Cara Mengirim Email Tindak Lanjut Setelah Tidak Ada Respon

Perwakilan penjualan atau pemasar yang tidak menindaklanjuti prospek jarang dapat menjaga pendapatan mereka tetap tumbuh.

Lebih dari 2/3 transaksi memerlukan urutan setidaknya 5 tindak lanjut. Namun, dalam upaya untuk diperhatikan, mudah untuk melewati batas, di beberapa titik, dan tampak seperti pengirim yang menjengkelkan daripada menumbuhkan citra bersih dari perusahaan yang dapat diandalkan. Untuk mencegah ancaman seperti itu, ikuti beberapa tip sederhana tentang cara menulis email tindak lanjut.

Berapa jumlah email yang tepat untuk ditindaklanjuti?

Tidak ada etiket universal saat mencoba mengingatkan prospek tentang diri Anda atau perusahaan Anda, namun, lebih baik mengirim setidaknya 1 email tindak lanjut.

Menurut statistik, ada kemungkinan 18% bahwa orang akan menanggapi email pertama. Dan untuk email kedua, kemungkinan seperti itu meningkat menjadi 21%.

Alasan lain di sini adalah bahwa lebih dari 90% dari semua email dibuka pada hari yang sama saat mereka dikirim. Ini berarti – kecelakaan yang tidak disengaja seperti masuk ke "Spam" terkadang mengurangi peluang seseorang untuk diperhatikan di kotak masuk menjadi hampir nol.

Strategi yang ideal adalah mengirim 2 hingga 4 tindak lanjut, setiap kali meningkatkan jeda di antara mereka.

Saat Anda menjalankan kampanye penjangkauan dingin, batasi diri Anda menjadi 2 pesan berturut-turut karena jenis surat ini biasanya memiliki rasio klik dan terbuka yang agak rendah. Jika Anda mengenal prospek, Anda dapat mematuhi batas 3-5 pengingat.

Taktik yang baik adalah menggunakan platform pelacakan email dan mengawasi reaksi timbal terhadap pesan Anda. Yaitu, jika orang tersebut membuka email tetapi tidak membalas, dia mungkin kehilangan akal.

Jadi, akan lebih baik untuk menjalin kontak lagi, terutama – melalui jejaring sosial atau messenger.

Namun, jika seseorang telah menghapus email tanpa membukanya, upaya untuk menindaklanjuti tidak akan ada gunanya.

Dalam kasus seperti itu, Anda dapat berhenti setelah percobaan kedua dan mengalihkan upaya ke lebih banyak prospek yang lebih tertarik untuk memulai dialog.

Berapa Hari untuk Menunggu Saat Mengirim Tindak Lanjut?

Idealnya, Anda harus menyimpan jeda selama 3 hari, dan kira-kira menggandakannya setiap kali Anda mengirim tindak lanjut tambahan.

Artinya, jika Anda mengirim email asli pada, misalnya, Senin, Anda harus menindaklanjuti untuk pertama kali pada hari Kamis, dan kemudian – pada hari Rabu minggu berikutnya, dan seterusnya. Oleh karena itu, mungkin diperlukan satu bulan penuh untuk mengirim lima tindak lanjut.

“Standar emas” di atas cukup adil untuk prospek yang agak hangat. Tetapi jika Anda menangani lead yang dingin, kurangi jeda selama 2 hari.

Gunakan Beberapa Saluran untuk Menindaklanjuti

Setengah dari populasi planet (4,6 miliar orang) memiliki setidaknya satu akun email, dan pengiriman surat adalah saluran komunikasi bisnis yang lebih resmi daripada pesan instan.

2 fakta ini membuat ketika Anda berpikir untuk berhubungan dengan seseorang yang hampir tidak Anda kenal, pikiran yang muncul di kepala Anda adalah – “Saya harus mencari email dan menghubungi” .

Itu adil, tetapi masalahnya adalah – orang lain berpikir dengan cara yang sama. Akibatnya, kotak masuk penerima biasanya penuh dengan korespondensi. Jadi, untuk menonjol, Anda harus menggabungkan email dengan saluran komunikasi digital lainnya.

Coba skema 5 langkah berikut:

1. Tunggu 2-3 hari sebelum mengirim email tindak lanjut setelah tidak ada tanggapan
2. Jangkau untuk kedua kalinya
3. Temukan seseorang di LinkedIn dan pelajari profilnya
4. Menjadi pengunjung "top" untuk setiap halamannya di LinkedIn
5. Setelah itu, kirim pesan langsung dan jelaskan secara singkat alasan untuk menghubungi.

Jika Anda bertujuan untuk menargetkan banyak prospek sekaligus (misalnya, 100+ orang), Anda dapat mengatur kampanye iklan di Facebook atau LinkedIn – untuk meningkatkan kesadaran merek.

Jadi, ketika orang merujuk ke kotak masuk mereka, mereka akan melihat nama perusahaan atau merek yang sudah dikenal. Yang, berpotensi, meningkatkan peluang meluncurkan dialog.

Saran tentang Cara Mengirim Email Tindak Lanjut

Tetapi jika Anda akan menangani ratusan penerima, perangkat lunak otomatisasi email akan menjadi pilihan yang jauh lebih baik daripada penjadwalan dengan Gmail. Anda dapat mengikuti jadwal benchmark ini:

1. Hari ke-3 – tindak lanjut pertama

Keberhasilan penjangkauan Anda sangat bergantung pada garis besar email. Pesan yang penuh dengan detail, seperti alasan, pengenalan diri, dan informasi tidak relevan lainnya, tidak membawa banyak balasan dan konversi.

Jadi, untuk memastikan Anda tidak melewatkan uji coba, temukan contoh email tindak lanjut yang menarik dan sesuaikan pesannya.

Misalnya, Anda dapat menyebutkan bahwa Anda lupa membagikan beberapa informasi penting atau menanyakan apakah prospek mengenal email sebelumnya. Dan, jika “Ya”, – sarankan langkah selanjutnya.

2. Hari ke-5 – tindak lanjut kedua

Tanyakan apakah ada informasi tambahan yang diperlukan atau apakah pemimpin ingin mendiskusikan beberapa detail selama panggilan. Juga, buat daftar lagi manfaat dan jangka waktu tertentu untuk mendapatkannya. Tentunya dengan cara yang sangat sopan dan ramah.

3. Hari ke-10 – ketiga…

Pada titik ini, lebih baik fokus pada berita atau perubahan yang terjadi dari tanggal email asli.

Katakanlah, perusahaan telah meluncurkan lini bisnis baru atau menyelesaikan proyek untuk klien lain. Dalam kasus yang terakhir, Anda juga dapat menyertakan ulasan dari klien di email tindak lanjut.

4. Hari ke-20 – hari keempat…

Pada titik ini, cobalah untuk meyakinkan klien dengan keuntungan moneter. Ini bisa berupa bonus tunai pribadi atau diskon untuk langganan tahunan.

5. Hari ke-30 – hari kelima…

Tindak lanjut terakhir biasanya disebut "panggilan kesempatan terakhir". Beri tahu penerima bahwa Anda berhenti mengirim email dan jelaskan alasannya. Sekali lagi, sangat penting untuk tidak terlihat kasar atau tersinggung.

Petunjuk tentang Mempersiapkan Email untuk Tindak lanjut

Apa pun salinan emailnya, itu harus dimulai dengan baris subjek yang menarik perhatian. Berikut beberapa yang mungkin bisa menginspirasi Anda:

• [Nama penerima], dapatkah Anda membantu saya dengan ini?
• saya lupa menyebutkan…
• Mari lihat
• Menindaklanjuti [hal]
• [Nama Penerima], ini info yang saya janjikan

Baris subjek harus dapat ditindaklanjuti dan singkat. Hindari terlalu banyak detail yang tidak relevan atau frasa yang bertele-tele, seperti “Hai! Saya menghubungi Anda mengenai…” atau “Apa yang Anda perlukan untuk beralih?”.

Selain itu, karena baris subjek dan cuplikan yang dipersonalisasi menghasilkan lebih banyak pembukaan dan klik, ada baiknya juga menambahkan nama penerima ke dalamnya.

Siapkan pesan yang bermakna dan singkat: mulailah dengan pengenalan diri dan lanjutkan ke masalah segera.

Sorot esensi pesan dengan spasi paragraf, teks bergaris bawah, tipe miring, atau font tebal . Dan cobalah untuk menghindari semua huruf besar dan karakter khusus, karena terlihat sangat berantakan.

Hal penting lainnya adalah untuk menghindari lampiran dan kata-kata spam karena sistem surat memiliki filter "sensitif" yang memperlakukan ini sebagai penipuan potensial.

Teknik yang Bekerja

Tindak lanjut yang dipicu

Siapkan kampanye tetes dan tentukan tindakan pengguna yang dapat memulai urutan email. Ini mungkin apa saja, misalnya – mengunjungi situs web atau menghubungi Penjualan.

Mengacu pada poin nyeri

Melihat klien potensial Anda berjuang dengan litigasi? – Tunjukkan bagaimana tepatnya firma hukum Anda dapat membantu dalam email dan berikan nasihat gratis atau konsultasi gratis.

Menyematkan konten yang menarik

Jika argumen objektif tidak membawa hasil apa pun – ubah pendekatan untuk salinan email yang menarik. Secara khusus, tambahkan beberapa konten "WOW" ke dalamnya. Ini bisa berupa kutipan dari posting blog Anda atau tautan ke diskusi di bawah video Anda di YouTube.

Menunjukkan manfaat

Pesan tersebut harus terdengar menguntungkan bagi prospek. Katakanlah, jika Anda mempromosikan layanan SEO, tawarkan dia paket tarif berlangganan yang fleksibel atau audit situs web gratis.

Menampilkan bukti sosial

Reputasi yang baik adalah aset yang layak dibagikan kepada orang-orang. Jika bisnis atau merek Anda dihargai oleh klien, Anda dapat menambahkan beberapa rekomendasi dari mereka di email tindak lanjut.

Termasuk testimoni

Sematkan ulasan atau komentar dari bagian “Testimonial” di situs web atau agregator Anda, seperti G2 atau Clutch.

Putus dengan satu poin

Ketika Anda berencana untuk berhenti mengirim surat kepada penerima, itu adalah aturan sopan santun yang umum – untuk menjelaskan kepada seseorang alasan putus dan berterima kasih atas kerjasama mereka.

Email perpisahan bukanlah salinan terbaik untuk ditulis. Jadi, untuk menghindari ketidaknyamanan menulis pesan dari awal – ambil template email tindak lanjut yang tepat dan sesuaikan dengan tujuan Anda.

Kiat Utama Untuk Menindaklanjuti

Untuk menyiapkan pesan yang akan menarik perhatian calon pelanggan, ikuti beberapa rekomendasi:

1. Bagikan konten yang bermanfaat dan dipersonalisasi, seperti nasihat cerdas atau cerita yang menghibur
2. Gunakan kalimat singkat dan hindari detail yang berlebihan
3. Lihat percakapan atau tindakan sebelumnya dari sisi pengguna
4. Hindari nada pasif-agresif, serta slang atau ekspresi yang memaksa
5. Akhiri email tindak lanjut dengan langkah-langkah lebih lanjut dan ajakan bertindak.

Ingat – tidak apa-apa untuk mengirim pengingat kepada mitra bisnis atau klien, dan banyak perusahaan secara aktif mengirimkan email tindak lanjut ke prospek mereka. Satu-satunya hal adalah – mengikuti frekuensi pengiriman yang direkomendasikan dan menggunakan “nada suara” yang positif, bahkan setelah tidak ada tanggapan.