Советы по выставлению счетов клиентам: 10 способов лучше выставлять счета клиентам

Мир клиентских счетов-фактур может быть сложным и может создать огромную головную боль для фрилансеров и предпринимателей, которые просто пытаются получить то, что им по праву причитается. Однако есть хитрые советы и приемы, которые можно использовать, чтобы немного упростить выставление счетов. В этом руководстве мы рассмотрим десять советов по выставлению счетов клиентам.

Нет ничего лучше, чем работать фрилансером или иметь собственный бизнес. Вместо того, чтобы быть во власти требовательного начальника или компании, которая не ценит ваши таланты, вы становитесь своим собственным работодателем, не подчиняясь ничьим требованиям и предпочтениям, кроме ваших собственных.

Однако фрилансеры упускают один приятный аспект традиционной работы, а именно то, что у них нет гарантии выплаты зарплаты каждые две недели. Вместо этого они должны сами получать деньги от клиентов в виде счетов-фактур. В то время как многие клиенты платят вовремя и полностью, у среднего фрилансера есть несколько ужасных историй о счетах, которые были оплачены с опозданием, не оплачены полностью или которые приводят к постоянным спорам о том, сколько денег причиталось.

Создавая счет-фактуру, вы хотите выразить свою признательность клиенту, то есть создать впечатление, что вы благодарны за бизнес клиента, а не только за его деньги. Однако вы также хотите продемонстрировать свою твердость в своем запросе на своевременную оплату счета в соответствии с условиями вашего первоначального соглашения с клиентом.

Для чего нужен счет?

Цель счета-фактуры - получить деньги, причитающиеся покупателю или клиенту за товары или услуги по завершении проекта. Счет-фактура служит и другой цели: он создает бумажный след между вами и вашими клиентами или клиентами.

Выставление счетов клиентам - это не только побуждение их платить вам за вашу работу, но и формальное документирование того, что вы сделали запрос. В случае, если ваш клиент не платит, и вам необходимо обратиться в суд, счет-фактура и его последующее подтверждение могут помочь вам в суде.

Счета-фактуры также имеют неоценимое значение как для вас, так и для вашего клиента в течение налогового сезона, если вы проходите аудит или вам необходимо предоставить документацию о том, что клиент либо заплатил вам, либо задолжал вам непогашенную сумму.

Как мне выставить счет клиенту?

Для небольших предприятий вы можете довольно легко составить счет самостоятельно. Поместите название вашей компании, адрес и номер телефона в верхний правый угол, как и для любого другого документа компании, затем назовите его «счет за неделю от (дата)» жирным шрифтом. Под заголовком укажите подробные сборы, если необходимо, а затем укажите общую сумму. По вашему выбору, вы можете указать дату, к которой вы ожидаете получить средства.

В наши дни вы даже можете проявить творческий подход к счетам клиентов, используя такой инструмент дизайна, как Canva. Canva предлагает множество бесплатных шаблонов счетов-фактур, которые вы можете легко настроить, добавив свой логотип, брендинг, цвета и многое другое для более индивидуального подхода.

Более крупным предприятиям следует рассмотреть возможность передачи счетов-фактур на аутсорсинг или использования программного обеспечения, которое автоматически составляет счета-фактуры. Бухгалтерский учет для крупных предприятий и так достаточно сложен, поэтому использование сторонних ресурсов для выставления счетов-фактур может быть отличным способом упростить процесс и обеспечить точность бухгалтерского учета.

Когда мне следует выставить счет клиенту?

Как правило, лучше выставить счет заказчику до завершения проекта, если вы не договорились, что платеж будет разделен на две части, причем первый платеж будет произведен в середине проекта. Если у вас нет этого соглашения о промежуточной отметке, вам следует дождаться, пока вы полностью не закончите со всеми связанными задачами, прежде чем просить деньги.

В конечном итоге это вопрос этикета. Некоторые люди отправляют счет сразу после завершения проекта, а иногда даже отправляют его в тот же день. Однако с точки зрения обслуживания клиентов будет намного лучше, если вы дождетесь получения обратной связи и убедитесь, что клиент доволен, прежде чем отправлять счет.

Вот пример того, как будет выглядеть хороший график с точки зрения запроса счета.

Вторник. Билл заключил с Марсией контракт на разработку базового веб-сайта с планом обслуживания WordPress для своего малого бизнеса. Они договорились, что Марсия получит полную оплату после завершения проекта. После четырех недель работы Марсия представляет финальный проект. Билл сообщает Марсии, что он его получил и просматривает.

Среда - Билл отправляет Марсии электронное письмо, чтобы сказать ей, что он в основном в восторге от работы, которую она проделала, но немного сомневается. Марсия знает, что это быстрое решение, поэтому она вносит изменения и отправляет ему обратно в тот же день.

Четверг - Билл отправляет Марсии электронное письмо с пылкой похвалой, поскольку готовый веб-сайт полностью соответствует его задумке. Марсия отвечает на его электронное письмо, сообщая ему, как приятно было иметь его в качестве клиента в течение последнего месяца.

Пятница - Марсия хотела, чтобы ее послание признательности стояло само по себе, поэтому она дожидается следующего утра, чтобы отправить ему счет по электронной почте в виде файла .pdf. В теле письма она кратко повторяет, что он был отличным клиентом, и сообщает ему, что счет прилагается.

Понедельник - Марсия просыпается и видит цифровой депозит на ту сумму, о которой они с Биллом договорились. Хотя Билл не оплатил его в тот же день, когда получил его, отличное чувство делового этикета Марсии подсказывает ей, что вполне понятно, что счета-фактуры часто оплачиваются на следующий рабочий день, а это означало, что ей приходилось сидеть на выходных. Платеж Билла сопровождается электронным письмом, в котором Марсия сообщает, что его долг погашен. Она отвечает кратким благодарением и предлагает ему рассказать своим соратникам и друзьям о ее услугах.

Как выставить счет клиенту?

В наши дни многие счета отправляются по электронной почте. Это понятно и вполне приемлемо, поскольку большая часть внештатной работы выполняется онлайн.

Однако в некоторых случаях традиционная почта является лучшим вариантом. Традиционные почтовые счета часто используются для оказания личных услуг, когда по электронной почте осуществляется очень мало общения. Совершенно нормально спросить своего клиента, как он предпочел бы получать счет. Тем не менее, большинство клиентов в сегодняшнем бизнес-ландшафте нормально получают счета по электронной почте.

Важность клиентских договоров для выставления счетов клиентам

Также стоит отметить, что счета-фактуры и детали договоренностей об оплате проекта могут быть включены в надежный контракт с клиентом. Во время первоначальной встречи с клиентом вы можете уточнить ожидания в отношении условий оплаты и сроков, чтобы эти ожидания были понятны и понятны.

Фактически, создание систем для вашего бизнеса в области веб-дизайна - один из самых важных первых шагов, которые может сделать фрилансер. Если у вас есть надежный процесс для вашего бизнеса, это повысит вашу уверенность и сделает вас более эффективными, продуктивными и прибыльными. Это может привести к тому, что, наконец, вы сможете взимать столько, сколько вы стоите, и держать проблемных клиентов под контролем.

Лучшие счета для клиентов: 10 советов

Теперь, когда мы ответили на несколько основных вопросов по счетам клиентов, вот 10 советов, которые необходимо знать, когда дело доходит до составления, отправки и выполнения счетов клиентов.

1. Никогда не отправляйте счет-фактуру как тело сообщения.

В нашем предыдущем примере Марсия поступила мудро, включив вежливое сообщение в тело письма, которое она отправила Биллу, поскольку это демонстрирует признательность клиента. Кроме того, она поступила мудро, включив счет-фактуру в виде прикрепленного файла в формате PDF.

Счет всегда следует отправлять по электронной почте в виде вложения, предпочтительно в формате .pdf или .doc. Помните, что это официальный документ, который может и будет использоваться в юридических, бухгалтерских и налоговых целях. Если вы когда-либо пытались распечатать электронное письмо, вы знаете, насколько беспорядочно текст часто появляется на странице. Убедитесь, что и вы, и ваш клиент можете легко распечатать счет или подать его в цифровом виде для бухгалтерских целей.

2. Убедитесь, что вы отправляете счет нужному человеку.

Марсия отправила Биллу счет, потому что он единственный владелец малого бизнеса. Однако, если вы работаете с более крупной организацией, человек, с которым вы общаетесь, может не отвечать за платежи. Например, если Марсия разрабатывает веб-сайт для крупной компании по производству одежды, она может общаться с лицом, отвечающим за маркетинг. Этот человек может отвечать за веб-дизайн, но он не контролирует переход денег из рук в руки.

Это разумная идея - спросить, с кем вам следует иметь дело, когда придет время получать оплату в начале проекта. Вы можете отправить счет своему контактному лицу в компании клиента с просьбой переслать его соответствующему сотруднику. В противном случае, если у вас есть адрес электронной почты лица, ответственного за платежи, вы можете написать ему напрямую и отправить копию своему ближайшему контактному лицу в компании.

3. Убедитесь, что ясно, как вы ожидаете получить оплату.

Многие фрилансеры были удивлены клиентами, которые попросили оплатить бумажным чеком, поскольку цифровые платежи быстро становятся нормой. Это еще одна тема, которую следует уточнить, когда вы изначально соглашаетесь с условиями вашего контракта с клиентом.

Если вы понимаете, что никогда не договаривались о том, как вы хотите получать оплату, и пришло время составить счет-фактуру, не стесняйтесь запросить предпочитаемую форму оплаты в теле письма при отправке счета. Если вы хотите получать оплату посредством банковского депозита, создайте дополнительное вложение, содержащее информацию о вашей учетной записи и маршрутизации. Вы не хотите указывать свою банковскую информацию в самом счете, поскольку эти документы могут быть общедоступными, если они включены в налоговую подготовку вашего клиента.

4. Будьте терпеливы

Некоторые клиенты получат счет и произведут оплату в течение часа. Другие клиенты будут ждать до следующего рабочего дня или нескольких дней спустя. Понятно, что вы можете быть нетерпеливыми, когда дело касается оплаты за хорошо выполненную работу. Однако немного терпения - ключ к успеху.

Набраться терпения - это разумно, но также разумно знать, когда стоит постоять за себя.

5. Не будьте слишком терпеливы

Никто не хочет раскошелиться на большую сумму денег, даже если он кому-то по праву должен. Иногда клиенты откладывают выполнение счета-фактуры. Как правило, если клиент подтвердил счет, но не отправил вам средства, отправьте дополнительное электронное письмо с запросом о том, когда вы получите деньги, примерно через неделю после отправки первоначального счета. Если вы не получили никакого ответа, не стесняйтесь связаться с нами через три рабочих дня после первого письма.

6. Дайте клиенту возможность сомневаться, если у него есть опасения.

Иногда клиент не соглашается с конкретным платежом после получения счета. Это особенно верно, если вы взимаете с них больше, чем было первоначально согласовано, в связи с расширением проекта или запросом дополнительных услуг.

Лучший способ избежать этого - убедиться, что у вас есть документы, подтверждающие согласие клиента на дополнительную плату за оказанные дополнительные услуги. Это означает, что каждый раз, когда клиент хочет расширить объем проекта, вы отправляете ему электронное письмо, чтобы сообщить, что это увеличит сумму, за которую ему будет выставлен счет, и будет включать точные цифры.

Многие фрилансеры и клиенты смогут мирным путем урегулировать любые споры о причитающихся деньгах посредством четкого общения. То, что у клиента могут быть какие-то опасения, не означает, что он пытается вести себя недобросовестно или получать услуги бесплатно. Предоставьте клиенту возможность сомневаться и ответьте на любые вопросы, представив документацию о том, когда они согласились на дополнительные расходы или расширили объем проекта.

7. Поймите, что нужно для страшного третьего письма

Хотя клиент, который хочет оспорить обвинения, может быть обременительным, худший клиент - это тот, кто, кажется, вообще исчез. Многим фрилансерам знакомо чувство уныния, когда они осознают, что прошли недели, а клиент забыл оплатить счет. Ужасно осознавать, что клиент наслаждается плодами вашего труда, а вы, в свою очередь, не получили компенсации.

Если прошло две недели, а ваш клиент не ответил ни на ваш первоначальный запрос, ни на ваше вежливое второе электронное письмо, чтобы напомнить им об их непогашенной задолженности, то пора отправить ужасное «третье письмо». Несмотря на то, что вы должны оставаться профессионалом, это письмо не должно быть о тонкостях или выражении благодарности за бизнес клиента.

Вместо этого профессионально, но твердо проинформируйте их о том, что у них есть непогашенный долг. Включите начальную дату, когда вы отправили счет-фактуру, и снова включите счет-фактуру в качестве вложения. Сделайте это электронное письмо кратким и простым. Хотя это может показаться заманчивым, не угрожайте судебным иском и не выражайте недовольство их поведением. Просто изложите факты и напомните им, что вы ожидаете выплаты этого долга.

8. Распознавайте, когда вы натолкнулись на кирпичную стену

Если прошел месяц, а вы не получили платеж, пора признать, что вы, возможно, имеете дело с клиентом, который не намерен платить вам. Это также верно в отношении клиентов, с которыми вы в течение нескольких недель ходили туда-сюда по мелким несоответствиям.

Как бы соблазнительно это ни звучало, держите свои эмоции под контролем. Вы только причиняете себе вред, отправляя клиенту гневное электронное письмо или пытаясь сорвать плоды любой работы, которую вы для него выполнили. Вместо этого примите ситуацию, в которой вы находитесь, и приготовьтесь к соответствующим действиям. Для многих это будет связано с обращением к адвокату или подачей иска в суд мелких тяжб. Для тех немногих, кому не повезло, у которых нет документации или возможности взыскать свой долг на законных основаниях, это может означать досадную потерю, извлеченный урок и клиента, которого вы навсегда занесете в черный список.

9. Будьте осторожны с клиентами, которые платят поздно, продвигаясь вперед

Некоторые клиенты затягивают процесс выплаты вам на несколько недель, прежде чем они наконец сдержат свое слово и выплатят свой непогашенный долг. Эти клиенты часто будут возвращаться к вам в будущем с новым проектным предложением.

Многие фрилансеры стремятся браться за любую работу, которую они могут получить, поскольку это конкурентный мир, и быть независимым подрядчиком может быть, мягко говоря, непросто. Однако хорошо подумайте, хотите ли вы продолжить деловые отношения с клиентом, который задержал процесс оплаты. Если клиент затруднил сбор вашего платежа в первый раз, велика вероятность, что он будет вести себя точно так же, когда дело доходит до сбора платежей для будущих проектов.

Не бойтесь бросить клиента, который продемонстрировал, что вознаграждение вас за ваш труд не является для него приоритетом. В то время как оценка клиента является ключевым фактором, также важна оценка подрядчика.

10. Учитесь по ходу дела, улучшая свои контракты

Каждый новый фрилансер совершит ошибку, не задокументировав условия соглашения, и только пострадает за это, когда придет время отправлять счет-фактуру клиенту. Хотя вы можете изучить подобные руководства и овладеть надлежащим этикетом выставления счетов, опыт научит вас, как лучше справляться с процессом оплаты так, чтобы это было справедливо как для вас, так и для клиента.

Кроме того, в разных отраслях могут применяться разные правила. По мере того, как вы продолжите карьеру фрилансера, вы поймете уникальные особенности, которые относятся к вашей отрасли конкретно.

Работа фрилансера или предпринимателя может повлечь за собой большую финансовую незащищенность. Относитесь разумно к своей системе выставления счетов и всегда документируйте все, чтобы обезопасить себя. Если вы сделаете это, вы защитите себя от жестокого обращения и обеспечите своевременную и полную оплату счетов.

Получите iThemes Sync Pro, чтобы упростить создание отчетов по веб-сайту и их сопряжение со счетами клиентов

Если вы создаете веб-сайты для клиентов и предлагаете услуги по обслуживанию WordPress, iThemes Sync Pro упрощает автоматическое создание отчетов о веб-сайтах, которые вы можете отправлять вместе с ежемесячными счетами за обслуживание веб-сайтов. Легко отслеживайте обновления, резервные копии, безопасность, Google Analytics, SEO и многое другое, чтобы показать ценность ежемесячного плана обслуживания веб-сайта.

Попробуйте iThemes Sync бесплатно в течение 30 дней

Кристен Райт

Кристен пишет учебные пособия, чтобы помочь пользователям WordPress с 2011 года. Обычно вы можете увидеть, что она работает над новыми статьями для блога iThemes или разрабатывает ресурсы для #WPprosper. Вне работы Кристен любит вести дневник (она написала две книги!), Ходить в походы и кемпинги, готовить и ежедневные приключения с семьей, надеясь жить более настоящей жизнью.