Wskazówki dotyczące fakturowania klientów: 10 sposobów na lepsze fakturowanie klientów

Świat faktur dla klientów może być trudny i może powodować ogromne bóle głowy dla freelancerów i przedsiębiorców, którzy jedynie próbują zebrać to, co jest im słusznie należne. Istnieją jednak mądre wskazówki i techniki, których możesz użyć, aby nieco ułatwić wystawianie faktur. W tym przewodniku omówimy dziesięć wskazówek dotyczących faktur dla klientów.

Nie ma nic lepszego niż praca jako freelancer lub prowadzenie własnej firmy. Zamiast być zdanym na łaskę wymagającego szefa lub firmy, która nie docenia twoich talentów, możesz być swoim własnym pracodawcą, podporządkowanym niczyim żądaniom i preferencjom poza własnymi.

Jednak freelancerzy tracą jeden miły aspekt tradycyjnej pracy, a mianowicie to, że nie mają gwarancji wypłaty co dwa tygodnie. Zamiast tego muszą sami zbierać pieniądze od klientów w formie faktur. Podczas gdy wielu klientów płaci szybko iw całości, przeciętny freelancer ma wiele przerażających historii o fakturach, które zostały zapłacone z opóźnieniem, nie zostały zapłacone w całości lub które prowadzą do kłótni o to, ile pieniędzy jest należnych.

Konstruując fakturę, chcesz wyrazić uznanie dla klienta, czyli sprawić wrażenie, że jesteś wdzięczny za biznes klienta, a nie tylko za jego pieniądze. Jednak chcesz również wykazać, że stanowczo żądasz, aby faktura została zapłacona szybko i zgodnie z warunkami wstępnej umowy z klientem.

Jaki jest cel faktury?

Celem faktury jest pobranie pieniędzy należnych za towary lub usługi przez klienta lub klienta po zakończeniu projektu. Faktura służy również innemu celowi, a mianowicie tworzy papierowy ślad między Tobą a Twoimi klientami lub klientami.

Fakturowanie klientów to nie tylko nakłanianie ich do zapłaty za twoją pracę, ale także formalne dokumentowanie, że złożyłeś prośbę. W przypadku, gdy Twój klient nie płaci i musisz podjąć kroki prawne, faktura i jej późniejsze potwierdzenie mogą Ci pomóc w sądzie.

Faktury są również nieocenione zarówno dla Ciebie, jak i Twojego klienta podczas sezonu podatkowego, w przypadku gdy jesteś audytowany lub musisz wykazać, że klient zapłacił Ci lub jest Ci winien zaległą kwotę.

Jak wystawić fakturę klientowi?

W przypadku mniejszych przedsiębiorstw możesz dość łatwo wystawić fakturę samodzielnie. Umieść nazwę firmy, adres i numer telefonu w prawym górnym rogu, tak jak w przypadku każdego innego dokumentu firmowego, a następnie zatytułuj „faktura za tydzień (data)” pogrubioną czcionką. Pod tytułem podaj w razie potrzeby wyszczególnione opłaty, a następnie podaj łączną kwotę. Jeśli tak zdecydujesz, możesz podać datę, do której spodziewasz się otrzymać środki.

W dzisiejszych czasach możesz nawet wykazać się kreatywnością w zakresie faktur klientów, korzystając z narzędzia do projektowania, takiego jak Canva. Canva oferuje mnóstwo darmowych szablonów faktur, które można łatwo dostosować za pomocą logo, marki, kolorów i innych elementów, aby uzyskać bardziej osobisty charakter.

Większe przedsiębiorstwa powinny rozważyć outsourcing swoich potrzeb związanych z fakturami lub korzystanie z oprogramowania, które automatycznie sporządza faktury. Prowadzenie księgowości dla dużych przedsiębiorstw jest wystarczająco skomplikowane, więc korzystanie z pomocy stron trzecich w przypadku faktur może być świetnym sposobem na usprawnienie procesu i zapewnienie dokładności księgowości.

Kiedy powinienem wystawić fakturę klientowi?

Ogólnie rzecz biorąc, najlepiej wystawiać fakturę klientowi przed zakończeniem projektu, chyba że uzgodniono, że płatność zostanie podzielona na dwie części, a pierwsza płatność zostanie dokonana w połowie projektu. O ile nie masz tej umowy o półmetku, powinieneś poczekać, aż całkowicie skończysz wszystkie powiązane zadania, zanim poprosisz o pieniądze.

Ostatecznie jest to kwestia etykiety. Niektóre osoby wysyłają fakturę natychmiast po zakończeniu projektu, a czasem nawet wysyłają ją tego samego dnia. Jednak dużo lepiej z punktu widzenia obsługi klienta, jeśli poczekasz na otrzymanie informacji zwrotnej i upewnisz się, że klient jest zadowolony przed wysłaniem faktury.

Oto przykład tego, jak wyglądałaby dobra oś czasu, jeśli chodzi o żądanie faktury.

Wtorek – Bill zlecił Marcii zaprojektowanie podstawowej strony internetowej z planem utrzymania WordPressa dla swojej małej firmy. Uzgodnili, że Marcia otrzyma pełną zapłatę po zakończeniu projektu. Po czterech tygodniach pracy Marcia przesyła ostateczny projekt. Bill informuje Marcię, że go otrzymał i przegląda go.

Środa – Bill wysyła e-mail do Marci, aby powiedzieć jej, że jest w dużej mierze zachwycony pracą, którą wykonała, ale ma lekkie skrupuły. Marcia wie, że to szybkie rozwiązanie, więc wprowadza zmiany i odsyła je z powrotem tego samego dnia.

Czwartek – Bill pisze do Marci e-mail z entuzjastyczną pochwałą, ponieważ gotowa strona internetowa jest dokładnie taka, jak sobie wyobrażał. Marcia odpowiada na jego e-mail z wiadomością, w której informuje go, jak miło było mieć go jako klienta w ciągu ostatniego miesiąca.

Piątek – Marcia chciała, aby jej wyraz uznania pozostał samodzielny, więc czeka do następnego ranka, aby wysłać mu fakturę pocztą elektroniczną, dołączoną jako plik .pdf. W treści e-maila krótko powtarza, że ​​był świetnym klientem i informuje go, że faktura jest w załączniku.

Poniedziałek – Marcia budzi się do wpłaty cyfrowej na dokładną kwotę, którą uzgodniła z Billem. Chociaż Bill nie zapłacił tego samego dnia, w którym go otrzymał, wielkie poczucie etykiety biznesowej Marcii informuje ją, że zrozumiałe jest, że faktury są często płacone następnego dnia roboczego, co oznaczało, że musiała siedzieć spokojnie przez weekend. Płatności Billa towarzyszy e-mail informujący Marcię, że jego dług został uregulowany. Odpowiada krótkim podziękowaniem i zaprasza go do opowiedzenia swoim współpracownikom i przyjaciołom o jej usługach.

Jak rozliczasz klienta?

W dzisiejszych czasach wiele faktur jest wysyłanych pocztą elektroniczną. Jest to zrozumiałe i całkowicie akceptowalne, ponieważ większość pracy na zlecenie jest wykonywana online.

Jednak w niektórych przypadkach tradycyjna poczta jest lepszym rozwiązaniem. Faktury tradycyjnej poczty są często używane w przypadku usług świadczonych osobiście, w przypadku których komunikacja przez e-mail była bardzo niewielka. Możesz zapytać klienta, w jaki sposób wolałby otrzymać fakturę. Jednak większość klientów w dzisiejszym środowisku biznesowym nie ma problemu z otrzymywaniem faktur przez e-mail.

Znaczenie umów z klientem dla faktur klienta

Warto również zauważyć, że faktury i szczegóły dotyczące płatności za projekt mogą być objęte stałą umową z klientem. Podczas pierwszego spotkania z klientem możesz omówić oczekiwania dotyczące warunków płatności i terminów, aby komunikacja tych oczekiwań była jasna i prosta.

W rzeczywistości tworzenie systemów dla Twojej firmy zajmującej się projektowaniem stron internetowych jest jednym z najważniejszych pierwszych kroków, jakie może podjąć freelancer. Kiedy masz solidny proces dla swojej firmy, zwiększy to Twoją pewność siebie i sprawi, że będziesz bardziej wydajny, produktywny i zyskowny. Może to spowodować, że w końcu będziesz mógł pobierać tyle, ile jesteś wart, i kontrolować klientów, którzy mają problemy.

Lepsze faktury dla klientów: 10 wskazówek

Teraz, gdy odpowiedzieliśmy na kilka podstawowych pytań dotyczących faktur klientów, oto 10 wskazówek, które trzeba znać, jeśli chodzi o sporządzanie, wysyłanie i realizację faktur klientów.

1. Nigdy nie wysyłaj faktury e-mailem jako treści wiadomości

W naszym poprzednim przykładzie Marcia postąpiła mądrze, umieszczając uprzejmą wiadomość w treści wiadomości e-mail, którą wysłała do Billa, ponieważ świadczy to o wdzięczności klienta. Co więcej, mądrze postąpiła, aby dołączyć fakturę jako odpowiednio oznaczony załącznik .pdf.

Fakturę należy zawsze przesyłać pocztą elektroniczną jako załącznik, najlepiej w formacie .pdf lub .doc. Pamiętaj, że jest to dokument formalny, który może i będzie wykorzystywany do celów prawnych, księgowych i podatkowych. Jeśli kiedykolwiek próbowałeś wydrukować wiadomość e-mail, wiesz, jak pomieszany tekst często pojawia się na stronie. Upewnij się, że zarówno Ty, jak i Twój klient możecie łatwo wydrukować fakturę lub złożyć ją cyfrowo do celów księgowych.

2. Upewnij się, że wysyłasz fakturę do właściwej osoby

Marcia wysłała Billowi fakturę, ponieważ jest jedynym właścicielem małej firmy. Jeśli jednak pracujesz z większą organizacją, osoba, z którą się komunikujesz, może nie być osobą odpowiedzialną za płatności. Na przykład, jeśli Marcia projektuje witrynę internetową dla dużej firmy odzieżowej, może komunikować się z osobą odpowiedzialną za marketing. Ta osoba może być odpowiedzialna za projektowanie stron internetowych, ale nie nadzoruje wymiany pieniędzy.

Dobrym pomysłem jest zapytać, z kim należy się zajmować, gdy przychodzi czas na otrzymanie płatności na początku projektu. Można wysłać fakturę do osoby kontaktowej w firmie klienta z prośbą o przesłanie jej do odpowiedniego pracownika. W przeciwnym razie, jeśli masz adres e-mail osoby odpowiedzialnej za płatności, możesz wysłać do niej wiadomość bezpośrednio i przesłać do najbliższego kontaktu w firmie.

3. Upewnij się, że jest jasne, jak oczekujesz zapłaty

Wielu freelancerów było zaskoczonych klientami, którzy poprosili o płatność czekiem papierowym, ponieważ płatności cyfrowe szybko stają się normą. To kolejny temat, który warto wyjaśnić, kiedy początkowo zgadzasz się na warunki umowy z klientem.

Jeśli zdajesz sobie sprawę, że nigdy nie uzgodniłeś sposobu, w jaki chcesz otrzymać płatność, a nadszedł czas na sporządzenie faktury, możesz poprosić o preferowaną formę płatności w treści wiadomości e-mail podczas wysyłania faktury. Jeśli chcesz otrzymać płatność w formie depozytu bankowego, utwórz dodatkowy załącznik zawierający informacje o Twoim koncie i routingu. Nie chcesz umieszczać swoich danych bankowych na samej fakturze, ponieważ dokumenty te mogą być dostępne publicznie, jeśli zostaną uwzględnione w przygotowaniu podatkowym klienta.

4. Bądź cierpliwy

Niektórzy klienci otrzymają fakturę i zapłacą w ciągu godziny. Inni klienci będą czekać do następnego dnia roboczego lub kilka dni później. To zrozumiałe, że możesz być niecierpliwy, jeśli chodzi o wynagrodzenie za dobrze wykonaną pracę. Kluczem jest jednak odrobina cierpliwości.

Chociaż mądrze jest być cierpliwym, mądrze jest również wiedzieć, kiedy należy się bronić.

5. Nie bądź zbyt cierpliwy

Nikt nie chce wydać dużej sumy pieniędzy, nawet jeśli słusznie jest to komuś winien. Czasami klienci będą zwlekać, jeśli chodzi o wypełnienie faktury klienta. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli klient potwierdził fakturę, ale nie przesłał Ci środków, wyślij e-mail uzupełniający z zapytaniem, kiedy otrzymasz pieniądze około tygodnia po wysłaniu pierwotnej faktury. Jeśli nie otrzymasz żadnej odpowiedzi, skontaktuj się z nami w ciągu trzech dni roboczych od pierwszego e-maila.

6. Daj klientowi korzyść z wątpliwości, jeśli ma obawy

Czasami po otrzymaniu faktury klient nie zgadza się z konkretną opłatą. Jest to szczególnie ważne, jeśli płacisz za nie więcej niż pierwotnie uzgodniono, ze względu na rozszerzenie projektu lub zapotrzebowanie na dodatkowe usługi.

Najlepszym sposobem na uniknięcie tego jest posiadanie dokumentacji potwierdzającej, że klient zgadza się na dodatkowe opłaty za dodatkowe świadczone usługi. Oznacza to, że za każdym razem, gdy klient chce rozszerzyć zakres projektu, wysyłasz mu wiadomość e-mail z informacją, że podniesie to kwotę, za którą zostanie obciążony, i zawiera dokładne kwoty.

Wielu freelancerów i klientów będzie mogło polubownie rozstrzygać wszelkie spory dotyczące należnych pieniędzy poprzez jasną komunikację. To, że klient może mieć pewne obawy, nie oznacza, że ​​próbuje zachowywać się bez skrupułów lub otrzymywać bezpłatne usługi. Daj klientowi korzyść z wątpliwości i odpowiedz na wszelkie wątpliwości dokumentacją, kiedy zgodził się na dodatkowe opłaty lub rozszerzył zakres projektu.

7. Zrozum, co jest potrzebne do przerażającego trzeciego e-maila

Chociaż klient, który chce zakwestionować zarzuty, może być uciążliwy, najgorszym klientem jest ten, który wydaje się całkowicie zniknąć. Wielu freelancerów zdaje sobie sprawę z tego, że minęły tygodnie, a klient nie wypełnił swojej faktury. To okropne uczucie uświadomić sobie, że klient cieszy się owocami twojej pracy, podczas gdy ty z kolei nie otrzymałeś żadnego odszkodowania.

Jeśli minęły dwa tygodnie, a klient nie odpowiedział zarówno na twoją pierwszą prośbę, jak i na drugą uprzejmą wiadomość e-mail, aby przypomnieć mu o zaległym długu, nadszedł czas, aby wysłać przerażający „trzeci e-mail”. Chociaż ważne jest, aby zachować profesjonalizm, ten e-mail nie powinien dotyczyć uprzejmości ani wyrażania wdzięczności za działalność klienta.

Zamiast tego profesjonalnie, ale stanowczo poinformuj ich, że mają zaległy dług. Dołącz początkową datę wysłania faktury i ponownie dołącz fakturę jako załącznik. Postaraj się, aby ten e-mail był krótki i prosty. Chociaż może to być kuszące, nie rób gróźb podjęcia kroków prawnych ani nie wyrażaj niezadowolenia z ich zachowania. Po prostu przedstaw fakty i przypomnij im, że oczekujesz spłaty tego długu.

8. Rozpoznaj, kiedy uderzysz w ścianę z cegieł

Jeśli minął miesiąc i nie otrzymałeś żadnej płatności, czas zaakceptować fakt, że możesz mieć do czynienia z klientem, który nie ma zamiaru Ci płacić. Odnosi się to również do klientów, z którymi przez kilka tygodni chodziłeś tam iz powrotem z powodu drobnych rozbieżności.

Choć może to być kuszące, trzymaj emocje w ryzach. Szkodzisz sobie tylko, wysyłając klientowi gniewny e-mail lub próbując sabotować owoce jakiejkolwiek pracy, którą dla niego wykonałeś. Zamiast tego zaakceptuj sytuację, w której się znajdujesz i przygotuj się do podjęcia odpowiednich działań. Dla wielu będzie to oznaczać skontaktowanie się z adwokatem lub wniesienie sprawy do sądu ds. drobnych roszczeń. Dla nielicznych nieszczęśników, którym brakuje dokumentacji lub możliwości legalnego odzyskania długów, może to oznaczać niefortunną stratę, wyciągniętą lekcję i klienta, którego na stałe wpisujesz na czarną listę.

9. Bądź ostrożny z klientami, którzy płacą późno, idąc dalej

Niektórzy klienci przeciągają proces spłaty przez kilka tygodni, zanim w końcu dotrzymają słowa i spłacą zaległy dług. Ci klienci często wracają do Ciebie w przyszłości z nową propozycją projektu.

Wielu freelancerów jest chętnych do podjęcia każdej pracy, jaką mogą dostać, ponieważ jest to konkurencyjny świat, a bycie niezależnym wykonawcą może być co najmniej trudne. Zastanów się jednak długo i intensywnie, czy chcesz kontynuować relację biznesową z klientem, który opóźnił proces płatności. Jeśli klient utrudnił odebranie płatności za pierwszym razem, istnieje prawdopodobieństwo, że będzie się zachowywał dokładnie tak samo, jeśli chodzi o pobieranie płatności za przyszłe projekty.

Nie bój się porzucić klienta, który wykazał, że nagradzanie cię za twoją pracę nie było dla niego priorytetem. Podczas gdy uznanie klienta jest kluczowe, ważne jest również uznanie kontrahenta.

10. Ucz się na bieżąco, ulepszając swoje kontrakty

Każdy nowy freelancer popełni błąd, nie udokumentowając warunków umowy, tylko po to, by cierpieć z tego powodu, gdy przyjdzie czas na wysłanie faktury klientowi. Chociaż możesz studiować takie przewodniki i opanować właściwą etykietę fakturowania, doświadczenie nauczy Cię, jak lepiej obsługiwać proces płatności w sposób sprawiedliwy zarówno dla Ciebie, jak i klienta.

Ponadto w różnych branżach mogą obowiązywać różne zasady. Kontynuując karierę jako freelancer, nauczysz się wyjątkowych kwestii, o których musisz pamiętać, a które dotyczą konkretnie Twojej branży.

Bycie freelancerem lub przedsiębiorcą może nieść ze sobą dużą niepewność finansową. Bądź mądry w swoim systemie fakturowania i zawsze dokumentuj wszystko, aby się chronić. Jeśli to zrobisz, unikniesz złego traktowania i zapewnisz, że Twoje faktury zostaną opłacone szybko iw całości.

Uzyskaj iThemes Sync Pro, aby uzyskać łatwe raporty dotyczące witryn, aby sparować z fakturami klienta

Jeśli tworzysz strony internetowe dla klientów i oferujesz usługi konserwacji WordPress, iThemes Sync Pro ułatwia automatyczne generowanie raportów witryn internetowych, które możesz wysyłać wraz z miesięcznymi fakturami za utrzymanie witryny. Łatwo śledź aktualizacje, kopie zapasowe, zabezpieczenia, Google Analytics, SEO i nie tylko, aby pokazać wartość miesięcznego planu opieki nad witryną.

Wypróbuj iThemes Sync bezpłatnie przez 30 dni

Kristen Wright

Kristen pisze samouczki, które pomagają użytkownikom WordPressa od 2011 roku. Zwykle można ją znaleźć, gdy pracuje nad nowymi artykułami na blogu iThemes lub opracowuje zasoby dla #WPprosper. Poza pracą Kristen lubi prowadzić dzienniki (napisała dwie książki!), wędrować i biwakować, gotować i codzienne przygody z rodziną, mając nadzieję na bardziej obecne życie.