4 consejos clave para implementar una base de conocimiento interna

Muchas empresas implementan una base de conocimientos para sus clientes; puede ser una gran ayuda para el servicio al cliente. Lo que muchas empresas no se dan cuenta es que una base de conocimientos puede resultar igual de útil para mejorar sus operaciones internas .

A medida que las empresas crecen y evolucionan, a menudo se encuentran con una gran cantidad de información y procedimientos que los empleados deben conocer y seguir. La creación de una base de conocimiento interna ayuda a resolver este problema al centralizar su información y mejorar la comunicación.

En este artículo, veremos por qué una base de conocimiento interna es tan vital y luego ofreceremos cuatro consejos clave para perfeccionar su propia base de conocimiento interna. ¡Empecemos!

Cree una Base de Conocimiento Interna - ¡La Manera Fácil!

Cree una base de conocimientos interna en la que se puedan realizar búsquedas y mantenga a su equipo en sintonía.

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Por qué una base de conocimiento interna es tan crucial

No se puede negar que configurar una base de conocimientos interna requerirá algo de tiempo y esfuerzo. Sin embargo, el trabajo inicial dará sus frutos más tarde. Estos son solo algunos de los beneficios:

1. Información centralizada. Casi todo lo que sus empleados necesitan estará en una ubicación conveniente.
2. Reduzca los costos de incorporación y el tiempo de capacitación . Hacer que los recién llegados se pongan al día en su función mediante la lectura de su documentación puede ahorrar tiempo y dinero durante la capacitación.
3. Flujos de trabajo más rápidos. Tener un centro organizado para sus procedimientos y prácticas puede detener cualquier pérdida de tiempo en la búsqueda de documentos.

En última instancia, una base de conocimiento interna puede ayudar a agilizar sus comunicaciones y ahorrar tiempo al ayudar a agilizar a los empleados durante la capacitación, ¡un beneficio claro para todos!

4 consejos clave para implementar una base de conocimiento interna

Una base de conocimiento interna no es algo que simplemente arrojas y esperas lo mejor. Su valor aumentará proporcionalmente al trabajo de desarrollo que realice. Con eso en mente, aquí hay cuatro consejos clave para tener en cuenta a medida que avanza.

1. Considere cuidadosamente qué información incluirá

La decisión más importante que tomará sobre su base de conocimientos es qué incluir. Es importante ofrecer todo lo que cree que los empleados necesitarán, evitando abrumarlos.

Tener un plan será clave aquí. Eche un vistazo a su empresa y su flujo de trabajo, hable con tantos empleados como pueda e intente aislar los problemas comunes, las preguntas y las actividades que consumen mucho tiempo relacionadas con sus procesos. Esto identificará algunos temas que potencialmente podría abordar en su base de conocimientos.

A continuación, consolide esa lista hasta la información más importante. Por ejemplo, esto podría incluir información de contacto de emergencia, las reglas y pautas de su empresa, procedimientos específicos para tareas y proyectos, o una lista de mejores prácticas.

El siguiente paso es averiguar cuánto de este contenido ya está disponible y reutilizarlo. Cualquier otra cosa deberá crearse desde cero antes de que su base de conocimientos se active.

2. Busque un software de base de conocimiento confiable

El uso de una solución dedicada y constantemente accesible para crear su base de conocimientos probablemente le brindará una experiencia sin problemas y también tendrá una funcionalidad relevante para arrancar.

Ahí es donde entra KnowAll. Es un tema de WordPress diseñado para proporcionar casi todo lo que necesitará al crear bases de conocimiento tanto internas como externas. Es una solución ideal por varias razones:

• El destacado y potente motor de búsqueda permitirá a los empleados encontrar lo que buscan rápidamente.
• Viene con widgets dedicados que ofrecen funciones como organizar categorías y mostrar listas de artículos.
• Es flexible y personalizable, por lo que es fácil diseñar una base de conocimiento específica para su empresa y sus necesidades.

El soporte para KnowAll está siempre disponible, con documentación completa a mano. ¡Creemos que es la mejor solución para crear una base de conocimiento interna, naturalmente!

3. Establecer y mantener una estructura eficiente

La estructura (y consistencia) de su base de conocimiento interna le ayudará a ahorrar tiempo y aumentar la productividad, por lo que es vital hacerlo bien.

En primer lugar, descubra cómo se estructurará antes de comenzar a agregar contenido. Esto podría ser tan simple como una sesión de lluvia de ideas con su equipo, aunque lo que elija debe basarse en las necesidades de su empresa.

Luego, aproveche las categorías y etiquetas de WordPress para asegurarse de que su contenido se encuentre fácilmente. Hágalos específicos y enfocados, pero lo suficientemente flexibles para dividirlos en subcategorías más pequeñas según sea necesario.

En última instancia, una solución de base de conocimiento dedicada como KnowAll permitirá al personal buscar su contenido y le dará el control que necesita sobre la estructura de su base de conocimiento.

4. Proporcione una vía para la retroalimentación del personal

Si sigue nuestros consejos hasta ahora, debería estar bien encaminado para crear una base de conocimientos interna fácil de usar y que ahorre tiempo. Desafortunadamente, a pesar de sus mejores intenciones, todavía tiene contenido que es confuso en algunos lugares, falta información clave o no se usa según lo previsto.

Escuchar (e implementar) los comentarios de los usuarios es una excelente manera de combatir este problema. Puede proporcionar a sus empleados una forma de comentar y responder a su base de conocimientos al:

• Incluyendo un sistema de retroalimentación en la propia base de conocimiento. Por ejemplo, KnowAll viene con varios sistemas que se pueden usar para recopilar comentarios de los usuarios y realizar un seguimiento de los análisis.
• Realización de encuestas periódicas a todas las personas que utilizan la base de conocimientos. Haga preguntas sobre su experiencia, junto con las partes que encuentran útiles o confusas.
• Ofrezca a los usuarios un mayor acceso a la base de conocimiento si es posible, para que puedan comentar directamente artículos y documentos, o incluso editarlos en ciertos casos.

Una base de conocimientos eficaz debe crecer y evolucionar con el tiempo, tal como lo hace su empresa. Asegurarse de que todos contribuyan a su mantenimiento le resultará muy útil a largo plazo.

Conclusión

La organización y la comunicación son claves para que su negocio funcione sin problemas. La implementación de una base de conocimiento interna es una forma inteligente de lograr que todos estén en sintonía y reducir el tiempo perdido en confusiones y búsquedas infructuosas de información.

Tenga en cuenta estos consejos clave cuando planifique su base de conocimiento interna:

1. Seleccione cuidadosamente la información a incluir.
2. Busque un software de base de conocimiento confiable (como KnowAll).
3. Establecer y mantener una estructura eficiente.
4. Proporcionar una vía para la retroalimentación del personal.

¿Tiene alguna pregunta sobre la implementación de una base de conocimiento interna? ¡Háganos saber en la sección de comentarios!