Como enviar um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta

Representantes de vendas ou profissionais de marketing que não acompanham os leads raramente conseguem manter suas receitas crescendo.

Mais de 2/3 dos negócios exigem uma sequência de pelo menos 5 acompanhamentos. Ainda assim, na tentativa de ser notado, é fácil cruzar a linha, em algum momento, e parecer um remetente chato ao invés de cultivar aquela imagem limpa de uma empresa confiável. Para evitar essa ameaça, siga algumas dicas simples sobre como escrever um e-mail de acompanhamento.

Qual é o número certo de e-mails para acompanhar?

Não há etiqueta universal ao tentar lembrar os leads sobre você ou sua empresa, no entanto, é melhor enviar pelo menos 1 e-mail de acompanhamento.

De acordo com as estatísticas, há 18% de chance de as pessoas responderem ao primeiro e-mail. E para o segundo e-mail, essa probabilidade aumenta para 21%.

Outro raciocínio aqui é que mais de 90% de todos os emails são abertos no mesmo dia em que foram enviados. Isso significa – um acidente acidental como entrar em “Spam” ocasionalmente reduz as chances de alguém ser notado na caixa de entrada para quase zero.

A estratégia ideal é enviar de 2 a 4 acompanhamentos, cada vez aumentando o intervalo entre eles.

Ao executar uma campanha de divulgação a frio, limite-se a 2 mensagens seguidas, pois esse tipo de correspondência normalmente tem uma taxa de cliques e abertura bastante baixa. Se você estiver familiarizado com os leads, poderá manter um limite de 3 a 5 lembretes.

Uma boa tática é usar plataformas de rastreamento de e-mail e ficar de olho na reação do lead às suas mensagens. Ou seja, se a pessoa abriu um e-mail, mas não respondeu, ela pode simplesmente ter perdido a cabeça.

Então, seria melhor estabelecer contato novamente, principalmente – via redes sociais ou mensageiros.

No entanto, se uma pessoa excluiu e-mails sem abri-los, as tentativas contínuas de acompanhamento seriam inúteis.

Nesse caso, você pode parar após a segunda tentativa e mudar os esforços para mais leads que estejam mais interessados ​​em iniciar um diálogo.

Quantos dias esperar ao enviar acompanhamentos?

Idealmente, você deve manter pausas de 3 dias e aproximadamente dobrá-las toda vez que enviar um acompanhamento extra.

O que significa que se você enviou o e-mail original em, digamos, segunda-feira, você deve fazer o acompanhamento pela primeira vez na quinta-feira e depois na quarta-feira da próxima semana e assim por diante. Pode levar um mês inteiro para enviar cinco acompanhamentos, portanto.

O “padrão ouro” acima é justo para leads bastante quentes. Mas se você abordar um lead frio, reduza a pausa por 2 dias.

Use vários canais para acompanhar

Metade da população do planeta (4,6 bilhões de pessoas) tem pelo menos uma conta de e-mail, e a correspondência é um canal de comunicação mais oficial dos negócios do que as mensagens instantâneas.

Esses 2 fatos fazem com que quando você pensa em entrar em contato com uma pessoa que mal conhece, um pensamento que vem à sua cabeça é – “Eu deveria encontrar um e-mail e entrar em contato” .

Isso é justo, mas a questão é – outros pensam da mesma maneira. Como resultado, as caixas de entrada dos destinatários geralmente ficam cheias de correspondência. Então, para se destacar, você deve combinar e-mails com outros canais de comunicação digital.

Tente o seguinte esquema de 5 etapas:

1. Aguarde 2-3 dias antes de enviar um e-mail de acompanhamento após nenhuma resposta
2. Alcance pela segunda vez
3. Encontre uma pessoa no LinkedIn e estude o perfil dela
4. Torne-se um visitante “principal” de sua/por página no LinkedIn
5. Após, envie uma mensagem direta e explique brevemente o motivo do contato.

Se você pretende atingir muitos clientes potenciais de uma só vez (digamos, mais de 100 pessoas), você pode configurar uma campanha publicitária no Facebook ou LinkedIn – para aumentar o reconhecimento da marca.

Assim, quando as pessoas se referem às suas caixas de entrada, elas verão nomes de empresas ou marcas familiares. O que, potencialmente, aumenta as chances de iniciar o diálogo.

Conselhos sobre como enviar um e-mail de acompanhamento

Mas se você for abordar centenas de destinatários, o software de automação de e-mail será uma opção muito melhor do que agendar com o Gmail. Você pode seguir este cronograma de referência:

1. Dia 3d - o primeiro acompanhamento

O sucesso do seu alcance depende muito do esboço do e-mail. Mensagens cheias de detalhes, como desculpas, autoapresentação e outras informações irrelevantes, não trazem muitas respostas e conversões.

Portanto, para garantir que você não perderá o teste, encontre uma amostra de e-mail de acompanhamento de boa aparência e personalize a mensagem.

Por exemplo, você pode mencionar que esqueceu de compartilhar algumas informações importantes ou perguntar se o lead se familiarizou com o e-mail anterior. E, se “Sim”, – sugira outras etapas.

2. Dia 5 - o segundo acompanhamento

Pergunte se alguma informação adicional é necessária ou se o lead deseja discutir alguns detalhes durante a ligação. Além disso, liste novamente os benefícios e prazos específicos para obtê-los. Claro, de uma forma muito educada e amigável.

3. Dia 10 – o terceiro…

Neste ponto, é melhor se concentrar em notícias ou alterações que ocorreram a partir da data do email original.

Digamos que a empresa lançou uma nova linha de negócios ou concluiu um projeto para outro cliente. No caso deste último, você também pode incluir uma avaliação do cliente no e-mail de acompanhamento.

4. Dia 20 – o quarto…

Neste ponto, tente convencer o cliente com ganho monetário. Isso pode ser um bônus em dinheiro pessoal ou um desconto em uma assinatura anual.

5. Dia 30 – o quinto…

O último acompanhamento é geralmente chamado de “a última chance”. Informe ao destinatário que você parou de enviar e-mails e explique o motivo. Novamente, é muito importante não parecer rude ou ofendido.

Dicas sobre como preparar um e-mail para acompanhamento

Seja qual for o assunto do e-mail, ele deve começar com uma linha de assunto que chame a atenção. Abaixo estão alguns que podem inspirá-lo:

• [Nome do destinatário], você pode me ajudar com isso?
• Eu esqueci de mencionar…
• Vamos dar uma olhada
• Acompanhando [o assunto]
• [Nome do destinatário], aqui estão as informações que prometi a você

As linhas de assunto devem ser acionáveis ​​e breves. Evite muitos detalhes irrelevantes ou frases prolixas, como “Oi! Estou entrando em contato com você sobre…” ou “O que você precisaria para mudar?”.

Além disso, como linhas de assunto e snippets personalizados resultam em mais aberturas e cliques, vale a pena adicionar o nome de um destinatário a ele também.

Prepare uma mensagem significativa e breve: comece com uma auto-introdução e prossiga com o assunto prontamente.

Realce a essência da mensagem com espaço de parágrafo, texto sublinhado, tipo itálico ou fonte em negrito . E tente evitar todas as letras maiúsculas e caracteres especiais, pois eles parecem bastante confusos.

Outra coisa importante é evitar anexos e palavras com spam porque os sistemas de e-mail têm filtros “sensíveis” que os tratam como possíveis golpes.

Técnicas que funcionam

Acompanhamentos acionados

Configure uma campanha de gotejamento e especifique as ações do usuário que podem iniciar uma sequência de emails. Podem ser qualquer coisa, por exemplo, visitar o site ou entrar em contato com o departamento de vendas.

Referindo-se a pontos de dor

Vendo seu cliente em potencial lutando com litígios? – Indique como exatamente seu escritório de advocacia pode ajudar em um e-mail e forneça um conselho gratuito ou uma consulta gratuita.

Incorporando conteúdo interessante

Se argumentos objetivos não trazem nenhum resultado – mude a abordagem para cópias de e-mail atraentes. Em particular, adicione algum conteúdo “WOW” a eles. Isso pode ser um trecho de sua postagem no blog ou um link para a discussão em seu vídeo no YouTube.

Mostrando o benefício

A mensagem deve soar vantajosa para a perspectiva. Digamos que, se você promover serviços de SEO, ofereça a ele um plano tarifário de assinatura flexível ou uma auditoria gratuita do site.

Mostrando prova social

Uma boa reputação é um ativo que vale a pena compartilhar com as pessoas. Se sua empresa ou marca é apreciada pelos clientes, você pode adicionar algumas recomendações deles em e-mails de acompanhamento.

Incluindo depoimentos

Incorpore avaliações ou comentários da seção “Depoimentos” em seu site ou agregadores, como G2 ou Clutch.

Rompendo com um ponto

Quando você planeja parar de enviar e-mails para o destinatário, é uma regra de cortesia comum – explicar a uma pessoa o motivo da separação e agradecê-la pela colaboração.

E-mails de separação não são exatamente as melhores cópias para escrever. Portanto, para evitar o desconforto de escrever uma mensagem do zero – escolha um modelo de e-mail de acompanhamento adequado e adapte-o aos seus propósitos.

Dicas de mestre para acompanhamento

Para preparar uma mensagem que chamará a atenção do cliente em potencial, siga algumas recomendações:

1. Compartilhe conteúdo útil e personalizado, como um conselho inteligente ou uma história divertida
2. Use frases curtas e evite redundância de detalhes
3. Consulte conversas ou ações anteriores do lado do usuário
4. Evite arremessos passivo-agressivos, bem como gírias ou expressões insistentes
5. Encerre o e-mail de acompanhamento com outras etapas e uma chamada para ação.

Lembre-se – não há problema em enviar lembretes para parceiros de negócios ou clientes, e muitas empresas enviam ativamente e-mails de acompanhamento para seus leads. A única coisa é – manter a frequência recomendada de correspondência e usar um “tom de voz” positivo, mesmo sem respostas.