Comment envoyer un e-mail de suivi après aucune réponse

Les représentants commerciaux ou les spécialistes du marketing qui ne suivent pas les prospects peuvent rarement maintenir la croissance de leurs revenus.

Plus des 2/3 des deals nécessitent une séquence d'au moins 5 relances. Pourtant, pour tenter de se faire remarquer, il est facile de franchir la ligne, à un moment donné, et de ressembler à un expéditeur ennuyeux plutôt que de cultiver cette image propre d'une entreprise fiable. Pour éviter une telle menace, respectez quelques conseils simples sur la rédaction d'un e-mail de suivi.

Quel est le bon nombre d'e-mails à suivre ?

Il n'y a pas d'étiquette universelle lorsque vous essayez de rappeler des prospects sur vous ou votre entreprise, cependant, il est préférable d'envoyer au moins 1 e-mail de suivi.

Selon les statistiques, il y a 18 % de chances que les gens répondent au premier e-mail. Et pour le deuxième email, une telle probabilité passe à 21 %.

Un autre raisonnement ici est que plus de 90% de tous les e-mails sont ouverts le jour même de leur envoi. Cela signifie qu'un incident accidentel comme entrer dans le "Spam" réduit parfois ses chances d'être remarqué dans la boîte de réception à presque zéro.

La stratégie idéale est d'envoyer de 2 à 4 suivis, en augmentant à chaque fois l'écart entre eux.

Lorsque vous lancez une campagne de sensibilisation à froid, limitez-vous à 2 messages d'affilée car ce type de mailing a normalement un taux de clics et d'ouvertures plutôt faible. Si vous êtes familier avec les pistes, vous pouvez vous en tenir à une limite de 3 à 5 rappels.

Une bonne tactique consiste à utiliser des plates-formes de suivi des e-mails et à garder un œil sur la réaction des prospects à vos messages. À savoir, si la personne a ouvert un e-mail mais n'a pas répondu, il se peut qu'elle l'ait simplement perdu de vue.

Mieux vaut donc renouer le contact, en priorité – via les réseaux sociaux ou les messageries.

Cependant, si une personne a supprimé des e-mails sans les ouvrir, les tentatives continues de suivi seraient inutiles.

Dans un tel cas, vous pouvez arrêter après le deuxième essai et réorienter vos efforts vers d'autres prospects plus désireux d'entamer un dialogue.

Combien de jours attendre lors de l'envoi de suivis ?

Idéalement, vous devriez garder des pauses de 3 jours et les doubler à chaque fois que vous envoyez un suivi supplémentaire.

Cela signifie que si vous avez envoyé l'e-mail d'origine le lundi, par exemple, vous devez effectuer un suivi pour la première fois le jeudi, puis le mercredi de la semaine suivante, et ainsi de suite. Cela peut prendre un mois entier pour envoyer cinq suivis, donc.

Le «gold standard» ci-dessus est juste pour les pistes plutôt chaudes. Mais si vous vous adressez à une piste froide, réduisez la pause de 2 jours.

Utilisez plusieurs canaux pour assurer le suivi

La moitié de la population de la planète (4,6 milliards de personnes) possède au moins un compte de messagerie, et le courrier est un canal de communication officiel plus commercial que la messagerie instantanée.

Ces 2 faits font que lorsque vous pensez à entrer en contact avec une personne que vous connaissez à peine, une pensée qui vous vient à l'esprit est - "Je devrais trouver un e-mail et entrer en contact" .

C'est juste, mais le problème est que d'autres pensent de la même manière. En conséquence, les boîtes de réception des destinataires sont généralement encombrées de correspondance. Ainsi, pour vous démarquer, vous devez combiner les e-mails avec d'autres canaux de communication numérique.

Essayez le schéma suivant en 5 étapes :

1. Attendez 2-3 jours avant d'envoyer un e-mail de suivi après aucune réponse
2. Atteindre pour la deuxième fois
3. Trouver une personne sur LinkedIn et étudier son profil
4. Devenir un "top" visiteur de sa/par page sur LinkedIn
5. Ensuite, envoyez un message direct et expliquez brièvement la raison de la prise de contact.

Si vous souhaitez cibler de nombreux prospects à la fois (par exemple, plus de 100 personnes), vous pouvez mettre en place une campagne publicitaire sur Facebook ou LinkedIn - pour accroître la notoriété de la marque.

Ainsi, lorsque les gens se réfèrent à leur boîte de réception, ils verront des noms d'entreprises ou de marques familiers. Ce qui, potentiellement, augmente les chances de lancer le dialogue.

Conseils sur la façon d'envoyer un e-mail de suivi

Mais si vous devez vous adresser à des centaines de destinataires, un logiciel d'automatisation des e-mails sera une bien meilleure option que la planification avec Gmail. Vous pouvez vous en tenir à ce calendrier de référence :

1. Jour 3d – le premier suivi

Le succès de votre sensibilisation dépend beaucoup du contour de l'e-mail. Les messages encombrés de détails, comme les excuses, l'auto-présentation et d'autres informations non pertinentes, n'apportent pas beaucoup de réponses et de conversions.

Donc, pour vous assurer que vous ne manquerez pas l'essai, trouvez un exemple d'e-mail de suivi attrayant et personnalisez le message.

Par exemple, vous pouvez mentionner que vous avez oublié de partager des informations importantes ou de demander si le prospect a pris connaissance de l'e-mail précédent. Et, si "Oui", - suggérer d'autres étapes.

2. Jour 5 - le deuxième suivi

Demandez si des informations supplémentaires sont nécessaires ou si le responsable souhaite discuter de certains détails lors de l'appel. En outre, listez à nouveau les avantages et les délais spécifiques pour les obtenir. Bien sûr, de manière très polie et amicale.

3. Jour 10 - le troisième…

À ce stade, il est préférable de se concentrer sur les nouvelles ou les changements qui ont eu lieu à partir de la date de l'e-mail d'origine.

Supposons que l'entreprise ait lancé un nouveau secteur d'activité ou terminé un projet pour un autre client. Dans ce dernier cas, vous pouvez également inclure un avis du client dans l'e-mail de suivi.

4. Jour 20 – le quatrième…

À ce stade, essayez de convaincre le client avec un gain monétaire. Il peut s'agir d'un bonus personnel en espèces ou d'une remise sur un abonnement annuel.

5. Jour 30 – le cinquième…

Le dernier suivi est généralement appelé "l'appel de la dernière chance". Informez le destinataire que vous cessez d'envoyer des e-mails et expliquez-en la raison. Encore une fois, il est très important de ne pas paraître impoli ou offensé.

Conseils sur la préparation d'un e-mail de suivi

Quelle que soit la nature de la copie de l'e-mail, elle doit commencer par une ligne d'objet accrocheuse. En voici quelques-unes qui pourraient vous inspirer :

• [Nom du destinataire], pouvez-vous m'aider ?
• J'ai oublié de mentionner…
• Nous allons jeter un coup d'oeil
• Suivi concernant [l'affaire]
• [Nom du destinataire], voici les informations que je vous ai promises

Les lignes d'objet doivent être exploitables et brèves. Évitez trop de détails non pertinents ou de phrases verbeuses, comme « Salut ! Je vous contacte au sujet de… » ou « Que faudrait-il pour changer ? ».

De plus, étant donné que les lignes d'objet et les extraits personnalisés entraînent davantage d'ouvertures et de clics, il est également utile d'y ajouter le nom d'un destinataire.

Préparez un message significatif et bref : commencez par une auto-introduction et passez rapidement à la question.

Mettez en surbrillance l'essentiel du message avec des espaces de paragraphe, du texte souligné, des caractères en italique ou des caractères gras . Et essayez d'éviter toutes les majuscules et les caractères spéciaux, car ils ont l'air assez désordonnés.

Une autre chose importante est d'éviter les pièces jointes et les spams, car les systèmes de messagerie ont des filtres "sensibles" qui les traitent comme des arnaques potentielles.

Techniques qui marchent

Suivis déclenchés

Configurez une campagne de goutte à goutte et spécifiez les actions de l'utilisateur qui peuvent initier une séquence d'e-mails. Il peut s'agir de n'importe quoi, par exemple - visiter le site Web ou contacter le service commercial.

Faire référence aux points douloureux

Vous voyez votre client potentiel aux prises avec un litige? – Indiquez exactement comment votre cabinet d'avocats peut vous aider dans un e-mail et fournissez un conseil gratuit ou une consultation gratuite.

Intégrer du contenu intéressant

Si les arguments objectifs n'apportent aucun résultat, changez l'approche pour obtenir des copies d'e-mails convaincantes. En particulier, ajoutez-leur du contenu "WOW". Il peut s'agir d'un extrait de votre article de blog ou d'un lien vers la discussion sous votre vidéo sur YouTube.

Montrer l'avantage

Le message doit sembler avantageux pour le prospect. Par exemple, si vous faites la promotion de services de référencement, proposez-lui un plan tarifaire d'abonnement flexible ou un audit de site Web gratuit.

Montrer une preuve sociale

Une bonne réputation est un atout qui mérite d'être partagé avec les gens. Si votre entreprise ou votre marque est appréciée par les clients, vous pouvez ajouter quelques recommandations de leur part dans les e-mails de suivi.

Y compris des témoignages

Intégrez des critiques ou des commentaires de la section « Témoignages » sur votre site Web ou des agrégateurs, comme G2 ou Clutch.

Rompre avec un point

Lorsque vous envisagez d'arrêter d'envoyer du courrier au destinataire, c'est une règle de courtoisie courante - expliquer à une personne la raison de la rupture et la remercier d'une collaboration.

Les e-mails de rupture ne sont pas exactement les plus belles copies à écrire. Donc, pour éviter l'inconfort d'écrire un message à partir de rien, choisissez un modèle d'e-mail de suivi approprié et adaptez-le à vos besoins.

Conseils principaux pour le suivi

Pour préparer un message qui attirera l'attention du prospect, respectez quelques recommandations :

1. Partagez du contenu utile et personnalisé, comme un conseil intelligent ou une histoire divertissante
2. Utilisez des phrases courtes et évitez la redondance des détails
3. Se référer aux conversations ou actions précédentes du côté de l'utilisateur
4. Évitez les pitchs passifs-agressifs, ainsi que les expressions d'argot ou d'insistance
5. Concluez l'e-mail de suivi avec d'autres étapes et un appel à l'action.

N'oubliez pas qu'il est acceptable d'envoyer des rappels à des partenaires commerciaux ou à des clients, et de nombreuses entreprises envoient activement des e-mails de suivi à leurs prospects. La seule chose à faire est de suivre la fréquence d'envoi recommandée et d'utiliser un "ton de voix" positif, même après aucune réponse.