Müşteri Faturası İpuçları: Müşterileri Daha İyi Faturalandırmanın 10 Yolu

Müşteri faturaları dünyası zor olabilir ve yalnızca kendilerine borçlu olunanları tahsil etmeye çalışan serbest çalışanlar ve girişimciler için büyük baş ağrıları yaratabilir. Ancak, faturaları biraz daha kolaylaştırmak için kullanabileceğiniz akıllı ipuçları ve teknikler var. Bu kılavuzda, on müşteri faturası ipucunu ele alacağız.

Serbest çalışan olarak çalışmaktan veya kendi işinizin sahibi olmaktan daha iyi bir şey yoktur. Talepkar bir patronun ya da yeteneklerinizi takdir etmeyen bir şirketin insafına kalmak yerine, kendi işvereniniz olursunuz, hiç kimsenin talep ve tercihlerine değil, kendi tercihlerinize tabi olursunuz.

Ancak, serbest çalışanlar geleneksel bir işin güzel bir yönünü gözden kaçırıyorlar, o da iki haftada bir maaş garantisine sahip olmamaları. Bunun yerine, müşterilerinden fatura şeklinde para toplamak zorundalar. Birçok müşteri derhal ve tam olarak ödeme yaparken, ortalama bir serbest çalışanın geç ödenen, tam olarak ödenmeyen veya ne kadar paranın ödenmesi gerektiği konusunda ileri geri tartışmalara yol açan faturalarla ilgili birden fazla korku hikayesi vardır.

Bir fatura oluştururken, müşteri takdirinizi ifade etmek istersiniz, yani müşterinin sadece parası için değil, işi için de minnettar olduğunuz izlenimini vermek istersiniz. Bununla birlikte, faturanın derhal ve müşteriyle yaptığınız ilk anlaşmanın şartları dahilinde ödenmesi talebinizde kararlı olduğunuzu da göstermek istersiniz.

Faturanın amacı nedir?

Bir faturanın amacı, bir proje tamamlandığında bir müşteri veya müşteri tarafından mal veya hizmetler için borçlu olunan parayı tahsil etmektir. Fatura başka bir amaca da hizmet eder, o da siz ve müşterileriniz veya müşterileriniz arasında bir kağıt izi oluşturmasıdır.

Müşterileri faturalandırmak, yalnızca işiniz için size ödeme yapmaları için onları dürtmekle ilgili değildir, aynı zamanda talepte bulunduğunuzu resmi olarak belgelemekle de ilgilidir. Müvekkilinizin ödeme yapmaması ve yasal işlem başlatmanız gerekirse, fatura ve müvekkilinin bunu kabul etmesi mahkemede size yardımcı olabilir.

Denetlenmeniz veya müşterinin size ödediği veya size ödenmemiş bir meblağ borçlu olduğuna dair belgeleri göstermeniz gerekiyorsa, vergi mevsimi boyunca faturalar hem siz hem de müşteriniz için çok değerlidir.

Müşteri faturasını nasıl yapabilirim?

Daha küçük işletmeler için oldukça kolay bir şekilde kendiniz bir fatura taslağı oluşturabilirsiniz. Şirket adınızı, adresinizi ve telefon numaranızı diğer şirket belgelerinde yaptığınız gibi sağ üst köşeye yazın ve ardından kalın yazı tipiyle "(tarih) haftasına ait fatura" başlığını yazın. Başlığın altında, gerekirse ayrıntılı masrafları listeleyin ve ardından toplamı ekleyin. Tercih ederseniz, parayı almayı beklediğiniz bir tarih ekleyebilirsiniz.

Bu günlerde, Canva gibi bir tasarım aracını kullanarak müşteri faturalarınızda yaratıcı olabilirsiniz. Canva, daha kişisel bir dokunuş için logonuz, markanız, renkleriniz ve daha fazlasıyla kolayca özelleştirebileceğiniz çok sayıda ücretsiz fatura şablonu sunar.

Daha büyük işletmeler, fatura ihtiyaçlarını dışarıdan temin etmeyi veya faturaları otomatik olarak hazırlayan yazılımları kullanmayı düşünmelidir. Büyük işletmeler için defter tutma, olduğu gibi yeterince karmaşıktır, bu nedenle faturalarınız için üçüncü taraf bir başvuru kullanmak, süreci kolaylaştırmak ve muhasebenizin doğru olmasını sağlamak için harika bir yol olabilir.

Bir müşteriye ne zaman fatura kesmeliyim?

Genel olarak, ödemenin projenin yarısında yapılacak ilk ödemeyle ikiye bölüneceğini kabul etmedikçe, proje tamamlanmadan önce müşteriye fatura kesmek en iyisidir. Bu yarım puan anlaşmanız yoksa, para istemeden önce ilgili tüm görevlerle tamamen bitene kadar beklemelisiniz.

Neticede bu bir görgü kuralları sorunudur. Bazı insanlar faturayı proje tamamlandıktan hemen sonra, hatta bazen o gün gönderiyor. Ancak, faturayı göndermeden önce geri bildirim almak ve müşterinin memnun olduğundan emin olmak için beklemeniz müşteri hizmetleri açısından çok daha iyidir.

Fatura talep etme açısından iyi bir zaman çizelgesinin nasıl görüneceğine dair bir örnek.

Salı – Bill, küçük işletmesi için bir WordPress bakım planına sahip temel bir web sitesi tasarlaması için Marcia ile sözleşme yaptı. Proje tamamlandıktan sonra Marcia'ya tam olarak ödeme yapılması konusunda anlaştılar. Dört haftalık bir çalışmanın ardından Marcia, nihai projeyi teslim ediyor. Bill, Marcia'ya onu aldığını ve gözden geçirdiğini bildirir.

Çarşamba – Bill, Marcia'ya yaptığı işten büyük ölçüde heyecan duyduğunu, ancak hafif bir çekincesi olduğunu söylemek için Marcia'ya e-posta gönderir. Marcia bunun hızlı bir çözüm olduğunu biliyor, bu yüzden değişiklikleri yapıyor ve aynı gün ona geri gönderiyor.

Perşembe – Bill, Marcia'ya e-posta gönderir, çünkü bitmiş web sitesi tam olarak hayal ettiği gibi olur. Marcia, e-postasına geçen ay müşterisi olmanın ne kadar büyük bir zevk olduğunu bildiren bir mesajla yanıt veriyor.

Cuma – Marcia, teşekkür mesajının kendi başına ayakta durmasını istedi, bu nedenle kendisine e-posta yoluyla .pdf dosyası olarak dahil edilmiş bir fatura göndermek için ertesi sabahı bekliyor. E-postanın gövdesinde, onun harika bir müşteri olduğunu kısaca yineler ve faturanın ekte olduğunu bildirir.

Pazartesi – Marcia, Bill ile tam olarak üzerinde anlaştıkları tutar için dijital bir depozitoyla uyanır. Bill parayı aldığı gün ödememiş olsa da, Marcia'nın büyük iş görgü kuralları anlayışı, faturaların genellikle bir sonraki iş gününde ödenmesinin anlaşılabilir olduğunu, bu da onun hafta sonu boyunca sıkı oturması gerektiği anlamına geldiğini söyler. Bill'in ödemesine, Marcia'ya borcunun kapatıldığını bildiren bir e-posta eşlik eder. Kısa bir teşekkürle yanıtlıyor ve onu ortaklarına ve arkadaşlarına hizmetlerinden bahsetmeye davet ediyor.

Bir müşteriyi nasıl faturalandırırsınız?

Bu günlerde, birçok fatura e-posta yoluyla gönderiliyor. Serbest çalışmanın çoğu çevrimiçi yapıldığından, bu anlaşılabilir ve tamamen kabul edilebilir bir durumdur.

Ancak, geleneksel postanın daha iyi bir seçenek olduğu bazı durumlar vardır. Geleneksel posta faturaları, genellikle e-posta üzerinden çok az iletişimin gerçekleştiği yüz yüze hizmetler için kullanılır. Müşterinize nasıl bir fatura almayı tercih edeceğini sormanız gayet iyi. Bununla birlikte, günümüzün iş ortamındaki müşterilerin çoğu, faturaları e-posta yoluyla almakta sorun yaşamamaktadır.

Müşteri Sözleşmelerinin Müşteri Faturaları İçin Önemi

Ayrıca faturaların ve proje ödeme düzenlemelerinin ayrıntılarının sağlam bir müşteri sözleşmesinde ele alınabileceğini belirtmekte fayda var. İlk müşteri toplantısında, bu beklentilerin açık ve anlaşılır şekilde iletilmesi için ödeme koşullarının ve vade tarihlerinin beklentilerini karşılayabilirsiniz.

Aslında, web tasarım işiniz için sistemler kurmak, bir serbest çalışanın atabileceği en önemli ilk adımlardan biridir. İşiniz için sağlam bir süreciniz olduğunda, güveninizi artıracak ve sizi daha verimli, daha üretken ve daha karlı hale getirecektir. Bu, sonunda değerinizi tahsil edebilmenize ve sorunlu müşterileri kontrol altında tutmanıza neden olabilir.

Daha İyi Müşteri Faturaları: 10 İpucu

Artık bazı temel müşteri faturası sorularını yanıtladığımıza göre, müşteri faturalarının taslağının hazırlanması, gönderilmesi ve yerine getirilmesi söz konusu olduğunda akılda tutulması gereken 10 bilinmesi gereken ipucunu burada bulabilirsiniz.

1. Bir Faturayı Asla Mesajın Gövdesi Olarak E-postayla E-postayla Göndermeyin

Önceki örneğimizde, Marcia, müşterinin takdirini gösterdiği için Bill'e gönderdiği e-postanın gövdesine kibar bir mesaj eklemek akıllıcaydı. Ayrıca, faturayı uygun şekilde etiketlenmiş bir .pdf eki olarak eklemek akıllıcaydı.

Bir fatura her zaman ek olarak e-postayla gönderilmelidir, tercihen .pdf veya .doc biçiminde olmalıdır. Unutmayın, bu yasal, muhasebe ve vergi amaçları için kullanılabilecek ve kullanılacak resmi bir belgedir. Daha önce bir e-posta yazdırmayı denediyseniz, metnin sayfada ne kadar karışık göründüğünü bilirsiniz. Hem sizin hem de müşterinizin faturayı kolayca yazdırabildiğinden veya defter tutma amacıyla dijital olarak dosyalayabildiğinden emin olun.

2. Faturayı Doğru Kişiye Gönderdiğinizden Emin Olun

Marcia, küçük bir işletmenin tek sahibi olduğu için faturayı Bill'e gönderdi. Ancak, daha büyük bir kuruluşla çalışıyorsanız, iletişim kurduğunuz kişi ödemelerden sorumlu kişi olmayabilir. Örneğin, Marcia büyük bir giyim firması için bir web sitesi tasarlıyorsa, pazarlamadan sorumlu kişiyle iletişim halinde olabilir. Bu kişi web tasarımından sorumlu olabilir, ancak paranın el değiştirmesini denetlemez.

Bir projenin başlangıcında ödeme alma zamanı geldiğinde kiminle ilgilenmeniz gerektiğini sormak akıllıca bir fikirdir. Faturayı, müşterinin şirketindeki ilgili kişiye, uygun çalışana iletmesi talebiyle göndermeniz sorun değil. Aksi takdirde, ödemelerden sorumlu kişinin e-posta adresi varsa, onlara doğrudan mesaj atabilir ve şirketteki en yakın bağlantınızı CC'ye gönderebilirsiniz.

3. Nasıl Ödeme Almayı Beklediğinizin Açık Olduğundan Emin Olun

Dijital ödemeler hızla norm haline geldiğinden, birçok serbest çalışan, kağıt çekle ödeme talep eden müşteriler tarafından şaşırdı. Bu, müşteriyle yaptığınız sözleşmenin şartlarını ilk başta kabul ettiğinizde açıklığa kavuşturmak için iyi olan başka bir konudur.

Nasıl ödeme almak istediğiniz konusunda hiçbir zaman anlaşmadığınızı ve faturanın taslağının hazırlanma zamanının geldiğini fark ediyorsanız, faturayı gönderirken e-postanın gövdesinde tercih ettiğiniz ödeme şeklini istemekten çekinmeyin. Banka havalesi yoluyla ödeme almak istiyorsanız, hesabınızı ve yönlendirme bilgilerinizi içeren ek bir ek oluşturun. Müşterinizin vergi hazırlığına dahil edildiyse bu belgeler herkese açık olabileceğinden, faturanın üzerine bankacılık bilgilerinizi koymak istemezsiniz.

4. Sabırlı Olun

Bazı müşteriler bir fatura alacak ve bir saat içinde ödeme yapacaktır. Diğer müşteriler bir sonraki iş gününe veya birkaç gün sonraya kadar bekleyecektir. İyi yapılmış bir iş için ödeme almaya gelince sabırsız olmanız anlaşılabilir. Ancak, biraz sabır anahtardır.

Sabırlı olmak akıllıca olsa da , ne zaman ayağa kalkmanız gerektiğini bilmek de akıllıcadır.

5. Çok Sabırlı Olmayın

Haklı olarak birine borçlu olsalar bile, hiç kimse büyük miktarda parayı çatallamak istemez. Bazen müşteriler, müşteri faturalarını yerine getirmeye gelince ertelerler. Genel olarak konuşursak, bir müşteri faturayı kabul ettiyse ancak size parayı göndermediyse, ilk fatura gönderildikten yaklaşık bir hafta sonra parayı ne zaman alacağınızı öğrenmek için bir takip e-postası gönderin. Herhangi bir yanıt almadıysanız, ilk e-postadan üç iş günü sonra takip etmekten çekinmeyin.

6. Endişeleri Varsa Müşteriye Şüphe Edin

Bazen bir müşteri, bir fatura aldıktan sonra belirli bir ücrete katılmayabilir. Bu, özellikle projenin uzatılması veya talep edilen ek hizmetler nedeniyle başlangıçta kararlaştırılandan daha fazla ücret alıyorsanız geçerlidir.

Bundan kaçınmanın en iyi yolu, verilen ek hizmetler için ek ücretleri kabul eden müşterinin belgelerine sahip olduğunuzdan emin olmaktır. Bu, bir müşteri bir projenin kapsamını genişletmek istediğinde, onlara bunun faturalandırılacakları tutarı artıracağını ve kesin rakamları ekleyeceğini bildirmek için onlara e-posta gönderdiğiniz anlamına gelir.

Birçok serbest çalışan ve müşteri, borçlu olunan parayla ilgili herhangi bir anlaşmazlığı açık iletişim yoluyla dostane bir şekilde çözebilecektir. Bir müşterinin bazı endişeleri olması, onların vicdansız davranmaya veya ücretsiz hizmet almaya çalıştıkları anlamına gelmez. Müşteriye şüphe avantajı sağlayın ve ek ücretleri ne zaman kabul ettiklerini veya projenin kapsamını ne zaman genişlettiklerini belgeleyerek endişelerini yanıtlayın.

7. Korkunç Üçüncü E-posta İçin Neler Gerektiğini Anlayın

Suçlamalara itiraz etmek isteyen müşteri külfetli olsa da, en kötü müşteri tamamen ortadan kaybolmuş gibi görünen müşteridir. Pek çok serbest çalışan, haftalar geçtiğini ve bir müşterinin faturasını yerine getirmeyi ihmal ettiğini fark etmenin derinden gelen hissini bilir. Karşılığında hiçbir tazminat almadığınız halde, müşterinin emeğinizin meyvelerinin tadını çıkardığını anlamak korkunç bir duygu.

İki hafta geçtiyse ve müşteriniz hem ilk isteğinize hem de onlara ödenmemiş borçlarını hatırlatmak için ikinci kibar e-postanıza yanıt vermediyse, o zaman korkunç "üçüncü e-postayı" göndermenin zamanı gelmiştir. Profesyonel kalmanız önemli olsa da, bu e-posta, müşterinin işi için nezaket veya şükran ifade etme hakkında olmamalıdır.

Bunun yerine, profesyonelce ama kesin bir şekilde, ödenmemiş bir borcu olduğunu onlara bildirin. Faturayı gönderdiğiniz ilk tarihi ekleyin ve faturayı tekrar ek olarak ekleyin. Bu e-postayı kısa ve basit tutun. Cazip olsa da, yasal işlem yapma tehdidinde bulunmayın veya davranışlarından memnun olmadığınızı ifade etmeyin. Sadece olayın gerçeklerini belirtin ve onlara bu borcun ödenmesini beklediğinizi hatırlatın.

8. Tuğla Duvara Vurduğunuzu Anlayın

Bir ay geçtiyse ve ödeme almadıysanız, size ödeme yapmaya niyeti olmayan bir müşteriyle iş yapıyor olabileceğinizi kabul etmenin zamanı geldi. Bu aynı zamanda birkaç hafta boyunca küçük tutarsızlıklar yüzünden ileri geri gittiğiniz müşteriler için de geçerlidir.

Ne kadar çekici olursa olsun, duygularınızı kontrol altında tutun. Sadece müşteriye kızgın bir e-posta göndererek veya onlar için tamamladığınız herhangi bir işin meyvelerini sabote etmeye çalışarak kendinize zarar veriyorsunuz. Bunun yerine, içinde bulunduğunuz durumu kabul edin ve uygun eylemi yapmaya hazırlanın. Birçoğu için bu, bir avukatla iletişim kurmayı veya asliye mahkemesinde dava açmayı içerecektir. Belgelerinden veya borçlarını yasal olarak tahsil etme yeteneğinden yoksun olan talihsiz bir azınlık için bu, talihsiz bir kayıp, öğrenilen bir ders ve kalıcı olarak kara listeye aldığınız bir müşteri anlamına gelebilir.

9. Geç Ödeme Yapan Müşterilere Dikkatli Olun

Bazı müşteriler, sonunda sözlerini yerine getirmeden ve ödenmemiş borçlarını ödemeden önce size ödeme yapma sürecini birkaç hafta boyunca uzatacaktır. Bu müşteriler genellikle gelecekte size yeni bir proje teklifi ile geri döneceklerdir.

Birçok serbest çalışan, rekabetçi bir dünya olduğu ve bağımsız bir müteahhit olmanın en azını söylemek zor olabileceğinden, alabilecekleri herhangi bir işi almaya isteklidir. Ancak, ödeme sürecini geciktiren bir müşteriyle iş ilişkisini sürdürmek isteyip istemediğinizi uzun uzun düşünün. Müşteri, ödemenizi ilk seferde tahsil etmeyi zorlaştırdıysa, gelecekteki projeler için ödemeleri tahsil etme konusunda da aynı şekilde davranma ihtimalleri vardır.

Emeğiniz için sizi ödüllendirmenin onlar için bir öncelik olmadığını gösteren bir müşteriyi bırakmaktan korkmayın. Müşteri takdiri anahtar olsa da, müteahhit takdiri de önemlidir.

10. Sözleşmelerinizi İyileştirerek Gittikçe Öğrenin

Her yeni serbest çalışan, sözleşmenin şartlarını belgelememe hatasını yapacak, ancak müşteri faturasını gönderme zamanı geldiğinde bunun acısını çekecektir. Bunun gibi kılavuzları inceleyebilmenize ve uygun faturalama görgü kurallarını öğrenebilmenize rağmen, deneyim size ödeme sürecini hem siz hem de müşteri için adil bir şekilde nasıl daha iyi idare edeceğinizi öğretecektir.

Ayrıca, farklı endüstrilerde farklı kurallar geçerli olabilir. Serbest meslek kariyerinize devam ederken, özellikle sektörünüz için geçerli olan akılda tutulması gereken benzersiz hususları öğreneceksiniz.

Serbest çalışan veya girişimci olmak, beraberinde birçok finansal güvensizlik getirebilir. Faturalandırma sisteminiz konusunda akıllı olun ve kendinizi korumak için her şeyi her zaman belgeleyin. Bunu yaparsanız, kendinizi kötü muameleden kurtarır ve faturalarınızın zamanında ve eksiksiz olarak ödenmesini sağlarsınız.

Müşteri Faturalarınızla Eşleştirmek için Kolay Web Sitesi Raporları için iThemes Sync Pro'yu Alın

Müşteriler için web siteleri oluşturuyor ve WordPress bakım hizmetleri sunuyorsanız, iThemes Sync Pro, aylık web sitesi bakım faturalarıyla birlikte gönderebileceğiniz web sitesi raporlarını otomatik olarak oluşturmayı kolaylaştırır. Aylık web sitesi bakım planlarının değerini göstermek için güncellemeleri, yedeklemeleri, güvenliği, Google Analytics'i, SEO'yu ve daha fazlasını kolayca izleyin.

iThemes Sync'i 30 Gün Boyunca Ücretsiz Deneyin

Kristen Wright

Kristen, 2011'den beri WordPress kullanıcılarına yardımcı olmak için eğitimler yazıyor. Onu genellikle iThemes blogu için yeni makaleler üzerinde çalışırken veya #WPprosper için kaynaklar geliştirirken bulabilirsiniz. Kristen iş dışında günlük tutmaktan (iki kitap yazdı!), doğa yürüyüşü yapmaktan ve kamp yapmaktan, yemek pişirmekten ve daha güncel bir hayat yaşamayı umarak ailesiyle günlük maceralardan hoşlanıyor.