4 dicas importantes para implementar uma base de conhecimento interna

Muitas empresas implementam uma base de conhecimento para seus clientes ou clientes – pode ser um grande benefício para o atendimento ao cliente. O que muitas empresas não percebem é que uma base de conhecimento pode ser útil para melhorar suas operações internas .

À medida que as empresas crescem e evoluem, muitas vezes se deparam com uma riqueza de informações e procedimentos que os funcionários precisam conhecer e seguir. A criação de uma base de conhecimento interna ajuda a resolver esse problema centralizando suas informações e melhorando a comunicação.

Neste artigo, veremos por que uma base de conhecimento interna é tão vital e, em seguida, oferecemos quatro dicas importantes para aperfeiçoar sua própria base de conhecimento interna. Vamos começar!

Crie uma Base de Conhecimento Interna - A Maneira Fácil!

Crie uma base de conhecimento interna pesquisável e mantenha sua equipe na mesma página.

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Por que uma base de conhecimento interna é tão crucial

Não há como negar que a criação de uma base de conhecimento interna levará algum tempo e esforço. No entanto, o trabalho inicial renderá dividendos mais tarde. Aqui estão apenas alguns dos benefícios:

1. Informação centralizada. Quase tudo que seus funcionários precisam estará em um local conveniente.
2. Menores custos de integração e tempo de treinamento . Fazer com que os recém-chegados se atualizem em suas funções lendo sua documentação pode economizar tempo e dinheiro durante o treinamento.
3. Fluxos de trabalho mais rápidos. Ter um hub organizado para seus procedimentos e práticas pode interromper qualquer perda de tempo gasto na busca de documentos.

Em última análise, uma base de conhecimento interna pode ajudar a agilizar suas comunicações e economizar tempo, ajudando a acelerar os funcionários durante o treinamento – uma clara vantagem para todos!

4 dicas importantes para implementar uma base de conhecimento interna

Uma base de conhecimento interna não é algo que você simplesmente vomita e espera o melhor. Seu valor aumentará proporcionalmente ao trabalho de desenvolvimento que você fizer. Com isso em mente, aqui estão quatro dicas importantes a serem consideradas enquanto você trabalha.

1. Considere cuidadosamente quais informações você incluirá

A decisão mais importante que você tomará sobre sua base de conhecimento é o que incluir. É importante oferecer tudo o que você acha que os funcionários precisarão, evitando sobrecarregar.

Ter um plano será fundamental aqui. Dê uma olhada em sua empresa e seu fluxo de trabalho, converse com o maior número possível de funcionários e tente isolar quaisquer problemas comuns, perguntas e atividades demoradas relacionadas aos seus processos. Isso identificará alguns tópicos que você poderia abordar em sua base de conhecimento.

Em seguida, consolide essa lista com as informações mais importantes. Por exemplo, isso pode incluir informações de contato de emergência, regras e diretrizes da sua empresa, procedimentos específicos para tarefas e projetos ou uma lista de práticas recomendadas.

O próximo passo é descobrir quanto desse conteúdo já está disponível e reaproveitá-lo. Qualquer outra coisa precisará ser criada do zero antes que sua base de conhecimento seja lançada.

2. Procure um software de base de conhecimento confiável

Usar uma solução dedicada e constantemente acessível para criar sua base de conhecimento provavelmente fornecerá uma experiência sem complicações e também terá funcionalidades relevantes para inicializar.

É aí que entra o KnowAll. É um tema WordPress projetado para fornecer quase tudo que você precisa ao criar bases de conhecimento internas e externas. É uma solução ideal por vários motivos:

• O mecanismo de pesquisa proeminente e poderoso permitirá que os funcionários encontrem o que estão procurando rapidamente.
• Ele vem com widgets dedicados que oferecem funcionalidades como organizar categorias e exibir listas de artigos.
• É flexível e personalizável, por isso é fácil projetar uma base de conhecimento específica para sua empresa e suas necessidades.

O suporte para KnowAll está sempre disponível, com documentação abrangente disponível. Achamos que é a melhor solução para criar uma base de conhecimento interna, naturalmente!

3. Configure e mantenha uma estrutura eficiente

A estrutura (e consistência) de sua base de conhecimento interna ajudará a economizar tempo e aumentar a produtividade, por isso é vital acertar.

Em primeiro lugar, descubra como ele será estruturado antes de começar a adicionar conteúdo. Isso pode ser tão simples quanto uma sessão de brainstorming com sua equipe, embora o que você escolher deva ser baseado nas necessidades de sua empresa.

Em seguida, aproveite as categorias e tags do WordPress para garantir que seu conteúdo seja facilmente encontrado. Torne-os específicos e focados, mas flexíveis o suficiente para serem divididos em subcategorias menores, conforme necessário.

Por fim, uma solução de base de conhecimento dedicada, como a KnowAll, permitirá que a equipe pesquise seu conteúdo e lhe dará o controle necessário sobre a estrutura de sua base de conhecimento.

4. Forneça um canal para feedback da equipe

Seguindo nossos conselhos até agora, você deve estar no caminho certo para criar uma base de conhecimento interna fácil de usar e que economize tempo. Infelizmente, apesar de suas melhores intenções, você ainda tem conteúdo confuso em alguns lugares, informações importantes ausentes ou não usado conforme o esperado.

Ouvir (e implementar) o feedback do usuário é uma excelente maneira de combater esse problema. Você pode fornecer a seus funcionários uma maneira de comentar e responder à sua base de conhecimento:

• Incluindo um sistema de feedback na própria base de conhecimento. Por exemplo, o KnowAll vem com vários sistemas que podem ser usados ​​para coletar feedback do usuário e rastrear análises.
• Realização de pesquisas periódicas de todos que usam a base de conhecimento. Faça perguntas sobre a experiência deles, juntamente com as partes que eles acham úteis ou confusas.
• Ofereça aos usuários maior acesso à base de conhecimento, se possível, para que possam comentar diretamente em artigos e documentos, ou mesmo editá-los em determinados casos.

Uma base de conhecimento eficaz precisa crescer e evoluir ao longo do tempo, assim como sua empresa. Certificar-se de que todos contribuem para sua manutenção o manterá em boa posição a longo prazo.

Conclusão

Organização e comunicação são fundamentais para manter seu negócio funcionando sem problemas. A implementação de uma base de conhecimento interna é uma maneira inteligente de colocar todos na mesma página e reduzir o tempo perdido com confusão e buscas infrutíferas por informações.

Lembre-se destas dicas importantes ao planejar sua base de conhecimento interna:

1. Selecione cuidadosamente as informações a serem incluídas.
2. Procure software de base de conhecimento confiável (como o KnowAll).
3. Montar e manter uma estrutura eficiente.
4. Forneça uma avenida para o feedback da equipe.

Você tem alguma dúvida sobre a implementação de uma base de conhecimento interna? Deixe-nos saber na seção de comentários abaixo!