4 kluczowe wskazówki dotyczące wdrażania wewnętrznej bazy wiedzy

Wiele firm wdraża bazę wiedzy dla swoich klientów lub klientów – może to być ogromnym dobrodziejstwem dla obsługi klienta. Wiele firm nie zdaje sobie sprawy, że baza wiedzy może być równie przydatna do usprawnienia ich wewnętrznych operacji.

W miarę rozwoju i ewolucji firmy często znajdują się w posiadaniu wielu informacji i procedur, które pracownicy muszą znać i przestrzegać. Stworzenie wewnętrznej bazy wiedzy pomaga rozwiązać ten problem poprzez centralizację informacji i poprawę komunikacji.

W tym artykule przyjrzymy się, dlaczego wewnętrzna baza wiedzy jest tak ważna, a następnie przedstawimy cztery kluczowe wskazówki dotyczące doskonalenia własnej wewnętrznej bazy wiedzy. Zacznijmy!

Stwórz wewnętrzną bazę wiedzy — łatwy sposób!

Zbuduj wewnętrzną bazę wiedzy z możliwością wyszukiwania i utrzymuj swój zespół na tej samej stronie.

Pobierz motyw

Dlaczego wewnętrzna baza wiedzy jest tak ważna

Nie da się ukryć, że utworzenie wewnętrznej bazy wiedzy zajmie trochę czasu i wysiłku. Jednak praca z góry opłaci się później. Oto tylko kilka korzyści:

1. Scentralizowane informacje. Prawie wszystko, czego potrzebują Twoi pracownicy, będzie znajdować się w jednej dogodnej lokalizacji.
2. Niższe koszty onboardingu i czas szkolenia . Jeśli nowicjusze szybko zapoznają się ze swoją rolą, czytając dokumentację, możesz zaoszczędzić zarówno czas, jak i pieniądze podczas szkolenia.
3. Szybsze przepływy pracy. Posiadanie zorganizowanego centrum dla twoich procedur i praktyk może powstrzymać marnowanie czasu spędzonego na szukaniu dokumentów.

Ostatecznie wewnętrzna baza wiedzy może pomóc usprawnić komunikację i zaoszczędzić czas, pomagając przyśpieszyć pracowników podczas szkolenia – to wyraźna wygrana!

4 kluczowe wskazówki dotyczące wdrażania wewnętrznej bazy wiedzy

Wewnętrzna baza wiedzy nie jest czymś, co po prostu rzucasz i liczysz na najlepsze. Jego wartość wzrośnie proporcjonalnie do włożonej pracy rozwojowej. Mając to na uwadze, oto cztery kluczowe wskazówki, które należy wziąć pod uwagę podczas pracy.

1. Uważnie zastanów się, jakie informacje zamieścisz

Najważniejszą decyzją, jaką podejmiesz w odniesieniu do swojej bazy wiedzy, jest to, co uwzględnić. Ważne jest, aby oferować wszystko, czego pracownicy będą potrzebować, jednocześnie unikając przytłoczenia.

Kluczem będzie tutaj posiadanie planu. Przyjrzyj się swojej firmie i jej przepływowi pracy, porozmawiaj z jak największą liczbą pracowników i spróbuj wyodrębnić wszelkie typowe problemy, pytania i czasochłonne czynności związane z Twoimi procesami. W ten sposób zidentyfikujesz niektóre tematy, którymi możesz potencjalnie zająć się w swojej bazie wiedzy.

Następnie skonsoliduj tę listę do najważniejszych informacji. Może to na przykład obejmować informacje kontaktowe w nagłych wypadkach, zasady i wytyczne Twojej firmy, określone procedury dotyczące zadań i projektów lub listę najlepszych praktyk.

Następnym krokiem jest ustalenie, jaka część tej zawartości jest już dostępna i zmiana jej przeznaczenia. Wszystko inne będzie musiało zostać utworzone od podstaw, zanim baza wiedzy zostanie uruchomiona.

2. Poszukaj niezawodnego oprogramowania bazy wiedzy

Korzystanie z dedykowanego, stale dostępnego rozwiązania do tworzenia bazy wiedzy prawdopodobnie zapewni bezproblemowe działanie, a także będzie miało odpowiednią funkcjonalność do uruchomienia.

W tym miejscu pojawia się KnowAll. Jest to motyw WordPress zaprojektowany, aby zapewnić prawie wszystko, czego potrzebujesz podczas tworzenia zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych baz wiedzy. Jest to idealne rozwiązanie z kilku powodów:

• Widoczna, potężna wyszukiwarka pozwoli pracownikom szybko znaleźć to, czego szukają.
• Zawiera dedykowane widżety, które oferują takie funkcje, jak organizowanie kategorii i wyświetlanie list artykułów.
• Jest elastyczny i można go dostosowywać, dzięki czemu można łatwo zaprojektować bazę wiedzy dopasowaną do Twojej firmy i jej potrzeb.

Wsparcie dla KnowAll jest zawsze dostępne, z obszerną dokumentacją pod ręką. Uważamy, że to oczywiście najlepsze rozwiązanie do stworzenia wewnętrznej bazy wiedzy!

3. Skonfiguruj i utrzymuj wydajną strukturę

Struktura (i spójność) Twojej wewnętrznej bazy wiedzy pomoże zaoszczędzić czas i zwiększyć produktywność, dlatego ważne jest, aby działać prawidłowo.

Po pierwsze, zastanów się, jak będzie to zorganizowane, zanim zaczniesz dodawać treści. Może to być tak proste, jak sesja burzy mózgów z Twoim zespołem, chociaż cokolwiek wybierzesz, powinno być oparte na potrzebach Twojej firmy.

Następnie skorzystaj z kategorii i tagów WordPressa, aby upewnić się, że Twoje treści są łatwe do znalezienia. Spraw, aby były konkretne i skoncentrowane, a jednocześnie wystarczająco elastyczne, aby w razie potrzeby można je było podzielić na mniejsze podkategorie.

Ostatecznie dedykowane rozwiązanie bazy wiedzy, takie jak KnowAll, umożliwi personelowi przeszukiwanie Twoich treści i zapewni Ci kontrolę nad strukturą Twojej bazy wiedzy.

4. Zapewnij aleję dla opinii personelu

Stosując się do naszych dotychczasowych rad, powinieneś być na dobrej drodze do stworzenia przyjaznej dla użytkownika i oszczędzającej czas wewnętrznej bazy wiedzy. Niestety, pomimo najlepszych intencji, nadal masz treści, które są mylące w miejscach, brakuje kluczowych informacji lub nie są używane zgodnie z przeznaczeniem.

Słuchanie (i wdrażanie) opinii użytkowników to doskonały sposób na walkę z tym problemem. Możesz zapewnić swoim pracownikom możliwość komentowania i odpowiadania na swoją bazę wiedzy poprzez:

• Włączenie systemu informacji zwrotnej do samej bazy wiedzy. Na przykład KnowAll zawiera wiele systemów, które można wykorzystać do zbierania opinii użytkowników i śledzenia analiz.
• Przeprowadzanie okresowych ankiet każdego, kto korzysta z bazy wiedzy. Zadawaj pytania dotyczące ich doświadczeń, a także części, które uważają za pomocne lub mylące.
• Jeśli to możliwe, zaoferuj użytkownikom większy dostęp do bazy wiedzy, aby mogli bezpośrednio komentować artykuły i dokumenty, a w niektórych przypadkach nawet je edytować.

Skuteczna baza wiedzy musi z czasem rosnąć i ewoluować, tak jak robi to Twoja firma. Upewnienie się, że wszyscy przyczyniają się do jego utrzymania, zapewni ci dobrą pozycję na dłuższą metę.

Wniosek

Organizacja i komunikacja są kluczem do sprawnego działania firmy. Wdrożenie wewnętrznej bazy wiedzy to sprytny sposób, aby wszyscy byli na tej samej stronie i skrócili czas marnowany na zamieszanie i bezowocne wyszukiwanie informacji.

Planując wewnętrzną bazę wiedzy, pamiętaj o tych kluczowych wskazówkach:

1. Ostrożnie wybierz informacje, które mają zostać uwzględnione.
2. Poszukaj niezawodnego oprogramowania do bazy wiedzy (takiego jak KnowAll).
3. Stwórz i utrzymuj wydajną strukturę.
4. Zapewnij możliwość uzyskania informacji zwrotnej od personelu.

Masz pytania dotyczące wdrożenia wewnętrznej bazy wiedzy? Daj nam znać w sekcji komentarzy poniżej!