客户发票提示：10 种更好地向客户开具发票的方法
已发表: 2020-09-26客户发票的世界可能很困难，并且会让自由职业者和企业家感到非常头疼，他们只是试图收取理应欠他们的钱。 但是，您可以使用一些聪明的技巧和技巧来简化发票。 在本指南中，我们将介绍十个客户发票提示。
没有什么比作为自由职业者工作或拥有自己的企业更好的了。 与其受制于苛刻的老板或不欣赏您才能的公司，您还可以成为自己的雇主，除了您自己的要求和偏好之外，没有其他人的要求和偏好。
然而，自由职业者确实错过了传统工作的一个很好的方面，那就是他们没有每两周薪水的保证。 相反，他们必须自己以发票的形式向客户收款。 虽然许多客户及时全额付款，但普通的自由职业者有多个关于发票延迟支付、未全额支付或导致关于应付金额的反复争论的恐怖故事。
在制作发票时，您想表达您对客户的感激之情，也就是说，您想给人的印象是您感谢客户的业务，而不仅仅是他们的钱。 但是，您还想证明您坚定地要求在您与客户的初始协议条款内及时支付发票。
发票的目的是什么？
发票的目的是在项目完成时收取客户或客户所欠商品或服务的款项。 发票还有另一个用途，那就是它在您和您的客户或客户之间创建了书面记录。
向客户开具发票不仅仅是为了催促他们为您的工作支付报酬，还在于正式记录您已提出请求。 如果您的客户不付款而您需要采取法律行动，发票及其随后的确认可以在法庭上帮助您。
如果您接受审计或需要出示客户支付给您或欠您未付金额的文件，发票在纳税季节对您和您的客户来说也是无价之宝。
我如何制作客户发票？
对于较小的企业，您可以相当轻松地自行起草发票。 将您的公司名称、地址和电话号码放在右上角，就像您在任何其他公司文件中所做的一样，然后用粗体将其标题为“（日期）周的发票”。 在标题下方，如有必要，列出分项费用，然后包括总数。 如果您选择这样做，您可以包括您预计收到资金的日期。
如今，您甚至可以使用 Canva 等设计工具对客户发票进行创意处理。 Canva 提供大量免费发票模板，您可以轻松自定义徽标、品牌、颜色等，以获得更个性化的风格。
较大的企业应该考虑外包他们的发票需求或使用自动起草发票的软件。 大型企业的簿记已经足够复杂，因此利用第三方追索您的发票可能是简化流程并确保您的会计准确的好方法。
我应该何时向客户开具发票？
通常，最好在项目完成之前向客户开具发票，除非您同意将付款分成两部分，第一笔付款在项目进行到一半时支付。 除非你有这个半途而废的协议，否则你应该等到你完全完成所有相关的任务再要钱。
归根结底，这是一个礼仪问题。 有些人会在项目完成后立即寄出发票，有时甚至当天寄出。 但是，如果您在发送发票之前等待收到反馈并确保客户满意，那么在客户服务方面会好得多。
下面是一个关于索取发票的良好时间表的示例。
星期二 -比尔与 Marcia 签约，为他的小企业设计一个带有 WordPress 维护计划的基本网站。 他们同意，一旦项目完成，Marcia 将得到全额付款。 经过四个星期的工作，Marcia 提交了最终项目。 Bill 让 Marcia 知道他收到了它并正在审查它。
星期三——比尔给玛西娅发电子邮件，告诉她他对她所做的工作感到非常兴奋，但有一点疑虑。 Marcia 知道这是一个快速解决方案，因此她进行了更改并在同一天将其发回给他。
星期四 -比尔给玛西娅发了一封电子邮件，赞不绝口，因为完成的网站完全符合他的设想。 Marcia 回复了他的电子邮件，并用一条消息让他知道在过去的一个月里有他作为客户是一件多么愉快的事。
星期五 - Marcia 希望她的感谢信息独立存在，所以她等到第二天早上通过电子邮件向他发送发票，包含为 .pdf 文件。 在电子邮件的正文中，她简要重申了他是一位伟大的客户，并通知他附上了发票。
星期一 - Marcia 醒来时收到了她和 Bill 商定的确切金额的数字存款。 虽然 Bill 没有在收到的当天付款，但 Marcia 极强的商务礼仪意识告诉她，发票通常在下一个工作日支付是可以理解的，这意味着她不得不在周末坐下来。 比尔的付款附有一封电子邮件，告诉玛西娅他的债务已经结清。 她简短地表示感谢，并邀请他向他的同事和朋友介绍她的服务。
你如何向客户收费？
如今，许多发票都是通过电子邮件发送的。 这是可以理解的，也是完全可以接受的，因为大多数自由职业都是在线完成的。
但是，在某些情况下，传统邮件是更好的选择。 传统的邮寄发票通常用于提供面对面的服务，很少通过电子邮件进行交流。 询问您的客户他们希望如何收到发票是完全可以的。 但是，当今商业环境中的大多数客户都可以通过电子邮件接收发票。
客户合同对客户发票的重要性
还值得注意的是，发票和项目付款安排的详细信息可以包含在可靠的客户合同中。 在初次客户会议期间，您可以涵盖付款条件和到期日的期望，以便这些期望的沟通清晰而直接。
事实上，为您的网页设计业务建立系统是自由职业者可以采取的最重要的第一步。 当您的业务拥有可靠的流程时，它将增强您的信心，并使您更高效、更高效、更有利可图。 这可能导致最终能够收取您的价值并控制问题客户。
更好的客户发票：10 条提示
现在我们已经回答了一些基本的客户发票问题，这里有 10 个在起草、发送和履行客户发票时必须牢记的提示。
1. 切勿通过电子邮件将发票作为消息正文
在我们之前的示例中，Marcia 明智地在她发送给 Bill 的电子邮件正文中包含一条礼貌信息，因为这表明了客户的感激之情。 此外，她明智地将发票作为正确标记的 .pdf 附件包含在内。
发票应始终作为附件通过电子邮件发送，最好采用 .pdf 或 .doc 格式。 请记住，这是一份正式文件，可以并将用于法律、会计和税务目的。 如果您曾经尝试过打印电子邮件，就会知道页面上的文本经常出现的混乱程度。 确保您和您的客户都可以轻松打印发票或以数字方式归档以进行簿记。
2.确保您将发票发送给合适的人
Marcia 将发票寄给 Bill，因为他是一家小企业的独资经营者。 但是，如果您与更大的组织合作，则与您交流的人可能不是负责付款的人。 例如，如果 Marcia 正在为一家大型服装公司设计一个网站，她可能会与负责营销的人员进行交流。 这个人可能负责处理网页设计，但他们不监督钱的易手。
在项目开始时询问您应该与谁打交道是一个明智的想法。 可以将发票发送给客户公司的联系人，并要求他们将其转发给适当的员工。 否则，如果您有负责付款的人的电子邮件地址，您可以直接给他们发消息并抄送您在公司最亲密的联系人。
3. 确保清楚你期望得到的报酬
许多自由职业者对要求通过纸质支票付款的客户感到惊讶，因为数字支付正迅速成为常态。 当您最初同意与客户的合同条款时，这是另一个很好澄清的主题。
如果您意识到您从未就您希望的付款方式达成一致，并且是时候起草发票了，请在发送发票时在电子邮件正文中请求您首选的付款方式。 如果您希望通过银行存款获得付款，请创建一个包含您的帐户和路由信息的附加附件。 您不想将银行信息放在发票本身上，因为如果这些文件包含在您客户的税务准备中，则这些文件可能是面向公众的。
4. 要有耐心
一些客户会在一个小时内收到发票并付款。 其他客户将等到下一个工作日或几天后。 可以理解，当谈到为出色完成的工作而获得报酬时，您可能会不耐烦。 然而，一点耐心是关键。
虽然保持耐心是明智的，但知道什么时候应该为自己挺身而出也是明智的。
5. 不要太耐心
没有人愿意支付一大笔钱，即使他们理所当然地欠某人。 有时，客户在履行客户发票时会拖延。 一般来说，如果客户确认了发票但没有向您发送资金，请在发送初始发票后大约一周内发送一封后续电子邮件，询问您何时会收到款项。 如果您没有收到任何回复，请在收到初始电子邮件后的三个工作日内随时跟进。
6. 如果客户有疑虑，让他们从怀疑中获益
有时，客户在收到发票后会不同意特定费用。 如果由于项目延期或要求额外服务而向他们收取的费用超过最初商定的费用，则尤其如此。
避免这种情况的最佳方法是确保您有客户同意为提供的额外服务收取额外费用的文件。 这意味着，每当客户想要扩大项目范围时，您都可以通过电子邮件通知他们，这将提高他们的收费金额并包括确切数字。
许多自由职业者和客户将能够通过清晰的沟通友好地解决任何有关欠款的纠纷。 仅仅因为客户可能有一些顾虑并不意味着他们试图肆无忌惮地行事或免费接受服务。 让客户从怀疑中受益，并通过记录他们何时同意额外收费或扩大项目范围的文件来答复任何疑虑。
7. 了解可怕的第三封电子邮件需要什么
虽然想要对指控提出异议的客户可能会很麻烦，但最糟糕的客户是似乎完全消失的客户。 许多自由职业者都知道意识到几周过去了而客户忽略了完成他们的发票的感觉。 意识到客户正在享受您的劳动成果而您却没有得到任何补偿，这是一种可怕的感觉。
如果两周过去了，您的客户既没有回复您的初始请求，也没有回复您礼貌的第二封电子邮件，以提醒他们未偿还的债务，那么是时候发送可怕的“第三封电子邮件”了。 虽然保持专业很重要，但这封电子邮件不应该是关于细节或表达对客户业务的感激之情。
相反，专业但坚定地告诉他们他们有未偿还的债务。 包括您发送发票的初始日期，并将发票作为附件再次包括在内。 保持这封电子邮件简短。 尽管这可能很诱人，但不要威胁要采取法律行动或对他们的行为表示不满。 只需陈述事实并提醒他们您希望偿还这笔债务。
8. 当你撞到砖墙时识别
如果一个月过去了，您还没有收到任何付款，则是时候接受您可能正在与无意付款的客户打交道了。 对于您在几周内因细微差异而来回交流的客户也是如此。
尽管它可能很诱人，但请控制好自己的情绪。 您只会通过向客户发送愤怒的电子邮件或试图破坏您为他们完成的任何工作的成果来伤害自己。 相反，接受您所处的情况并准备采取适当的行动。 对于许多人来说，这将涉及联系律师或向小额索赔法庭提起诉讼。 对于缺乏文件或合法收回债务能力的不幸的少数人来说，这可能意味着不幸的损失、吸取的教训以及您永久列入黑名单的客户。
9. 小心那些迟到的客户
一些客户会将付款的过程拖延数周，然后才最终兑现诺言并偿还未偿还的债务。 这些客户通常会在将来带着新的项目提案回来找你。
许多自由职业者渴望接受他们能得到的任何工作，因为这是一个竞争激烈的世界，至少可以说成为独立承包商具有挑战性。 但是，请仔细考虑您是否要与延迟付款流程的客户继续保持业务关系。 如果客户在第一次收取您的款项时遇到困难，那么在为未来的项目收取款项时，他们很可能会以完全相同的方式行事。
不要害怕放弃一个客户，他表明奖励你的劳动不是他们的优先事项。 虽然客户的欣赏是关键，但承包商的欣赏也很重要。
10. 通过改进合同边走边学
每个新的自由职业者都会犯没有记录协议条款的错误，只有在发送客户发票时才会为此受苦。 虽然您可以学习这样的指南并掌握正确的发票礼仪，但经验将教会您如何以对您和客户都公平的方式更好地处理付款流程。
此外，不同的规则可以适用于不同的行业。 当您继续从事自由职业时，您将了解特别适用于您所在行业的独特注意事项。
作为自由职业者或企业家可能会带来很多财务不安全感。 对您的发票系统保持智能，并始终记录所有内容以保护自己。 如果您这样做，您将防止自己受到虐待，并确保您的发票得到及时足额支付。
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自 2011 年以来，Kristen 一直在编写教程来帮助 WordPress 用户。您通常可以找到她为 iThemes 博客撰写新文章或为 #WPprosper 开发资源。 工作之余，克里斯汀喜欢写日记（她写了两本书！）、远足和露营、烹饪以及与家人一起进行日常冒险，希望过上更现代的生活。
