วิธีส่งอีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ

ตัวแทนขายหรือนักการตลาดที่ไม่ติดตามลูกค้าเป้าหมายแทบจะไม่สามารถรักษารายได้ให้เติบโตได้

มากกว่า 2/3 ของดีลต้องมีลำดับการติดตามอย่างน้อย 5 รายการ กระนั้น ในความพยายามที่จะถูกสังเกต ในบางจุดมันก็ง่ายที่จะข้ามเส้น และดูเหมือนเป็นผู้ส่งที่น่ารำคาญ มากกว่าที่จะปลูกฝังภาพลักษณ์ที่สะอาดตาของบริษัทที่น่าเชื่อถือ เพื่อป้องกันภัยคุกคามดังกล่าว ให้ปฏิบัติตามคำแนะนำง่ายๆ ในการเขียนอีเมลติดตามผล

จำนวนอีเมลที่ถูกต้องในการติดตามคืออะไร?

ไม่มีมารยาทสากลเมื่อพยายามเตือนลูกค้าเป้าหมายเกี่ยวกับตัวคุณหรือบริษัทของคุณ อย่างไรก็ตาม ควรส่งอีเมลติดตามผลอย่างน้อย 1 ฉบับ

ตามสถิติ มีโอกาส 18% ที่ผู้คนจะตอบกลับอีเมลฉบับแรก และสำหรับอีเมลฉบับที่สอง ความน่าจะเป็นดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นเป็น 21%

อีกเหตุผลหนึ่งที่นี่คือ 90% ของอีเมลทั้งหมดถูกเปิดในวันเดียวกับที่ส่ง ซึ่งหมายความว่า - อุบัติเหตุโดยไม่ได้ตั้งใจเช่นเข้าสู่ "สแปม" ในบางครั้งจะลดโอกาสที่จะถูกสังเกตเห็นในกล่องจดหมายให้เกือบเป็นศูนย์

กลยุทธ์ในอุดมคติคือส่งการติดตาม 2 ถึง 4 ครั้ง โดยแต่ละครั้งจะเพิ่มช่วงพักระหว่างพวกเขา

เมื่อคุณเรียกใช้แคมเปญ Cold Outreach ให้จำกัดข้อความของคุณไว้ที่ 2 ข้อความติดต่อกัน เนื่องจากโดยปกติแล้วการส่งจดหมายประเภทนี้จะมีอัตราการคลิกและอัตราการเปิดที่ค่อนข้างต่ำ หากคุณคุ้นเคยกับโอกาสในการขาย คุณอาจจำกัดการช่วยเตือนได้ 3-5 รายการ

กลวิธีที่ดีคือการใช้แพลตฟอร์มการติดตามอีเมลและคอยดูปฏิกิริยาของลูกค้าเป้าหมายที่มีต่อข้อความของคุณ กล่าวคือ ถ้าบุคคลนั้นเปิดอีเมลแต่ไม่ตอบ เขา/เธออาจลืมมันไปโดยปริยาย

ดังนั้น จะเป็นการดีกว่าที่จะติดต่ออีกครั้ง โดยหลักแล้ว - ผ่านเครือข่ายสังคมออนไลน์หรือผู้ส่งสาร

อย่างไรก็ตาม หากบุคคลหนึ่งลบอีเมลโดยไม่เปิดอ่าน การพยายามติดตามผลต่อไปจะไม่มีประโยชน์

ในกรณีเช่นนี้ คุณอาจหยุดหลังจากการทดลองใช้ครั้งที่สองและเปลี่ยนความพยายามเป็นลีดที่กระตือรือร้นที่จะเริ่มบทสนทนามากขึ้น

ต้องรอกี่วันเมื่อส่งการติดตามผล

ตามหลักการแล้ว คุณควรหยุดชั่วคราวเป็นเวลา 3 วัน และเพิ่มเป็นสองเท่าทุกครั้งที่ส่งการติดตามเพิ่มเติม

หมายความว่าหากคุณส่งอีเมลต้นฉบับในวันจันทร์ คุณควรติดตามผลเป็นครั้งแรกในวันพฤหัสบดี จากนั้น - ในวันพุธของสัปดาห์หน้า เป็นต้น อาจใช้เวลาทั้งเดือนในการส่งการติดตามห้าครั้งด้วยเหตุนี้

“มาตรฐานทองคำ” ข้างต้นนั้นยุติธรรมสำหรับลีดที่ค่อนข้างอบอุ่น แต่ถ้าคุณพูดถึงลูกค้าเป้าหมายที่เย็นชา ให้ลดการหยุดชั่วคราวเป็นเวลา 2 วัน

ติดตามหลายช่องทาง

ครึ่งหนึ่งของประชากรโลก (4.6 พันล้านคน) มีบัญชีอีเมลอย่างน้อยหนึ่งบัญชี และการส่งจดหมายเป็นช่องทางการสื่อสารอย่างเป็นทางการทางธุรกิจมากกว่าการส่งข้อความโต้ตอบแบบทันที

ข้อเท็จจริง 2 ข้อนี้ทำให้เมื่อคุณคิดที่จะติดต่อกับบุคคลที่คุณแทบไม่รู้จัก ความคิดที่ผุดขึ้นมาในหัวของคุณคือ “ฉันควรหาอีเมลและติดต่อกลับไป”

ยุติธรรม แต่ประเด็นคือ คนอื่นคิดแบบเดียวกัน ด้วยเหตุนี้ กล่องขาเข้าของผู้รับจึงมักจะรกกับการโต้ตอบ ดังนั้น เพื่อให้โดดเด่น คุณควรรวมอีเมลกับช่องทางการสื่อสารดิจิทัลอื่นๆ

ลองใช้รูปแบบ 5 ขั้นตอนต่อไปนี้:

1. รอ 2-3 วันก่อนส่งอีเมลติดตามผลหลังจากไม่มีการตอบกลับ
2. เอื้อมมือออกไปเป็นครั้งที่สอง
3. ค้นหาบุคคลใน LinkedIn และศึกษาโปรไฟล์ของเขา/เธอ
4. กลายเป็นผู้เยี่ยมชม "อันดับสูงสุด" ของเขา/ต่อหน้าบน LinkedIn
5. หลังจากนั้น ส่งข้อความโดยตรงและอธิบายสั้นๆ ถึงเหตุผลในการติดต่อ

หากคุณตั้งเป้าหมายที่จะกำหนดเป้าหมายผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าจำนวนมากในคราวเดียว (เช่น 100+ คน) คุณสามารถตั้งค่าแคมเปญโฆษณาบน Facebook หรือ LinkedIn เพื่อเพิ่มการรับรู้ถึงแบรนด์

ดังนั้น เมื่อผู้คนอ้างถึงกล่องจดหมายของพวกเขา พวกเขาจะเห็นชื่อบริษัทหรือแบรนด์ที่คุ้นเคย ซึ่งอาจเพิ่มโอกาสในการเปิดบทสนทนา

คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการส่งอีเมลติดตามผล

แต่ถ้าคุณจะระบุผู้รับหลายร้อยคน ซอฟต์แวร์ระบบอีเมลอัตโนมัติจะเป็นตัวเลือกที่ดีกว่าการตั้งเวลาด้วย Gmail คุณอาจยึดตามกำหนดเวลามาตรฐานนี้:

1. วันที่ 3 วัน – การติดตามผลครั้งแรก

ความสำเร็จในการขยายงานของคุณขึ้นอยู่กับโครงร่างอีเมลเป็นอย่างมาก ข้อความที่เต็มไปด้วยรายละเอียด เช่น ข้อแก้ตัว การแนะนำตัว และข้อมูลอื่นๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง ไม่ได้นำมาซึ่งการตอบกลับและการแปลงจำนวนมาก

ดังนั้น เพื่อให้แน่ใจว่าคุณจะไม่พลาดการทดลองใช้ ให้ค้นหาตัวอย่างอีเมลติดตามผลที่ดูดีและปรับแต่งข้อความ

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถพูดถึงว่าคุณลืมแชร์ข้อมูลสำคัญบางอย่างหรือถามว่าลูกค้าเป้าหมายคุ้นเคยกับอีเมลฉบับก่อนหรือไม่ และถ้า “ใช่” – แนะนำขั้นตอนเพิ่มเติม

2. วันที่ 5 – การติดตามครั้งที่สอง

ถามว่าจำเป็นต้องมีข้อมูลเพิ่มเติมหรือไม่ หรือผู้นำต้องการหารือรายละเอียดบางอย่างในระหว่างการโทรหรือไม่ นอกจากนี้ ให้ระบุประโยชน์และกรอบเวลาที่เฉพาะเจาะจงอีกครั้งเพื่อรับสิทธิประโยชน์เหล่านั้น แน่นอน ด้วยความสุภาพและเป็นกันเอง

3. วันที่ 10 – สาม…

ณ จุดนี้ จะดีกว่าที่จะเน้นข่าวหรือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากวันที่ในอีเมลต้นฉบับ

สมมติว่าบริษัทได้เปิดตัวสายธุรกิจใหม่หรือทำโครงการให้เสร็จสิ้นสำหรับลูกค้ารายอื่น ในกรณีหลัง คุณสามารถรวมคำวิจารณ์จากลูกค้าในอีเมลติดตามผล

4. วันที่ 20 – สี่…

ณ จุดนี้ พยายามโน้มน้าวให้ลูกค้าได้รับเงิน นี่อาจเป็นโบนัสเงินสดส่วนบุคคลหรือส่วนลดสำหรับการสมัครสมาชิกรายปี

5. วันที่ 30 – ห้า…

การติดตามผลครั้งสุดท้ายมักเรียกว่า "การเรียกโอกาสสุดท้าย" แจ้งผู้รับว่าคุณหยุดส่งอีเมลและอธิบายเหตุผล อีกครั้ง สิ่งสำคัญคือต้องไม่ดูหยาบคายหรือขุ่นเคือง

คำแนะนำในการเตรียมอีเมลเพื่อติดตามผล

ไม่ว่าสำเนาอีเมลจะเกี่ยวกับอะไรก็ตาม ควรเริ่มต้นด้วยหัวข้อที่ดึงดูดความสนใจ ด้านล่างนี้คือบางส่วนที่อาจสร้างแรงบันดาลใจให้คุณ:

• [ชื่อผู้รับ] คุณช่วยเรื่องนี้ได้ไหม
• ฉันลืมบอกไป…
• มาดูกันเลย
• การติดตามเกี่ยวกับ [เรื่อง]
• [ชื่อผู้รับ] นี่คือข้อมูลที่สัญญาไว้

บรรทัดหัวเรื่องต้องดำเนินการได้และกระชับ หลีกเลี่ยงรายละเอียดที่ไม่เกี่ยวข้องหรือวลีที่ใช้ถ้อยคำมากเกินไป เช่น “สวัสดี! ฉันกำลังติดต่อคุณเกี่ยวกับ…” หรือ “คุณจะเปลี่ยนอะไร”

นอกจากนี้ เนื่องจากหัวเรื่องและตัวอย่างข้อมูลที่ปรับเปลี่ยนในแบบของคุณส่งผลให้มีการเปิดและคลิกมากขึ้น จึงควรเพิ่มชื่อผู้รับเข้าไปด้วย

เตรียมข้อความที่มีความหมายและสั้น: เริ่มต้นด้วยการแนะนำตนเองและดำเนินการตามนั้นทันที

เน้นสาระสำคัญของข้อความโดยเว้นวรรค ข้อความที่ขีดเส้นใต้ ตัวเอียง หรือ แบบอักษรตัวหนา และพยายามหลีกเลี่ยงตัวพิมพ์ใหญ่และอักขระพิเศษทั้งหมดเนื่องจากดูค่อนข้างยุ่งเหยิง

สิ่งสำคัญอีกประการหนึ่งคือการหลีกเลี่ยงสิ่งที่แนบมาและคำที่เป็นสแปม เนื่องจากระบบการส่งจดหมายมีตัวกรอง "ละเอียดอ่อน" ซึ่งถือว่าสิ่งเหล่านี้เป็นการหลอกลวงที่อาจเกิดขึ้นได้

เทคนิคที่ใช้ได้ผล

ทริกเกอร์การติดตาม

ตั้งค่าแคมเปญแบบหยดและระบุการดำเนินการของผู้ใช้ที่สามารถเริ่มลำดับอีเมลได้ สิ่งเหล่านี้อาจเป็นอะไรก็ได้ เช่น เยี่ยมชมเว็บไซต์หรือติดต่อฝ่ายขาย

หมายถึงจุดปวด

เห็นผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าของคุณดิ้นรนกับการดำเนินคดี? – ชี้ให้เห็นว่าสำนักงานกฎหมายของคุณสามารถช่วยเหลือได้อย่างไรในอีเมลและให้คำแนะนำฟรีหรือให้คำปรึกษาฟรี

การฝังเนื้อหาที่น่าสนใจ

หากการโต้แย้งที่เป็นกลางไม่ได้ผล ให้เปลี่ยนวิธีการคัดลอกอีเมลที่น่าสนใจ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ให้เพิ่มเนื้อหา "WOW" บางส่วนเข้าไป นี่อาจเป็นข้อความที่ตัดตอนมาจากโพสต์ในบล็อกของคุณหรือลิงก์ไปยังการสนทนาภายใต้วิดีโอของคุณบน YouTube

แสดงให้เห็นประโยชน์

ข้อความควรฟังดูเป็นประโยชน์สำหรับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า สมมติว่าหากคุณโปรโมตบริการ SEO ให้เสนอแผนภาษีการสมัครสมาชิกแบบยืดหยุ่นหรือการตรวจสอบเว็บไซต์ฟรีแก่เขา/เธอ

แสดงหลักฐานทางสังคม

ชื่อเสียงที่ดีเป็นทรัพย์สินที่ควรค่าแก่การแบ่งปันกับผู้คน หากลูกค้าชื่นชอบธุรกิจหรือแบรนด์ของคุณ คุณอาจเพิ่มคำแนะนำสองสามข้อจากพวกเขาในอีเมลติดตามผล

รวมถึงคำรับรอง

ฝังคำวิจารณ์หรือความคิดเห็นจากส่วน "คำรับรอง" บนเว็บไซต์หรือผู้รวบรวมของคุณ เช่น G2 หรือ Clutch

เลิกกันสักที

เมื่อคุณวางแผนที่จะหยุดส่งจดหมายถึงผู้รับ เป็นเรื่องปกติธรรมดาที่ต้องอธิบายให้คนอื่นฟังถึงเหตุผลในการเลิกราและขอบคุณพวกเขาที่ให้ความร่วมมือ

อีเมลแยกย่อยไม่ใช่สำเนาที่ดีที่สุดสำหรับการเขียนอย่างแน่นอน ดังนั้น เพื่อหลีกเลี่ยงความไม่สะดวกในการเขียนข้อความตั้งแต่ต้น เลือกเทมเพลตอีเมลติดตามผลที่เหมาะสมและปรับแต่งให้เหมาะกับวัตถุประสงค์ของคุณ

เคล็ดลับหลักในการติดตามผล

เพื่อเตรียมข้อความที่จะดึงดูดความสนใจของผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า ให้ทำตามคำแนะนำสองสามข้อ:

1. แบ่งปันเนื้อหาที่เป็นประโยชน์และเป็นส่วนตัว เช่น คำแนะนำที่ชาญฉลาดหรือเรื่องราวที่สนุกสนาน
2. ใช้ประโยคสั้น ๆ และหลีกเลี่ยงความซ้ำซ้อนของรายละเอียด
3. อ้างถึงการสนทนาหรือการกระทำก่อนหน้าจากฝั่งผู้ใช้
4. หลีกเลี่ยงการใช้สำนวนโวหารที่ก้าวร้าว เช่นเดียวกับคำสแลงหรือคำยืนกราน
5. สรุปอีเมลติดตามผลพร้อมขั้นตอนเพิ่มเติมและคำกระตุ้นการตัดสินใจ

จำไว้ว่า การส่งการเตือนความจำไปยังคู่ค้าทางธุรกิจหรือลูกค้านั้นเป็นเรื่องปกติ และหลายบริษัทก็มักจะส่งอีเมลติดตามผลไปยังลีดของพวกเขา สิ่งเดียวคือ - เพื่อให้ทันกับความถี่ที่แนะนำสำหรับการส่งจดหมาย และใช้ "น้ำเสียง" ในเชิงบวก แม้ว่าจะไม่มีการตอบกลับก็ตาม