedback und zum Verfolgen von Analysen verwendet werden können.
• Durchführung regelmäßiger Umfragen bei allen, die die Wissensdatenbank nutzen. Stellen Sie Fragen zu ihren Erfahrungen, zusammen mit den Teilen, die sie hilfreich oder verwirrend finden.
• Bieten Sie den Nutzern nach Möglichkeit einen größeren Zugriff auf die Wissensdatenbank, damit sie Artikel und Dokumente direkt kommentieren oder in bestimmten Fällen sogar bearbeiten können.

Eine effektive Wissensdatenbank muss im Laufe der Zeit wachsen und sich weiterentwickeln, genau wie Ihr Unternehmen. Stellen Sie sicher, dass jeder zu seinem Unterhalt beiträgt, was Ihnen auf lange Sicht zugute kommt.

Fazit

Organisation und Kommunikation sind der Schlüssel zu einem reibungslosen Geschäftsablauf. Die Implementierung einer internen Wissensdatenbank ist eine intelligente Möglichkeit, alle auf dieselbe Seite zu bringen und die Zeit zu reduzieren, die durch Verwirrung und erfolglose Suche nach Informationen verschwendet wird.

Beachten Sie diese wichtigen Tipps, wenn Sie Ihre interne Wissensdatenbank planen:

1. Wählen Sie die einzufügenden Informationen sorgfältig aus.
2. Suchen Sie nach zuverlässiger Knowledge-Base-Software (z. B. KnowAll).
3. Aufbau und Pflege einer effizienten Struktur.
4. Bieten Sie eine Möglichkeit für Mitarbeiter-Feedback.

Haben Sie Fragen zur Implementierung einer internen Wissensdatenbank? Lassen Sie es uns im Kommentarbereich unten wissen!