Kiat Faktur Klien: 10 Cara Membuat Faktur Klien Lebih Baik

Dunia faktur klien bisa menjadi sulit dan dapat membuat sakit kepala besar bagi pekerja lepas dan pengusaha yang hanya mencoba mengumpulkan apa yang menjadi hak mereka. Namun, ada tips dan teknik cerdas yang dapat Anda gunakan untuk membuat faktur sedikit lebih mudah. Dalam panduan ini, kami akan membahas sepuluh tip faktur klien.

Tidak ada yang lebih baik daripada bekerja sebagai freelancer atau memiliki bisnis sendiri. Alih-alih berada di bawah belas kasihan bos yang menuntut atau perusahaan yang tidak menghargai bakat Anda, Anda menjadi majikan Anda sendiri, tidak tunduk pada tuntutan dan preferensi siapa pun kecuali keinginan Anda sendiri.

Namun, pekerja lepas kehilangan satu aspek bagus dari pekerjaan tradisional, yaitu mereka tidak memiliki jaminan gaji setiap dua minggu. Sebaliknya, mereka harus mengumpulkan uang dari klien sendiri dalam bentuk faktur. Sementara banyak klien membayar segera dan penuh, rata-rata pekerja lepas memiliki banyak cerita horor tentang faktur yang dibayar terlambat, tidak dibayar penuh atau yang mengarah pada argumen bolak-balik tentang berapa banyak uang yang harus dibayar.

Saat membuat faktur, Anda ingin mengungkapkan apresiasi pelanggan Anda, artinya Anda ingin memberi kesan bahwa Anda berterima kasih atas bisnis klien dan bukan hanya uang mereka. Namun, Anda juga ingin menunjukkan bahwa Anda tegas dalam permintaan Anda agar faktur dibayar segera dan dalam persyaratan perjanjian awal Anda dengan klien.

Apa tujuan dari faktur?

Tujuan faktur adalah untuk mengumpulkan uang yang terutang untuk barang atau jasa oleh pelanggan atau klien pada penyelesaian proyek. Faktur juga memiliki tujuan lain, yaitu menciptakan jejak kertas antara Anda dan pelanggan atau klien Anda.

Penagihan klien bukan hanya tentang mendorong mereka untuk membayar Anda untuk pekerjaan Anda, ini juga tentang mendokumentasikan secara formal bahwa Anda telah membuat permintaan. Jika klien Anda tidak membayar dan Anda perlu mengambil tindakan hukum, faktur dan pengakuan selanjutnya dari mereka dapat membantu Anda di pengadilan.

Faktur juga sangat berharga bagi Anda dan klien Anda selama musim pajak jika Anda diaudit atau perlu menunjukkan dokumentasi bahwa klien membayar Anda atau berutang jumlah yang belum dibayar kepada Anda.

Bagaimana cara membuat faktur klien?

Untuk perusahaan kecil, Anda dapat menyusun sendiri faktur dengan cukup mudah. Letakkan nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan Anda di sudut kanan atas seperti yang Anda lakukan untuk dokumen perusahaan lainnya, lalu beri judul “faktur untuk minggu (tanggal)” dengan huruf tebal. Di bawah judul, daftar biaya terperinci jika perlu, lalu sertakan totalnya. Jika Anda memilih demikian, Anda dapat memasukkan tanggal yang Anda harapkan untuk menerima dana tersebut.

Saat ini, Anda bahkan dapat berkreasi dengan faktur klien menggunakan alat desain seperti Canva. Canva menawarkan banyak template faktur gratis yang dapat Anda sesuaikan dengan mudah dengan logo, merek, warna, dan lainnya untuk sentuhan yang lebih pribadi.

Perusahaan yang lebih besar harus mempertimbangkan untuk mengalihdayakan kebutuhan faktur mereka atau menggunakan perangkat lunak yang menyusun faktur secara otomatis. Pembukuan untuk perusahaan besar cukup rumit, jadi memanfaatkan bantuan pihak ketiga untuk faktur Anda bisa menjadi cara yang bagus untuk merampingkan proses dan memastikan bahwa akuntansi Anda akurat.

Kapan saya harus menagih pelanggan?

Umumnya, yang terbaik adalah menagih pelanggan sebelum proyek selesai, kecuali jika Anda telah setuju bahwa pembayaran akan dibagi dua dengan pembayaran pertama dilakukan di tengah proyek. Kecuali Anda memiliki perjanjian tanda setengah ini, Anda harus menunggu sampai Anda benar-benar selesai dengan semua tugas terkait sebelum meminta uang.

Pada akhirnya, ini adalah masalah etiket. Beberapa orang akan mengirimkan faktur segera setelah proyek selesai, terkadang bahkan mengirimkannya hari itu juga. Namun, jauh lebih baik dalam hal layanan pelanggan jika Anda menunggu untuk menerima umpan balik dan memastikan bahwa klien puas sebelum mengirim faktur.

Berikut adalah contoh timeline yang baik dalam hal meminta faktur.

Selasa – Bill telah mengontrak Marcia untuk merancang situs web dasar dengan rencana pemeliharaan WordPress untuk bisnis kecilnya. Mereka sepakat bahwa Marcia akan dibayar penuh setelah proyek selesai. Setelah empat minggu bekerja, Marcia menyerahkan tugas akhir. Bill memberi tahu Marcia bahwa dia menerimanya dan sedang meninjaunya.

Rabu - Bill mengirim email kepada Marcia untuk memberitahunya bahwa dia sangat senang dengan pekerjaan yang telah dia lakukan, tetapi memiliki sedikit keraguan. Marcia tahu bahwa ini adalah perbaikan cepat, jadi dia membuat perubahan dan mengirimkannya kembali kepadanya pada hari yang sama.

Kamis - Bill mengirim email kepada Marcia dengan pujian yang bersinar, karena situs web yang sudah jadi persis seperti yang dia bayangkan. Marcia membalas emailnya dengan pesan yang memberi tahu dia betapa menyenangkannya memiliki dia sebagai klien selama sebulan terakhir.

Jumat – Marcia ingin pesan penghargaannya berdiri sendiri, jadi dia menunggu sampai keesokan paginya untuk mengiriminya faktur melalui email, termasuk dalam file .pdf. Di badan email, dia secara singkat mengulangi bahwa dia adalah klien yang hebat dan memberi tahu dia bahwa faktur terlampir.

Senin - Marcia bangun dengan setoran digital dengan jumlah persis yang dia dan Bill sepakati. Meskipun Bill tidak membayarnya pada hari yang sama ketika dia menerimanya, etika bisnis Marcia yang tinggi memberi tahu dia bahwa dapat dimengerti bahwa faktur sering dibayar pada hari kerja berikutnya, yang berarti dia harus menunggu selama akhir pekan. Pembayaran Bill disertai dengan email yang memberi tahu Marcia bahwa utangnya telah dilunasi. Dia menjawab dengan ucapan terima kasih singkat dan mengundangnya untuk memberi tahu rekan dan teman-temannya tentang layanannya.

Bagaimana Anda menagih klien?

Hari-hari ini, banyak faktur dikirim melalui email. Hal ini dapat dimengerti dan sangat dapat diterima, karena sebagian besar pekerjaan lepas dilakukan secara online.

Namun, ada beberapa contoh di mana surat tradisional adalah pilihan yang lebih baik. Faktur surat tradisional sering digunakan untuk layanan tatap muka yang diberikan, di mana sangat sedikit komunikasi yang terjadi melalui email. Tidak apa-apa untuk bertanya kepada klien Anda bagaimana mereka lebih suka menerima faktur. Namun, sebagian besar klien di lanskap bisnis saat ini baik-baik saja dengan menerima faktur melalui email.

Pentingnya Kontrak Klien untuk Faktur Klien

Perlu juga dicatat bahwa faktur dan rincian pengaturan pembayaran proyek dapat dicakup dalam kontrak klien yang solid. Selama pertemuan klien awal, Anda dapat membahas ekspektasi syarat pembayaran dan tanggal jatuh tempo sehingga komunikasi ekspektasi ini jelas dan langsung.

Faktanya, membangun sistem untuk bisnis desain web Anda adalah salah satu langkah pertama terpenting yang dapat dilakukan oleh seorang freelancer. Ketika Anda memiliki proses yang solid untuk bisnis Anda, itu akan meningkatkan kepercayaan diri Anda dan membuat Anda lebih efisien, lebih produktif, dan lebih menguntungkan. Hal ini dapat mengakibatkan akhirnya dapat menagih apa yang Anda layak dan menjaga klien bermasalah di cek.

Faktur Klien yang Lebih Baik: 10 Tips

Sekarang setelah kami menjawab beberapa pertanyaan dasar tentang faktur klien, berikut adalah 10 tip yang harus diketahui untuk diingat ketika harus menyusun, mengirim, dan memenuhi faktur klien.

1. Jangan Pernah Mengirim Faktur Melalui Email Sebagai Isi Pesan

Dalam contoh kami sebelumnya, Marcia bijaksana untuk memasukkan pesan sopan di badan email yang dia kirim ke Bill, karena ini menunjukkan penghargaan klien. Selain itu, dia bijaksana untuk memasukkan faktur sebagai lampiran .pdf yang diberi label dengan benar.

Faktur harus selalu dikirim melalui email sebagai lampiran, sebaiknya dalam format .pdf atau .doc. Ingat, ini adalah dokumen formal yang dapat dan akan digunakan untuk tujuan hukum, akuntansi, dan pajak. Jika Anda pernah mencoba mencetak email, Anda akan tahu betapa campur aduknya teks yang sering muncul di halaman. Pastikan Anda dan klien Anda dapat dengan mudah mencetak faktur atau mengarsipkannya secara digital untuk keperluan pembukuan.

2. Pastikan Anda Mengirim Faktur Ke Orang yang Tepat

Marcia mengirimkan tagihan kepada Bill karena dia adalah pemilik tunggal dari sebuah bisnis kecil. Namun, jika Anda bekerja dengan organisasi yang lebih besar, orang yang berkomunikasi dengan Anda mungkin bukan orang yang bertanggung jawab atas pembayaran. Misalnya, jika Marcia mendesain situs web untuk perusahaan pakaian jadi besar, dia mungkin berkomunikasi dengan orang yang bertanggung jawab atas pemasaran. Orang ini mungkin bertanggung jawab untuk menangani desain web, tetapi mereka tidak mengawasi uang yang berpindah tangan.

Adalah ide yang cerdas untuk bertanya dengan siapa Anda harus berurusan ketika tiba saatnya untuk menerima pembayaran di awal proyek. Tidak apa-apa untuk mengirim faktur ke kontak Anda di perusahaan klien dengan permintaan agar mereka meneruskannya ke karyawan yang sesuai. Jika tidak, jika Anda memiliki alamat email untuk penanggung jawab pembayaran, Anda dapat mengirim pesan langsung kepada mereka dan CC kontak terdekat Anda di perusahaan.

3. Pastikan Jelas Bagaimana Anda Mengharapkan Dibayar

Banyak pekerja lepas dikejutkan oleh klien yang meminta untuk membayar dengan cek kertas, karena pembayaran digital dengan cepat menjadi norma. Ini adalah topik lain yang bagus untuk dijelaskan ketika Anda awalnya menyetujui persyaratan kontrak Anda dengan klien.

Jika Anda menyadari bahwa Anda tidak pernah menyetujui cara pembayaran yang Anda inginkan dan sudah waktunya untuk membuat konsep faktur, jangan ragu untuk meminta bentuk pembayaran pilihan Anda di badan email saat Anda mengirim faktur. Jika Anda ingin dibayar melalui setoran bank, buat lampiran tambahan yang berisi informasi akun dan perutean Anda. Anda tidak ingin memasukkan informasi perbankan Anda pada faktur itu sendiri, karena dokumen ini dapat dilihat oleh publik jika disertakan dalam persiapan pajak klien Anda.

4. Sabar

Beberapa klien akan menerima faktur dan membayar dalam waktu satu jam. Klien lain akan menunggu hingga hari kerja berikutnya atau beberapa hari setelahnya. Dapat dimengerti bahwa Anda mungkin tidak sabar dalam hal mendapatkan bayaran untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik. Namun, sedikit kesabaran adalah kuncinya.

Meskipun bijaksana untuk bersabar, juga bijaksana untuk mengetahui kapan Anda harus membela diri sendiri.

5. Jangan Terlalu Sabar

Tidak ada yang mau membayar sejumlah besar uang, bahkan ketika mereka berhak berutang kepada seseorang. Terkadang klien akan menunda-nunda ketika harus memenuhi faktur klien mereka. Secara umum, jika klien mengakui faktur tetapi tidak mengirimkan dana kepada Anda, kirim email tindak lanjut yang menanyakan kapan Anda akan menerima uang sekitar seminggu setelah faktur awal dikirim. Jika Anda tidak menerima tanggapan apa pun, jangan ragu untuk menindaklanjuti tiga hari kerja setelah email awal.

6. Beri Klien Manfaat Keraguan Jika Mereka Memiliki Kekhawatiran

Terkadang klien tidak setuju dengan tagihan tertentu setelah menerima faktur. Ini terutama benar jika Anda menagih mereka lebih dari yang awalnya disepakati karena proyek diperpanjang atau layanan tambahan diminta.

Cara terbaik untuk menghindari ini adalah memastikan bahwa Anda memiliki dokumentasi klien yang menyetujui biaya tambahan untuk layanan tambahan yang diberikan. Ini berarti bahwa setiap kali klien ingin memperluas cakupan proyek, Anda mengirim email kepada mereka untuk memberi tahu mereka bahwa ini akan meningkatkan jumlah yang akan ditagih dan menyertakan angka pasti.

Banyak pekerja lepas dan klien akan dapat secara damai menyelesaikan perselisihan apa pun tentang uang yang terutang melalui komunikasi yang jelas. Hanya karena klien mungkin memiliki beberapa kekhawatiran tidak berarti mereka mencoba untuk berperilaku tidak bermoral atau menerima layanan secara gratis. Beri klien manfaat dari keraguan dan balas setiap kekhawatiran dengan dokumentasi kapan mereka menyetujui biaya tambahan atau memperluas cakupan proyek.

7. Pahami Apa yang Dibutuhkan Untuk Email Ketiga yang Ditakuti

Meskipun klien yang ingin membantah tuduhan mungkin memberatkan, klien terburuk adalah klien yang tampaknya telah menghilang sama sekali. Banyak freelancer tahu perasaan tenggelam menyadari bahwa minggu telah berlalu dan klien telah lalai untuk memenuhi faktur mereka. Ini adalah perasaan yang mengerikan untuk menyadari bahwa klien menikmati hasil kerja Anda sementara Anda tidak menerima kompensasi secara bergantian.

Jika dua minggu telah berlalu dan klien Anda gagal menanggapi permintaan awal Anda dan email kedua Anda yang sopan untuk mengingatkan mereka tentang hutang mereka yang belum dibayar, maka inilah saatnya untuk mengirim "email ketiga" yang ditakuti. Meskipun penting bagi Anda untuk tetap profesional, email ini tidak boleh tentang basa-basi atau mengungkapkan rasa terima kasih atas bisnis klien.

Sebaliknya, beri tahu mereka secara profesional tetapi tegas bahwa mereka memiliki hutang yang belum dibayar. Sertakan tanggal awal pengiriman faktur dan sertakan kembali faktur sebagai lampiran. Jaga agar email ini tetap singkat dan sederhana. Meskipun mungkin menggoda, jangan membuat ancaman tindakan hukum atau mengungkapkan ketidaksenangan Anda dengan perilaku mereka. Cukup nyatakan fakta-faktanya dan ingatkan mereka bahwa Anda mengharapkan hutang ini dibayar.

8. Kenali Saat Anda Memukul Dinding Bata

Jika satu bulan telah berlalu dan Anda tidak menerima pembayaran, inilah saatnya untuk menerima bahwa Anda mungkin berurusan dengan klien yang tidak berniat membayar Anda. Ini juga berlaku untuk klien yang dengannya Anda bolak-balik karena perbedaan kecil selama beberapa minggu.

Meski menggoda, kendalikan emosi Anda. Anda hanya menyakiti diri sendiri dengan mengirimkan email kemarahan kepada klien atau mencoba menyabot hasil dari setiap pekerjaan yang Anda selesaikan untuk mereka. Sebaliknya, terimalah situasi yang Anda hadapi dan bersiaplah untuk mengambil tindakan yang tepat. Bagi banyak orang, ini akan melibatkan menghubungi pengacara atau mengajukan kasus di pengadilan klaim kecil. Bagi segelintir orang yang tidak memiliki dokumentasi atau kemampuan untuk menagih hutang mereka secara legal, ini mungkin berarti kerugian yang tidak menguntungkan, pelajaran yang dipetik dan klien yang Anda daftar hitam secara permanen.

9. Berhati-hatilah Dengan Klien Yang Terlambat Membayar Kedepannya

Beberapa klien akan menunda proses pembayaran Anda selama beberapa minggu sebelum mereka akhirnya memenuhi janji mereka dan membayar hutang mereka yang belum dibayar. Klien-klien ini akan sering kembali kepada Anda di masa mendatang dengan proposal proyek baru.

Banyak pekerja lepas sangat ingin mengambil pekerjaan apa pun yang bisa mereka dapatkan, karena ini adalah dunia yang kompetitif dan menjadi kontraktor independen dapat menjadi tantangan untuk sedikitnya. Namun, pikirkan baik-baik apakah Anda ingin melanjutkan hubungan bisnis dengan klien yang menunda proses pembayaran. Jika klien mempersulit pengumpulan pembayaran Anda untuk pertama kalinya, kemungkinan besar mereka akan berperilaku dengan cara yang sama persis saat mengumpulkan pembayaran untuk proyek mendatang.

Jangan takut untuk menjatuhkan klien yang menunjukkan bahwa memberi Anda imbalan atas kerja keras Anda bukanlah prioritas bagi mereka. Sementara apresiasi klien adalah kuncinya, apresiasi kontraktor juga penting.

10. Pelajari Saat Anda Pergi Dengan Meningkatkan Kontrak Anda

Setiap freelancer baru akan membuat kesalahan dengan gagal mendokumentasikan ketentuan perjanjian, hanya untuk menderita ketika tiba saatnya untuk mengirim faktur klien. Meskipun Anda dapat mempelajari panduan seperti ini dan menguasai etiket penagihan yang tepat, pengalaman akan mengajari Anda cara menangani proses pembayaran dengan lebih baik dengan cara yang adil bagi Anda dan klien.

Selain itu, aturan yang berbeda dapat diterapkan di industri yang berbeda. Saat Anda melanjutkan karir freelance Anda, Anda akan memahami pertimbangan unik yang perlu diingat yang berlaku untuk industri Anda secara khusus.

Menjadi pekerja lepas atau pengusaha dapat membawa banyak ketidakamanan finansial. Jadilah cerdas tentang sistem faktur Anda dan selalu dokumentasikan semuanya untuk melindungi diri Anda sendiri. Jika Anda melakukannya, Anda akan mencegah diri Anda dari perlakuan buruk dan memastikan bahwa tagihan Anda dibayar dengan segera dan lunas.

Dapatkan iThemes Sync Pro untuk Laporan Situs Web yang Mudah untuk Dipasangkan dengan Faktur Klien Anda

Jika Anda membuat situs web untuk klien dan menawarkan layanan pemeliharaan WordPress, iThemes Sync Pro memudahkan pembuatan laporan situs web secara otomatis yang dapat Anda kirim bersama faktur pemeliharaan situs web bulanan. Lacak pembaruan, pencadangan, keamanan, Google Analytics, SEO, dan lainnya dengan mudah untuk menunjukkan nilai paket perawatan situs web bulanan mereka.

Coba iThemes Sync Gratis selama 30 Hari

Kristen Wright

Kristen telah menulis tutorial untuk membantu pengguna WordPress sejak 2011. Anda biasanya dapat menemukannya mengerjakan artikel baru untuk blog iThemes atau mengembangkan sumber daya untuk #WPprosper. Di luar pekerjaan, Kristen menikmati jurnal (dia menulis dua buku!), hiking dan berkemah, memasak, dan petualangan sehari-hari bersama keluarganya, berharap untuk menjalani kehidupan yang lebih kekinian.