内部ナレッジベースを実装するための4つの重要なヒント
公開: 2017-04-05多くの企業は、顧客またはクライアントのためにナレッジベースを実装しています。これは、顧客サービスに大きな恩恵をもたらす可能性があります。 多くの企業が気付いていないのは、ナレッジベースが社内業務の改善に同じように役立つということです。
企業が成長し進化するにつれて、従業員が知って従う必要のある豊富な情報と手順に気付くことがよくあります。 内部ナレッジベースを作成すると、情報を一元化し、コミュニケーションを改善することで、この問題を解決するのに役立ちます。
この記事では、内部知識ベースが非常に重要である理由を見てから、独自の内部知識ベースを完成させるための4つの重要なヒントを提供します。 始めましょう！
検索可能な内部ナレッジベースを構築し、チームを同じページに保ちます。
テーマを取得内部ナレッジベースが非常に重要である理由
内部ナレッジベースの設定には、ある程度の時間と労力がかかることは間違いありません。 ただし、先行作業は後で配当を完済します。 メリットのほんの一部を次に示します。
- 一元化された情報。 従業員が必要とするほとんどすべてが1つの便利な場所にあります。
- オンボーディングコストとトレーニング時間を削減します。 ドキュメントを読んで新参者に自分の役割を理解してもらうことで、トレーニングの時間と費用の両方を節約できます。
- より迅速なワークフロー。 手順と実践のための組織化されたハブを持つことで、ドキュメントの検索に費やされる無駄な時間を止めることができます。
最終的に、社内のナレッジベースは、トレーニング中に従業員を迅速に追跡できるようにすることで、コミュニケーションを合理化し、時間を節約するのに役立ちます。これは明確なメリットです。
内部ナレッジベースを実装するための4つの重要なヒント
内部の知識ベースは、あなたがただ投げ出して最高のものを期待するものではありません。 その価値は、あなたが投入した開発作業に比例して増加します。それを念頭に置いて、ここでは、作業を進める際に考慮すべき4つの重要なヒントを示します。
1.含める情報を慎重に検討します
知識ベースについて行う最も重要な決定は、何を含めるかです。 圧倒されることを避けながら、従業員が必要と思うすべてのものを提供することが重要です。
ここで重要なのは計画を立てることです。 あなたの会社とそのワークフローを見て、できるだけ多くの従業員と話をし、あなたのプロセスに関連する一般的な問題、質問、および時間のかかる活動を切り分けてみてください。 これにより、ナレッジベースで対処できる可能性のあるいくつかのトピックが特定されます。
次に、そのリストを最も重要な情報に統合します。 たとえば、これには緊急連絡先情報、会社のルールとガイドライン、タスクとプロジェクトの特定の手順、またはベストプラクティスのリストが含まれる場合があります。
次のステップは、このコンテンツのどれだけがすでに利用可能であるかを把握し、それを再利用することです。 ナレッジベースを公開する前に、他のものを最初から作成する必要があります。
2.信頼できるナレッジベースソフトウェアを探す
ナレッジベースを作成するために専用の常にアクセス可能なソリューションを使用すると、手間のかからないエクスペリエンスが提供される可能性が高く、起動に関連する機能もあります。
そこでKnowAllが登場します。これは、内部と外部の両方のナレッジベースを作成するときに必要となるほとんどすべてを提供するように設計されたWordPressテーマです。 これは、いくつかの理由から理想的なソリューションです。
- 著名で強力な検索エンジンにより、従業員は探しているものをすばやく見つけることができます。
- カテゴリの整理や記事のリストの表示などの機能を提供する専用のウィジェットが付属しています。
- 柔軟性とカスタマイズ性があるため、会社とそのニーズに固有のナレッジベースを簡単に設計できます。
KnowAllのサポートはいつでも利用でき、包括的なドキュメントが手元にあります。 当然のことながら、社内の知識ベースを作成するための最良のソリューションだと思います。
3.効率的な構造を設定して維持する
内部ナレッジベースの構造（および一貫性）は、時間を節約し、生産性を向上させるのに役立つため、正しく理解することが重要です。
まず、コンテンツの追加を開始する前に、コンテンツがどのように構成されるかを理解します。 これは、チームとのブレーンストーミングセッションと同じくらい簡単ですが、選択するものはすべて会社のニーズに基づいている必要があります。
次に、WordPressのカテゴリとタグを利用して、コンテンツが簡単に見つかるようにします。 それらを具体的かつ焦点を絞ったものにしますが、必要に応じてより小さなサブカテゴリに分類できるように十分な柔軟性を備えています。
最終的に、KnowAllなどの専用のナレッジベースソリューションにより、スタッフはコンテンツを検索し、ナレッジベースの構造を制御することができます。
4.スタッフのフィードバックのための道を提供する
これまでのアドバイスに従うことで、ユーザーフレンドリーで時間の節約になる社内知識ベースの作成に向けて順調に進んでいるはずです。 残念ながら、最善の意図にもかかわらず、場所によって混乱したり、重要な情報が欠落したり、意図したとおりに使用されなかったりするコンテンツがまだあります。
ユーザーのフィードバックを聞く（そして実装する）ことは、この問題に対処するための優れた方法です。 次の方法で、ナレッジベースにコメントして応答する方法を従業員に提供できます。
- ナレッジベース自体にフィードバックシステムを含める。 たとえば、KnowAllには、ユーザーフィードバックの収集と分析の追跡に使用できる複数のシステムが付属しています。
- ナレッジベースを使用するすべての人に対して定期的な調査を実施します。 彼らの経験について、そして彼らが役立つまたは混乱していると思う部分について質問してください。
- 可能であれば、ユーザーにナレッジベースへのアクセスを拡大して、記事やドキュメントに直接コメントしたり、場合によっては編集したりできるようにします。
効果的な知識ベースは、会社と同じように、時間の経過とともに成長し、進化する必要があります。 誰もがその維持に貢献することを確認することは、長期にわたってあなたをしっかりと支えます。
結論
組織とコミュニケーションは、ビジネスを円滑に運営するための鍵です。 内部ナレッジベースを実装することは、全員を同じページに集め、混乱や無駄な情報検索に費やされる時間を削減するための賢い方法です。
内部ナレッジベースを計画するときは、次の重要なヒントを念頭に置いてください。
- 含める情報を慎重に選択してください。
- 信頼できるナレッジベースソフトウェア（KnowAllなど）を探します。
- 効率的な構造を設定して維持します。
- スタッフのフィードバックの手段を提供します。
内部ナレッジベースの実装について質問がありますか？ 以下のコメントセクションでお知らせください。