Conseils sur la facturation client : 10 façons de mieux facturer vos clients

Le monde des factures clients peut être difficile et créer d'énormes maux de tête pour les indépendants et les entrepreneurs qui essaient simplement de recouvrer ce qui leur est légitimement dû. Cependant, il existe des astuces et des techniques intelligentes que vous pouvez utiliser pour rendre les factures un peu plus faciles. Dans ce guide, nous aborderons dix conseils de facturation client.

Il n'y a rien de mieux que de travailler comme indépendant ou de posséder sa propre entreprise. Au lieu d'être à la merci d'un patron exigeant ou d'une entreprise qui n'apprécie pas vos talents, vous devenez votre propre employeur, soumis aux exigences et préférences de personne d'autre que les vôtres.

Cependant, les pigistes passent à côté d'un aspect intéressant d'un travail traditionnel, à savoir qu'ils n'ont pas la garantie d'un chèque de paie toutes les deux semaines. Au lieu de cela, ils doivent collecter eux-mêmes l'argent des clients sous forme de factures. Alors que de nombreux clients paient rapidement et intégralement, le pigiste moyen a de nombreuses histoires d'horreur à propos de factures payées en retard, non payées en totalité ou qui conduisent à des allers-retours sur le montant dû.

Lors de la construction d'une facture, vous voulez exprimer votre appréciation client, c'est-à-dire que vous voulez donner l'impression que vous êtes reconnaissant pour l'entreprise du client et pas seulement pour son argent. Cependant, vous voulez également démontrer que vous êtes ferme dans votre demande que la facture soit payée rapidement et dans les termes de votre accord initial avec le client.

A quoi sert une facture ?

Le but d'une facture est de percevoir l'argent dû pour des biens ou des services par un client ou un client à l'achèvement d'un projet. Une facture sert également à un autre objectif, à savoir qu'elle crée une trace papier entre vous et vos clients ou clients.

Facturer les clients ne consiste pas seulement à les pousser à vous payer pour votre travail, il s'agit également de documenter formellement que vous avez fait la demande. Dans le cas où votre client ne paierait pas et que vous deviez intenter une action en justice, la facture et sa reconnaissance ultérieure peuvent vous aider devant les tribunaux.

Les factures sont également inestimables pour vous et votre client pendant la période des impôts dans le cas où vous êtes audité ou devez montrer des documents indiquant que le client vous a payé ou vous doit un montant impayé.

Comment faire une facture client ?

Pour les petites entreprises, vous pouvez établir vous-même une facture assez facilement. Mettez le nom, l'adresse et le numéro de téléphone de votre entreprise dans le coin supérieur droit comme vous le feriez pour tout autre document de l'entreprise, puis intitulez-le « facture pour la semaine du (date) » en caractères gras. Sous le titre, énumérez les frais détaillés si nécessaire, puis indiquez le total. Si vous le souhaitez, vous pouvez inclure une date à laquelle vous prévoyez recevoir les fonds.

De nos jours, vous pouvez même faire preuve de créativité avec les factures de vos clients en utilisant un outil de conception comme Canva. Canva propose de nombreux modèles de factures gratuits que vous pouvez facilement personnaliser avec votre logo, votre marque, vos couleurs et plus encore pour une touche plus personnelle.

Les grandes entreprises devraient envisager d'externaliser leurs besoins de facturation ou d'utiliser un logiciel qui rédige automatiquement les factures. La tenue de livres pour les grandes entreprises est déjà assez compliquée, c'est pourquoi l'utilisation d'un recours tiers pour vos factures peut être un excellent moyen de rationaliser le processus et de garantir l'exactitude de votre comptabilité.

Quand facturer un client ?

En règle générale, il est préférable de facturer un client avant qu'un projet ne soit terminé, à moins que vous n'ayez convenu que le paiement serait divisé en deux, le premier paiement étant effectué à mi-parcours du projet. À moins que vous n'ayez cet accord à mi-parcours, vous devez attendre d'avoir complètement terminé toutes les tâches associées avant de demander de l'argent.

En fin de compte, c'est une question d'étiquette. Certaines personnes enverront la facture immédiatement après la fin du projet, parfois même le jour même. Cependant, c'est beaucoup mieux en termes de service client si vous attendez de recevoir des commentaires et assurez-vous que le client est satisfait avant d'envoyer la facture.

Voici un exemple de ce à quoi ressemblerait un bon échéancier en termes de demande de facture.

Mardi – Bill a engagé Marcia pour concevoir un site Web de base avec un plan de maintenance WordPress pour sa petite entreprise. Ils ont convenu que Marcia serait payée en totalité une fois le projet terminé. Après quatre semaines de travail, Marcia soumet le projet final. Bill informe Marcia qu'il l'a reçu et l'examine.

Mercredi – Bill envoie un courriel à Marcia pour lui dire qu'il est en grande partie ravi du travail qu'elle a fait, mais qu'il a un léger scrupule. Marcia sait que c'est une solution rapide, alors elle apporte les modifications et la lui renvoie le jour même.

Jeudi – Bill envoie un e-mail à Marcia avec des éloges élogieux, car le site Web fini est exactement comme il l'envisageait. Marcia répond à son e-mail avec un message lui faisant savoir à quel point ce fut un plaisir de l'avoir comme client le mois dernier.

Vendredi – Marcia voulait que son message d'appréciation soit autonome, alors elle attend le lendemain matin pour lui envoyer une facture par e-mail, incluse sous forme de fichier .pdf. Dans le corps de l'email, elle réitère brièvement qu'il était un excellent client et l'informe que la facture est jointe.

Lundi – Marcia se réveille avec un dépôt numérique pour le montant exact sur lequel elle et Bill se sont mis d'accord. Bien que Bill ne l'ait pas payé le jour même où il l'a reçu, le grand sens de l'étiquette des affaires de Marcia l'informe qu'il est compréhensible que les factures soient souvent payées le jour ouvrable suivant, ce qui signifiait qu'elle devait rester assise le week-end. Le paiement de Bill est accompagné d'un courriel informant Marcia que sa dette a été réglée. Elle répond par un bref remerciement et l'invite à parler de ses services à ses associés et amis.

Comment facturer un client ?

De nos jours, de nombreuses factures sont envoyées par courrier électronique. C'est compréhensible et parfaitement acceptable, car la majorité du travail indépendant se fait en ligne.

Cependant, dans certains cas, le courrier traditionnel est la meilleure option. Les factures postales traditionnelles sont souvent utilisées pour les services rendus en personne, où très peu de communication a eu lieu par courrier électronique. Il est parfaitement normal de demander à votre client comment il préfère recevoir une facture. Cependant, la majorité des clients dans le paysage commercial actuel acceptent de recevoir des factures par courrier électronique.

L'importance des contrats clients pour les factures clients

Il convient également de noter que les factures et les détails des modalités de paiement du projet peuvent être couverts dans un contrat client solide. Lors d'un premier rendez-vous client, vous pouvez couvrir les attentes en matière de conditions de paiement et d'échéances afin que la communication de ces attentes soit claire et directe.

En fait, la mise en place de systèmes pour votre entreprise de conception de sites Web est l'une des premières étapes les plus importantes qu'un pigiste puisse prendre. Lorsque vous avez un processus solide pour votre entreprise, cela renforcera votre confiance et vous rendra plus efficace, plus productif et plus rentable. Cela peut vous permettre enfin de facturer ce que vous valez et de contrôler les clients à problèmes.

De meilleures factures clients : 10 conseils

Maintenant que nous avons répondu à quelques questions de base sur les factures des clients, voici 10 conseils incontournables à garder à l'esprit lorsqu'il s'agit de rédiger, d'envoyer et de remplir les factures des clients.

1. Ne jamais envoyer une facture par e-mail en tant que corps d'un message

Dans notre exemple précédent, Marcia était sage d'inclure un message poli dans le corps de l'e-mail qu'elle a envoyé à Bill, car cela démontre l'appréciation du client. De plus, il était sage d'inclure la facture en tant que pièce jointe .pdf correctement étiquetée.

Une facture doit toujours être envoyée par courrier électronique en pièce jointe, de préférence au format .pdf ou .doc. N'oubliez pas qu'il s'agit d'un document formel qui peut et sera utilisé à des fins juridiques, comptables et fiscales. Si vous avez déjà essayé d'imprimer un e-mail, vous saurez à quel point le texte apparaît souvent confus sur la page. Assurez-vous que vous et votre client pouvez facilement imprimer la facture ou la classer numériquement à des fins de comptabilité.

2. Assurez-vous d'envoyer la facture à la bonne personne

Marcia a envoyé la facture à Bill parce qu'il est le propriétaire unique d'une petite entreprise. Cependant, si vous travaillez avec une organisation plus importante, la personne avec laquelle vous communiquez n'est peut-être pas la personne en charge des paiements. Par exemple, si Marcia conçoit un site Web pour une grande entreprise de vêtements, elle pourrait être en communication avec la personne en charge du marketing. Cette personne peut être chargée de s'occuper de la conception du site Web, mais elle ne supervise pas l'argent qui change de mains.

C'est une bonne idée de demander à qui vous devez faire face lorsque vient le temps de recevoir le paiement au début d'un projet. Vous pouvez envoyer la facture à votre contact dans l'entreprise du client en lui demandant de la transmettre à l'employé approprié. Sinon, si vous avez l'adresse e-mail de la personne en charge des paiements, vous pouvez lui envoyer un message directement et mettre en copie votre contact le plus proche dans l'entreprise.

3. Assurez-vous que la façon dont vous prévoyez être payé est claire

De nombreux indépendants ont été surpris par les clients qui ont demandé à payer par chèque papier, car les paiements numériques deviennent rapidement la norme. C'est un autre sujet qu'il est bon de clarifier lorsque vous acceptez initialement les termes de votre contrat avec le client.

Si vous vous rendez compte que vous ne vous êtes jamais mis d'accord sur la façon dont vous aimeriez être payé et qu'il est temps de rédiger la facture, n'hésitez pas à demander votre mode de paiement préféré dans le corps de l'e-mail lorsque vous envoyez la facture. Si vous souhaitez être payé par virement bancaire, créez une pièce jointe supplémentaire contenant vos informations de compte et de routage. Vous ne voulez pas mettre vos informations bancaires sur la facture elle-même, car ces documents peuvent être accessibles au public s'ils sont inclus dans la préparation fiscale de votre client.

4. Soyez patient

Certains clients recevront une facture et paieront dans l'heure. Les autres clients attendront le jour ouvrable suivant ou quelques jours après. Il est compréhensible que vous soyez impatient lorsqu'il s'agit d'être payé pour un travail bien fait. Cependant, un peu de patience est la clé.

S'il est sage d'être patient, il est également sage de savoir quand vous devez vous défendre.

5. Ne soyez pas trop patient

Personne ne veut débourser une grosse somme d'argent, même s'il la doit légitimement à quelqu'un. Parfois, les clients tergiversent lorsqu'il s'agit de remplir leur facture client. De manière générale, si un client a accusé réception de la facture mais ne vous a pas envoyé les fonds, envoyez un e-mail de suivi vous demandant quand vous recevrez l'argent environ une semaine après l'envoi de la facture initiale. Si vous n'avez reçu aucune réponse, n'hésitez pas à faire un suivi trois jours ouvrables après le premier e-mail.

6. Donnez au client le bénéfice du doute s'il a des inquiétudes

Parfois, un client sera en désaccord avec une charge spécifique après avoir reçu une facture. Cela est particulièrement vrai si vous leur facturez plus que ce qui avait été initialement convenu en raison de l'extension du projet ou de la demande de services supplémentaires.

La meilleure façon d'éviter cela est de vous assurer que vous disposez de la documentation du client acceptant des frais supplémentaires pour des services supplémentaires rendus. Cela signifie que chaque fois qu'un client souhaite étendre la portée d'un projet, vous lui envoyez un e-mail pour l'informer que cela augmentera le montant qui lui sera facturé et inclura les chiffres exacts.

De nombreux pigistes et clients seront en mesure de régler à l'amiable tout différend concernant les sommes dues grâce à une communication claire. Ce n'est pas parce qu'un client peut avoir des inquiétudes qu'il essaie de se comporter sans scrupules ou de recevoir des services gratuitement. Accordez au client le bénéfice du doute et répondez à toute préoccupation en documentant le moment où il a accepté des frais supplémentaires ou élargi la portée du projet.

7. Comprendre ce qui est nécessaire pour le troisième e-mail redouté

Bien que le client qui souhaite contester des charges puisse être un fardeau, le pire client est celui qui semble avoir complètement disparu. De nombreux pigistes connaissent le sentiment dévastateur de se rendre compte que des semaines se sont écoulées et qu'un client a négligé de remplir sa facture. C'est un sentiment horrible de se rendre compte que le client profite des fruits de votre travail alors que vous n'avez reçu aucune compensation à votre tour.

Si deux semaines se sont écoulées et que votre client n'a pas répondu à la fois à votre demande initiale et à votre deuxième e-mail poli pour lui rappeler sa dette impayée, alors il est temps d'envoyer le redoutable « troisième e-mail ». Bien qu'il soit important que vous restiez professionnel, cet e-mail ne doit pas être sur des subtilités ou exprimer de la gratitude pour les affaires du client.

Au lieu de cela, informez-les professionnellement mais fermement qu'ils ont une dette impayée. Incluez la date initiale à laquelle vous avez envoyé la facture et incluez à nouveau la facture en pièce jointe. Gardez cet e-mail bref et simple. Même si cela peut être tentant, n'émettez pas de menaces de poursuites judiciaires et n'exprimez pas votre mécontentement face à leur comportement. Énoncez simplement les faits et rappelez-leur que vous vous attendez à ce que cette dette soit payée.

8. Reconnaître quand vous avez heurté un mur de briques

Si un mois s'est écoulé et que vous n'avez reçu aucun paiement, il est temps d'accepter que vous ayez affaire à un client qui n'a pas l'intention de vous payer. C'est également vrai pour les clients avec lesquels vous avez fait des allers-retours pour des divergences mineures au cours de plusieurs semaines.

Aussi tentant que cela puisse être, gardez vos émotions sous contrôle. Vous ne vous faites du mal qu'en envoyant un e-mail de colère au client ou en tentant de saboter les fruits de tout travail que vous avez effectué pour lui. Au lieu de cela, acceptez la situation dans laquelle vous vous trouvez et préparez-vous à prendre les mesures appropriées. Pour beaucoup, cela impliquera de contacter un avocat ou de déposer une affaire devant la cour des petites créances. Pour quelques malheureux qui n'ont pas la documentation ou la capacité de recouvrer légalement leur dette, cela peut signifier une perte malheureuse, une leçon apprise et un client que vous mettez définitivement sur liste noire.

9. Soyez prudent avec les clients qui paient en retard à l'avenir

Certains clients traîneront le processus de paiement pendant plusieurs semaines avant de tenir leur parole et de payer leur dette impayée. Ces clients finiront souvent par revenir vers vous à l'avenir avec une nouvelle proposition de projet.

De nombreux pigistes sont impatients d'accepter n'importe quel emploi, car c'est un monde concurrentiel et être un entrepreneur indépendant peut être pour le moins difficile. Cependant, réfléchissez longuement à la question de savoir si vous souhaitez poursuivre une relation commerciale avec un client qui a retardé le processus de paiement. Si le client a rendu difficile la collecte de votre paiement la première fois, il y a de fortes chances qu'il se comporte exactement de la même manière lorsqu'il s'agit de collecter des paiements pour des projets futurs.

N'ayez pas peur de laisser tomber un client qui a démontré que vous récompenser pour votre travail n'était pas une priorité pour lui. Alors que l'appréciation du client est la clé, l'appréciation de l'entrepreneur est également importante.

10. Apprenez au fur et à mesure en améliorant vos contrats

Chaque nouveau pigiste commettra l'erreur de ne pas documenter les termes de l'accord, pour en pâtir au moment d'envoyer la facture du client. Bien que vous puissiez étudier des guides comme celui-ci et maîtriser la bonne étiquette de facturation, l'expérience vous apprendra comment mieux gérer le processus de paiement d'une manière équitable pour vous et le client.

De plus, des règles différentes peuvent s'appliquer à différents secteurs. Au fur et à mesure que vous poursuivez votre carrière de pigiste, vous prendrez en compte les considérations uniques à garder à l'esprit qui s'appliquent spécifiquement à votre secteur.

Être pigiste ou entrepreneur peut s'accompagner de beaucoup d'insécurité financière. Soyez intelligent avec votre système de facturation et documentez toujours tout pour vous protéger. Si vous faites cela, vous éviterez les mauvais traitements et vous assurerez que vos factures sont payées rapidement et intégralement.

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Kristen Wright

Kristen écrit des tutoriels pour aider les utilisateurs de WordPress depuis 2011. Vous pouvez généralement la trouver en train de travailler sur de nouveaux articles pour le blog iThemes ou de développer des ressources pour #WPprosper. En dehors du travail, Kristen aime tenir un journal (elle a écrit deux livres !), faire de la randonnée et du camping, cuisiner et vivre des aventures quotidiennes avec sa famille, dans l'espoir de vivre une vie plus présente.