Dahili Bilgi Tabanını Uygulamak İçin 4 Temel İpuçları

Birçok işletme, müşterileri veya müşterileri için bir bilgi tabanı uygular - bu, müşteri hizmetleri için büyük bir nimet olabilir. Pek çok şirketin anlamadığı şey, bir bilgi tabanının iç operasyonlarını geliştirmek için aynı derecede kullanışlı olabileceğidir.

Şirketler büyüdükçe ve geliştikçe, kendilerini çalışanların bilmesi ve takip etmesi gereken çok sayıda bilgi ve prosedürle bulurlar. Dahili bir bilgi tabanı oluşturmak, bilgilerinizi merkezileştirerek ve iletişimi geliştirerek bu sorunun çözülmesine yardımcı olur.

Bu makalede, dahili bir bilgi tabanının neden bu kadar hayati olduğuna bakacağız ve ardından kendi dahili bilgi tabanınızı mükemmelleştirmek için dört temel ipucu sunacağız. Başlayalım!

Dahili Bilgi Tabanı Oluşturun - Kolay Yol!

Aranabilir bir dahili bilgi tabanı oluşturun ve ekibinizi aynı sayfada tutun.

Temayı Alın

Dahili Bilgi Tabanı Neden Bu Kadar Önemlidir?

Dahili bir bilgi tabanı oluşturmanın biraz zaman ve çaba gerektireceği inkar edilemez. Ancak, ön çalışma daha sonra temettü ödeyecek. İşte faydalarından sadece birkaçı:

1. Merkezi bilgi. Çalışanlarınızın ihtiyaç duyduğu hemen hemen her şey tek bir uygun konumda olacaktır.
2. Daha düşük on-boarding maliyetleri ve eğitim süresi . Yeni gelenlerin belgelerinizi okuyarak rollerini hızlandırmaları, eğitim sırasında hem zamandan hem de paradan tasarruf sağlayabilir.
3. Daha hızlı iş akışları. Prosedürleriniz ve uygulamalarınız için organize bir merkeze sahip olmak, belge aramak için harcanan zamanı durdurabilir.

Sonuç olarak, dahili bir bilgi tabanı, eğitim sırasında çalışanların hızlı bir şekilde izlenmesine yardımcı olarak iletişiminizi düzene sokmanıza ve zamandan tasarruf etmenize yardımcı olabilir - net bir kazan-kazan!

Dahili Bilgi Tabanını Uygulamak İçin 4 Temel İpuçları

Dahili bir bilgi tabanı, öylece atıp en iyisini umduğunuz bir şey değildir. Değeri, yaptığınız geliştirme çalışmasıyla orantılı olarak artacaktır. Bunu akılda tutarak, ilerlerken göz önünde bulundurmanız gereken dört önemli ipucunu burada bulabilirsiniz.

1. Hangi Bilgileri Ekleyeceğinizi Dikkatlice Düşünün

Bilgi tabanınız hakkında vereceğiniz en önemli karar, neyi dahil edeceğinizdir. Bunalmaktan kaçınırken, çalışanların ihtiyaç duyacağını düşündüğünüz her şeyi sunmak önemlidir.

Bir plana sahip olmak burada anahtar olacaktır. Şirketinize ve iş akışına bir göz atın, mümkün olduğu kadar çok çalışanla konuşun ve süreçlerinizle ilgili ortak sorunları, soruları ve zaman alıcı etkinlikleri ayırmaya çalışın. Bu, bilgi tabanınızda potansiyel olarak ele alabileceğiniz bazı konuları belirleyecektir.

Ardından, bu listeyi en önemli bilgilere kadar birleştirin. Örneğin, bu, acil durum iletişim bilgilerini, şirket kurallarınızı ve yönergelerinizi, görevler ve projeler için belirli prosedürleri veya en iyi uygulamaların bir listesini içerebilir.

Bir sonraki adım, bu içeriğin ne kadarının halihazırda mevcut olduğunu bulmak ve onu yeniden kullanmaktır. Bilgi tabanınız yayınlanmadan önce başka herhangi bir şeyin sıfırdan oluşturulması gerekecektir.

2. Güvenilir Bilgi Bankası Yazılımını Arayın

Bilgi tabanınızı oluşturmak için özel, sürekli erişilebilir bir çözüm kullanmak, muhtemelen size sorunsuz bir deneyim sunacak ve ayrıca önyükleme için ilgili işlevselliğe sahip olacaktır.

İşte burada KnowAll devreye giriyor. Hem dahili hem de harici bilgi tabanları oluştururken ihtiyaç duyacağınız hemen hemen her şeyi sağlamak için tasarlanmış bir WordPress temasıdır. Birkaç nedenden dolayı ideal bir çözümdür:

• Öne çıkan, güçlü arama motoru, çalışanların aradıklarını hızlı bir şekilde bulmalarını sağlayacaktır.
• Kategorileri düzenleme ve makale listelerini görüntüleme gibi işlevler sunan özel widget'larla birlikte gelir.
• Esnek ve özelleştirilebilir, bu nedenle şirketinize ve ihtiyaçlarına özel bir bilgi tabanı tasarlamak kolaydır.

Kapsamlı belgelerle birlikte KnowAll desteği her zaman mevcuttur. Doğal olarak, dahili bir bilgi tabanı oluşturmak için en iyi çözüm olduğunu düşünüyoruz!

3. Verimli Bir Yapının Kurulması ve Sürdürülmesi

Dahili bilgi tabanınızın yapısı (ve tutarlılığı) zamandan tasarruf etmenize ve üretkenliği artırmanıza yardımcı olacaktır, bu nedenle doğruyu bulmak hayati önem taşır.

İlk olarak, içerik eklemeye başlamadan önce nasıl yapılandırılacağını anlayın. Bu, ekibinizle yapacağınız bir beyin fırtınası oturumu kadar basit olabilir, ancak seçtiğiniz her şey şirketinizin ihtiyaçlarına göre olmalıdır.

Ardından, içeriğinizin kolayca bulunduğundan emin olmak için WordPress kategorilerinden ve etiketlerinden yararlanın. Bunları spesifik ve odaklanmış, ancak gerektiğinde daha küçük alt kategorilere ayrılabilecek kadar esnek hale getirin.

Sonuç olarak, KnowAll gibi özel bir bilgi tabanı çözümü, personelin içeriğinizi aramasını sağlayacak ve bilgi tabanınızın yapısı üzerinde ihtiyacınız olan kontrolü size verecektir.

4. Personel Geri Bildirimi İçin Bir Yol Sağlayın

Şimdiye kadarki tavsiyelerimizi takip ederek, kullanıcı dostu ve zaman kazandıran bir dahili bilgi tabanı oluşturma yolunda ilerlemiş olmalısınız. Ne yazık ki, tüm iyi niyetinize rağmen, bazı yerlerde kafa karıştıran, önemli bilgileri eksik veya amacına uygun olarak kullanılmayan içeriğiniz var.

Kullanıcı geri bildirimlerini dinlemek (ve uygulamak) bu sorunla mücadele etmenin mükemmel bir yoludur. Çalışanlarınıza, bilgi tabanınız hakkında yorum yapmaları ve bunlara yanıt vermeleri için bir yol sunabilirsiniz:

• Bilgi tabanının kendisine bir geri bildirim sistemi dahil etmek. Örneğin, KnowAll, kullanıcı geri bildirimlerini toplamak ve analizleri izlemek için kullanılabilecek birden çok sistemle birlikte gelir.
• Bilgi tabanını kullanan herkes için periyodik anketler yapmak. Yararlı veya kafa karıştırıcı buldukları kısımların yanı sıra deneyimleri hakkında sorular sorun.
• Mümkünse kullanıcılara bilgi tabanına daha fazla erişim sağlayın, böylece makaleler ve belgeler hakkında doğrudan yorum yapabilirler ve hatta belirli durumlarda bunları düzenleyebilirler.

Etkili bir bilgi tabanının, tıpkı şirketinizin yaptığı gibi, zaman içinde büyümesi ve gelişmesi gerekir. Herkesin bakımına katkıda bulunduğundan emin olmak, uzun vadede sizi iyi durumda tutacaktır.

Çözüm

Organizasyon ve iletişim, işletmenizin sorunsuz çalışmasını sağlamanın anahtarıdır. Dahili bir bilgi tabanı uygulamak, herkesi aynı sayfada tutmanın ve kafa karışıklığı ve sonuçsuz bilgi aramalarıyla boşa harcanan zamanı azaltmanın akıllı bir yoludur.

Dahili bilgi tabanınızı planlarken bu önemli ipuçlarını aklınızda bulundurun:

1. Dahil edilecek bilgileri dikkatlice seçin.
2. Güvenilir bilgi tabanı yazılımlarını (KnowAll gibi) araştırın.
3. Verimli bir yapı kurun ve sürdürün.
4. Personel geri bildirimi için bir yol sağlayın.

Dahili bir bilgi tabanının uygulanmasıyla ilgili sorularınız mı var? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bize bildirin!