Tipps zur Kundenrechnung: 10 Möglichkeiten, Kunden besser Rechnungen zu stellen

Die Welt der Kundenrechnungen kann schwierig sein und kann Freiberuflern und Unternehmern, die nur versuchen, das einzuziehen, was ihnen rechtmäßig geschuldet wird, große Kopfschmerzen bereiten. Es gibt jedoch clevere Tipps und Techniken, mit denen Sie Rechnungen etwas einfacher machen können. In diesem Leitfaden behandeln wir zehn Tipps zur Kundenrechnung.

Es gibt nichts Schöneres, als als Freelancer zu arbeiten oder ein eigenes Geschäft zu führen. Anstatt einem anspruchsvollen Chef oder einem Unternehmen, das Ihre Talente nicht schätzt, ausgeliefert zu sein, werden Sie Ihr eigener Arbeitgeber, der nur Ihren eigenen Ansprüchen und Vorlieben unterliegt.

Freiberufler verpassen jedoch einen schönen Aspekt eines traditionellen Jobs, nämlich dass sie nicht alle zwei Wochen die Garantie haben, einen Gehaltsscheck zu erhalten. Stattdessen müssen sie von den Kunden selbst Geld in Form von Rechnungen eintreiben. Während viele Kunden sofort und vollständig bezahlen, hat der durchschnittliche Freiberufler mehrere Horrorgeschichten über Rechnungen, die zu spät oder nicht vollständig bezahlt wurden oder die zu einem hin und her Streit darüber führen, wie viel Geld fällig ist.

Wenn Sie eine Rechnung erstellen, möchten Sie Ihren Kunden Wertschätzung zum Ausdruck bringen, dh Sie möchten den Eindruck erwecken, dass Sie für das Geschäft des Kunden dankbar sind und nicht nur für sein Geld. Sie möchten jedoch auch zeigen, dass Sie in Ihrer Forderung nach einer unverzüglichen und gemäß Ihrer ursprünglichen Vereinbarung mit dem Kunden vereinbarten Rechnung standhaft sind.

Was ist der Zweck einer Rechnung?

Der Zweck einer Rechnung besteht darin, von einem Kunden oder Auftraggeber nach Abschluss eines Projekts geschuldete Gelder für Waren oder Dienstleistungen einzuziehen. Eine Rechnung dient noch einem anderen Zweck, nämlich dass sie eine Papierspur zwischen Ihnen und Ihren Kunden oder Kunden herstellt.

Bei der Rechnungsstellung an Kunden geht es nicht nur darum, sie dazu zu bringen, Sie für Ihre Arbeit zu bezahlen, sondern auch darum, formell zu dokumentieren, dass Sie die Anfrage gestellt haben. Für den Fall, dass Ihr Mandant nicht zahlt und Sie rechtliche Schritte einleiten müssen, kann Ihnen die Rechnung und deren anschließende Bestätigung vor Gericht helfen.

Rechnungen sind für Sie und Ihren Kunden auch während der Steuersaison von unschätzbarem Wert, wenn Sie geprüft werden oder Dokumente vorlegen müssen, dass der Kunde Sie entweder bezahlt hat oder Ihnen einen ausstehenden Betrag schuldet.

Wie erstelle ich eine Kundenrechnung?

Für kleinere Unternehmen können Sie eine Rechnung relativ einfach selbst erstellen. Tragen Sie Ihren Firmennamen, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer wie bei jedem anderen Firmendokument in die obere rechte Ecke ein und beschriften Sie es dann in Fettschrift mit „Rechnung für die Woche von (Datum)“. Listen Sie unter dem Titel ggf. die aufgeschlüsselten Gebühren auf und fügen Sie dann die Gesamtsumme hinzu. Wenn Sie dies wünschen, können Sie ein Datum angeben, bis zu dem Sie das Geld voraussichtlich erhalten.

Heutzutage können Sie mit einem Designtool wie Canva sogar Ihre Kundenrechnungen kreativ gestalten. Canva bietet viele kostenlose Rechnungsvorlagen, die du ganz einfach mit deinem Logo, Branding, Farben und mehr für eine persönlichere Note anpassen kannst.

Größere Unternehmen sollten erwägen, ihren Rechnungsbedarf auszulagern oder eine Software zu verwenden, die Rechnungen automatisch erstellt. Die Buchhaltung für große Unternehmen ist ohnehin schon kompliziert genug. Daher kann die Verwendung eines Drittanbieters für Ihre Rechnungen eine großartige Möglichkeit sein, den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Ihre Buchhaltung korrekt ist.

Wann sollte ich einem Kunden eine Rechnung stellen?

Im Allgemeinen ist es am besten, einem Kunden eine Rechnung zu stellen, bevor ein Projekt abgeschlossen ist, es sei denn, Sie haben vereinbart, dass die Zahlung in zwei Teile geteilt wird, wobei die erste Zahlung nach der Hälfte des Projekts erfolgt. Sofern Sie diese Halbzeitvereinbarung nicht haben, sollten Sie warten, bis Sie alle damit verbundenen Aufgaben vollständig erledigt haben, bevor Sie um Geld bitten.

Das ist letztlich eine Frage der Etikette. Manche Leute senden die Rechnung sofort nach Abschluss des Projekts, manchmal sogar noch am selben Tag. Für den Kundenservice ist es jedoch viel besser, wenn Sie auf das Feedback warten und sicherstellen, dass der Kunde zufrieden ist, bevor Sie die Rechnung senden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie ein guter Zeitplan für die Anforderung einer Rechnung aussehen würde.

Dienstag – Bill hat Marcia beauftragt, eine einfache Website mit einem WordPress-Wartungsplan für sein kleines Unternehmen zu entwerfen. Sie vereinbarten, dass Marcia nach Abschluss des Projekts vollständig bezahlt wird. Nach vier Wochen Arbeit reicht Marcia das endgültige Projekt ein. Bill teilt Marcia mit, dass er es erhalten hat und überprüft es.

Mittwoch – Bill schickt Marcia eine E-Mail, um ihr mitzuteilen, dass er von der Arbeit, die sie geleistet hat, weitgehend begeistert ist, aber ein wenig Bedenken hat. Marcia weiß, dass es eine schnelle Lösung ist, also nimmt sie die Änderungen vor und schickt es ihm noch am selben Tag zurück.

Donnerstag – Bill lobt Marcia per E-Mail, da die fertige Website genau so ist, wie er sie sich vorgestellt hat. Marcia antwortet auf seine E-Mail mit einer Nachricht, die ihn darüber informiert, wie schön es war, ihn im letzten Monat als Kunden zu haben.

Freitag – Marcia wollte, dass ihre Dankesbotschaft für sich allein steht, also wartet sie bis zum nächsten Morgen, um ihm eine Rechnung per E-Mail zu senden, die als .pdf-Datei enthalten ist. Im Text der E-Mail wiederholt sie kurz, dass er ein großartiger Kunde war und teilt ihm mit, dass die Rechnung beigefügt ist.

Montag – Marcia wacht mit einer digitalen Einzahlung über den genauen Betrag auf, den sie und Bill vereinbart haben. Obwohl Bill es nicht am selben Tag bezahlt hat, an dem er es erhalten hat, sagt Marcias gutes Gespür für Geschäftsetikette ihr, dass es verständlich ist, dass Rechnungen oft am nächsten Werktag bezahlt werden, was bedeutet, dass sie über das Wochenende warten musste. Bills Zahlung wird von einer E-Mail begleitet, in der Marcia mitgeteilt wird, dass seine Schulden beglichen wurden. Sie antwortet mit einem kurzen Dankeschön und lädt ihn ein, seinen Mitarbeitern und Freunden von ihren Diensten zu erzählen.

Wie rechnen Sie einem Kunden ab?

Heutzutage werden viele Rechnungen per E-Mail verschickt. Dies ist verständlich und durchaus akzeptabel, da der Großteil der freiberuflichen Arbeit online erledigt wird.

Es gibt jedoch einige Fälle, in denen herkömmliche Post die bessere Option ist. Herkömmliche Postrechnungen werden oft für persönlich erbrachte Dienstleistungen verwendet, bei denen nur sehr wenig Kommunikation über E-Mail stattgefunden hat. Es ist völlig in Ordnung, Ihren Kunden zu fragen, wie er eine Rechnung erhalten möchte. Die Mehrheit der Kunden in der heutigen Geschäftslandschaft ist jedoch damit einverstanden, Rechnungen per E-Mail zu erhalten.

Die Bedeutung von Kundenverträgen für Kundenrechnungen

Es ist auch erwähnenswert, dass Rechnungen und die Details der Projektzahlungsvereinbarungen in einem soliden Kundenvertrag enthalten sein können. Während eines ersten Kundengesprächs können Sie die Erwartungen an Zahlungsbedingungen und Fälligkeitstermine abdecken, damit die Kommunikation dieser Erwartungen klar und unkompliziert ist.

Tatsächlich ist die Einrichtung von Systemen für Ihr Webdesign-Geschäft einer der wichtigsten ersten Schritte, die ein Freiberufler unternehmen kann. Ein solider Prozess für Ihr Unternehmen stärkt Ihr Vertrauen und macht Sie effizienter, produktiver und profitabler. Dies kann dazu führen, dass Sie endlich Ihren Wert berechnen können und problematische Kunden in Schach halten.

Bessere Kundenrechnungen: 10 Tipps

Nachdem wir nun einige grundlegende Fragen zu Kundenrechnungen beantwortet haben, finden Sie hier 10 wichtige Tipps, die Sie beim Erstellen, Versenden und Erfüllen von Kundenrechnungen beachten sollten.

1. Versenden Sie niemals eine Rechnung per E-Mail als Text einer Nachricht

In unserem vorherigen Beispiel war Marcia klug, eine höfliche Nachricht in den Text der E-Mail aufzunehmen, die sie an Bill schickte, da dies die Wertschätzung der Kunden demonstriert. Darüber hinaus war es ihr ratsam, die Rechnung als ordnungsgemäß beschrifteten .pdf-Anhang beizufügen.

Eine Rechnung sollte immer als Anhang per E-Mail gesendet werden, vorzugsweise im .pdf- oder .doc-Format. Denken Sie daran, dass dies ein formelles Dokument ist, das für rechtliche, buchhalterische und steuerliche Zwecke verwendet werden kann und wird. Wenn Sie schon einmal versucht haben, eine E-Mail zu drucken, wissen Sie, wie unübersichtlich der Text oft auf der Seite erscheint. Stellen Sie sicher, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde die Rechnung einfach ausdrucken oder zu Buchhaltungszwecken digital ablegen können.

2. Stellen Sie sicher, dass Sie die Rechnung an die richtige Person senden

Marcia hat Bill die Rechnung geschickt, weil er der alleinige Inhaber eines kleinen Unternehmens ist. Wenn Sie jedoch mit einer größeren Organisation zusammenarbeiten, ist die Person, mit der Sie kommunizieren, möglicherweise nicht die für Zahlungen zuständige Person. Wenn Marcia beispielsweise eine Website für ein großes Bekleidungsunternehmen entwirft, kommuniziert sie möglicherweise mit der für das Marketing zuständigen Person. Diese Person könnte für das Webdesign verantwortlich sein, aber sie beaufsichtigt nicht, dass Geld den Besitzer wechselt.

Es ist eine kluge Idee, zu Beginn eines Projekts zu fragen, mit wem Sie sich befassen sollten, wenn es darum geht, Zahlungen zu erhalten. Es ist in Ordnung, die Rechnung an Ihren Ansprechpartner im Unternehmen des Kunden zu senden mit der Bitte, sie an den entsprechenden Mitarbeiter weiterzuleiten. Andernfalls, wenn Sie die E-Mail-Adresse des Zahlungsverantwortlichen haben, können Sie ihm direkt eine Nachricht senden und Ihren engsten Kontakt im Unternehmen CC setzen.

3. Stellen Sie sicher, dass klar ist, wie Sie voraussichtlich bezahlt werden

Viele Freiberufler wurden von Kunden überrascht, die eine Zahlung per Papierscheck beantragt haben, da digitale Zahlungen schnell zur Norm werden. Dies ist ein weiteres Thema, das gut zu klären ist, wenn Sie zunächst den Vertragsbedingungen mit dem Kunden zustimmen.

Wenn Sie feststellen, dass Sie sich nie auf die Zahlungsweise geeinigt haben und es Zeit ist, die Rechnung zu erstellen, können Sie Ihre bevorzugte Zahlungsweise im Text der E-Mail beim Senden der Rechnung anfordern. Wenn Sie per Banküberweisung bezahlt werden möchten, erstellen Sie einen zusätzlichen Anhang, der Ihre Konto- und Routinginformationen enthält. Sie möchten Ihre Bankverbindung nicht auf der Rechnung selbst angeben, da diese Dokumente öffentlich zugänglich sein können, wenn sie in die Steuervorbereitung Ihres Kunden aufgenommen werden.

4. Seien Sie geduldig

Einige Kunden erhalten eine Rechnung und zahlen innerhalb einer Stunde. Andere Kunden warten bis zum nächsten Werktag oder ein paar Tage später. Es ist verständlich, dass Sie ungeduldig sind, wenn es darum geht, für eine gute Arbeit bezahlt zu werden. Ein bisschen Geduld ist jedoch wichtig.

Es ist zwar ratsam, geduldig zu sein, aber es ist auch ratsam zu wissen, wann Sie für sich selbst einstehen sollten.

5. Seien Sie nicht zu geduldig

Niemand möchte einen großen Geldbetrag hergeben, selbst wenn er es jemandem rechtmäßig schuldet. Manchmal zögern Kunden, wenn es darum geht, ihre Kundenrechnung zu erfüllen. Im Allgemeinen, wenn ein Kunde die Rechnung bestätigt hat, Ihnen das Geld aber nicht gesendet hat, senden Sie eine Folge-E-Mail mit der Frage, wann Sie das Geld etwa eine Woche nach Versand der ursprünglichen Rechnung erhalten. Wenn Sie überhaupt keine Antwort erhalten haben, können Sie sich drei Werktage nach der ersten E-Mail melden.

6. Geben Sie dem Kunden den Vorteil des Zweifels, wenn er Bedenken hat

Manchmal wird ein Kunde nach Erhalt einer Rechnung mit einer bestimmten Gebühr nicht einverstanden sein. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie aufgrund einer Projektverlängerung oder der Anforderung zusätzlicher Dienstleistungen mehr verlangen als ursprünglich vereinbart.

Der beste Weg, dies zu vermeiden, besteht darin, sicherzustellen, dass Sie über die Zustimmung des Kunden zu zusätzlichen Gebühren für zusätzliche erbrachte Dienstleistungen verfügen. Das bedeutet, dass Sie jedes Mal, wenn ein Kunde den Umfang eines Projekts erweitern möchte, ihm eine E-Mail mitteilen, dass dies den Betrag erhöht, der ihm in Rechnung gestellt wird und genaue Zahlen enthält.

Viele Freiberufler und Kunden werden in der Lage sein, Streitigkeiten über geschuldete Gelder durch eine klare Kommunikation gütlich beizulegen. Nur weil ein Kunde Bedenken hat, bedeutet das nicht, dass er sich skrupellos verhalten oder kostenlose Dienste in Anspruch nehmen möchte. Geben Sie dem Kunden den Vorteil im Zweifelsfall und beantworten Sie alle Bedenken mit einer Dokumentation, wann er zusätzlichen Kosten zugestimmt oder den Umfang des Projekts erweitert hat.

7. Verstehen Sie, was für die gefürchtete dritte E-Mail erforderlich ist

Obwohl der Kunde, der Gebühren bestreiten möchte, lästig sein kann, ist der schlimmste Kunde derjenige, der ganz verschwunden zu sein scheint. Viele Freiberufler kennen das düstere Gefühl, wenn man merkt, dass Wochen vergangen sind und ein Kunde es versäumt hat, seine Rechnung zu erfüllen. Es ist ein schreckliches Gefühl zu erkennen, dass der Kunde die Früchte Ihrer Arbeit genießt, während Sie wiederum keine Entschädigung erhalten.

Wenn zwei Wochen vergangen sind und Ihr Kunde weder auf Ihre erste Anfrage noch auf Ihre höfliche zweite E-Mail reagiert hat, um ihn an seine ausstehenden Schulden zu erinnern, ist es an der Zeit, die gefürchtete „dritte E-Mail“ zu senden. Obwohl es wichtig ist, dass Sie professionell bleiben, sollte es in dieser E-Mail nicht um Nettigkeiten oder um Dankbarkeit für das Geschäft des Kunden gehen.

Informieren Sie sie stattdessen professionell, aber bestimmt, dass sie eine offene Forderung haben. Geben Sie das ursprüngliche Datum an, an dem Sie die Rechnung gesendet haben, und fügen Sie die Rechnung erneut als Anhang bei. Halten Sie diese E-Mail kurz und einfach. Auch wenn es verlockend sein mag, drohen Sie nicht mit rechtlichen Schritten und drücken Sie nicht Ihren Unmut über ihr Verhalten aus. Nennen Sie einfach den Sachverhalt und erinnern Sie daran, dass Sie mit der Begleichung dieser Schuld rechnen.

8. Erkenne, wenn du gegen eine Mauer gestoßen bist

Wenn ein Monat vergangen ist und Sie keine Zahlung erhalten haben, ist es an der Zeit zu akzeptieren, dass Sie es möglicherweise mit einem Kunden zu tun haben, der nicht die Absicht hat, Sie zu bezahlen. Dies gilt auch für Kunden, mit denen Sie über mehrere Wochen hin und her über kleine Unstimmigkeiten gegangen sind.

So verlockend es auch sein mag, halten Sie Ihre Emotionen im Zaum. Sie verletzen sich nur selbst, indem Sie dem Kunden eine wütende E-Mail schicken oder versuchen, die Früchte Ihrer Arbeit zu sabotieren, die Sie für ihn erledigt haben. Akzeptieren Sie stattdessen die Situation, in der Sie sich befinden, und bereiten Sie sich darauf vor, geeignete Maßnahmen zu ergreifen. Für viele bedeutet dies, dass Sie sich an einen Anwalt wenden oder einen Fall bei einem Gericht für geringfügige Forderungen einreichen. Für einige Unglückliche, die nicht über die Unterlagen oder die Möglichkeit verfügen, ihre Schulden legal einzuziehen, kann dies einen unglücklichen Verlust, eine Lektion aus der Erfahrung und einen Kunden bedeuten, den Sie dauerhaft auf die schwarze Liste setzen.

9. Seien Sie vorsichtig mit Kunden, die in Zukunft zu spät zahlen

Einige Kunden werden den Auszahlungsprozess mehrere Wochen in die Länge ziehen, bevor sie endlich ihr Wort einlösen und ihre ausstehenden Schulden begleichen. Diese Kunden werden in Zukunft oft mit einem neuen Projektvorschlag auf Sie zurückkommen.

Viele Freiberufler sind bestrebt, jeden Job anzunehmen, den sie bekommen können, da es sich um eine wettbewerbsorientierte Welt handelt und es, gelinde gesagt, eine Herausforderung sein kann, ein unabhängiger Auftragnehmer zu sein. Überlegen Sie sich jedoch lange, ob Sie eine Geschäftsbeziehung mit einem Kunden fortsetzen möchten, der den Zahlungsvorgang verzögert hat. Wenn der Kunde es beim ersten Mal schwierig gemacht hat, Ihre Zahlung einzuziehen, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass er sich beim Einziehen von Zahlungen für zukünftige Projekte genauso verhält.

Haben Sie keine Angst, einen Kunden fallen zu lassen, der gezeigt hat, dass die Belohnung für Ihre Arbeit für ihn keine Priorität hat. Während die Wertschätzung des Kunden entscheidend ist, ist auch die Wertschätzung des Auftragnehmers wichtig.

10. Lernen Sie, indem Sie Ihre Verträge verbessern

Jeder neue Freelancer wird den Fehler machen, die Vertragsbedingungen nicht zu dokumentieren, nur um dafür zu leiden, wenn es an der Zeit ist, die Kundenrechnung zu senden. Obwohl Sie solche Leitfäden studieren und die richtige Etikette bei der Rechnungsstellung beherrschen können, werden Sie aus Erfahrung lernen, den Zahlungsprozess auf eine für Sie und den Kunden faire Weise besser abzuwickeln.

Darüber hinaus können in verschiedenen Branchen unterschiedliche Regeln gelten. Während Sie Ihre freiberufliche Karriere fortsetzen, werden Sie die einzigartigen Überlegungen aufgreifen, die speziell für Ihre Branche gelten.

Freiberufler oder Unternehmer zu sein kann eine Menge finanzieller Unsicherheit mit sich bringen. Seien Sie schlau mit Ihrem Abrechnungssystem und dokumentieren Sie immer alles, um sich zu schützen. So verhindern Sie Misshandlungen und stellen sicher, dass Ihre Rechnungen zeitnah und vollständig bezahlt werden.

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Kristen Wright

Kristen schreibt seit 2011 Tutorials, um WordPress-Benutzern zu helfen. Normalerweise arbeitet sie an neuen Artikeln für den iThemes-Blog oder entwickelt Ressourcen für #WPprosper. Außerhalb der Arbeit schreibt Kristen gerne Tagebuch (sie hat zwei Bücher geschrieben!), wandert und zeltet, kocht und erlebt tägliche Abenteuer mit ihrer Familie, in der Hoffnung, ein präsenteres Leben zu führen.