Suggerimenti per la fatturazione dei clienti: 10 modi per fatturare meglio i clienti

Il mondo delle fatture dei clienti può essere difficile e può creare enormi grattacapi a liberi professionisti e imprenditori che stanno semplicemente cercando di riscuotere ciò che è loro dovuto giustamente. Tuttavia, ci sono suggerimenti e tecniche intelligenti che puoi utilizzare per rendere le fatture un po' più semplici. In questa guida, tratteremo dieci suggerimenti per la fatturazione dei clienti.

Non c'è niente di meglio che lavorare come libero professionista o possedere un'attività in proprio. Invece di essere alla mercé di un capo esigente o di un'azienda che non apprezza i tuoi talenti, diventi il ​​datore di lavoro di te stesso, soggetto alle richieste e alle preferenze di nessuno tranne le tue.

Tuttavia, i liberi professionisti perdono un aspetto piacevole di un lavoro tradizionale, ovvero non hanno la garanzia di uno stipendio ogni due settimane. Devono invece riscuotere denaro dai clienti stessi sotto forma di fatture. Mentre molti clienti pagano prontamente e per intero, il libero professionista medio ha più storie dell'orrore su fatture pagate in ritardo, non pagate per intero o che portano a una discussione avanti e indietro su quanto denaro era dovuto.

Quando crei una fattura, vuoi esprimere il tuo apprezzamento al cliente, vale a dire che vuoi dare l'impressione di essere grato per l'attività del cliente e non solo per il suo denaro. Tuttavia, vuoi anche dimostrare di essere fermo nella tua richiesta che la fattura venga pagata tempestivamente e nei termini del tuo accordo iniziale con il cliente.

Qual è lo scopo di una fattura?

Lo scopo di una fattura è raccogliere denaro dovuto per beni o servizi da un cliente o un cliente al completamento di un progetto. Una fattura ha anche un altro scopo, ovvero creare una traccia cartacea tra te e i tuoi clienti o clienti.

Fatturare i clienti non significa solo spingerli a pagarti per il tuo lavoro, ma anche documentare formalmente che hai fatto la richiesta. Nel caso in cui il tuo cliente non paghi e tu debba intraprendere un'azione legale, la fattura e il suo successivo riconoscimento possono aiutarti in tribunale.

Le fatture sono inoltre inestimabili sia per te che per il tuo cliente durante la stagione fiscale nel caso in cui sei sottoposto a revisione o devi mostrare la documentazione che il cliente ti ha pagato o ti deve un importo in sospeso.

Come faccio a fare una fattura cliente?

Per le piccole imprese, puoi redigere una fattura da solo abbastanza facilmente. Inserisci il nome, l'indirizzo e il numero di telefono della tua azienda nell'angolo in alto a destra come faresti per qualsiasi altro documento aziendale, quindi intitolalo "fattura per la settimana di (data)" in grassetto. Sotto il titolo, elenca le spese dettagliate, se necessario, quindi includi il totale. Se lo desideri, puoi includere una data entro la quale prevedi di ricevere i fondi.

Al giorno d'oggi, puoi persino essere creativo con le fatture dei tuoi clienti utilizzando uno strumento di progettazione come Canva. Canva offre tantissimi modelli di fatture gratuiti che puoi personalizzare facilmente con il tuo logo, marchio, colori e altro per un tocco più personale.

Le aziende più grandi dovrebbero prendere in considerazione l'esternalizzazione delle loro esigenze di fatturazione o l'utilizzo di software che redigono automaticamente le fatture. La contabilità per le grandi imprese è abbastanza complicata così com'è, quindi l'utilizzo di un ricorso di terze parti per le tue fatture può essere un ottimo modo per semplificare il processo e garantire che la tua contabilità sia accurata.

Quando devo fatturare a un cliente?

In genere, è meglio fatturare a un cliente prima che un progetto sia completato, a meno che tu non abbia concordato che il pagamento venga diviso in due con il primo pagamento da effettuare a metà del progetto. A meno che tu non abbia questo contratto a metà strada, dovresti aspettare fino a quando non hai completamente finito con tutte le attività associate prima di chiedere denaro.

In definitiva, questa è una questione di etichetta. Alcune persone invieranno la fattura immediatamente dopo il completamento del progetto, a volte anche inviandola lo stesso giorno. Tuttavia, è molto meglio in termini di servizio clienti attendere di ricevere un feedback e assicurarsi che il cliente sia soddisfatto prima di inviare la fattura.

Ecco un esempio di come sarebbe una buona tempistica in termini di richiesta di una fattura.

Martedì – Bill ha incaricato Marcia di progettare un sito Web di base con un piano di manutenzione di WordPress per la sua piccola impresa. Hanno convenuto che Marcia sarebbe stata pagata per intero una volta completato il progetto. Dopo quattro settimane di lavoro, Marcia presenta il progetto definitivo. Bill fa sapere a Marcia che l'ha ricevuto e lo sta esaminando.

Mercoledì – Bill manda un'e-mail a Marcia per dirle che è in gran parte entusiasta del lavoro che ha svolto, ma ha un leggero scrupolo. Marcia sa che è una soluzione rapida, quindi apporta le modifiche e glielo rimanda lo stesso giorno.

Giovedì – Bill invia un'e-mail a Marcia con elogi entusiastici, poiché il sito Web finito è esattamente come lo aveva immaginato. Marcia risponde alla sua email con un messaggio per fargli sapere che piacere è stato averlo come cliente nell'ultimo mese.

Venerdì – Marcia voleva che il suo messaggio di apprezzamento rimanesse da solo, quindi aspetta fino al mattino successivo per inviargli una fattura tramite e-mail, inclusa come file .pdf. Nel corpo dell'e-mail, lei ribadisce brevemente che era un ottimo cliente e lo informa che la fattura è allegata.

Lunedì – Marcia si sveglia con un deposito digitale per l'importo esatto che lei e Bill hanno concordato. Sebbene Bill non l'abbia pagata lo stesso giorno in cui l'ha ricevuta, il grande senso dell'etichetta aziendale di Marcia la informa che è comprensibile che le fatture vengano spesso pagate il giorno lavorativo successivo, il che significa che ha dovuto tenere duro durante il fine settimana. Il pagamento di Bill è accompagnato da un'e-mail che informa Marcia che il suo debito è stato saldato. Lei risponde con un breve ringraziamento e lo invita a parlare ai suoi collaboratori e amici dei suoi servizi.

Come fatturare un cliente?

In questi giorni, molte fatture vengono inviate via e-mail. Questo è comprensibile e perfettamente accettabile, poiché la maggior parte del lavoro freelance viene svolto online.

Tuttavia, ci sono alcuni casi in cui la posta tradizionale è l'opzione migliore. Le fatture postali tradizionali vengono spesso utilizzate per i servizi resi di persona, in cui si è verificata pochissima comunicazione tramite e-mail. Va benissimo chiedere al tuo cliente come preferisce ricevere una fattura. Tuttavia, la maggior parte dei clienti nel panorama aziendale odierno sta bene con la ricezione delle fatture tramite e-mail.

L'importanza dei contratti con i clienti per le fatture dei clienti

Vale anche la pena notare che le fatture e i dettagli degli accordi di pagamento del progetto possono essere coperti da un solido contratto con il cliente. Durante un incontro iniziale con il cliente, puoi coprire le aspettative dei termini di pagamento e delle scadenze in modo che la comunicazione di queste aspettative sia chiara e diretta.

In effetti, stabilire sistemi per la tua attività di web design è uno dei primi passi più importanti che un freelance può intraprendere. Quando disponi di un solido processo per la tua attività, aumenterà la tua fiducia e ti renderà più efficiente, più produttivo e più redditizio. Ciò può portare a essere finalmente in grado di addebitare ciò che vali e a tenere sotto controllo i clienti problematici.

Fatture cliente migliori: 10 consigli

Ora che abbiamo risposto ad alcune domande di base sulle fatture dei clienti, ecco 10 suggerimenti da tenere a mente quando si tratta di redigere, inviare ed evadere le fatture dei clienti.

1. Non inviare mai una fattura tramite e-mail come corpo di un messaggio

Nel nostro esempio precedente, Marcia ha fatto bene a includere un messaggio educato nel corpo dell'e-mail che ha inviato a Bill, poiché ciò dimostra l'apprezzamento del cliente. Inoltre, ha fatto bene a includere la fattura come allegato .pdf adeguatamente etichettato.

Una fattura va sempre inviata via email come allegato, preferibilmente in formato .pdf o .doc. Ricorda, questo è un documento formale che può e sarà utilizzato per scopi legali, contabili e fiscali. Se hai mai provato a stampare un'e-mail, saprai quanto spesso appare confuso il testo sulla pagina. Assicurati che sia tu che il tuo cliente possiate stampare facilmente la fattura o archiviarla digitalmente per scopi contabili.

2. Assicurati di inviare la fattura alla persona giusta

Marcia ha inviato la fattura a Bill perché è l'unico proprietario di una piccola impresa. Tuttavia, se lavori con un'organizzazione più grande, la persona con cui comunichi potrebbe non essere la persona incaricata dei pagamenti. Ad esempio, se Marcia sta progettando un sito web per una grande azienda di abbigliamento, potrebbe essere in comunicazione con la persona responsabile del marketing. Questa persona potrebbe essere incaricata di occuparsi del web design, ma non supervisiona il cambio di mano del denaro.

È un'idea intelligente chiedere con chi dovresti avere a che fare quando arriva il momento di ricevere il pagamento all'inizio di un progetto. Va bene inviare la fattura al tuo contatto presso l'azienda del cliente con la richiesta di inoltrarla al dipendente appropriato. Altrimenti, se hai l'indirizzo e-mail dell'incaricato dei pagamenti, puoi inviargli un messaggio direttamente e inviare un messaggio di CC al tuo contatto più vicino in azienda.

3. Assicurati che sia chiaro come ti aspetti di essere pagato

Molti liberi professionisti sono rimasti sorpresi dai clienti che hanno chiesto di pagare con un assegno cartaceo, poiché i pagamenti digitali stanno rapidamente diventando la norma. Questo è un altro argomento che è bene chiarire quando inizialmente accetti i termini del tuo contratto con il cliente.

Se ti stai rendendo conto che non hai mai concordato come vorresti essere pagato ed è ora di redigere la fattura, non esitare a richiedere la forma di pagamento che preferisci nel corpo dell'e-mail quando invii la fattura. Se desideri essere pagato tramite un bonifico bancario, crea un allegato aggiuntivo che contenga il tuo account e le informazioni di routing. Non vuoi inserire le tue informazioni bancarie sulla fattura stessa, poiché questi documenti possono essere pubblici se inclusi nella preparazione fiscale del tuo cliente.

4. Sii paziente

Alcuni clienti riceveranno una fattura e pagheranno entro un'ora. Altri clienti aspetteranno fino al giorno lavorativo successivo o pochi giorni dopo. È comprensibile che tu possa essere impaziente quando si tratta di essere pagato per un lavoro ben fatto. Tuttavia, un po' di pazienza è fondamentale.

Sebbene sia saggio essere pazienti, è anche saggio sapere quando dovresti difenderti.

5. Non essere troppo paziente

Nessuno vuole sborsare una grossa somma di denaro, anche quando lo deve giustamente a qualcuno. A volte i clienti procrastinano quando si tratta di soddisfare la fattura del cliente. In generale, se un cliente ha riconosciuto la fattura ma non ti ha inviato i fondi, invia un'e-mail di follow-up chiedendo quando riceverai i soldi circa una settimana dopo l'invio della fattura iniziale. Se non hai ricevuto alcuna risposta, non esitare a rispondere tre giorni lavorativi dopo l'e-mail iniziale.

6. Dai al cliente il beneficio del dubbio se ha dei dubbi

A volte un cliente non sarà d'accordo con un addebito specifico dopo aver ricevuto una fattura. Ciò è particolarmente vero se stai addebitando loro più di quanto inizialmente concordato a causa dell'estensione del progetto o della richiesta di servizi aggiuntivi.

Il modo migliore per evitare ciò è assicurarsi di avere la documentazione del cliente che accetta commissioni aggiuntive per i servizi aggiuntivi resi. Ciò significa che ogni volta che un cliente desidera espandere l'ambito di un progetto, gli invii un'e-mail per informarlo che ciò aumenterà l'importo che verrà fatturato e includerà cifre esatte.

Molti liberi professionisti e clienti potranno risolvere amichevolmente eventuali controversie sul denaro dovuto attraverso una comunicazione chiara. Solo perché un cliente potrebbe avere delle preoccupazioni non significa che stia cercando di comportarsi senza scrupoli o di ricevere servizi gratuitamente. Dai al cliente il beneficio del dubbio e rispondi a qualsiasi dubbio con la documentazione di quando ha accettato di addebiti aggiuntivi o ha ampliato l'ambito del progetto.

7. Capire cosa è necessario per la temuta terza email

Sebbene il cliente che vuole contestare le accuse possa essere gravoso, il peggior cliente è quello che sembra essere scomparso del tutto. Molti liberi professionisti conoscono la sensazione di naufragio di rendersi conto che sono passate settimane e un cliente ha trascurato di adempiere alla propria fattura. È una sensazione orribile rendersi conto che il cliente si sta godendo i frutti del tuo lavoro mentre tu non hai ricevuto alcun compenso a sua volta.

Se sono trascorse due settimane e il tuo cliente non ha risposto sia alla tua richiesta iniziale che alla tua educata seconda email per ricordargli il suo debito insoluto, allora è il momento di inviare la temuta "terza email". Sebbene sia importante che tu rimanga professionale, questa e-mail non dovrebbe riguardare sottigliezze o esprimere gratitudine per l'attività del cliente.

Invece, informali professionalmente ma con fermezza che hanno un debito insoluto. Includi la data iniziale di invio della fattura e includi nuovamente la fattura come allegato. Mantieni questa email breve e semplice. Sebbene possa essere allettante, non minacciare azioni legali o esprimere il tuo disappunto per il loro comportamento. Dichiara semplicemente i fatti della questione e ricorda loro che ti aspetti che questo debito venga pagato.

8. Riconosci quando hai colpito un muro di mattoni

Se è passato un mese e non hai ricevuto alcun pagamento, è tempo di accettare che potresti avere a che fare con un cliente che non ha intenzione di pagarti. Questo vale anche per i clienti con cui sei andato avanti e indietro per piccole discrepanze nel corso di diverse settimane.

Per quanto allettante possa essere, tieni sotto controllo le tue emozioni. Ti stai solo facendo del male inviando al cliente un'e-mail arrabbiata o tentando di sabotare i frutti di qualsiasi lavoro che hai completato per loro. Invece, accetta la situazione in cui ti trovi e preparati a intraprendere le azioni appropriate. Per molti, ciò comporterà il contatto con un avvocato o la presentazione di un caso in un tribunale per controversie di modesta entità. Per alcuni sfortunati che non hanno la documentazione o la capacità di riscuotere il loro debito legalmente, questo potrebbe significare una perdita sfortunata, una lezione appresa e un cliente che metti permanentemente nella lista nera.

9. Stai attento con i clienti che pagano in ritardo andando avanti

Alcuni clienti trascineranno il processo di pagamento per diverse settimane prima di mantenere finalmente la parola data e pagare il debito insoluto. Questi clienti finiranno spesso per tornare da te in futuro con una nuova proposta di progetto.

Molti liberi professionisti sono desiderosi di accettare qualsiasi lavoro possibile, poiché è un mondo competitivo ed essere un appaltatore indipendente può essere difficile a dir poco. Tuttavia, pensa a lungo se vuoi continuare una relazione d'affari con un cliente che ha ritardato il processo di pagamento. Se il cliente ha reso difficile la riscossione del pagamento la prima volta, è probabile che si comporti allo stesso modo quando si tratta di riscuotere i pagamenti per progetti futuri.

Non aver paura di abbandonare un cliente che ha dimostrato che ricompensarti per il tuo lavoro non era una priorità per loro. Mentre l'apprezzamento del cliente è fondamentale, anche l'apprezzamento dell'appaltatore è importante.

10. Impara mentre procedi migliorando i tuoi contratti

Ogni nuovo libero professionista commetterà l'errore di non documentare i termini del contratto, solo per soffrirne quando arriverà il momento di inviare la fattura al cliente. Sebbene tu possa studiare guide come questa e padroneggiare l'etichetta corretta della fatturazione, l'esperienza ti insegnerà come gestire meglio il processo di pagamento in modo equo sia per te che per il cliente.

Inoltre, regole diverse possono essere applicate in diversi settori. Mentre prosegui nella tua carriera di freelance, raccoglierai le considerazioni uniche da tenere a mente che si applicano specificamente al tuo settore.

Essere un libero professionista o un imprenditore può portare con sé molta insicurezza finanziaria. Sii intelligente con il tuo sistema di fatturazione e documenta sempre tutto per proteggerti. Se lo fai, ti eviterai maltrattamenti e ti assicurerai che le tue fatture vengano pagate prontamente e per intero.

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Kristen Wright

Kristen scrive tutorial per aiutare gli utenti di WordPress dal 2011. Di solito puoi trovarla mentre lavora su nuovi articoli per il blog iThemes o sviluppa risorse per #WPprosper. Al di fuori del lavoro, a Kristen piace scrivere nel diario (ha scritto due libri!), fare escursioni e campeggiare, cucinare e avventure quotidiane con la sua famiglia, sperando di vivere una vita più presente.