实施内部知识库的 4 个关键提示
已发表: 2017-04-05许多企业为他们的客户或客户实施知识库——这对客户服务来说是一个巨大的福音。 很多公司没有意识到，知识库对于改善内部运营同样可以派上用场。
随着公司的发展和发展，他们经常发现自己拥有大量员工需要了解和遵循的信息和程序。 创建内部知识库有助于通过集中您的信息和改善沟通来解决这个问题。
在本文中，我们将探讨内部知识库为何如此重要，然后提供四个关键技巧来完善您自己的内部知识库。 让我们开始吧！
建立可搜索的内部知识库，让您的团队保持同步。
获取主题为什么内部知识库如此重要
不可否认，建立内部知识库需要一些时间和精力。 但是，前期工作将在以后获得回报。 这里只是一些好处：
- 集中信息。 您的员工所需的几乎所有东西都在一个方便的位置。
- 降低入职成本和培训时间。 让新手通过阅读您的文档来快速了解他们的角色可以在培训时节省时间和金钱。
- 更快的工作流程。 为您的程序和实践建立一个有组织的中心可以停止任何浪费在搜索文档上的时间。
最终，内部知识库可以帮助简化您的沟通，并通过在培训期间帮助快速跟踪员工来节省时间——这是一个明显的双赢！
实施内部知识库的 4 个关键提示
内部知识库不是你随便扔的东西并寄希望于最好的东西。 它的价值将与您投入的开发工作成正比。考虑到这一点，在您完成工作时需要考虑以下四个关键提示。
1. 仔细考虑您将包含哪些信息
您将对知识库做出的最重要决定是包含哪些内容。 提供您认为员工需要的一切，同时避免不堪重负，这一点很重要。
制定计划将是这里的关键。 查看您的公司及其工作流程，与尽可能多的员工交谈，并尝试隔离与您的流程相关的任何常见问题、问题和耗时活动。 这将确定您可能在知识库中解决的一些主题。
接下来，将该列表合并为最重要的信息。 例如，这可能包括紧急联系信息、贵公司规则和指南、任务和项目的具体程序或最佳实践列表。
下一步是弄清楚有多少内容已经可用，并重新调整它的用途。 在您的知识库上线之前，需要从头开始创建任何其他内容。
2.寻找可靠的知识库软件
使用专用的、可随时访问的解决方案来创建您的知识库可能会为您提供无忧的体验，并且还将具有相关的启动功能。
这就是 KnowAll 的用武之地。它是一个 WordPress 主题，旨在提供您在创建内部和外部知识库时所需的几乎所有内容。 出于多种原因，这是一个理想的解决方案：
- 突出、强大的搜索引擎将使员工能够快速找到他们正在寻找的内容。
- 它带有专用的小部件，提供诸如组织类别和显示文章列表等功能。
- 它灵活且可定制，因此可以轻松设计特定于您的公司及其需求的知识库。
KnowAll 的支持始终可用，手头有全面的文档。 我们自然认为这是创建内部知识库的最佳解决方案！
3. 建立和维护一个高效的结构
内部知识库的结构（和一致性）将有助于节省时间并提高生产力，因此正确处理至关重要。
首先，在开始添加内容之前弄清楚它的结构。 这可以像与您的团队进行头脑风暴会议一样简单，尽管您选择的任何内容都应基于您公司的需求。
接下来，利用 WordPress 的类别和标签来确保您的内容很容易找到。 使它们具体而有重点，但又足够灵活，可以根据需要分解成更小的子类别。
最终，KnowAll 等专用知识库解决方案将使员工能够搜索您的内容，并为您提供对知识库结构所需的控制。
4. 为员工提供反馈渠道
到目前为止，按照我们的建议，您应该可以很好地创建一个用户友好且省时的内部知识库。 不幸的是，尽管您的意图是最好的，但您的内容仍然在某些地方令人困惑、缺少关键信息或未按预期使用。
倾听（和实施）用户反馈是解决这个问题的好方法。 您可以通过以下方式为您的员工提供评论和回复您的知识库的方法：
- 在知识库本身中包括一个反馈系统。 例如，KnowAll 带有多个系统，可用于收集用户反馈和跟踪分析。
- 对使用知识库的每个人进行定期调查。 询问有关他们的经历的问题，以及他们认为哪些部分有帮助或令人困惑。
- 如果可能，为用户提供对知识库的更大访问权限，以便他们可以直接评论文章和文档，甚至在某些情况下对其进行编辑。
一个有效的知识库需要随着时间的推移而增长和发展，就像您的公司一样。 从长远来看，确保每个人都为其维护做出贡献将使您处于有利地位。
结论
组织和沟通是保持业务顺利运行的关键。 实施内部知识库是让每个人都在同一页面上的明智方法，并减少浪费在混乱和徒劳的信息搜索上的时间。
在规划内部知识库时，请牢记以下关键提示：
- 仔细选择要包含的信息。
- 寻找可靠的知识库软件（例如 KnowAll）。
- 建立和维护一个有效的结构。
- 为员工提供反馈渠道。
您对实施内部知识库有任何疑问吗？ 在下面的评论部分让我们知道！