4 suggerimenti chiave per l'implementazione di una base di conoscenza interna

Molte aziende implementano una base di conoscenza per i propri clienti o clienti: può essere un enorme vantaggio per il servizio clienti. Ciò che molte aziende non si rendono conto è che una base di conoscenza può essere altrettanto utile per migliorare le proprie operazioni interne .

Man mano che le aziende crescono e si evolvono, spesso si trovano con una grande quantità di informazioni e procedure che i dipendenti devono conoscere e seguire. La creazione di una base di conoscenza interna aiuta a risolvere questo problema centralizzando le informazioni e migliorando la comunicazione.

In questo articolo, esamineremo perché una base di conoscenza interna è così vitale, quindi offriremo quattro suggerimenti chiave per perfezionare la tua base di conoscenza interna. Iniziamo!

Crea una base di conoscenza interna - Il modo più semplice!

Costruisci una knowledge base interna ricercabile e mantieni il tuo team sulla stessa pagina.

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Perché una base di conoscenza interna è così cruciale

Non si può negare che la creazione di una base di conoscenza interna richiederà tempo e fatica. Tuttavia, il lavoro iniziale ripagherà i dividendi in seguito. Ecco solo alcuni dei vantaggi:

1. Informazioni centralizzate. Quasi tutto ciò di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno si troverà in un'unica comoda posizione.
2. Minori costi di on-boarding e tempi di formazione . Avere i nuovi arrivati ​​​​al passo con il loro ruolo leggendo la tua documentazione può far risparmiare tempo e denaro durante la formazione.
3. Flussi di lavoro più rapidi. Avere un hub organizzato per le tue procedure e pratiche può fermare il tempo perso nella ricerca di documenti.

In definitiva, una base di conoscenza interna può aiutarti a semplificare le tue comunicazioni e risparmiare tempo aiutando a velocizzare i dipendenti durante la formazione: un chiaro vantaggio per tutti!

4 suggerimenti chiave per l'implementazione di una base di conoscenza interna

Una base di conoscenza interna non è qualcosa che vomiti e speri per il meglio. Il suo valore aumenterà in proporzione al lavoro di sviluppo che hai svolto. Con questo in mente, ecco quattro suggerimenti chiave da considerare mentre ti fai strada.

1. Considera attentamente quali informazioni includerai

La decisione più importante che prenderai riguardo alla tua base di conoscenza è cosa includere. È importante offrire tutto ciò di cui pensi che i dipendenti avranno bisogno, evitando di sopraffarli.

Avere un piano sarà fondamentale qui. Dai un'occhiata alla tua azienda e al suo flusso di lavoro, parla con il maggior numero possibile di dipendenti e cerca di isolare eventuali problemi comuni, domande e attività che richiedono tempo relativi ai tuoi processi. Questo identificherà alcuni argomenti che potresti potenzialmente affrontare nella tua base di conoscenza.

Quindi, consolida quell'elenco fino alle informazioni più importanti. Ad esempio, ciò potrebbe includere informazioni di contatto di emergenza, regole e linee guida aziendali, procedure specifiche per attività e progetti o un elenco di migliori pratiche.

Il prossimo passo è capire quanto di questo contenuto è già disponibile e riutilizzarlo. Qualsiasi altra cosa dovrà essere creata da zero prima che la tua knowledge base diventi attiva.

2. Cerca un software di base di conoscenza affidabile

L'utilizzo di una soluzione dedicata e costantemente accessibile per creare la tua base di conoscenza ti fornirà probabilmente un'esperienza senza problemi e avrà anche funzionalità rilevanti da avviare.

È qui che entra in gioco KnowAll. È un tema WordPress progettato per fornire quasi tutto ciò di cui avrai bisogno durante la creazione di basi di conoscenza interne ed esterne. È una soluzione ideale per una serie di motivi:

• Il potente e prominente motore di ricerca consentirà ai dipendenti di trovare rapidamente ciò che stanno cercando.
• Viene fornito con widget dedicati che offrono funzionalità come l'organizzazione di categorie e la visualizzazione di elenchi di articoli.
• È flessibile e personalizzabile, quindi è facile progettare una knowledge base specifica per la tua azienda e le sue esigenze.

Il supporto per KnowAll è sempre disponibile, con documentazione completa a portata di mano. Pensiamo che sia la soluzione migliore per creare una base di conoscenza interna, naturalmente!

3. Impostare e mantenere una struttura efficiente

La struttura (e la coerenza) della tua base di conoscenza interna ti aiuterà a risparmiare tempo e ad aumentare la produttività, quindi è fondamentale fare bene.

Innanzitutto, scopri come sarà strutturato prima di iniziare ad aggiungere contenuti. Questo potrebbe essere semplice come una sessione di brainstorming con il tuo team, anche se qualunque cosa tu scelga dovrebbe essere basata sulle esigenze della tua azienda.

Quindi, sfrutta le categorie e i tag di WordPress per assicurarti che i tuoi contenuti siano facilmente reperibili. Rendili specifici e mirati, ma sufficientemente flessibili da essere suddivisi in sottocategorie più piccole secondo necessità.

In definitiva, una soluzione di knowledge base dedicata come KnowAll consentirà al personale di cercare i tuoi contenuti e ti darà il controllo di cui hai bisogno sulla struttura della tua knowledge base.

4. Fornire una via per il feedback del personale

Seguendo i nostri consigli finora, dovresti essere sulla buona strada per creare una base di conoscenza interna di facile utilizzo e che fa risparmiare tempo. Sfortunatamente, nonostante le tue migliori intenzioni, hai ancora contenuti che creano confusione in alcuni punti, mancano informazioni chiave o non vengono utilizzati come previsto.

Ascoltare (e implementare) il feedback degli utenti è un modo eccellente per combattere questo problema. Puoi fornire ai tuoi dipendenti un modo per commentare e rispondere alla tua knowledge base:

• Includere un sistema di feedback nella knowledge base stessa. Ad esempio, KnowAll viene fornito con più sistemi che possono essere utilizzati per raccogliere il feedback degli utenti e monitorare le analisi.
• Condurre sondaggi periodici su tutti coloro che utilizzano la base di conoscenza. Poni domande sulla loro esperienza, insieme a quali parti trovano utili o confuse.
• Offri agli utenti un maggiore accesso alla base di conoscenza, se possibile, in modo che possano commentare direttamente articoli e documenti o persino modificarli in determinati casi.

Una base di conoscenze efficace deve crescere ed evolversi nel tempo, proprio come fa la tua azienda. Assicurati che tutti contribuiscano al suo mantenimento ti aiuterà a lungo.

Conclusione

L'organizzazione e la comunicazione sono fondamentali per mantenere la tua attività senza intoppi. L'implementazione di una knowledge base interna è un modo intelligente per mettere tutti sulla stessa pagina e ridurre il tempo sprecato in confusione e ricerche inutili di informazioni.

Tieni a mente questi suggerimenti chiave mentre pianifichi la tua base di conoscenza interna:

1. Seleziona con attenzione le informazioni da includere.
2. Cerca un software di knowledge base affidabile (come KnowAll).
3. Creare e mantenere una struttura efficiente.
4. Fornire una via per il feedback del personale.

Hai domande sull'implementazione di una knowledge base interna? Fatecelo sapere nella sezione commenti qui sotto!