เคล็ดลับสำคัญ 4 ข้อสำหรับการใช้ฐานความรู้ภายใน

ธุรกิจจำนวนมากใช้ฐานความรู้สำหรับลูกค้าหรือลูกค้า – อาจเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการบริการลูกค้า สิ่งที่บริษัทจำนวนมากไม่ทราบก็คือฐานความรู้มีประโยชน์พอๆ กับการปรับปรุงการดำเนินงาน ภายใน ของตน

เมื่อบริษัทเติบโตและมีวิวัฒนาการ พวกเขามักจะพบว่าตัวเองมีข้อมูลและขั้นตอนมากมายที่พนักงานจำเป็นต้องรู้และปฏิบัติตาม การสร้างฐานความรู้ภายในจะช่วยแก้ปัญหานี้โดยการรวมศูนย์ข้อมูลของคุณและปรับปรุงการสื่อสาร

ในบทความนี้ เราจะพิจารณาว่าเหตุใดฐานความรู้ภายในจึงมีความสำคัญ จากนั้นจึงนำเสนอเคล็ดลับสำคัญสี่ประการในการทำให้ฐานความรู้ภายในของคุณสมบูรณ์แบบ มาเริ่มกันเลย!

สร้างฐานความรู้ภายใน - วิธีง่ายๆ!

สร้างฐานความรู้ภายในที่สามารถค้นหาได้และทำให้ทีมของคุณเข้าใจตรงกัน

รับธีม

เหตุใดฐานความรู้ภายในจึงมีความสำคัญ

ปฏิเสธไม่ได้ว่าการจัดตั้งฐานความรู้ภายในจะใช้เวลาและความพยายาม อย่างไรก็ตามงานล่วงหน้าจะจ่ายเงินปันผลในภายหลัง นี่เป็นเพียงประโยชน์บางส่วน:

1. ข้อมูลส่วนกลาง เกือบทุกอย่างที่พนักงานของคุณต้องการจะอยู่ในที่เดียวที่สะดวกสบาย
2. ลดต้นทุนการขึ้นเครื่องและเวลาฝึกอบรม การให้ผู้มาใหม่เข้าใจบทบาทของตนได้เร็วโดยการอ่านเอกสารประกอบสามารถช่วยประหยัดเวลาและเงินในการฝึกอบรม
3. เวิร์กโฟลว์ที่เร็วขึ้น การมีศูนย์กลางที่เป็นระเบียบสำหรับขั้นตอนและแนวปฏิบัติของคุณสามารถหยุดเวลาที่เสียไปในการค้นหาเอกสารได้

ท้ายที่สุด ฐานความรู้ภายในสามารถช่วยปรับปรุงการสื่อสารของคุณ และ ประหยัดเวลาด้วยการช่วยติดตามพนักงานอย่างรวดเร็วระหว่างการฝึกอบรม - ชนะ - ชนะอย่างชัดเจน!

เคล็ดลับสำคัญ 4 ข้อสำหรับการใช้ฐานความรู้ภายใน

ฐานความรู้ภายในไม่ใช่สิ่งที่คุณแค่โยนทิ้งและหวังให้ดีที่สุด คุณค่าของมันจะเพิ่มขึ้นตามสัดส่วนกับงานพัฒนาที่คุณใส่เข้าไป เมื่อคำนึงถึงเรื่องนี้แล้ว ต่อไปนี้คือเคล็ดลับสำคัญสี่ข้อที่ควรพิจารณาในขณะที่คุณดำเนินการ

1. พิจารณาอย่างรอบคอบว่าคุณจะใส่ข้อมูลใดบ้าง

การตัดสินใจที่สำคัญที่สุดเกี่ยวกับฐานความรู้ของคุณคือสิ่งที่ต้องรวมไว้ สิ่งสำคัญคือต้องนำเสนอทุกสิ่งที่คุณคิดว่าพนักงานต้องการในขณะที่หลีกเลี่ยงสิ่งที่ล้นเหลือ

การมีแผนจะเป็นกุญแจสำคัญที่นี่ ดูบริษัทและเวิร์กโฟลว์ของบริษัท พูดคุยกับพนักงานให้ได้มากที่สุด และพยายามแยกปัญหาทั่วไป คำถาม และกิจกรรมที่ใช้เวลานานที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของคุณ สิ่งนี้จะระบุหัวข้อบางอย่างที่คุณอาจกล่าวถึงในฐานความรู้ของคุณ

ถัดไป รวมรายการนั้นลงไปที่ข้อมูลที่สำคัญที่สุด ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึงข้อมูลติดต่อในกรณีฉุกเฉิน กฎและแนวทางปฏิบัติของบริษัทของคุณ ขั้นตอนเฉพาะสำหรับงานและโครงการ หรือรายการแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุด

ขั้นตอนต่อไปคือการค้นหาว่าเนื้อหานี้มีอยู่แล้วจำนวนเท่าใดและนำไปใช้ใหม่ จะต้องสร้างสิ่งอื่นใดตั้งแต่เริ่มต้นก่อนที่ฐานความรู้ของคุณจะเผยแพร่

2. ค้นหาซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่เชื่อถือได้

การใช้โซลูชันเฉพาะที่เข้าถึงได้อย่างต่อเนื่องสำหรับการสร้างฐานความรู้ของคุณจะทำให้คุณได้รับประสบการณ์ที่ไม่ยุ่งยาก และยังมีฟังก์ชันที่เกี่ยวข้องในการบูตอีกด้วย

นั่นคือสิ่งที่ KnowAll เข้ามา เป็นธีม WordPress ที่ออกแบบมาเพื่อให้เกือบทุกอย่างที่คุณต้องการเมื่อสร้างฐานความรู้ทั้งภายในและภายนอก เป็นทางออกที่ดีด้วยเหตุผลหลายประการ:

• เสิร์ชเอ็นจิ้นที่ทรงพลังและโดดเด่นจะช่วยให้พนักงานค้นหาสิ่งที่ต้องการได้อย่างรวดเร็ว
• มันมาพร้อมกับวิดเจ็ตเฉพาะที่มีฟังก์ชั่นเช่นการจัดระเบียบหมวดหมู่และแสดงรายการบทความ
• มีความยืดหยุ่นและปรับแต่งได้ ดังนั้นจึงง่ายในการออกแบบฐานความรู้เฉพาะสำหรับบริษัทของคุณและความต้องการของบริษัท

การสนับสนุน KnowAll พร้อมให้บริการเสมอ พร้อมเอกสารประกอบที่ครอบคลุม เราคิดว่านี่เป็นทางออกที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างฐานความรู้ภายในโดยธรรมชาติ!

3. ตั้งค่าและบำรุงรักษาโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพ

โครงสร้าง (และความสม่ำเสมอ) ของฐานความรู้ภายในของคุณจะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มผลผลิต ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องทำให้ถูกต้อง

ประการแรก หาวิธีการจัดโครงสร้างก่อนที่คุณจะเริ่มเพิ่มเนื้อหา ซึ่งอาจเป็นเรื่องง่ายๆ เหมือนกับเซสชั่นการระดมความคิดกับทีมของคุณ แม้ว่าสิ่งที่คุณเลือกควรจะขึ้นอยู่กับความต้องการของบริษัทของคุณ

ต่อไป ใช้ประโยชน์จากหมวดหมู่และแท็กของ WordPress เพื่อให้แน่ใจว่าเนื้อหาของคุณถูกค้นพบได้ง่าย ทำให้เฉพาะเจาะจงและเน้นย้ำ แต่ยืดหยุ่นพอที่จะแบ่งออกเป็นหมวดหมู่ย่อยเล็กๆ ตามความจำเป็น

ในที่สุด โซลูชันฐานความรู้เฉพาะเช่น KnowAll จะช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถค้นหาเนื้อหาของคุณ และให้การควบคุมที่คุณต้องการสำหรับโครงสร้างฐานความรู้ของคุณ

4. จัดเตรียมช่องทางสำหรับคำติชมของพนักงาน

การปฏิบัติตามคำแนะนำของเราจนถึงตอนนี้ คุณควรจะสร้างฐานความรู้ภายในที่เป็นมิตรต่อผู้ใช้และประหยัดเวลาได้ดี ขออภัย แม้ว่าคุณจะมีเจตนาดีที่สุด แต่คุณยังคงมีเนื้อหาที่สร้างความสับสนในสถานที่ต่างๆ ไม่มีข้อมูลสำคัญ หรือไม่ได้ใช้ตามที่ตั้งใจไว้

การรับฟังความคิดเห็นของผู้ใช้ (และนำไปใช้) เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการต่อสู้กับปัญหานี้ คุณสามารถให้พนักงานของคุณแสดงความคิดเห็นและตอบสนองต่อฐานความรู้ของคุณได้โดย:

• รวมถึงระบบตอบรับในฐานความรู้นั้นเอง ตัวอย่างเช่น KnowAll มาพร้อมกับระบบหลายระบบที่สามารถใช้เพื่อรวบรวมความคิดเห็นของผู้ใช้และติดตามการวิเคราะห์
• ดำเนินการสำรวจเป็นระยะ ๆ ของทุกคนที่ใช้ฐานความรู้ ถามคำถามเกี่ยวกับประสบการณ์ของพวกเขา ตลอดจนส่วนที่พวกเขาเห็นว่าเป็นประโยชน์หรือทำให้สับสน
• ให้ผู้ใช้เข้าถึงฐานความรู้ได้มากขึ้นถ้าเป็นไปได้ เพื่อให้พวกเขาสามารถแสดงความคิดเห็นโดยตรงในบทความและเอกสาร หรือแม้แต่แก้ไขในบางกรณี

ฐานความรู้ที่มีประสิทธิภาพจำเป็นต้องเติบโตและพัฒนาตลอดเวลา เช่นเดียวกับที่บริษัทของคุณทำ การทำให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนในการบำรุงรักษาจะช่วยให้คุณอยู่ในสภาพที่ดีในระยะยาว

บทสรุป

องค์กรและการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญในการทำให้ธุรกิจของคุณดำเนินไปอย่างราบรื่น การใช้ฐานความรู้ภายในเป็นวิธีที่ชาญฉลาดในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกัน และลดเวลาที่เสียไปกับความสับสนและการค้นหาข้อมูลที่ไม่ประสบผลสำเร็จ

คำนึงถึงเคล็ดลับสำคัญเหล่านี้เมื่อคุณวางแผนฐานความรู้ภายในของคุณ:

1. เลือกข้อมูลที่จะรวมอย่างระมัดระวัง
2. ค้นหาซอฟต์แวร์ฐานความรู้ที่เชื่อถือได้ (เช่น KnowAll)
3. ตั้งค่าและบำรุงรักษาโครงสร้างที่มีประสิทธิภาพ
4. ให้ช่องทางสำหรับข้อเสนอแนะของพนักงาน

คุณมีคำถามใด ๆ เกี่ยวกับการนำฐานความรู้ภายในไปใช้หรือไม่? แจ้งให้เราทราบในส่วนความคิดเห็นด้านล่าง!