نصائح حول فاتورة العميل: 10 طرق لفاتورة العملاء بشكل أفضل

قد يكون عالم فواتير العملاء أمرًا صعبًا ويمكن أن يسبب صداعا كبيرا لأصحاب الأعمال الحرة ورجال الأعمال الذين يحاولون فقط تحصيل ما هو مستحق لهم بحق. ومع ذلك ، هناك نصائح وتقنيات ذكية يمكنك استخدامها لجعل الفواتير أسهل قليلاً. في هذا الدليل ، سنغطي عشرة نصائح بشأن فاتورة العميل.

لا يوجد شيء أفضل من العمل كمستقل أو امتلاك عملك الخاص. بدلاً من أن تكون تحت رحمة رئيس متطلب أو شركة لا تقدر مواهبك ، يجب أن تكون صاحب العمل الخاص بك ، ولا يخضع لمطالب وتفضيلات أي شخص سوى مطالبك وتفضيلاتك.

ومع ذلك ، فإن العاملين لحسابهم الخاص يفقدون جانبًا واحدًا لطيفًا من الوظيفة التقليدية ، وهو أنهم لا يتمتعون بضمان راتب كل أسبوعين. بدلاً من ذلك ، يتعين عليهم جمع الأموال من العملاء أنفسهم في شكل فواتير. في حين أن العديد من العملاء يدفعون على الفور وبالكامل ، فإن متوسط ​​العمل المستقل لديه العديد من قصص الرعب حول الفواتير التي تم دفعها متأخرًا ، ولم يتم دفعها بالكامل أو التي أدت إلى جدال متبادل حول مقدار الأموال المستحقة.

عند إنشاء فاتورة ، فأنت تريد التعبير عن تقدير العميل الخاص بك ، أي أنك تريد إعطاء الانطباع بأنك ممتن لأعمال العميل وليس لأمواله فقط. ومع ذلك ، فأنت تريد أيضًا إثبات أنك حازم في طلبك بأن يتم دفع الفاتورة على الفور وضمن شروط اتفاقيتك الأولية مع العميل.

ما هو الغرض من الفاتورة؟

الغرض من الفاتورة هو تحصيل الأموال المستحقة للسلع أو الخدمات من قبل العميل أو العميل عند الانتهاء من المشروع. تخدم الفاتورة غرضًا آخر أيضًا ، وهو أنها تنشئ مسارًا ورقيًا بينك وبين عملائك أو عملائك.

لا يقتصر عمل الفواتير على حثهم على الدفع مقابل عملك فحسب ، بل يتعلق أيضًا بالتوثيق الرسمي للطلب. في حالة عدم قيام عميلك بالدفع وتحتاج إلى اتخاذ إجراء قانوني ، يمكن أن تساعدك الفاتورة والإقرار اللاحق بها في المحكمة.

تعتبر الفواتير أيضًا لا تقدر بثمن بالنسبة لك ولعميلك خلال موسم الضرائب في حالة ما إذا كنت قد خضعت للتدقيق أو كنت بحاجة إلى إظهار الوثائق التي تفيد بأن العميل قد دفع لك أو يدين لك بمبلغ مستحق.

كيف أقوم بعمل فاتورة للعميل؟

بالنسبة للمؤسسات الصغيرة ، يمكنك صياغة فاتورة بنفسك بسهولة إلى حد ما. ضع اسم شركتك وعنوانها ورقم هاتفك في الزاوية اليمنى العلوية كما تفعل مع أي مستند شركة آخر ، ثم قم بتسميتها "فاتورة الأسبوع (التاريخ)" بخط غامق. أسفل العنوان ، ضع قائمة بالرسوم التفصيلية إذا لزم الأمر ، ثم قم بتضمين الإجمالي. إذا اخترت ذلك ، فيمكنك تضمين التاريخ الذي تتوقع فيه تلقي الأموال.

في هذه الأيام ، يمكنك حتى أن تكون مبدعًا في فواتير العميل باستخدام أداة تصميم مثل Canva. تقدم Canva الكثير من قوالب الفواتير المجانية التي يمكنك تخصيصها بسهولة باستخدام شعارك وعلامتك التجارية وألوانك والمزيد لإضفاء لمسة شخصية أكثر.

يجب على الشركات الأكبر حجمًا التفكير في الاستعانة بمصادر خارجية لاحتياجات الفواتير الخاصة بها أو استخدام برنامج يقوم بصياغة الفواتير تلقائيًا. يعد مسك الدفاتر للمؤسسات الكبيرة أمرًا معقدًا بدرجة كافية ، لذا فإن استخدام حق الرجوع من طرف ثالث لفواتيرك يمكن أن يكون وسيلة رائعة لتبسيط العملية وضمان دقة المحاسبة الخاصة بك.

متى يجب علي فوترة العميل؟

بشكل عام ، من الأفضل إصدار فاتورة للعميل قبل اكتمال المشروع ، ما لم تكن قد وافقت على تقسيم الدفعة إلى قسمين مع سداد الدفعة الأولى في منتصف الطريق خلال المشروع. ما لم تكن لديك اتفاقية علامة منتصف الطريق هذه ، يجب عليك الانتظار حتى تنتهي تمامًا من جميع المهام المرتبطة قبل طلب المال.

في النهاية ، هذه مسألة آداب. سيرسل بعض الأشخاص الفاتورة فورًا بعد اكتمال المشروع ، وأحيانًا يرسلونها في ذلك اليوم بالذات. ومع ذلك ، فمن الأفضل بكثير فيما يتعلق بخدمة العملاء إذا انتظرت لتلقي التعليقات والتأكد من رضا العميل قبل إرسال الفاتورة.

فيما يلي مثال على الشكل الذي سيبدو عليه الجدول الزمني الجيد من حيث طلب الفاتورة.

الثلاثاء - تعاقد بيل مع مارسيا لتصميم موقع إلكتروني أساسي مع خطة صيانة WordPress لشركته الصغيرة. واتفقوا على أن تدفع مارسيا بالكامل بمجرد اكتمال المشروع. بعد أربعة أسابيع من العمل ، تقدم مارسيا المشروع النهائي. يُخبر بيل مارسيا بأنه قد استلمها ويقوم بمراجعتها.

الأربعاء - أرسل بيل رسالة بريد إلكتروني إلى مارسيا ليخبرها أنه مسرور إلى حد كبير بالعمل الذي أنجزته ، لكنه يشعر ببعض القلق. تدرك مارسيا أنه حل سريع ، لذا قامت بإجراء التغييرات وإرسالها إليه في نفس اليوم.

الخميس - أرسل بيل بريدًا إلكترونيًا إلى مارسيا بإشادة متوهجة ، حيث أن الموقع النهائي هو بالضبط ما تصوره. يرد مارسيا على بريده الإلكتروني برسالة تخبره بمعرفة كم كان من دواعي سروري وجوده كعميل خلال الشهر الماضي.

الجمعة - أرادت مارسيا أن تقف رسالتها التقديرية من تلقاء نفسها ، لذلك تنتظر حتى صباح اليوم التالي لإرسال فاتورة عبر البريد الإلكتروني ، متضمنة كملف pdf. في نص الرسالة الإلكترونية ، كررت بإيجاز أنه كان عميلاً رائعًا وأبلغته أن الفاتورة مرفقة.

الاثنين - تستيقظ مارسيا على إيداع رقمي بالمبلغ المحدد الذي اتفقت عليه هي وبيل. على الرغم من أن بيل لم يدفعها في نفس اليوم الذي استلمه فيه ، فإن إحساس مارسيا الكبير بآداب العمل يخبرها أنه من المفهوم أن الفواتير غالبًا ما يتم دفعها في يوم العمل التالي ، مما يعني أنها اضطرت إلى الجلوس في عطلة نهاية الأسبوع. يرفق سداد بيل برسالة بريد إلكتروني تخبر مارسيا أن ديونه قد تمت تسويتها. ترد بإيجاز الشكر وتدعوها لإخبار شركائها وأصدقائها عن خدماتها.

كيف تحاسب العميل؟

في هذه الأيام ، يتم إرسال العديد من الفواتير عبر البريد الإلكتروني. هذا أمر مفهوم ومقبول تمامًا ، حيث تتم غالبية الأعمال المستقلة عبر الإنترنت.

ومع ذلك ، هناك بعض الحالات التي يكون فيها البريد التقليدي هو الخيار الأفضل. غالبًا ما تُستخدم فواتير البريد التقليدية للخدمات المقدمة شخصيًا ، حيث لم يحدث سوى القليل جدًا من الاتصالات عبر البريد الإلكتروني. من الجيد تمامًا أن تسأل عميلك عن الطريقة التي يفضلها لتلقي فاتورة. ومع ذلك ، فإن غالبية العملاء في عالم الأعمال اليوم على ما يرام مع تلقي الفواتير عبر البريد الإلكتروني.

أهمية عقود العميل لفواتير العميل

تجدر الإشارة أيضًا إلى أنه يمكن تغطية الفواتير وتفاصيل ترتيبات دفع المشروع في عقد عميل قوي. خلال الاجتماع الأولي مع العميل ، يمكنك تغطية توقعات شروط الدفع وتواريخ الاستحقاق بحيث يكون توصيل هذه التوقعات واضحًا ومباشرًا.

في الواقع ، يعد إنشاء أنظمة لأعمال تصميم الويب الخاصة بك أحد أهم الخطوات الأولى التي يمكن أن يتخذها المستقل المستقل. عندما يكون لديك عملية صلبة لعملك ، فإنها ستعزز ثقتك بنفسك وتجعلك أكثر كفاءة وإنتاجية وربحًا. يمكن أن ينتج عن هذا أخيرًا القدرة على تحصيل ما تستحقه وإبقاء العملاء الذين يعانون من مشاكل تحت السيطرة.

فواتير عملاء أفضل: 10 نصائح

الآن بعد أن أجبنا على بعض الأسئلة الأساسية المتعلقة بفواتير العميل ، إليك 10 نصائح يجب معرفتها يجب وضعها في الاعتبار عندما يتعلق الأمر بصياغة وإرسال واستيفاء فواتير العميل.

1. عدم إرسال فاتورة بالبريد الإلكتروني على أنها نص الرسالة

في مثالنا السابق ، كانت مارسيا حكيمة في تضمين رسالة مهذبة في نص الرسالة الإلكترونية التي أرسلتها إلى بيل ، لأن هذا يدل على تقدير العميل. علاوة على ذلك ، كان من الحكمة تضمين الفاتورة كمرفق pdf.

يجب إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني دائمًا كمرفق ، ويفضل أن يكون بتنسيق .pdf أو .doc. تذكر أن هذا مستند رسمي يمكن وسيستخدم لأغراض قانونية ومحاسبية وضريبية. إذا حاولت من قبل طباعة رسالة بريد إلكتروني ، فستعرف مدى الاختلاط الذي يظهر به النص غالبًا على الصفحة. تأكد من أنه يمكنك أنت وعميلك طباعة الفاتورة بسهولة أو حفظها رقميًا لأغراض مسك الدفاتر.

2. تأكد من إرسال الفاتورة إلى الشخص المناسب

أرسلت مارسيا الفاتورة إلى بيل لأنه المالك الوحيد لمشروع صغير. ومع ذلك ، إذا كنت تعمل مع مؤسسة أكبر ، فقد لا يكون الشخص الذي تتواصل معه هو الشخص المسؤول عن المدفوعات. على سبيل المثال ، إذا كانت مارسيا تصمم موقعًا إلكترونيًا لشركة ملابس كبيرة ، فقد تكون على اتصال بالشخص المسؤول عن التسويق. قد يكون هذا الشخص مسؤولاً عن التعامل مع تصميم الويب ، لكنه لا يشرف على تغيير الأموال.

إنها لفكرة ذكية أن تسأل من يجب أن تتعامل معه عندما يحين وقت استلام الدفع في بداية المشروع. لا بأس بإرسال الفاتورة إلى جهة الاتصال الخاصة بك في شركة العميل مع طلب إرسالها إلى الموظف المناسب. بخلاف ذلك ، إذا كان لديك عنوان البريد الإلكتروني للشخص المسؤول عن المدفوعات ، فيمكنك مراسلته مباشرة وإرسال نسخة إلى أقرب جهة اتصال في الشركة.

3. تأكد من أنه من الواضح كيف تتوقع أن يتم الدفع لك

فوجئ العديد من العاملين لحسابهم الخاص بالعملاء الذين طلبوا الدفع عن طريق شيك ورقي ، حيث أصبحت المدفوعات الرقمية بسرعة هي القاعدة. هذا موضوع آخر من الجيد توضيحه عندما توافق في البداية على شروط عقدك مع العميل.

إذا كنت تدرك أنك لم توافق أبدًا على الطريقة التي تريد أن يتم الدفع لك بها وأن الوقت قد حان لصياغة الفاتورة ، فلا تتردد في طلب طريقة الدفع المفضلة لديك في نص البريد الإلكتروني عند إرسال الفاتورة. إذا كنت ترغب في أن يتم الدفع لك عن طريق إيداع مصرفي ، فقم بإنشاء مرفق إضافي يحتوي على حسابك ومعلومات التوجيه. لا ترغب في وضع معلوماتك المصرفية على الفاتورة نفسها ، حيث يمكن أن تكون هذه المستندات معروضة للجمهور إذا تم تضمينها في إعداد الضرائب الخاص بعميلك.

4. التحلي بالصبر

سيحصل بعض العملاء على فاتورة ويدفعون في غضون ساعة. سينتظر العملاء الآخرون حتى يوم العمل التالي أو بعد أيام قليلة. من المفهوم أنك قد تكون غير صبور عندما يتعلق الأمر بالحصول على أجر مقابل عمل جيد. ومع ذلك ، فإن القليل من الصبر هو المفتاح.

في حين أنه من الحكمة التحلي بالصبر ، فمن الحكمة أيضًا معرفة متى يجب أن تدافع عن نفسك.

5. لا تتحلى بالصبر

لا أحد يريد أن ينفق مبلغًا كبيرًا من المال ، حتى لو كان مدينًا به بحق لشخص ما. في بعض الأحيان ، يقوم العملاء بالمماطلة عندما يتعلق الأمر بسداد فاتورة العميل الخاصة بهم. بشكل عام ، إذا اعترف العميل بالفاتورة ولكنه لم يرسل الأموال إليك ، أرسل بريدًا إلكترونيًا للمتابعة يستفسر فيه عن موعد استلام الأموال بعد حوالي أسبوع من إرسال الفاتورة الأولية. إذا لم تتلق أي رد على الإطلاق ، فلا تتردد في المتابعة بعد ثلاثة أيام عمل من الرسالة الإلكترونية الأولية.

6. امنح العميل فائدة الشك إذا كانت لديه مخاوف

أحيانًا لا يوافق العميل على رسوم معينة بعد استلام الفاتورة. هذا صحيح بشكل خاص إذا كنت تفرض عليهم رسومًا أكثر مما تم الاتفاق عليه في البداية بسبب تمديد المشروع أو طلب خدمات إضافية.

أفضل طريقة لتجنب ذلك هي التأكد من أن لديك وثائق العميل التي توافق على الرسوم الإضافية للخدمات الإضافية المقدمة. هذا يعني أنه في أي وقت يرغب فيه العميل في توسيع نطاق مشروع ما ، فإنك ترسله بالبريد الإلكتروني لإبلاغه أن هذا سيزيد المبلغ الذي سيتم محاسبته عليه ويتضمن أرقامًا دقيقة.

سيتمكن العديد من المستقلين والعملاء من تسوية أي نزاعات حول الأموال المستحقة وديًا من خلال التواصل الواضح. فقط لأن العميل قد يكون لديه بعض المخاوف لا يعني أنه يحاول التصرف بشكل غير أخلاقي أو تلقي الخدمات مجانًا. امنح العميل ميزة الشك والرد على أي مخاوف تتعلق بالوثائق المتعلقة بوقت موافقته على الرسوم الإضافية أو توسيع نطاق المشروع.

7. افهم ما هو مطلوب للبريد الإلكتروني الثالث المخيف

على الرغم من أن العميل الذي يريد الاعتراض على الاتهامات قد يكون مرهقًا ، إلا أن أسوأ عميل هو الذي يبدو أنه اختفى تمامًا. يعرف العديد من العاملين لحسابهم الخاص الشعور الغارق في إدراك أن الأسابيع قد مرت وأن العميل قد أهمل الوفاء بفاتورته. إنه شعور مروع أن تدرك أن العميل يستمتع بثمار عملك بينما لم تحصل على أي تعويض بدوره.

إذا مر أسبوعان وفشل عميلك في الرد على كل من طلبك الأولي وبريدك الإلكتروني الثاني المهذب لتذكيره بالديون المستحقة ، فقد حان الوقت لإرسال "البريد الإلكتروني الثالث" المخيف. في حين أنه من المهم أن تظل محترفًا ، إلا أن هذا البريد الإلكتروني لا يجب أن يكون عن التفاصيل الدقيقة أو التعبير عن الامتنان لعمل العميل.

بدلاً من ذلك ، أبلغهم بمهنية ولكن بحزم أن عليهم دينًا مستحقًا. قم بتضمين التاريخ الأولي الذي أرسلت فيه الفاتورة وقم بتضمين الفاتورة مرة أخرى كمرفق. اجعل هذا البريد الإلكتروني موجزًا ​​وبسيطًا. على الرغم من أنه قد يكون مغريًا ، لا تهدد باتخاذ إجراء قانوني أو تعبر عن استيائك من سلوكهم. ما عليك سوى ذكر حقائق الأمر وتذكيرهم بأنك تتوقع سداد هذا الدين.

8. تعرف عندما تصطدم بجدار من الطوب

إذا مر شهر ولم تتلق أي مدفوعات ، فقد حان الوقت لقبول أنك قد تتعامل مع عميل لا ينوي الدفع لك. ينطبق هذا أيضًا على العملاء الذين ذهبت معهم ذهابًا وإيابًا بسبب تناقضات طفيفة على مدار عدة أسابيع.

بقدر ما قد يكون الأمر مغريًا ، حافظ على عواطفك تحت السيطرة. أنت تؤذي نفسك فقط بإرسال بريد إلكتروني غاضب إلى العميل أو محاولة تخريب ثمار أي عمل أنجزته من أجله. بدلاً من ذلك ، اقبل الموقف الذي أنت فيه واستعد لاتخاذ الإجراء المناسب. بالنسبة للكثيرين ، سيتضمن ذلك الاتصال بمحام أو رفع قضية في محكمة الدعاوى الصغيرة. بالنسبة للقلة المؤسفة الذين يفتقرون إلى الوثائق أو القدرة على تحصيل ديونهم بشكل قانوني ، قد يعني هذا خسارة مؤسفة ودرسًا مستفادة وعميلًا تضعه في قائمة سوداء بشكل دائم.

9. كن حذرًا مع العملاء الذين يدفعون متأخرًا في المستقبل

سوف يقوم بعض العملاء بسحب عملية الدفع لك لعدة أسابيع قبل أن يفيوا أخيرًا بكلمتهم وسداد ديونهم المستحقة. غالبًا ما ينتهي هؤلاء العملاء بالعودة إليك في المستقبل باقتراح مشروع جديد.

يتوق العديد من العاملين لحسابهم الخاص إلى تولي أي وظيفة يمكنهم الحصول عليها ، حيث إنه عالم تنافسي وكونك مقاولًا مستقلاً قد يكون أمرًا صعبًا على أقل تقدير. ومع ذلك ، فكر مليًا مليًا فيما إذا كنت ترغب في مواصلة علاقة عمل مع عميل أخر عملية الدفع. إذا كان العميل قد جعل تحصيل دفعتك صعبًا في المرة الأولى ، فمن المحتمل أنه سيتصرف بنفس الطريقة بالضبط عندما يتعلق الأمر بتحصيل المدفوعات للمشاريع المستقبلية.

لا تخف من التخلي عن عميل أظهر أن مكافأتك على عملك لم تكن أولوية بالنسبة له. في حين أن تقدير العميل هو المفتاح ، فإن تقدير المقاول مهم أيضًا.

10. تعلم كما تذهب عن طريق تحسين العقود الخاصة بك

كل موظف مستقل جديد سيرتكب خطأ الفشل في توثيق شروط الاتفاقية ، فقط سيعاني من ذلك عندما يحين وقت إرسال فاتورة العميل. على الرغم من أنه يمكنك دراسة أدلة مثل هذه وإتقان آداب التعامل المناسبة للفواتير ، فإن الخبرة ستعلمك كيفية التعامل بشكل أفضل مع عملية الدفع بطريقة عادلة لك ولعميلك.

علاوة على ذلك ، يمكن تطبيق قواعد مختلفة عبر الصناعات المختلفة. بينما تستمر في مهنتك المستقلة ، ستلتقط الاعتبارات الفريدة التي يجب أن تضعها في اعتبارك والتي تنطبق على مجال عملك على وجه التحديد.

كونك صاحب عمل حر أو رائد أعمال يمكن أن يحمل معه الكثير من انعدام الأمن المالي. كن ذكيًا بشأن نظام الفواتير الخاص بك وقم دائمًا بتوثيق كل شيء لحماية نفسك. إذا قمت بذلك ، فستمنع نفسك من سوء المعاملة وتضمن دفع فواتيرك على الفور وبالكامل.

احصل على iThemes Sync Pro لتقارير موقع الويب السهل لإقرانها مع فواتير العميل

إذا قمت بإنشاء مواقع ويب للعملاء وتقديم خدمات صيانة WordPress ، فإن iThemes Sync Pro يجعل من السهل إنشاء تقارير مواقع الويب تلقائيًا والتي يمكنك إرسالها مع فواتير صيانة موقع الويب الشهرية. تتبع التحديثات والنسخ الاحتياطية والأمان وتحليلات Google و SEO والمزيد لإظهار قيمة خطة رعاية موقع الويب الشهرية الخاصة بهم بسهولة.

جرب iThemes Sync مجانًا لمدة 30 يومًا

كريستين رايت

تكتب كريستين دروسًا تعليمية لمساعدة مستخدمي WordPress منذ 2011. يمكنك عادةً العثور عليها وهي تعمل على مقالات جديدة لمدونة iThemes أو تطور موارد لـ #WPprosper. خارج العمل ، تستمتع كريستين بكتابة اليوميات (كتبت كتابين!) ، والمشي لمسافات طويلة والتخييم ، والطهي ، والمغامرات اليومية مع عائلتها ، على أمل أن تعيش حياة أكثر حاضرًا.