고객 송장 팁: 고객에게 더 나은 송장을 보내는 10가지 방법

클라이언트 인보이스의 세계는 어려울 수 있으며 정당하게 지불해야 하는 금액만 징수하려는 프리랜서와 기업가에게 큰 골칫거리가 될 수 있습니다. 그러나 송장을 좀 더 쉽게 만드는 데 사용할 수 있는 현명한 팁과 기술이 있습니다. 이 가이드에서는 10가지 고객 송장 팁을 다룹니다.

프리랜서로 일하거나 자신의 사업을 소유하는 것보다 더 좋은 것은 없습니다. 당신의 재능을 인정하지 않는 까다로운 상사나 회사에 휘둘리는 대신, 당신은 자신이 아닌 다른 사람의 요구와 선호에 종속되지 않는 자신의 고용주가 됩니다.

그러나 프리랜서는 전통적인 직업의 좋은 측면을 놓치고 있습니다. 즉, 2주마다 급여가 보장되지 않는다는 것입니다. 대신, 그들은 인보이스의 형태로 고객으로부터 돈을 징수해야 합니다. 많은 고객이 즉시 전액을 지불하는 반면, 평균적인 프리랜서는 청구서가 늦게 지불되거나 전액이 지불되지 않거나 지불해야 할 금액에 대해 앞뒤로 논쟁으로 이어지는 끔찍한 이야기를 많이 합니다.

인보이스를 작성할 때 고객에게 감사를 표현하고 싶습니다. 즉, 고객의 돈뿐만 아니라 고객의 비즈니스에 감사한다는 인상을 주고 싶습니다. 그러나 고객과의 초기 계약 조건 내에서 인보이스를 신속하게 지불하도록 요청하는 데 확고함을 보여주고 싶을 수도 있습니다.

송장의 목적은 무엇입니까?

송장의 목적은 프로젝트 완료 시 고객이나 클라이언트가 상품이나 서비스에 대해 빚진 돈을 징수하는 것입니다. 인보이스는 다른 용도로도 사용됩니다. 즉, 귀하와 귀하의 고객 또는 고객 사이에 종이 궤적을 생성하는 것입니다.

고객에게 인보이스를 발행하는 것은 귀하의 작업에 대한 비용을 지불하도록 유도하는 것뿐만 아니라 귀하가 요청을 했음을 공식적으로 문서화하는 것이기도 합니다. 고객이 비용을 지불하지 않고 법적 조치를 취해야 하는 경우 청구서와 이에 대한 후속 승인이 법원에서 도움이 될 수 있습니다.

인보이스는 세무 조사를 받았거나 고객이 미결제 금액을 지불했거나 빚을 졌다는 문서를 제시해야 하는 경우 세금 시즌 동안 귀하와 귀하의 고객 모두에게 매우 중요합니다.

고객 청구서는 어떻게 작성합니까?

소규모 기업의 경우 상당히 쉽게 인보이스를 직접 작성할 수 있습니다. 다른 회사 문서와 마찬가지로 오른쪽 상단 모서리에 회사 이름, 주소 및 전화 번호를 입력한 다음 굵은 글꼴로 "(날짜) 주에 대한 청구서"라는 제목을 붙입니다. 제목 아래에 필요한 경우 항목별 요금을 나열한 다음 총액을 포함합니다. 그렇게 선택하면 자금을 받을 것으로 예상되는 날짜를 포함할 수 있습니다.

요즘에는 Canva와 같은 디자인 도구를 사용하여 클라이언트 인보이스로 창의력을 발휘할 수도 있습니다. Canva는 로고, 브랜딩, 색상 등으로 쉽게 맞춤설정할 수 있는 다양한 무료 인보이스 템플릿을 제공하여 더욱 개인적인 느낌을 줍니다.

대기업은 송장 요구 사항을 아웃소싱하거나 송장을 자동으로 작성하는 소프트웨어 사용을 고려해야 합니다. 대기업의 부기는 그 자체로 충분히 복잡하므로 송장에 대한 제3자 수단을 활용하는 것은 프로세스를 간소화하고 회계가 정확한지 확인하는 좋은 방법이 될 수 있습니다.

언제 고객에게 청구서를 제출해야 합니까?

일반적으로 프로젝트가 완료되기 전에 고객에게 인보이스를 발행하는 것이 가장 좋습니다. 단, 프로젝트 중간에 첫 번째 지불이 이루어지도록 지불을 둘로 분할하는 데 동의하지 않는 한 말입니다. 이 중간 표시 동의가 없는 한, 돈을 요구하기 전에 모든 관련 작업을 완전히 마칠 때까지 기다려야 합니다.

결국 이것은 에티켓의 문제입니다. 어떤 사람들은 프로젝트가 완료된 직후에 송장을 보내거나 심지어 그날 바로 보내기도 합니다. 그러나 피드백을 받기 위해 기다렸다가 인보이스를 보내기 전에 클라이언트가 만족하는지 확인하는 것이 고객 서비스 측면에서 훨씬 좋습니다.

다음은 인보이스 요청 측면에서 좋은 타임라인이 어떤 모습인지에 대한 예입니다.

화요일 – Bill은 Marcia와 계약하여 소규모 비즈니스를 위한 WordPress 유지 관리 계획이 포함된 기본 웹사이트를 디자인했습니다. 그들은 프로젝트가 완료되면 Marcia에게 전액을 지불하기로 동의했습니다. 4주간의 작업 끝에 Marcia는 최종 프로젝트를 제출합니다. Bill은 Marcia에게 수신했으며 검토 중임을 알립니다.

수요일 – Bill은 Marcia에게 이메일을 보내 그녀가 수행한 작업에 크게 만족하지만 약간은 꺼림칙하다고 말합니다. Marcia는 이것이 빠른 수정이라는 것을 알고 있으므로 변경하고 같은 날 그에게 다시 보냅니다.

목요일 – Bill은 완성된 웹사이트가 그가 상상했던 것과 정확히 일치하기 때문에 Marcia에게 찬사를 보냅니다. Marcia는 지난 한 달 동안 그를 고객으로 둔 것이 얼마나 기뻤는지 알려주는 메시지와 함께 그의 이메일에 답장합니다.

금요일 – Marcia는 감사의 메시지가 독자적으로 유지되기를 원했기 때문에 다음 날 아침까지 기다렸다가 .pdf 파일로 포함된 인보이스를 이메일로 보냅니다. 이메일 본문에서 그녀는 그가 훌륭한 고객임을 간략하게 반복하고 인보이스가 첨부되어 있음을 알립니다.

월요일 – Marcia는 그녀와 Bill이 합의한 정확한 금액에 대한 디지털 보증금을 확인합니다. Bill은 받은 당일에 지불하지 않았지만 Marcia의 훌륭한 비즈니스 에티켓은 청구서가 다음 영업일에 지불되는 경우가 많기 때문에 주말에 빡빡하게 앉아 있어야 한다는 것을 이해할 수 있다고 그녀에게 알려줍니다. Bill의 지불에는 Marcia에게 그의 부채가 해결되었음을 알리는 이메일이 수반됩니다. 그녀는 짧은 감사의 말을 하고 그의 동료와 친구들에게 그녀의 서비스에 대해 이야기하도록 초대합니다.

고객에게 어떻게 청구합니까?

요즘은 많은 인보이스가 이메일로 발송됩니다. 대부분의 프리랜서 작업이 온라인으로 이루어지므로 이는 이해할 수 있고 완벽하게 수용할 수 있습니다.

그러나 기존 메일이 더 나은 옵션인 경우가 있습니다. 전통적인 우편 송장은 이메일을 통한 커뮤니케이션이 거의 발생하지 않는 대면 서비스에 자주 사용됩니다. 고객에게 인보이스를 받는 방법을 물어보는 것이 좋습니다. 그러나 오늘날의 비즈니스 환경에서 대부분의 고객은 이메일로 인보이스를 수신하는 데 문제가 없습니다.

고객 송장에 대한 고객 계약의 중요성

송장과 프로젝트 지불 계약의 세부 사항은 견고한 클라이언트 계약에서 다룰 수 있다는 점도 주목할 가치가 있습니다. 초기 고객 회의에서 지불 조건 및 기한에 대한 기대치를 다룰 수 있으므로 이러한 기대치를 명확하고 간단하게 전달할 수 있습니다.

사실, 웹 디자인 비즈니스를 위한 시스템을 구축하는 것은 프리랜서가 취할 수 있는 가장 중요한 첫 번째 단계 중 하나입니다. 비즈니스를 위한 견고한 프로세스가 있으면 자신감이 높아지고 더 효율적이고 생산적이며 수익성이 높아집니다. 이것은 마침내 당신이 가치 있는 것을 청구할 수 있게 하고 문제가 있는 클라이언트를 점검하는 결과를 낳을 수 있습니다.

더 나은 고객 송장: 10가지 팁

이제 몇 가지 기본적인 고객 인보이스 질문에 답했으므로 고객 인보이스의 초안 작성, 발송 및 이행과 관련하여 명심해야 할 10가지 필수 팁이 있습니다.

1. 인보이스를 메시지 본문으로 이메일로 보내지 마십시오.

이전 예에서 Marcia는 Bill에게 보낸 이메일 본문에 정중한 메시지를 포함하는 것이 현명했습니다. 또한 그녀는 인보이스를 적절하게 레이블이 지정된 .pdf 첨부 파일로 포함하는 것이 현명했습니다.

인보이스는 항상 .pdf 또는 .doc 형식을 선호하는 첨부 파일로 이메일로 보내야 합니다. 이것은 법률, 회계 및 세금 목적으로 사용될 수 있고 앞으로도 사용될 공식 문서임을 기억하십시오. 이메일을 인쇄해 본 적이 있다면 페이지에 텍스트가 얼마나 뒤죽박죽으로 나타나는지 알 수 있습니다. 귀하와 귀하의 고객 모두가 청구서를 쉽게 인쇄하거나 부기 목적으로 디지털 방식으로 보관할 수 있는지 확인하십시오.

2. 올바른 사람에게 송장을 보내고 있는지 확인하십시오.

Marcia는 Bill이 소규모 사업체의 단독 소유자이기 때문에 청구서를 보냈습니다. 그러나 더 큰 조직과 협력하는 경우 커뮤니케이션하는 사람이 결제 담당자가 아닐 수 있습니다. 예를 들어 Marcia가 대형 의류 회사의 웹사이트를 디자인하고 있다면 마케팅 담당자와 커뮤니케이션을 하고 있을 수 있습니다. 이 사람은 웹 디자인을 담당할 수 있지만 돈이 바뀌는 것은 감독하지 않습니다.

프로젝트를 시작할 때 지불을 받을 때가 되면 누구와 거래해야 하는지 묻는 것이 현명한 생각입니다. 적절한 직원에게 전달해 달라는 요청과 함께 고객 회사의 담당자에게 청구서를 보내는 것이 좋습니다. 또는 결제 담당자의 이메일 주소가 있다면 직접 메시지를 보내거나 회사에서 가장 가까운 연락처를 CC에 추가할 수 있습니다.

3. 지불 방법을 명확히 하십시오

디지털 지불이 빠르게 표준이 되면서 많은 프리랜서가 종이 수표로 지불을 요청한 클라이언트에 놀랐습니다. 이것은 처음에 고객과의 계약 조건에 동의할 때 명확히 하는 것이 좋은 또 다른 주제입니다.

지불 방법에 동의한 적이 없고 인보이스 초안을 작성해야 하는 경우에는 인보이스를 보낼 때 이메일 본문에 원하는 지불 방법을 자유롭게 요청하십시오. 은행 입금을 통해 지급받으려면 계정 및 라우팅 정보가 포함된 추가 첨부 파일을 만드십시오. 고객의 세금 준비에 포함된 경우 이러한 문서가 공개될 수 있으므로 인보이스 자체에 은행 정보를 입력하고 싶지 않습니다.

4. 인내심을 가지세요

일부 고객은 인보이스를 받고 한 시간 이내에 지불합니다. 다른 고객은 다음 영업일 또는 며칠 후까지 기다립니다. 당신이 일을 잘한 대가로 돈을 받는 것과 관련하여 참을성이 없을 수도 있다는 것은 이해할 만합니다. 그러나 약간의 인내가 중요합니다.

인내하는 것이 현명하지만, 자신을 옹호해야 할 때를 아는 것도 현명합니다.

5. 너무 참지 마세요

누군가에게 정당하게 빚을 지고 있는 경우에도 많은 돈을 내고 싶어하는 사람은 아무도 없습니다. 때때로 고객은 고객 송장을 이행할 때 미루는 경우가 있습니다. 일반적으로 고객이 인보이스를 승인했지만 자금을 보내지 않은 경우 최초 인보이스가 전송된 후 약 일주일 후에 언제 돈을 받을 수 있는지 문의하는 후속 이메일을 보내십시오. 아무 응답도 받지 못한 경우 초기 이메일로부터 영업일 기준 3일 후에 언제든지 후속 조치를 취하십시오.

6. 고객이 우려 사항이 있는 경우 의심의 이점을 제공하십시오.

때때로 고객은 송장을 받은 후 특정 요금에 동의하지 않을 것입니다. 프로젝트가 연장되거나 추가 서비스가 요청되어 처음에 합의된 것보다 더 많이 청구하는 경우 특히 그렇습니다.

이를 피하는 가장 좋은 방법은 제공된 추가 서비스에 대한 추가 요금에 동의하는 고객의 문서를 가지고 있는지 확인하는 것입니다. 즉, 클라이언트가 프로젝트 범위를 확장하려고 할 때마다 고객에게 이메일을 보내 청구할 금액이 증가하고 정확한 수치가 포함됨을 알립니다.

많은 프리랜서와 고객이 명확한 의사 소통을 통해 빚에 대한 분쟁을 원만하게 해결할 수 있습니다. 고객이 우려 사항을 가지고 있다고 해서 그들이 파렴치한 행동을 하거나 무료로 서비스를 받으려는 것은 아닙니다. 고객에게 의심의 여지가 있는 이점을 제공하고 추가 요금에 동의하거나 프로젝트 범위를 확장한 시점에 대한 문서로 우려 사항에 회신합니다.

7. 두려운 세 번째 이메일에 필요한 것이 무엇인지 이해하기

혐의에 대해 이의를 제기하려는 의뢰인이 부담스러울 수 있지만, 최악의 의뢰인은 아예 사라진 것 같은 의뢰인이다. 많은 프리랜서들은 몇 주가 지났고 고객이 청구서를 이행하는 것을 게을리했다는 것을 깨닫는 침몰하는 느낌을 알고 있습니다. 당신은 아무런 보상도 받지 못한 채 고객이 당신의 노동의 결실을 즐기고 있다는 것을 깨닫는 것은 끔찍한 감정입니다.

2주가 지나고 고객이 미지급 빚을 상기시키기 위한 귀하의 첫 번째 요청과 정중한 두 번째 이메일 모두에 응답하지 않았다면 두려운 "세 번째 이메일"을 보낼 때입니다. 전문적인 태도를 유지하는 것이 중요하지만, 이 이메일은 고객의 비즈니스에 대한 감사함이나 좋은 점에 관한 것이어서는 안 됩니다.

대신, 그들에게 미지급 부채가 있음을 전문적으로 그러나 단호하게 알리십시오. 송장을 보낸 최초 날짜를 포함하고 송장을 첨부 파일로 다시 포함하십시오. 이 이메일을 간단하고 간단하게 유지하십시오. 유혹이 될 수 있지만 법적 조치를 취하겠다고 위협하거나 그들의 행동에 대해 불쾌감을 표현하지 마십시오. 문제의 사실을 설명하고 이 부채가 갚을 것으로 예상한다는 점을 상기시키십시오.

8. 벽돌 벽에 부딪쳤을 때 인식하기

한 달이 지났는데도 지불을 받지 못했다면 지불할 의사가 없는 고객과 거래할 수 있다는 사실을 받아들여야 합니다. 이것은 몇 주 동안 사소한 불일치로 인해 왔다 갔다 하는 고객에게도 해당됩니다.

아무리 유혹적이라도 감정을 억제하십시오. 고객에게 화난 이메일을 보내거나 고객을 위해 완료한 작업의 결과를 방해하려고 시도함으로써 자신을 다치게 할 뿐입니다. 대신 자신이 처한 상황을 받아들이고 적절한 조치를 취할 준비를 하십시오. 많은 경우, 이것은 변호사에게 연락하거나 소액 청구 법원에 소송을 제기하는 것과 관련됩니다. 문서가 없거나 법적으로 부채를 징수할 능력이 없는 불행한 소수의 경우 이는 불행한 손실, 교훈, 영구적으로 블랙리스트에 등록한 고객을 의미할 수 있습니다.

9. 늦게 지불하는 고객을 조심하십시오.

일부 고객은 마침내 약속을 지키고 미지급 빚을 갚기 전에 몇 주 동안 지불 과정을 지연시킬 것입니다. 이러한 클라이언트는 종종 새로운 프로젝트 제안을 가지고 귀하에게 다시 돌아올 것입니다.

많은 프리랜서는 그들이 얻을 수 있는 모든 직업을 갖고 싶어합니다. 왜냐하면 그것은 경쟁이 치열한 세상이고 독립 계약자가 되는 것이 가장 말할 나위 없이 어려울 수 있기 때문입니다. 그러나 지불 프로세스를 지연시킨 고객과 비즈니스 관계를 계속할 것인지에 대해 오랫동안 곰곰이 생각하십시오. 고객이 처음에 지불금을 징수하는 것을 어렵게 만들었다면 향후 프로젝트에 대한 지불금을 징수할 때 고객이 똑같은 방식으로 행동할 가능성이 높습니다.

당신의 노동에 대한 보상이 그들에게 우선순위가 아니라는 것을 보여준 고객을 포기하는 것을 두려워하지 마십시오. 클라이언트에 대한 감사도 중요하지만 계약자에 대한 감사도 중요합니다.

10. 계약을 개선하여 진행하면서 배우십시오.

모든 새로운 프리랜서는 계약 조건을 문서화하지 못하는 실수를 저지르며 고객 송장을 보낼 때만 고통을 겪을 것입니다. 이와 같은 가이드를 공부하고 올바른 인보이스 에티켓을 마스터할 수 있지만 경험을 통해 귀하와 고객 모두에게 공평한 방식으로 지불 프로세스를 더 잘 처리하는 방법을 알려줄 것입니다.

또한 산업 전반에 걸쳐 다른 규칙이 적용될 수 있습니다. 프리랜서 경력을 계속하면서 귀하의 산업에 특별히 적용되는 고유한 고려 사항을 염두에 두게 될 것입니다.

프리랜서나 기업가가 되는 것은 많은 재정적 불안정을 수반할 수 있습니다. 인보이스 발행 시스템에 대해 현명하게 대처하고 항상 모든 것을 문서화하여 자신을 보호하십시오. 그렇게 하면 부당한 대우를 받는 것을 방지하고 청구서가 즉시 전액 지급되도록 할 수 있습니다.

클라이언트 인보이스와 쌍을 이루는 손쉬운 웹사이트 보고서를 위한 iThemes Sync Pro 받기

클라이언트용 웹 사이트를 구축하고 WordPress 유지 관리 서비스를 제공하는 경우 iThemes Sync Pro를 사용하면 월별 웹 사이트 유지 관리 송장과 함께 보낼 수 있는 웹 사이트 보고서를 쉽게 자동으로 생성할 수 있습니다. 업데이트, 백업, 보안, Google Analytics, SEO 등을 쉽게 추적하여 월간 웹사이트 관리 계획의 가치를 보여줍니다.

iThemes 동기화를 30일 동안 무료로 사용해 보세요

크리스틴 라이트

Kristen은 2011년부터 WordPress 사용자를 돕기 위해 튜토리얼을 작성해 왔습니다. 일반적으로 그녀가 iThemes 블로그의 새 기사를 작성하거나 #WPprosper를 위한 리소스를 개발하는 것을 볼 수 있습니다. 직장 밖에서 Kristen은 일기 쓰기(그녀는 두 권의 책을 썼습니다!), 하이킹과 캠핑, 요리, 가족과 함께 하는 일상적인 모험을 즐깁니다.