Sfaturi despre factura clientului: 10 moduri de a factura mai bine clienții

Lumea facturilor pentru clienți poate fi dificilă și poate crea mari dureri de cap pentru freelanceri și antreprenori care încearcă doar să colecteze ceea ce li se datorează pe bună dreptate. Cu toate acestea, există sfaturi și tehnici inteligente pe care le puteți folosi pentru a ușura facturile. În acest ghid, vom acoperi zece sfaturi de facturare pentru clienți.

Nu este nimic mai bun decât să lucrezi ca freelancer sau să deții propria afacere. În loc să fii la mila unui șef exigent sau a unei companii care nu apreciază talentele tale, ajungi să fii propriul tău angajator, sub rezerva cerințelor și preferințelor nimănui decât ale tale.

Cu toate acestea, profesioniștii independenți pierd un aspect frumos al unui loc de muncă tradițional, și anume că nu au garanția unui salariu la fiecare două săptămâni. În schimb, trebuie să colecteze ei înșiși bani de la clienți sub formă de facturi. În timp ce mulți clienți plătesc rapid și integral, freelancerul mediu are mai multe povești de groază despre facturi care au fost plătite târziu, care nu au fost plătite integral sau care duc la o argumentare înainte și înapoi cu privire la câți bani erau datorați.

Atunci când construiți o factură, doriți să vă exprimați aprecierea clienților, ceea ce înseamnă că doriți să dați impresia că sunteți recunoscători pentru afacerea clientului și nu doar pentru banii acestuia. Cu toate acestea, doriți, de asemenea, să demonstrați că sunteți ferm în solicitarea dvs. ca factura să fie plătită prompt și în termenii acordului dvs. inițial cu clientul.

Care este scopul unei facturi?

Scopul unei facturi este de a colecta banii datorați pentru bunuri sau servicii de către un client sau client la finalizarea unui proiect. O factură îndeplinește și un alt scop, și anume creează o urmă de hârtie între dvs. și clienții sau clienții dvs.

Facturarea clienților nu înseamnă doar să-i împingi să-ți plătească pentru munca ta, ci și să documentezi formal că ai făcut cererea. În cazul în care clientul dvs. nu plătește și trebuie să întreprindeți acțiuni în justiție, factura și confirmarea ulterioară a acesteia vă pot ajuta în instanță.

Facturile sunt, de asemenea, de neprețuit atât pentru dvs., cât și pentru clientul dvs. în timpul sezonului fiscal, în cazul în care sunteți auditat sau trebuie să prezentați documentația că clientul fie v-a plătit, fie vă datorează o sumă restantă.

Cum fac factura unui client?

Pentru întreprinderile mai mici, puteți redacta singuri o factură. Puneți numele companiei, adresa și numărul de telefon în colțul din dreapta sus, așa cum ați face pentru orice alt document al companiei, apoi denumiți-l „factură pentru săptămâna (data)” într-un font îngroșat. Sub titlu, enumerați taxele detaliate, dacă este necesar, apoi includeți totalul. Dacă alegeți acest lucru, puteți include o dată până la care vă așteptați să primiți fondurile.

În aceste zile, puteți chiar să creați cu facturile clientului dvs. utilizând un instrument de proiectare precum Canva. Canva oferă o mulțime de șabloane de facturare gratuite pe care le puteți personaliza cu ușurință cu logo-ul, brandingul, culorile și multe altele pentru o atingere mai personală.

Întreprinderile mai mari ar trebui să ia în considerare externalizarea nevoilor de facturare sau utilizarea unui software care elaborează automat facturile. Contabilitatea pentru întreprinderile mari este atât de complicată, așa că utilizarea unui recurs terță parte pentru facturile dvs. poate fi o modalitate excelentă de a eficientiza procesul și de a vă asigura că contabilitatea dvs. este corectă.

Când ar trebui să facturez un client?

În general, cel mai bine este să facturați un client înainte de finalizarea proiectului, cu excepția cazului în care ați fost de acord că plata va fi împărțită în două, prima plată urmând să fie efectuată la jumătatea proiectului. Dacă nu aveți acest acord la jumătatea distanței, ar trebui să așteptați până când ați terminat complet toate sarcinile asociate înainte de a cere bani.

În cele din urmă, aceasta este o chestiune de etichetă. Unele persoane vor trimite factura imediat după finalizarea proiectului, uneori chiar trimiterea chiar în ziua respectivă. Cu toate acestea, este mult mai bun în ceea ce privește serviciul pentru clienți dacă așteptați să primiți feedback și să vă asigurați că clientul este mulțumit înainte de a trimite factura.

Iată un exemplu de cum ar arăta o cronologie bună în ceea ce privește solicitarea unei facturi.

Marți - Bill a contractat-o ​​pe Marcia pentru a proiecta un site web de bază cu un plan de întreținere WordPress pentru mica sa afacere. Au convenit că Marcia va fi plătită integral după finalizarea proiectului. După patru săptămâni de muncă, Marcia trimite proiectul final. Bill îi anunță lui Marcia că a primit-o și că o revizuiește.

Miercuri - Bill îi trimite un e-mail lui Marcia pentru a-i spune că este în mare parte încântat de munca pe care a făcut-o, dar are o ușoară calamitate. Marcia știe că este o soluție rapidă, așa că face modificările și îi trimite înapoi în aceeași zi.

Joi - Bill îi trimite lui Marcia o laudă strălucitoare, deoarece site-ul web finalizat este exact așa cum și-a imaginat el. Marcia îi răspunde la e-mail printr-un mesaj care îi anunță ce plăcere a fost să îl ai ca client în ultima lună.

Vineri - Marcia a dorit ca mesajul ei de apreciere să rămână singur, așa că așteaptă până a doua zi dimineața pentru a-i trimite o factură prin e-mail, inclusă ca fișier .pdf. În corpul e-mailului, ea reiterează pe scurt că a fost un client excelent și îl informează că factura este atașată.

Luni - Marcia se trezește cu o depunere digitală pentru suma exactă pe care au convenit-o ea și Bill. Deși Bill nu a plătit-o în aceeași zi în care a primit-o, marcia mare simț a etichetei de afaceri o informează că este de înțeles că facturile sunt plătite adesea în ziua lucrătoare următoare, ceea ce însemna că a trebuit să stea bine în weekend. Plata lui Bill este însoțită de un e-mail care îi spune lui Marcia că datoriile sale au fost decontate. Ea răspunde cu o scurtă mulțumire și îl invită să le spună asociaților și prietenilor despre serviciile sale.

Cum facturați un client?

În aceste zile, multe facturi sunt trimise prin e-mail. Acest lucru este de înțeles și perfect acceptabil, deoarece majoritatea activității independente se face online.

Cu toate acestea, există unele cazuri în care poșta tradițională este cea mai bună opțiune. Facturile tradiționale prin poștă sunt adesea folosite pentru serviciile prestate în persoană, în cazul cărora s-a comunicat foarte puțin prin e-mail. Este perfect să întrebați clientul cum ar prefera să primească o factură. Cu toate acestea, majoritatea clienților din peisajul de afaceri de astăzi sunt în regulă cu primirea facturilor prin e-mail.

Importanța contractelor clienților pentru facturile clienților

De asemenea, merită menționat faptul că facturile și detaliile aranjamentelor de plată ale proiectului pot fi acoperite într-un contract solid al clientului. În timpul unei întâlniri inițiale cu clienții, puteți acoperi așteptările privind termenele de plată și termenele scadente, astfel încât comunicarea acestor așteptări să fie clară și directă.

De fapt, stabilirea sistemelor pentru afacerea dvs. de design web este unul dintre cei mai importanți pași pe care un freelancer îl poate face. Când aveți un proces solid pentru afacerea dvs., acesta vă va spori încrederea și vă va face mai eficient, mai productiv și mai profitabil. Acest lucru poate avea ca rezultat posibilitatea de a încărca în cele din urmă ceea ce meritați și de a ține sub control clienții cu probleme.

Facturi mai bune pentru clienți: 10 sfaturi

Acum, că am răspuns la câteva întrebări de bază privind facturarea clientului, iată 10 sfaturi pe care trebuie să le cunoașteți atunci când vine vorba de elaborarea, trimiterea și îndeplinirea facturilor clientului.

1. Nu trimiteți niciodată prin e-mail o factură ca corp al unui mesaj

În exemplul nostru anterior, Marcia a fost înțeleaptă să includă un mesaj politicos în corpul e-mailului pe care l-a trimis lui Bill, deoarece acest lucru demonstrează aprecierea clientului. Mai mult, a fost înțeleaptă să includă factura ca fișier atașat .pdf etichetat corespunzător.

O factură trebuie întotdeauna trimisă prin e-mail ca atașament, de preferat în format .pdf sau .doc. Amintiți-vă, acesta este un document formal care poate și va fi utilizat în scopuri juridice, contabile și fiscale. Dacă ați încercat vreodată să imprimați un e-mail, veți ști cât de amestecat apare textul de multe ori pe pagină. Asigurați-vă că atât dvs., cât și clientul dvs. puteți imprima cu ușurință factura sau o puteți înregistra digital în scopuri de evidență contabilă.

2. Asigurați-vă că trimiteți factura persoanei potrivite

Marcia i-a trimis facturii lui Bill pentru că este singurul proprietar al unei mici afaceri. Cu toate acestea, dacă lucrați cu o organizație mai mare, este posibil ca persoana cu care comunicați să nu fie persoana responsabilă cu plățile. De exemplu, dacă Marcia proiectează un site web pentru o mare companie de confecții, s-ar putea să fie în comunicare cu persoana responsabilă de marketing. Este posibil ca această persoană să se ocupe de designul web, dar nu supraveghează schimbarea banilor.

Este o idee inteligentă să întrebi cu cine ar trebui să te ocupi când vine timpul să primești plata la începutul unui proiect. Este bine să trimiteți factura la persoana de contact a companiei clientului, cu o cerere de a o trimite către angajatul corespunzător. În caz contrar, dacă aveți adresa de e-mail pentru persoana care se ocupă de plăți, puteți să îi trimiteți un mesaj direct și să contactați cel mai apropiat contact la companie.

3. Asigurați-vă că este clar cum vă așteptați să fiți plătit

Mulți profesioniști au fost surprinși de clienții care au solicitat să plătească printr-un cec pe hârtie, deoarece plățile digitale devin rapid norma. Acesta este un alt subiect care este bine de clarificat atunci când sunteți de acord inițial cu termenii contractului cu clientul.

Dacă vă dați seama că nu ați fost niciodată de acord cu privire la modul în care doriți să fiți plătit și este timpul să redactați factura, nu ezitați să solicitați forma de plată preferată în corpul e-mailului atunci când trimiteți factura. Dacă doriți să fiți plătit printr-un depozit bancar, creați un atașament suplimentar care să conțină informațiile despre cont și rutare. Nu doriți să introduceți informațiile dvs. bancare pe factura însăși, deoarece aceste documente pot fi orientate către public dacă sunt incluse în pregătirea fiscală a clientului dumneavoastră.

4. Fii pacient

Unii clienți vor primi o factură și vor plăti în decurs de o oră. Alți clienți vor aștepta până la următoarea zi lucrătoare sau la câteva zile după aceea. Este de înțeles că ați putea fi nerăbdător atunci când vine vorba de a fi plătiți pentru o muncă bine făcută. Cu toate acestea, un pic de răbdare este cheia.

Deși este înțelept să ai răbdare, este de asemenea înțelept să știi când ar trebui să te ridici pentru tine.

5. Nu fi prea pacient

Nimeni nu vrea să depășească o sumă mare de bani, chiar și atunci când îi datorează pe cineva pe bună dreptate. Uneori, clienții vor amâna atunci când vine vorba de a-și îndeplini factura clientului. În general, dacă un client a confirmat factura, dar nu v-a trimis fondurile, trimiteți un e-mail de urmărire pentru a afla când veți primi banii la aproximativ o săptămână de la trimiterea facturii inițiale. Dacă nu ați primit niciun răspuns, nu ezitați să urmăriți trei zile lucrătoare după e-mailul inițial.

6. Oferiți clientului beneficiul îndoielii dacă are probleme

Uneori, un client nu va fi de acord cu o anumită taxă după primirea unei facturi. Acest lucru este valabil mai ales dacă le percepeți mai mult decât ceea ce sa convenit inițial din cauza extinderii proiectului sau a cererii de servicii suplimentare.

Cel mai bun mod de a evita acest lucru este să vă asigurați că aveți documentația clientului care acceptă taxe suplimentare pentru serviciile suplimentare prestate. Aceasta înseamnă că de fiecare dată când un client dorește să extindă domeniul de aplicare al unui proiect, îi trimiteți un e-mail pentru a-i informa că acest lucru va mări suma pentru care va fi facturat și va include cifre exacte.

Mulți profesioniști și clienți vor putea soluționa pe cale amiabilă orice litigii legate de banii datorați printr-o comunicare clară. Doar pentru că un client ar putea avea unele îngrijorări nu înseamnă că încearcă să se comporte fără scrupule sau să primească servicii gratuite. Oferiți clientului avantajul îndoielii și răspundeți la orice îngrijorare cu documentația momentului în care a fost de acord cu taxe suplimentare sau a extins domeniul de aplicare al proiectului.

7. Înțelegeți ce este necesar pentru temutul al treilea e-mail

Deși clientul care dorește să conteste acuzațiile ar putea fi împovărător, cel mai rău client este cel care pare să fi dispărut cu totul. Mulți profesioniști independenți cunosc sentimentul de scădere al realizării faptului că au trecut săptămâni și un client a neglijat să-și îndeplinească factura. Este un sentiment oribil să-ți dai seama că clientul se bucură de roadele muncii tale în timp ce nu ai primit la rândul tău nicio compensație.

Dacă au trecut două săptămâni și clientul dvs. nu a reușit să răspundă atât la solicitarea dvs. inițială, cât și la al doilea e-mail politicos pentru a le reaminti de datoria lor restantă, atunci este timpul să trimiteți temutul „al treilea e-mail”. Deși este important să rămâneți profesionist, acest e-mail nu ar trebui să aibă legătură cu frumusețe sau să exprime recunoștință pentru afacerea clientului.

În schimb, informați-i profesional, dar ferm, că au o datorie restantă. Includeți data inițială la care ați trimis factura și includeți din nou factura ca atașament. Păstrați acest e-mail scurt și simplu. Deși poate fi tentant, nu faceți amenințări cu acțiuni în justiție și nu vă exprimați nemulțumirea față de comportamentul lor. Pur și simplu spuneți faptele problemei și reamintiți-vă că vă așteptați la plata acestei datorii.

8. Recunoașteți când ați lovit un zid de cărămidă

Dacă a trecut o lună și nu ați primit nicio plată, este timpul să acceptați că s-ar putea să aveți de-a face cu un client care nu intenționează să vă plătească. Acest lucru este valabil și în cazul clienților cu care ați mers înainte și înapoi la discrepanțe mărunte în decursul mai multor săptămâni.

Oricât de tentant ar fi, ține-ți emoțiile sub control. Vă faceți rău doar trimițând clientului un e-mail supărat sau încercând să sabotați fructele oricărei lucrări pe care le-ați realizat pentru ei. În schimb, acceptați situația în care vă aflați și pregătiți-vă să luați măsurile corespunzătoare. Pentru mulți, acest lucru va implica contactarea unui avocat sau depunerea unui caz în instanța cu cereri mici. Pentru câțiva nefericiți cărora le lipsește documentația sau capacitatea de a-și încasa datoria în mod legal, aceasta ar putea însemna o pierdere nefericită, o lecție învățată și un client pe care îl listați permanent pe lista neagră.

9. Aveți grijă cu clienții care plătesc târziu pentru a merge mai departe

Unii clienți vor trage procesul de plată pentru câteva săptămâni înainte de a-și îndeplini în sfârșit cuvântul și de a-și plăti datoria restantă. Acești clienți vor ajunge adesea la voi în viitor cu o nouă propunere de proiect.

Mulți profesioniști independenți sunt dornici să își asume orice slujbă pe care o pot obține, deoarece este o lume competitivă și a fi un antreprenor independent poate fi cel puțin o provocare. Cu toate acestea, gândiți-vă mult dacă doriți să continuați o relație de afaceri cu un client care a întârziat procesul de plată. Dacă clientul a făcut dificilă colectarea plății dvs. pentru prima dată, șansele sunt că se vor comporta exact la fel atunci când vine vorba de colectarea plăților pentru proiecte viitoare.

Nu vă fie teamă să renunțați la un client care a demonstrat că recompensarea pentru munca dvs. nu a fost o prioritate pentru ei. În timp ce aprecierea clientului este esențială, aprecierea contractorului este importantă, de asemenea.

10. Aflați pe măsură ce vă îmbunătățiți contractele

Fiecare nou profesionist va comite greșeala de a nu documenta termenii contractului, doar că va suferi pentru el când va veni timpul să trimită factura clientului. Deși puteți studia ghiduri de acest gen și puteți stăpâni eticheta corectă a facturării, experiența vă va învăța cum să gestionați mai bine procesul de plată într-un mod corect atât pentru dvs., cât și pentru client.

În plus, se pot aplica reguli diferite în diferite industrii. Pe măsură ce continuați în cariera dvs. independentă, veți lua în considerare considerentele unice de reținut care se aplică în mod specific industriei dvs.

A fi independent sau antreprenor poate duce cu sine o mulțime de nesiguranță financiară. Fiți inteligent cu privire la sistemul dvs. de facturare și documentați întotdeauna totul pentru a vă proteja. Dacă faceți acest lucru, vă veți preveni de maltratare și vă veți asigura că facturile dvs. sunt plătite prompt și integral.

Obțineți iThemes Sync Pro pentru rapoarte de site-uri web ușoare pentru a se asocia cu facturile clientului dvs.

Dacă creați site-uri web pentru clienți și oferiți servicii de întreținere WordPress, iThemes Sync Pro facilitează generarea automată de rapoarte de site-uri web pe care le puteți trimite de-a lungul facturilor lunare de întreținere a site-ului web. Urmăriți cu ușurință actualizările, copiile de rezervă, securitatea, Google Analytics, SEO și multe altele pentru a arăta valoarea planului lor lunar de îngrijire a site-ului web.

Încercați iThemes Sync Free timp de 30 de zile

Kristen Wright

Kristen a scris tutoriale pentru a ajuta utilizatorii WordPress din 2011. De obicei, o puteți găsi lucrând la articole noi pentru blogul iThemes sau dezvoltând resurse pentru #WPprosper. În afara muncii, Kristen se bucură de jurnal (a scris două cărți!), Drumeții și camping, gătit și aventuri zilnice cu familia ei, sperând să ducă o viață mai prezentă.