Consejos para la facturación del cliente: 10 formas de facturar mejor a los clientes

El mundo de las facturas de los clientes puede ser difícil y puede crear enormes quebraderos de cabeza para autónomos y emprendedores que simplemente intentan cobrar lo que se les debe por derecho. Sin embargo, existen consejos y técnicas inteligentes que puede utilizar para facilitar un poco las facturas. En esta guía, cubriremos diez consejos sobre facturas de clientes.

No hay nada mejor que trabajar como autónomo o ser dueño de su propio negocio. En lugar de estar a merced de un jefe exigente o de una empresa que no aprecia sus talentos, puede ser su propio empleador, sujeto a las demandas y preferencias de nadie más que a las suyas.

Sin embargo, los trabajadores autónomos se pierden un aspecto agradable de un trabajo tradicional, que es que no tienen la garantía de un cheque de pago cada dos semanas. En cambio, tienen que cobrar el dinero de los clientes ellos mismos en forma de facturas. Si bien muchos clientes pagan puntualmente y en su totalidad, el profesional independiente promedio tiene múltiples historias de terror sobre facturas que se pagaron tarde, no se pagaron en su totalidad o que conducen a una discusión de ida y vuelta sobre cuánto dinero se debía.

Al elaborar una factura, desea expresar el agradecimiento de su cliente, es decir, quiere dar la impresión de que está agradecido por el negocio del cliente y no solo por su dinero. Sin embargo, también desea demostrar que es firme en su solicitud de que la factura se pague con prontitud y dentro de los términos de su acuerdo inicial con el cliente.

¿Cuál es el propósito de una factura?

El propósito de una factura es cobrar el dinero adeudado por bienes o servicios por un cliente o cliente al finalizar un proyecto. Una factura también tiene otro propósito, que es crear un rastro de papel entre usted y sus clientes o clientes.

Facturar a los clientes no se trata solo de empujarlos a que le paguen por su trabajo, también se trata de documentar formalmente que ha realizado la solicitud. En el caso de que su cliente no pague y necesite emprender acciones legales, la factura y su posterior reconocimiento pueden ayudarlo en la corte.

Las facturas también son invaluables tanto para usted como para su cliente durante la temporada de impuestos en caso de que sea auditado o necesite mostrar documentación de que el cliente le pagó o le debe una cantidad pendiente.

¿Cómo hago una factura de cliente?

Para las empresas más pequeñas, puede redactar una factura usted mismo con bastante facilidad. Ponga el nombre, la dirección y el número de teléfono de su empresa en la esquina superior derecha como lo haría con cualquier otro documento de la empresa, luego titúlelo “factura de la semana de (fecha)” en negrita. Debajo del título, enumere los cargos detallados si es necesario, luego incluya el total. Si lo desea, puede incluir una fecha en la que espera recibir los fondos.

En estos días, incluso puede ser creativo con las facturas de sus clientes utilizando una herramienta de diseño como Canva. Canva ofrece un montón de plantillas de facturas gratuitas que puede personalizar fácilmente con su logotipo, marca, colores y más para darle un toque más personal.

Las empresas más grandes deberían considerar la posibilidad de subcontratar sus necesidades de facturación o utilizar un software que redacte las facturas automáticamente. La contabilidad para las grandes empresas ya es bastante complicada, por lo que utilizar un recurso de terceros para sus facturas puede ser una excelente manera de agilizar el proceso y garantizar que su contabilidad sea precisa.

¿Cuándo debo facturar a un cliente?

En general, es mejor facturar a un cliente antes de que se complete un proyecto, a menos que haya acordado que el pago se dividirá en dos y que el primer pago se realizará a la mitad del proyecto. A menos que tenga este acuerdo a mitad de camino, debe esperar hasta que haya terminado por completo con todas las tareas asociadas antes de pedir dinero.

En última instancia, se trata de una cuestión de etiqueta. Algunas personas enviarán la factura inmediatamente después de que se complete el proyecto, a veces incluso enviándola ese mismo día. Sin embargo, es mucho mejor en términos de servicio al cliente si espera recibir comentarios y asegurarse de que el cliente esté satisfecho antes de enviar la factura.

A continuación, se muestra un ejemplo de cómo sería un buen cronograma en términos de solicitar una factura.

Martes: Bill contrató a Marcia para diseñar un sitio web básico con un plan de mantenimiento de WordPress para su pequeña empresa. Estuvieron de acuerdo en que a Marcia se le pagaría en su totalidad una vez que se completara el proyecto. Después de cuatro semanas de trabajo, Marcia presenta el proyecto final. Bill le hace saber a Marcia que lo recibió y lo está revisando.

Miércoles: Bill le envía un correo electrónico a Marcia para decirle que está muy emocionado con el trabajo que ha hecho, pero que tiene un ligero reparo. Marcia sabe que es una solución rápida, por lo que hace los cambios y se los envía el mismo día.

Jueves: Bill envía un correo electrónico a Marcia con elogios entusiastas, ya que el sitio web terminado es exactamente como lo imaginó. Marcia responde a su correo electrónico con un mensaje que le informa el placer que fue tenerlo como cliente durante el último mes.

Viernes: Marcia quería que su mensaje de agradecimiento se mantuviera por sí solo, por lo que espera hasta la mañana siguiente para enviarle una factura por correo electrónico, incluida como un archivo .pdf. En el cuerpo del correo electrónico, ella reitera brevemente que fue un gran cliente y le informa que se adjunta la factura.

Lunes: Marcia se despierta con un depósito digital por la cantidad exacta que ella y Bill acordaron. Aunque Bill no lo pagó el mismo día en que lo recibió, el gran sentido de la etiqueta comercial de Marcia le informa que es comprensible que las facturas se paguen a menudo el siguiente día hábil, lo que significa que tuvo que quedarse quieta durante el fin de semana. El pago de Bill va acompañado de un correo electrónico que le dice a Marcia que su deuda ha sido saldada. Ella responde con un breve agradecimiento y lo invita a contarle a sus socios y amigos sobre sus servicios.

¿Cómo se factura a un cliente?

En estos días, muchas facturas se envían por correo electrónico. Esto es comprensible y perfectamente aceptable, ya que la mayoría del trabajo autónomo se realiza en línea.

Sin embargo, hay algunos casos en los que el correo tradicional es la mejor opción. Las facturas por correo tradicionales se utilizan a menudo para los servicios prestados en persona, donde se ha producido muy poca comunicación por correo electrónico. Está perfectamente bien preguntarle a su cliente cómo preferiría recibir una factura. Sin embargo, la mayoría de los clientes en el panorama empresarial actual están de acuerdo con recibir facturas por correo electrónico.

La importancia de los contratos de los clientes para las facturas de los clientes

También vale la pena señalar que las facturas y los detalles de los acuerdos de pago del proyecto se pueden cubrir en un contrato sólido con el cliente. Durante una reunión inicial con el cliente, puede cubrir las expectativas de los términos de pago y las fechas de vencimiento para que la comunicación de estas expectativas sea clara y directa.

De hecho, establecer sistemas para su negocio de diseño web es uno de los primeros pasos más importantes que puede dar un profesional independiente. Cuando tiene un proceso sólido para su negocio, aumentará su confianza y lo hará más eficiente, más productivo y más rentable. Esto puede resultar en que finalmente pueda cobrar lo que vale y mantener a raya a los clientes problemáticos.

Mejores facturas de clientes: 10 consejos

Ahora que hemos respondido algunas preguntas básicas sobre facturas de clientes, aquí hay 10 consejos imprescindibles para tener en cuenta cuando se trata de redactar, enviar y cumplir con las facturas de los clientes.

1. Nunca envíe una factura por correo electrónico como el cuerpo de un mensaje

En nuestro ejemplo anterior, Marcia hizo bien en incluir un mensaje cortés en el cuerpo del correo electrónico que le envió a Bill, ya que esto demuestra el aprecio del cliente. Además, hizo bien en incluir la factura como un archivo adjunto .pdf debidamente etiquetado.

Una factura siempre debe enviarse por correo electrónico como archivo adjunto, preferiblemente en formato .pdf o .doc. Recuerde, este es un documento formal que puede y será utilizado con fines legales, contables y fiscales. Si alguna vez ha intentado imprimir un correo electrónico, sabrá lo confuso que suele aparecer el texto en la página. Asegúrese de que tanto usted como su cliente puedan imprimir fácilmente la factura o archivarla digitalmente para fines de contabilidad.

2. Asegúrese de enviar la factura a la persona adecuada

Marcia le envió la factura a Bill porque es el único propietario de una pequeña empresa. Sin embargo, si trabaja con una organización más grande, es posible que la persona con la que se comunique no sea la persona a cargo de los pagos. Por ejemplo, si Marcia está diseñando un sitio web para una gran empresa de ropa, podría estar en comunicación con la persona a cargo de marketing. Esta persona puede estar a cargo del diseño web, pero no supervisa el cambio de manos del dinero.

Es una buena idea preguntar con quién debe tratar cuando llegue el momento de recibir el pago al comienzo de un proyecto. Está bien enviar la factura a su contacto en la empresa del cliente con una solicitud para que la reenvíe al empleado correspondiente. De lo contrario, si tiene la dirección de correo electrónico de la persona a cargo de los pagos, puede enviarle un mensaje directamente y enviar un CC a su contacto más cercano en la empresa.

3.Asegúrese de que quede claro cómo espera que le paguen

Muchos autónomos se han visto sorprendidos por los clientes que han solicitado pagar con un cheque de papel, ya que los pagos digitales se están convirtiendo rápidamente en la norma. Este es otro tema que conviene aclarar cuando acepta inicialmente los términos de su contrato con el cliente.

Si se está dando cuenta de que nunca acordó cómo le gustaría recibir el pago y es hora de redactar la factura, no dude en solicitar su forma de pago preferida en el cuerpo del correo electrónico cuando envíe la factura. Si desea que le paguen mediante un depósito bancario, cree un archivo adjunto adicional que contenga su cuenta y la información de ruta. No desea poner su información bancaria en la propia factura, ya que estos documentos pueden ser públicos si se incluyen en la preparación de impuestos de su cliente.

4. Sea paciente

Algunos clientes recibirán una factura y pagarán en una hora. Otros clientes esperarán hasta el siguiente día hábil o unos días después. Es comprensible que esté impaciente cuando se trata de que le paguen por un trabajo bien hecho. Sin embargo, un poco de paciencia es clave.

Si bien es aconsejable ser paciente, también es aconsejable saber cuándo debe levantarse por sí mismo.

5. No seas demasiado paciente

Nadie quiere desembolsar una gran suma de dinero, incluso cuando legítimamente se lo debe a alguien. A veces, los clientes pospondrán las cosas cuando se trata de cumplir con la factura de su cliente. En términos generales, si un cliente reconoció la factura pero no le envió los fondos, envíe un correo electrónico de seguimiento preguntando cuándo recibirá el dinero aproximadamente una semana después de que se envió la factura inicial. Si no recibió respuesta alguna, no dude en hacer un seguimiento tres días hábiles después del correo electrónico inicial.

6. Brinde al cliente el beneficio de la duda si tiene inquietudes

A veces, un cliente no estará de acuerdo con un cargo específico después de recibir una factura. Esto es especialmente cierto si les está cobrando más de lo que se acordó inicialmente debido a la extensión del proyecto o la solicitud de servicios adicionales.

La mejor manera de evitar esto es asegurarse de tener la documentación de que el cliente acepta tarifas adicionales por los servicios adicionales prestados. Esto significa que cada vez que un cliente desea expandir el alcance de un proyecto, le envía un correo electrónico para informarle que esto aumentará el monto que se le facturará e incluirá cifras exactas.

Muchos autónomos y clientes podrán resolver amistosamente cualquier disputa sobre el dinero adeudado a través de una comunicación clara. El hecho de que un cliente pueda tener algunas preocupaciones no significa que esté tratando de comportarse sin escrúpulos o recibir servicios de forma gratuita. Dele al cliente el beneficio de la duda y responda a cualquier inquietud con documentación de cuándo acordó cobrar cargos adicionales o expandió el alcance del proyecto.

7. Comprenda lo que se necesita para el temido tercer correo electrónico

Aunque el cliente que quiere disputar los cargos puede ser una carga, el peor cliente es el que parece haber desaparecido por completo. Muchos autónomos conocen la sensación de hundimiento de darse cuenta de que han pasado semanas y un cliente se ha olvidado de cumplir con su factura. Es una sensación horrible darse cuenta de que el cliente está disfrutando de los frutos de su trabajo mientras que usted no ha recibido ninguna compensación.

Si han pasado dos semanas y su cliente no ha respondido tanto a su solicitud inicial como a su cortés segundo correo electrónico para recordarle su deuda pendiente, entonces es el momento de enviar el temido "tercer correo electrónico". Si bien es importante que siga siendo profesional, este correo electrónico no debe tratar sobre sutilezas o expresar gratitud por el negocio del cliente.

En su lugar, infórmeles de manera profesional pero firme que tienen una deuda pendiente. Incluya la fecha inicial en la que envió la factura y vuelva a incluir la factura como archivo adjunto. Mantenga este correo electrónico breve y simple. Aunque pueda ser tentador, no amenace con emprender acciones legales ni exprese su disgusto por su comportamiento. Simplemente exponga los hechos del asunto y recuérdeles que espera que se pague esta deuda.

8. Reconozca cuando haya chocado contra una pared de ladrillos

Si ha pasado un mes y no ha recibido ningún pago, es hora de aceptar que podría estar tratando con un cliente que no tiene intención de pagarle. Esto también es cierto para los clientes con los que ha ido y venido sobre pequeñas discrepancias en el transcurso de varias semanas.

Por muy tentador que sea, mantenga sus emociones bajo control. Solo se está lastimando a sí mismo enviando al cliente un correo electrónico enojado o intentando sabotear los frutos de cualquier trabajo que haya completado para él. En cambio, acepte la situación en la que se encuentra y prepárese para tomar las medidas adecuadas. Para muchos, esto implicará ponerse en contacto con un abogado o presentar un caso en la corte de reclamos menores. Para unos pocos desafortunados que carecen de la documentación o de la capacidad de cobrar su deuda legalmente, esto podría significar una pérdida desafortunada, una lección aprendida y un cliente al que usted incluye permanentemente en la lista negra.

9. Tenga cuidado con los clientes que pagan tarde en el futuro

Algunos clientes demorarán el proceso de pago durante varias semanas antes de que finalmente cumplan su palabra y paguen su deuda pendiente. Estos clientes a menudo terminarán volviendo a usted en el futuro con una nueva propuesta de proyecto.

Muchos autónomos están ansiosos por aceptar cualquier trabajo que puedan conseguir, ya que es un mundo competitivo y ser un contratista independiente puede ser un desafío, por decir lo menos. Sin embargo, piense detenidamente si desea continuar una relación comercial con un cliente que retrasó el proceso de pago. Si el cliente dificultó el cobro de su pago la primera vez, es probable que se comporten exactamente de la misma manera cuando se trata de cobrar pagos para proyectos futuros.

No tenga miedo de dejar a un cliente que demostró que recompensarlo por su trabajo no era una prioridad para él. Si bien la apreciación del cliente es clave, la apreciación del contratista también es importante.

10. Aprenda sobre la marcha mejorando sus contratos

Todo nuevo autónomo cometerá el error de no documentar los términos del contrato, solo para sufrirlo cuando llegue el momento de enviar la factura al cliente. Aunque puede estudiar guías como esta y dominar la etiqueta adecuada de facturación, la experiencia le enseñará cómo manejar mejor el proceso de pago de una manera que sea justa tanto para usted como para el cliente.

Además, se pueden aplicar diferentes reglas en diferentes industrias. A medida que continúe en su carrera independiente, tomará en cuenta las consideraciones únicas que debe tener en cuenta y que se aplican específicamente a su industria.

Ser autónomo o emprendedor puede conllevar mucha inseguridad financiera. Sea inteligente con su sistema de facturación y siempre documente todo para protegerse. Si lo hace, evitará el maltrato y se asegurará de que sus facturas se paguen puntualmente y en su totalidad.

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Kristen Wright

Kristen ha estado escribiendo tutoriales para ayudar a los usuarios de WordPress desde 2011. Por lo general, puede encontrarla trabajando en nuevos artículos para el blog iThemes o desarrollando recursos para #WPprosper. Fuera del trabajo, a Kristen le gusta llevar un diario (¡ha escrito dos libros!), Hacer caminatas y acampar, cocinar y las aventuras diarias con su familia, con la esperanza de vivir una vida más presente.