クライアントの請求書のヒント：クライアントに請求するための10の方法

クライアントの請求書の世界は困難な場合があり、正当に借りているものを単に収集しようとしているフリーランサーや起業家にとって大きな頭痛の種になる可能性があります。 ただし、請求書を少し簡単にするために使用できる賢いヒントとテクニックがあります。 このガイドでは、クライアントの請求書に関する10のヒントについて説明します。

フリーランサーとして働くか、あなた自身のビジネスを所有することほど良いことはありません。 要求の厳しい上司やあなたの才能を評価しない会社に翻弄される代わりに、あなたはあなた自身の雇用主になり、誰の要求や好みにも従わず、あなた自身のものになります。

しかし、フリーランサーは、2週間ごとの給料の保証がないという、従来の仕事の1つの優れた側面を見逃しています。 代わりに、彼らは請求書の形でクライアント自身からお金を集める必要があります。 多くのクライアントは迅速かつ全額を支払いますが、平均的なフリーランサーは、遅れて支払われた、全額支払われていない、または支払われるべき金額について前後の議論につながる請求書について複数のホラーストーリーを持っています。

請求書を作成するときは、顧客の感謝の気持ちを表現する必要があります。つまり、お金だけでなく、クライアントのビジネスに感謝しているという印象を与えたいということです。 ただし、請求書を迅速に、クライアントとの最初の合意の条件の範囲内で支払うという要求に固執していることも証明する必要があります。

請求書の目的は何ですか？

請求書の目的は、プロジェクトの完了時に顧客またはクライアントが商品またはサービスに対して支払うべき金額を収集することです。 請求書は別の目的にも役立ちます。それは、あなたとあなたの顧客またはクライアントとの間に紙の証跡を作成することです。

クライアントへの請求は、あなたの仕事の代金を支払うようにクライアントを誘導するだけでなく、あなたがリクエストを行ったことを正式に文書化することでもあります。 クライアントが支払いをせず、法的措置を取る必要がある場合は、請求書とその後の承認が法廷で役立つ可能性があります。

請求書は、監査を受けた場合、またはクライアントがあなたに支払ったか、未払いの金額を支払う必要があることを示す文書を提示する必要がある場合に、税務シーズン中にあなたとあなたのクライアントの両方にとって非常に貴重です。

クライアントの請求書を作成するにはどうすればよいですか？

中小企業の場合、請求書を自分でかなり簡単に作成できます。 他の会社のドキュメントと同じように、会社名、住所、電話番号を右上隅に入力し、太字で「（日付）の週の請求書」というタイトルを付けます。 タイトルの下に、必要に応じて項目別の料金をリストし、合計を含めます。 そのように選択した場合は、資金を受け取る予定の日付を含めることができます。

最近では、Canvaなどのデザインツールを使用して、クライアントの請求書を作成することもできます。 Canvaには、ロゴ、ブランディング、色などを簡単にカスタマイズして、よりパーソナルなタッチを加えることができる無料の請求書テンプレートが多数用意されています。

大企業は、請求書のニーズをアウトソーシングするか、請求書を自動的に作成するソフトウェアを使用することを検討する必要があります。 大企業の簿記はそれなりに複雑であるため、請求書にサードパーティの償還請求書を利用することは、プロセスを合理化し、会計が正確であることを保証するための優れた方法です。

いつ顧客に請求する必要がありますか？

通常、支払いがプロジェクトの途中で行われる最初の支払いで2つに分割されることに同意しない限り、プロジェクトが完了する前に顧客に請求するのが最善です。 この中間点の合意がない限り、お金を要求する前に、関連するすべてのタスクが完全に完了するまで待つ必要があります。

結局のところ、これはエチケットの問題です。 プロジェクトが完了した直後に請求書を送信する人もいれば、その日に送信することもあります。 ただし、フィードバックの受信を待ち、請求書を送信する前にクライアントが満足していることを確認すると、カスタマーサービスの点ではるかに優れています。

これは、請求書を要求するという点で適切なタイムラインがどのように見えるかの例です。

火曜日–ビルはMarciaと契約して、中小企業向けのWordPressメンテナンスプランを備えた基本的なWebサイトを設計しました。 彼らは、プロジェクトが完了したら、マルシアに全額が支払われることに同意しました。 4週間の作業の後、Marciaは最終プロジェクトを提出します。 ビルはマルシアにそれを受け取ってレビューしていることを知らせます。

水曜日–ビルはマルシアにメールを送り、彼女が行った仕事に大いに興奮しているが、少し不安があることを伝えました。 マルシアはそれが迅速な修正であることを知っているので、彼女は変更を加え、同じ日に彼に送り返します。

木曜日–完成したウェブサイトは彼が想像した通りであるため、ビルはマルシアに熱烈な賞賛をメールで送ります。 マルシアは彼の電子メールにメッセージを返信して、この1か月間クライアントとして彼を迎えることがどんなに嬉しかったかを知らせました。

金曜日– Marciaは、感謝のメッセージを自立させたいと考えていたため、翌朝まで、.pdfファイルとして含まれている請求書を電子メールで送信するのを待ちます。 メールの本文で、彼女は彼が素晴らしいクライアントであったことを簡単に繰り返し、請求書が添付されていることを彼に通知します。

月曜日–マルシアは、彼女とビルが合意した正確な金額のデジタルデポジットで目を覚まします。 ビルは受け取ったその日に支払いをしませんでしたが、マルシアの優れたビジネスマナーは、請求書が翌営業日に支払われることが多いことは理解できることを彼女に伝えています。つまり、週末はしっかりと座っていなければなりませんでした。 ビルの支払いには、彼の借金が決済されたことをマルシアに伝える電子メールが添付されています。 彼女は簡単な感謝の言葉で返答し、彼の仲間や友人に彼女のサービスについて話すように彼を招待します。

クライアントにどのように請求しますか？

最近では、多くの請求書が電子メールで送信されています。 フリーランスの仕事の大部分はオンラインで行われるため、これは理解でき、完全に受け入れられます。

ただし、従来のメールの方が適している場合もあります。 従来のメール請求書は、電子メールを介した通信がほとんど行われていない対面サービスによく使用されます。 クライアントに請求書の受け取り方を尋ねるのはまったく問題ありません。 ただし、今日のビジネス環境のクライアントの大多数は、電子メールで請求書を受け取ることに問題はありません。

クライアントの請求書に対するクライアント契約の重要性

請求書とプロジェクトの支払いの取り決めの詳細は、堅実な顧客契約でカバーできることも注目に値します。 最初のクライアントミーティングでは、支払い条件と期日の予想をカバーできるため、これらの予想の伝達は明確でわかりやすくなります。

実際、Webデザインビジネスのシステムを確立することは、フリーランサーが実行できる最も重要な最初のステップの1つです。 あなたがあなたのビジネスのためのしっかりしたプロセスを持っているとき、それはあなたの自信を高め、あなたをより効率的で、より生産的で、そしてより収益性の高いものにします。 これにより、最終的に価値のあるものを請求できるようになり、問題のあるクライアントを抑制できるようになります。

より良いクライアントの請求書：10のヒント

クライアントの請求書に関する基本的な質問に回答したので、クライアントの請求書の作成、送信、および履行に関して覚えておくべき10のヒントを以下に示します。

1.メッセージの本文として請求書を電子メールで送信しないでください

前の例では、Marciaは、Billに送信した電子メールの本文に丁寧なメッセージを含めるのが賢明でした。これは、クライアントの感謝の気持ちを示しているためです。 さらに、彼女は請求書を適切にラベル付けされた.pdf添付ファイルとして含めるのが賢明でした。

請求書は常に添付ファイルとして電子メールで送信する必要があります。できれば.pdfまたは.doc形式で送信してください。 これは、法律、会計、税務の目的で使用できる正式な文書であることを忘れないでください。 電子メールを印刷しようとしたことがあれば、ページにテキストがどのように乱雑に表示されるかがわかります。 あなたとあなたのクライアントの両方が簡単に請求書を印刷したり、簿記の目的でデジタルでファイルしたりできることを確認してください。

2.請求書を適切な人に送信していることを確認します

マルシアはビルに請求書を送りました。彼は中小企業の個人事業主だからです。 ただし、大規模な組織で作業している場合は、連絡先が支払い担当者ではない可能性があります。 たとえば、Marciaが大手アパレル企業のウェブサイトをデザインしている場合、彼女はマーケティング担当者と連絡を取り合っている可能性があります。 この人はウェブデザインを担当しているかもしれませんが、両替商を監督していません。

プロジェクトの開始時に支払いを受け取るときに、誰に対処すべきかを尋ねるのは賢明な考えです。 請求書をクライアントの会社の連絡先に送信して、適切な従業員に転送するように要求することは問題ありません。 それ以外の場合、支払い担当者の電子メールアドレスを知っている場合は、直接メッセージを送信して、会社の最寄りの連絡先にCCを送信できます。

3.支払い方法が明確であることを確認します

多くのフリーランサーは、デジタル決済が急速に標準になりつつあるため、紙の小切手での支払いを要求したクライアントに驚いています。 これは、クライアントとの契約条件に最初に同意するときに明確にするのに適したもう1つのトピックです。

支払い方法について合意が得られず、請求書の下書きを作成するときが来た場合は、請求書を送信するときに、メールの本文で希望する支払い方法をリクエストしてください。 銀行預金での支払いをご希望の場合は、アカウントとルーティング情報を含む追加の添付ファイルを作成してください。 銀行情報を請求書自体に記載することは望ましくありません。これらの文書は、クライアントの税務準備に含まれている場合、公開される可能性があるためです。

4.辛抱強く

一部のクライアントは請求書を受け取り、1時間以内に支払います。 他のクライアントは、翌営業日または数日後まで待機します。 よくやった仕事の報酬を受け取ることになると、あなたが焦る可能性があることは理解できます。 ただし、少しの忍耐が重要です。

辛抱強くなるのは賢明ですが、いつ立ち上がるべきかを知るのも賢明です。

5.辛抱しすぎないでください

たとえ誰かに正当に借りているとしても、多額のお金をフォークしたいと思う人は誰もいません。 クライアントの請求書の履行に関しては、クライアントが先延ばしになることがあります。 一般的に、クライアントが請求書を確認したが資金を送金しなかった場合は、最初の請求書が送信されてから約1週間後にいつ受け取るかを尋ねるフォローアップメールを送信します。 まったく返信がない場合は、最初のメールから3営業日後にフォローアップしてください。

6.懸念がある場合は、クライアントに疑いの利益を与える

クライアントは、請求書を受け取った後、特定の料金に同意しない場合があります。 これは、プロジェクトが延長されたり、追加のサービスが要求されたりしたために、最初に合意された金額よりも多く請求している場合に特に当てはまります。

これを回避する最善の方法は、提供される追加サービスの追加料金に同意するクライアントのドキュメントを用意することです。 つまり、クライアントがプロジェクトの範囲を拡大したいときはいつでも、請求額が増え、正​​確な数値が含まれることをクライアントにメールで通知します。

多くのフリーランサーやクライアントは、明確なコミュニケーションを通じて、未払い金に関する紛争を友好的に解決することができます。 クライアントが懸念を抱いているからといって、彼らが不謹慎に振る舞ったり、無料でサービスを受けようとしているわけではありません。 クライアントに疑問の利益を与え、追加料金に同意したとき、またはプロジェクトの範囲を拡大したときの文書で懸念に答えます。

7.恐ろしい3番目の電子メールに何が必要かを理解する

告訴を争いたいクライアントは煩わしいかもしれませんが、最悪のクライアントは完全に姿を消したように見えるクライアントです。 多くのフリーランサーは、数週間が経過し、クライアントが請求書の履行を怠ったことに気付いたという沈没感を知っています。 あなたが順番に補償を受けていないのに、クライアントがあなたの労働の成果を楽しんでいることに気付くのは恐ろしい気持ちです。

2週間が経過し、クライアントが最初のリクエストと、未払いの債務を思い出させるための丁寧な2番目のメールの両方に応答しなかった場合は、恐ろしい「3番目のメール」を送信します。 あなたがプロであり続けることは重要ですが、このメールはクライアントのビジネスへの優しさや感謝の気持ちを表すものであってはなりません。

代わりに、専門的かつしっかりと彼らに未払いの債務があることを知らせてください。 請求書を送信した最初の日付を含め、請求書を添付ファイルとして再度含めます。 このメールは簡潔でシンプルなものにしてください。 魅力的かもしれませんが、法的措置をとると脅したり、その行動に不満を表明したりしないでください。 単に問題の事実を述べて、あなたがこの借金が支払われることを期待していることを彼らに思い出させてください。

8.レンガの壁にぶつかったことを認識する

1か月が経過しても支払いがない場合は、支払いの意思のないクライアントと取引している可能性があることを認める時期です。 これは、数週間にわたってささいな不一致を行ったり来たりしたクライアントにも当てはまります。

魅力的かもしれませんが、感情を抑えてください。 あなたはクライアントに怒ったメールを送るか、あなたが彼らのために完了した仕事の成果を妨害しようとすることによって自分自身を傷つけているだけです。 代わりに、現在の状況を受け入れ、適切な行動を取る準備をしてください。 多くの場合、これには弁護士に連絡するか、小額裁判所に訴訟を起こすことが含まれます。 文書や法的に債務を回収する能力を欠いている不幸な少数の人にとって、これは不幸な損失、学んだ教訓、そしてあなたが永久にブラックリストに載せているクライアントを意味するかもしれません。

9.今後支払いが遅れるクライアントには注意してください

一部のクライアントは、最終的に約束を果たして未払いの債務を支払う前に、数週間あなたに支払いをするプロセスを引きずります。 これらのクライアントは、多くの場合、新しいプロジェクトの提案で将来あなたに戻ってくるでしょう。

多くのフリーランサーは、競争の激しい世界であり、独立した請負業者であることは控えめに言っても難しい場合があるため、彼らが得ることができるあらゆる仕事を引き受けることを熱望しています。 ただし、支払いプロセスを遅らせたクライアントとのビジネス関係を継続するかどうかについては、じっくり考えてください。 クライアントが最初に支払いの回収を困難にした場合、将来のプロジェクトの支払いの回収に関しては、クライアントがまったく同じように動作する可能性があります。

あなたの労働に対してあなたに報酬を与えることが彼らにとって優先事項ではなかったことを示したクライアントを落とすことを恐れないでください。 クライアントの感謝が重要ですが、請負業者の感謝も重要です。

10.契約を改善して進むにつれて学ぶ

すべての新しいフリーランサーは、契約条件を文書化しないという間違いを犯しますが、クライアントの請求書を送信するときに苦しむだけです。 このようなガイドを学び、請求の適切なエチケットを習得することはできますが、経験から、あなたとクライアントの両方にとって公平な方法で支払いプロセスをより適切に処理する方法がわかります。

さらに、さまざまな業界にさまざまなルールを適用できます。 あなたがあなたのフリーランスのキャリアを続けるとき、あなたはあなたの業界に特に当てはまるということを心に留めておくべき独特の考慮事項に気付くでしょう。

フリーランサーや起業家であることは、多くの経済的不安を伴う可能性があります。 請求システムについては賢く、自分自身を守るために常にすべてを文書化してください。 そうすれば、虐待を防ぎ、請求書が迅速かつ全額支払われるようになります。

iThemes Sync Proを入手して、クライアントの請求書とペアリングする簡単なWebサイトレポートを作成します

クライアント向けのWebサイトを構築し、WordPressのメンテナンスサービスを提供する場合、iThemes Sync Proを使用すると、毎月のWebサイトメンテナンス請求書と一緒に送信できるWebサイトレポートを簡単に自動的に生成できます。 更新、バックアップ、セキュリティ、Google Analytics、SEOなどを簡単に追跡して、毎月のWebサイトケアプランの価値を示します。

iThemesSyncを30日間無料でお試しください

クリステンライト

Kristenは、2011年からWordPressユーザーを支援するチュートリアルを作成しています。通常、彼女はiThemesブログの新しい記事に取り組んでいるか、＃WPprosperのリソースを開発しています。 仕事以外では、クリステンはジャーナリング（2冊の本を書いています！）、ハイキングやキャンプ、料理、家族との毎日の冒険を楽しんでおり、より現代的な生活を送っています。