Dicas de fatura para clientes: dez maneiras melhores de faturar clientes

O mundo das faturas de clientes pode ser difícil e criar enormes dores de cabeça para freelancers e empreendedores que estão apenas tentando cobrar o que é devido a eles por direito. No entanto, existem dicas e técnicas inteligentes que você pode usar para tornar as faturas um pouco mais fáceis. Neste guia, abordaremos dez dicas sobre faturas de clientes.

Não há nada melhor do que trabalhar como freelancer ou ter seu próprio negócio. Em vez de ficar à mercê de um chefe exigente ou de uma empresa que não valoriza seus talentos, você passa a ser seu próprio empregador, sujeito às exigências e preferências de ninguém além das suas.

No entanto, os freelancers perdem um aspecto interessante de um trabalho tradicional: eles não têm a garantia de um contracheque a cada duas semanas. Em vez disso, eles têm que cobrar dinheiro dos próprios clientes na forma de faturas. Embora muitos clientes paguem prontamente e na íntegra, o freelancer médio tem várias histórias de terror sobre faturas que foram pagas com atraso, não pagas integralmente ou que levam a uma discussão interminável sobre quanto dinheiro era devido.

Ao elaborar uma fatura, você deseja expressar o apreço do cliente, o que significa que deseja dar a impressão de que é grato pelo negócio do cliente e não apenas pelo dinheiro. No entanto, você também deseja demonstrar que está firme em sua solicitação de que a fatura seja paga prontamente e dentro dos termos de seu acordo inicial com o cliente.

Qual é o propósito de uma fatura?

O objetivo de uma fatura é cobrar o dinheiro devido por bens ou serviços por um cliente ou cliente na conclusão de um projeto. Uma fatura também tem outro propósito, que é criar um rastro de papel entre você e seus clientes ou clientes.

Faturar clientes não é apenas incitá-los a pagar por seu trabalho, mas também documentar formalmente que você fez a solicitação. Caso o seu cliente não pague e necessite de uma ação judicial, a fatura e o subsequente reconhecimento da mesma podem ajudá-lo no tribunal.

As faturas também são inestimáveis ​​para você e seu cliente durante a temporada de impostos, no caso de você ser auditado ou precisar mostrar a documentação de que o cliente lhe pagou ou lhe deve um valor pendente.

Como faço uma fatura para o cliente?

Para empresas menores, você mesmo pode redigir uma fatura com bastante facilidade. Coloque o nome, endereço e número de telefone da sua empresa no canto superior direito, como faria para qualquer outro documento da empresa, e intitule-a “fatura da semana de (data)” em negrito. Abaixo do título, liste os encargos discriminados, se necessário, e inclua o total. Se desejar, você pode incluir uma data na qual espera receber os fundos.

Hoje em dia, você pode até ser criativo com as faturas de seus clientes usando uma ferramenta de design como o Canva. Canva oferece vários modelos de faturas grátis que você pode personalizar facilmente com seu logotipo, marca, cores e muito mais para um toque mais pessoal.

As empresas maiores devem considerar a terceirização de suas necessidades de fatura ou o uso de software que rascunhe faturas automaticamente. A contabilidade para grandes empresas já é complicada o suficiente, portanto, utilizar um recurso de terceiros para suas faturas pode ser uma ótima maneira de agilizar o processo e garantir que sua contabilidade seja precisa.

Quando devo faturar um cliente?

Geralmente, é melhor faturar um cliente antes da conclusão de um projeto, a menos que você tenha concordado que o pagamento seria dividido em dois, sendo o primeiro pagamento efetuado na metade do projeto. A menos que você tenha esse acordo intermediário, deve esperar até terminar completamente todas as tarefas associadas antes de pedir dinheiro.

Em última análise, é uma questão de etiqueta. Algumas pessoas enviarão a fatura imediatamente após a conclusão do projeto, às vezes até enviá-la no mesmo dia. No entanto, é muito melhor em termos de atendimento ao cliente se você esperar o feedback e garantir que o cliente está satisfeito antes de enviar a fatura.

Aqui está um exemplo de como seria um bom cronograma em termos de solicitação de fatura.

Terça-feira - Bill contratou Marcia para projetar um site básico com um plano de manutenção WordPress para sua pequena empresa. Eles concordaram que Márcia seria pago integralmente assim que o projeto fosse concluído. Após quatro semanas de trabalho, Márcia apresenta o projeto final. Bill avisa a Marcia que o recebeu e está revisando.

Quarta-feira - Bill manda um e-mail para Márcia para dizer a ela que está muito entusiasmado com o trabalho que ela fez, mas tem um leve escrúpulo. Márcia sabe que é uma solução rápida, então ela faz as alterações e manda de volta para ele no mesmo dia.

Quinta-feira - Bill manda um e-mail para Márcia com elogios entusiasmados, já que o site finalizado está exatamente como ele imaginou. Márcia responde ao seu e-mail com uma mensagem informando que foi um prazer tê-lo como cliente no último mês.

Sexta-feira - Márcia queria que sua mensagem de agradecimento valesse por si só, então ela espera até a manhã seguinte para enviar a ele uma fatura por e-mail, incluída em arquivo .pdf. No corpo do e-mail, ela reitera brevemente que ele foi um ótimo cliente e informa que a fatura está anexada.

Segunda-feira - Márcia acorda com um depósito digital no valor exato que ela e Bill combinaram. Embora Bill não tenha pago no mesmo dia em que o recebeu, o grande senso de etiqueta empresarial de Márcia a informa que é compreensível que as faturas sejam pagas com frequência no dia útil seguinte, o que significa que ela teve de esperar o fim de semana. O pagamento de Bill vem acompanhado de um e-mail informando a Márcia que sua dívida foi quitada. Ela responde com um breve agradecimento e o convida a contar a seus associados e amigos sobre seus serviços.

Como você fatura um cliente?

Hoje em dia, muitas faturas são enviadas por e-mail. Isso é compreensível e perfeitamente aceitável, já que a maioria do trabalho freelance é feito online.

No entanto, existem alguns casos em que o correio tradicional é a melhor opção. As faturas por correio tradicionais são frequentemente utilizadas para serviços prestados pessoalmente, em que ocorre muito pouca comunicação por e-mail. É perfeitamente normal perguntar ao seu cliente como ele prefere receber uma fatura. No entanto, a maioria dos clientes no cenário atual de negócios aceita o recebimento de faturas por e-mail.

A importância dos contratos do cliente para as faturas do cliente

Também é importante notar que as faturas e os detalhes dos acordos de pagamento do projeto podem ser incluídos em um contrato sólido com o cliente. Durante uma reunião inicial com o cliente, você pode cobrir as expectativas de termos de pagamento e datas de vencimento para que a comunicação dessas expectativas seja clara e direta.

Na verdade, estabelecer sistemas para o seu negócio de web design é um dos primeiros passos mais importantes que um freelancer pode dar. Quando você tem um processo sólido para o seu negócio, ele aumenta sua confiança e o torna mais eficiente, produtivo e lucrativo. Isso pode resultar em finalmente poder cobrar o que você vale e manter os clientes problemáticos sob controle.

Melhores faturas de clientes: 10 dicas

Agora que respondemos a algumas perguntas básicas sobre faturas de clientes, aqui estão 10 dicas que você deve saber quando se trata de redigir, enviar e preencher faturas de clientes.

1. Nunca envie uma fatura por e-mail como o corpo de uma mensagem

Em nosso exemplo anterior, Marcia fez questão de incluir uma mensagem educada no corpo do e-mail que ela enviou para Bill, pois isso demonstra o apreço do cliente. Além disso, ela fez questão de incluir a fatura como um anexo .pdf devidamente rotulado.

Uma fatura deve ser sempre enviada por e-mail como um anexo, de preferência em formato .pdf ou .doc. Lembre-se de que este é um documento formal que pode e será utilizado para fins jurídicos, contábeis e fiscais. Se você já tentou imprimir um e-mail, sabe como o texto confuso costuma aparecer na página. Certifique-se de que você e seu cliente possam imprimir facilmente a fatura ou arquivá-la digitalmente para fins de contabilidade.

2. Certifique-se de que está enviando a fatura para a pessoa certa

Márcia mandou a nota fiscal para Bill porque ele é o único proprietário de uma pequena empresa. No entanto, se você estiver trabalhando com uma organização maior, a pessoa com a qual você se comunica pode não ser a pessoa responsável pelos pagamentos. Por exemplo, se Márcia está projetando um site para uma grande empresa de roupas, ela pode estar se comunicando com o responsável pelo marketing. Essa pessoa pode ser responsável por lidar com o design da web, mas não supervisiona a troca de mãos.

É uma boa ideia perguntar com quem você deve lidar quando chega a hora de receber o pagamento no início de um projeto. Não há problema em enviar a nota fiscal ao seu contato na empresa do cliente com uma solicitação para que seja encaminhada ao funcionário responsável. Caso contrário, se você tiver o endereço de e-mail da pessoa responsável pelos pagamentos, pode enviar uma mensagem diretamente a ela e enviar em CC o seu contato mais próximo na empresa.

3. Certifique-se de que está claro como você espera ser pago

Muitos freelancers foram surpreendidos por clientes que pediram para pagar com cheque em papel, visto que os pagamentos digitais estão rapidamente se tornando a norma. Esse é outro tópico que é bom esclarecer quando você estiver concordando inicialmente com os termos do seu contrato com o cliente.

Se você está percebendo que nunca concordou sobre como gostaria de ser pago e é hora de redigir a fatura, sinta-se à vontade para solicitar a forma de pagamento de sua preferência no corpo do e-mail ao enviar a fatura. Se desejar ser pago por depósito bancário, crie um anexo adicional que contenha sua conta e informações de roteamento. Você não deseja colocar suas informações bancárias na própria fatura, pois esses documentos podem ser públicos se incluídos na preparação do imposto de seu cliente.

4. Seja paciente

Alguns clientes receberão uma fatura e pagarão em uma hora. Outros clientes esperarão até o próximo dia útil ou alguns dias depois. É compreensível que você fique impaciente quando se trata de receber por um trabalho bem executado. No entanto, um pouco de paciência é fundamental.

Embora seja sábio ser paciente, também é aconselhável saber quando você deve se defender.

5. Não seja muito paciente

Ninguém quer desembolsar uma grande soma de dinheiro, mesmo quando, por direito, o deve a alguém. Às vezes, os clientes vão procrastinar quando se trata de cumprir a fatura do cliente. De modo geral, se um cliente reconheceu a fatura, mas não lhe enviou os fundos, envie um e-mail de acompanhamento perguntando quando você receberá o dinheiro cerca de uma semana após o envio da fatura inicial. Se você não recebeu nenhuma resposta, sinta-se à vontade para fazer o acompanhamento três dias úteis após o e-mail inicial.

6. Dê ao cliente o benefício da dúvida se ele tiver preocupações

Às vezes, um cliente discorda de uma cobrança específica depois de receber uma fatura. Isso é especialmente verdadeiro se você estiver cobrando deles mais do que o inicialmente acordado devido à extensão do projeto ou à solicitação de serviços adicionais.

A melhor maneira de evitar isso é garantir que você tenha a documentação do cliente concordando com taxas adicionais por serviços adicionais prestados. Isso significa que sempre que um cliente deseja expandir o escopo de um projeto, você o envia por e-mail para informá-lo de que isso aumentará o valor que será cobrado e incluirá os valores exatos.

Muitos freelancers e clientes poderão resolver amigavelmente quaisquer disputas sobre dinheiro devido por meio de comunicação clara. Só porque um cliente pode ter algumas preocupações, não significa que ele esteja tentando se comportar de maneira inescrupulosa ou receber serviços gratuitos. Dê ao cliente o benefício da dúvida e responda a quaisquer dúvidas com a documentação de quando eles concordaram com cobranças adicionais ou expandiram o escopo do projeto.

7. Entenda o que é necessário para o temido terceiro e-mail

Embora o cliente que deseja contestar as acusações possa ser oneroso, o pior cliente é aquele que parece ter desaparecido por completo. Muitos freelancers conhecem a sensação desagradável de perceber que semanas se passaram e um cliente deixou de cumprir sua fatura. É uma sensação horrível perceber que o cliente está aproveitando os frutos do seu trabalho enquanto você não recebe nenhuma compensação.

Se duas semanas se passaram e seu cliente não respondeu à sua solicitação inicial e ao seu segundo e-mail educado para lembrá-los de sua dívida pendente, então é hora de enviar o temido “terceiro e-mail”. Embora seja importante que você permaneça profissional, este e-mail não deve ser sobre sutilezas ou expressar gratidão pelos negócios do cliente.

Em vez disso, informe-os de maneira profissional, mas firme, de que eles têm uma dívida pendente. Inclua a data inicial em que você enviou a fatura e inclua a fatura novamente como um anexo. Mantenha este e-mail breve e simples. Embora possa ser tentador, não faça ameaças de ação legal nem expresse seu descontentamento com o comportamento deles. Simplesmente exponha os fatos da questão e lembre-os de que você espera que essa dívida seja paga.

8. Reconheça quando você atinge uma parede de tijolos

Se um mês se passou e você não recebeu nenhum pagamento, é hora de aceitar que você pode estar lidando com um cliente que não tem intenção de lhe pagar. Isso também se aplica a clientes com quem você trocou ideias sobre pequenas discrepâncias ao longo de várias semanas.

Por mais tentador que seja, mantenha suas emoções sob controle. Você só está se prejudicando ao enviar ao cliente um e-mail irado ou ao tentar sabotar os frutos de qualquer trabalho que tenha concluído para ele. Em vez disso, aceite a situação em que você está e prepare-se para tomar as medidas adequadas. Para muitos, isso envolverá entrar em contato com um advogado ou abrir um caso em um juizado de pequenas causas. Para uns poucos infelizes que não têm a documentação ou a capacidade de cobrar legalmente suas dívidas, isso pode significar uma perda infeliz, uma lição aprendida e um cliente que você permanentemente coloca na lista negra.

9. Tenha cuidado com os clientes que pagam tarde daqui para frente

Alguns clientes vão arrastar o processo de pagá-lo por várias semanas antes de finalmente cumprirem sua palavra e pagarem suas dívidas pendentes. Esses clientes muitas vezes acabam voltando para você no futuro com uma nova proposta de projeto.

Muitos freelancers estão ansiosos para aceitar qualquer trabalho que possam conseguir, pois é um mundo competitivo e ser um contratante independente pode ser um desafio, para dizer o mínimo. No entanto, pense bastante se deseja continuar um relacionamento comercial com um cliente que atrasou o processo de pagamento. Se o cliente dificultou a cobrança do seu pagamento da primeira vez, é provável que ele se comporte da mesma maneira quando se trata de cobrar pagamentos para projetos futuros.

Não tenha medo de abandonar um cliente que demonstrou que recompensá-lo por seu trabalho não era uma prioridade para eles. Embora a valorização do cliente seja fundamental, a valorização do contratante também é importante.

10. Aprenda enquanto melhora seus contratos

Todo novo freelancer cometerá o erro de deixar de documentar os termos do contrato, apenas para sofrer por isso na hora de enviar a fatura do cliente. Embora você possa estudar guias como este e dominar a etiqueta adequada de faturamento, a experiência irá ensiná-lo a lidar melhor com o processo de pagamento de uma forma que seja justa para você e para o cliente.

Além disso, regras diferentes podem ser aplicadas em diferentes setores. Conforme você continua em sua carreira de freelance, você aprenderá sobre as considerações exclusivas que se aplicam especificamente ao seu setor.

Ser freelancer ou empresário pode trazer consigo muita insegurança financeira. Seja esperto com o seu sistema de faturamento e sempre documente tudo para se proteger. Se você fizer isso, você evitará maus-tratos e garantirá que suas faturas sejam pagas na íntegra e prontamente.

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Kristen Wright

Kristen tem escrito tutoriais para ajudar os usuários do WordPress desde 2011. Normalmente, você pode encontrá-la trabalhando em novos artigos para o blog do iThemes ou desenvolvendo recursos para o #WPprosper. Fora do trabalho, Kristen gosta de fazer um diário (ela escreveu dois livros!), Fazer caminhadas e acampar, cozinhar e aventuras diárias com sua família, na esperança de viver uma vida mais presente.