客戶發票提示：10 種更好地向客戶開具發票的方法
已發表: 2020-09-26客戶發票的世界可能很困難，並且會讓自由職業者和企業家感到非常頭疼，他們只是試圖收取理應欠他們的錢。 但是，您可以使用一些聰明的技巧和技巧來簡化發票。 在本指南中，我們將介紹十個客戶發票提示。
沒有什麼比作為自由職業者工作或擁有自己的企業更好的了。 與其受制於苛刻的老闆或不欣賞您才能的公司，您可以成為自己的雇主，除了您自己的要求和偏好之外，沒有人提出任何要求和偏好。
然而，自由職業者確實錯過了傳統工作的一個很好的方面，那就是他們沒有每兩週薪水的保證。 相反，他們必須自己以發票的形式向客戶收款。 雖然許多客戶及時全額付款，但普通的自由職業者有多個關於發票延遲支付、未全額支付或導致關於應付金額的反复爭論的恐怖故事。
在製作發票時，您想表達您對客戶的感激之情，也就是說，您想給人的印像是您感謝客戶的業務，而不僅僅是他們的錢。 但是，您還想證明您堅定地要求在您與客戶的初始協議條款內及時支付發票。
發票的目的是什麼？
發票的目的是在項目完成時收取客戶或客戶所欠商品或服務的款項。 發票還有另一個用途，那就是它在您和您的客戶或客戶之間創建了書面記錄。
向客戶開具發票不僅僅是為了催促他們為您的工作支付報酬，還在於正式記錄您已提出請求。 如果您的客戶不付款而您需要採取法律行動，發票及其隨後的確認可以在法庭上幫助您。
如果您接受審計或需要出示客戶支付給您或欠您未付金額的文件，發票在納稅季節對您和您的客戶來說也是無價之寶。
我如何製作客戶發票？
對於較小的企業，您可以相當輕鬆地自行起草發票。 將您的公司名稱、地址和電話號碼放在右上角，就像您在任何其他公司文件中所做的一樣，然後用粗體將其標題為“（日期）週的發票”。 在標題下方，如有必要，列出分項費用，然後包括總數。 如果您選擇這樣做，您可以包括您預計收到資金的日期。
如今，您甚至可以使用 Canva 等設計工具對客戶發票進行創意處理。 Canva 提供大量免費發票模板，您可以輕鬆自定義徽標、品牌、顏色等，以獲得更個性化的風格。
較大的企業應該考慮外包他們的發票需求或使用自動起草發票的軟件。 大型企業的簿記已經足夠複雜，因此利用第三方追索您的發票可能是簡化流程並確保您的會計準確的好方法。
我應該何時向客戶開具發票？
通常，最好在項目完成之前向客戶開具發票，除非您同意將付款分成兩部分，第一筆付款在項目進行到一半時支付。 除非你有這個半途而廢的協議，否則你應該等到你完全完成所有相關的任務再要錢。
歸根結底，這是一個禮儀問題。 有些人會在項目完成後立即寄出發票，有時甚至當天寄出。 但是，如果您在發送發票之前等待收到反饋並確保客戶滿意，那麼在客戶服務方面會好得多。
下面是一個關於索取發票的良好時間表的示例。
星期二 -比爾與 Marcia 簽約，為他的小企業設計一個帶有 WordPress 維護計劃的基本網站。 他們同意，一旦項目完成，Marcia 將得到全額付款。 經過四個星期的工作，Marcia 提交了最終項目。 Bill 讓 Marcia 知道他收到了它並正在審查它。
星期三——比爾給瑪西婭發電子郵件，告訴她他對她所做的工作感到非常興奮，但有一點疑慮。 Marcia 知道這是一個快速解決方案，因此她進行了更改並在同一天將其發回給他。
星期四 -比爾給瑪西婭發了一封電子郵件，贊不絕口，因為完成的網站完全符合他的設想。 Marcia 回復了他的電子郵件，並用一條消息讓他知道在過去的一個月裡有他作為客戶是一件多麼愉快的事。
星期五 - Marcia 希望她的感謝信息獨立存在，所以她等到第二天早上通過電子郵件向他發送發票，包含為 .pdf 文件。 在電子郵件的正文中，她簡要重申了他是一位偉大的客戶，並通知他附上了發票。
星期一 - Marcia 醒來時收到了她和 Bill 商定的確切金額的數字存款。 雖然 Bill 沒有在收到的當天付款，但 Marcia 極強的商務禮儀意識告訴她，發票通常在下一個工作日支付是可以理解的，這意味著她不得不在周末坐下來。 比爾的付款附有一封電子郵件，告訴瑪西婭他的債務已經結清。 她簡短地表示感謝，並邀請他向他的同事和朋友介紹她的服務。
你如何向客戶收費？
如今，許多發票都是通過電子郵件發送的。 這是可以理解的，也是完全可以接受的，因為大多數自由職業都是在線完成的。
但是，在某些情況下，傳統郵件是更好的選擇。 傳統的郵寄發票通常用於提供面對面的服務，很少通過電子郵件進行交流。 詢問您的客戶他們希望如何收到發票是完全可以的。 但是，當今商業環境中的大多數客戶都可以通過電子郵件接收發票。
客戶合同對客戶發票的重要性
還值得注意的是，發票和項目付款安排的詳細信息可以包含在可靠的客戶合同中。 在初次客戶會議期間，您可以涵蓋付款條件和到期日的期望，以便這些期望的溝通清晰而直接。
事實上，為您的網頁設計業務建立系統是自由職業者可以採取的最重要的第一步。 當您的業務擁有可靠的流程時，它將增強您的信心，並使您更高效、更高效、更有利可圖。 這可能導致最終能夠收取您的價值並控制問題客戶。
更好的客戶發票：10 條提示
現在我們已經回答了一些基本的客戶發票問題，這裡有 10 個在起草、發送和履行客戶發票時必須牢記的提示。
1. 切勿通過電子郵件將發票作為消息正文
在我們之前的示例中，Marcia 明智地在她發送給 Bill 的電子郵件正文中包含一條禮貌信息，因為這表明了客戶的感激之情。 此外，她明智地將發票作為正確標記的 .pdf 附件包含在內。
發票應始終作為附件通過電子郵件發送，最好採用 .pdf 或 .doc 格式。 請記住，這是一份正式文件，可以並將用於法律、會計和稅務目的。 如果您曾經嘗試過打印電子郵件，就會知道頁面上的文本經常出現的混亂程度。 確保您和您的客戶都可以輕鬆打印發票或以數字方式歸檔以進行簿記。
2.確保您將發票發送給合適的人
Marcia 將發票寄給 Bill，因為他是一家小企業的獨資經營者。 但是，如果您與更大的組織合作，則與您交流的人可能不是負責付款的人。 例如，如果 Marcia 正在為一家大型服裝公司設計一個網站，她可能會與營銷負責人進行溝通。 這個人可能負責處理網頁設計，但他們不監督錢的易手。
在項目開始時詢問您應該與誰打交道是一個明智的想法。 可以將發票發送給客戶公司的聯繫人，並要求他們將其轉發給適當的員工。 否則，如果您有負責付款的人的電子郵件地址，您可以直接給他們發消息並抄送您在公司最親密的聯繫人。
3. 確保清楚你期望得到的報酬
許多自由職業者對要求通過紙質支票付款的客戶感到驚訝，因為數字支付正迅速成為常態。 當您最初同意與客戶的合同條款時，這是另一個很好澄清的主題。
如果您發現自己從未就您希望的付款方式達成一致，而現在是起草發票的時候了，請在發送發票時在電子郵件正文中請求您首選的付款方式。 如果您希望通過銀行存款獲得付款，請創建一個包含您的帳戶和路由信息的附加附件。 您不想將銀行信息放在發票本身上，因為如果這些文件包含在您客戶的稅務準備中，則這些文件可能是面向公眾的。
4. 要有耐心
一些客戶會在一個小時內收到發票並付款。 其他客戶將等到下一個工作日或幾天后。 可以理解，當談到為出色完成的工作而獲得報酬時，您可能會不耐煩。 然而，一點耐心是關鍵。
雖然保持耐心是明智的，但知道什麼時候應該為自己挺身而出也是明智的。
5. 不要太耐心
沒有人願意支付一大筆錢，即使他們理所當然地欠某人。 有時，客戶在履行客戶發票時會拖延。 一般來說，如果客戶確認了發票但沒有向您發送資金，請在發送初始發票後大約一周內發送一封後續電子郵件，詢問您何時會收到款項。 如果您沒有收到任何回复，請在收到初始電子郵件後的三個工作日內隨時跟進。
6. 如果客戶有疑慮，讓他們從懷疑中獲益
有時，客戶在收到發票後會不同意特定費用。 如果由於項目延期或要求額外服務而向他們收取的費用超過最初商定的費用，則尤其如此。
避免這種情況的最佳方法是確保您有客戶同意為提供的額外服務收取額外費用的文件。 這意味著，每當客戶想要擴大項目範圍時，您都可以通過電子郵件通知他們，這將提高他們的收費金額並包括確切數字。
許多自由職業者和客戶將能夠通過清晰的溝通友好地解決任何有關欠款的糾紛。 僅僅因為客戶可能有一些顧慮並不意味著他們試圖肆無忌憚地行事或免費接受服務。 讓客戶從懷疑中受益，並通過記錄他們何時同意額外收費或擴大項目範圍的文件來答復任何疑慮。
7. 了解可怕的第三封電子郵件需要什麼
雖然想要對指控提出異議的客戶可能會很麻煩，但最糟糕的客戶是似乎完全消失的客戶。 許多自由職業者都知道意識到幾週過去了而客戶忽略了完成他們的發票的感覺。 意識到客戶正在享受您的勞動成果而您卻沒有得到任何補償，這是一種可怕的感覺。
如果兩週過去了，您的客戶既沒有回复您的初始請求，也沒有回复您禮貌的第二封電子郵件，以提醒他們未償還的債務，那麼是時候發送可怕的“第三封電子郵件”了。 雖然保持專業很重要，但這封電子郵件不應該是關於細節或表達對客戶業務的感激之情。
相反，專業但堅定地告訴他們他們有未償還的債務。 包括您發送發票的初始日期，並再次將發票作為附件包括在內。 保持這封電子郵件簡短。 儘管這可能很誘人，但不要威脅要採取法律行動或對他們的行為表示不滿。 只需陳述事實並提醒他們您希望償還這筆債務。
8. 當你撞到磚牆時識別
如果一個月過去了，您還沒有收到任何付款，則是時候接受您可能正在與無意付款的客戶打交道了。 對於您在幾週內因細微差異而來回交流的客戶也是如此。
儘管它可能很誘人，但請控制好自己的情緒。 您只會通過向客戶發送憤怒的電子郵件或試圖破壞您為他們完成的任何工作的成果來傷害自己。 相反，接受您所處的情況並準備採取適當的行動。 對於許多人來說，這將涉及聯繫律師或向小額索賠法庭提起訴訟。 對於缺乏文件或合法收回債務能力的不幸的少數人來說，這可能意味著不幸的損失、吸取的教訓以及您永久列入黑名單的客戶。
9. 小心那些遲到的客戶
一些客戶會將付款的過程拖延數週，然後才最終兌現諾言並償還未償還的債務。 這些客戶通常會在將來帶著新的項目提案回來找你。
許多自由職業者渴望接受他們能得到的任何工作，因為這是一個競爭激烈的世界，至少可以說成為獨立承包商具有挑戰性。 但是，請仔細考慮您是否要與延遲付款流程的客戶繼續保持業務關係。 如果客戶在第一次收取您的款項時遇到困難，那麼在為未來的項目收取款項時，他們很可能會以完全相同的方式行事。
不要害怕放棄一個客戶，他表明獎勵你的勞動不是他們的優先事項。 雖然客戶的欣賞是關鍵，但承包商的欣賞也很重要。
10. 通過改進合同邊走邊學
每個新的自由職業者都會犯沒有記錄協議條款的錯誤，只有在發送客戶發票時才會為此受苦。 雖然您可以學習這樣的指南並掌握正確的發票禮儀，但經驗將教會您如何以對您和客戶都公平的方式更好地處理付款流程。
此外，不同的規則可以適用於不同的行業。 當您繼續從事自由職業時，您將了解特別適用於您所在行業的獨特注意事項。
作為自由職業者或企業家可能會帶來很多財務不安全感。 對您的發票系統保持智能，並始終記錄所有內容以保護自己。 如果您這樣做，您將防止自己受到虐待，並確保您的發票得到及時足額支付。
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自 2011 年以來，Kristen 一直在編寫教程來幫助 WordPress 用戶。您通常會發現她在為 iThemes 博客撰寫新文章或為 #WPprosper 開發資源。 工作之餘，克里斯汀喜歡寫日記（她寫了兩本書！）、遠足和露營、烹飪以及與家人一起進行日常冒險，希望過上更現代的生活。
