كيفية إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم الرد

نادرًا ما يتمكن مندوب المبيعات أو المسوقون الذين لا يتابعون العملاء المحتملين من الحفاظ على نمو إيراداتهم.

تتطلب أكثر من 2/3 من الصفقات تسلسلًا لا يقل عن 5 عمليات متابعة. ومع ذلك ، في محاولة لأن يتم ملاحظتك ، من السهل تجاوز الخط ، في مرحلة ما ، ويبدو وكأنه مرسل مزعج بدلاً من تنمية تلك الصورة النظيفة لشركة موثوقة. لمنع مثل هذا التهديد ، التزم ببعض النصائح البسيطة حول كيفية كتابة بريد إلكتروني للمتابعة.

ما هو العدد الصحيح من رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة؟

لا توجد آداب عامة عند محاولة تذكير العملاء المحتملين عنك أو عن شركتك ، ومع ذلك ، فمن الأفضل إرسال بريد إلكتروني واحد للمتابعة على الأقل.

وفقًا للإحصاءات ، هناك احتمال بنسبة 18٪ أن يرد الأشخاص على أول بريد إلكتروني. وبالنسبة للبريد الإلكتروني الثاني ، يزيد هذا الاحتمال إلى 21٪.

سبب آخر هنا هو أن أكثر من 90٪ من جميع رسائل البريد الإلكتروني تُفتح في نفس اليوم الذي أُرسلت فيه. هذا يعني - وقوع حادث عرضي مثل الدخول في "البريد العشوائي" يقلل أحيانًا من فرص أن يتم ملاحظته في البريد الوارد إلى الصفر تقريبًا.

الإستراتيجية المثالية هي إرسال من 2 إلى 4 متابعات ، في كل مرة تزيد الفاصل بينهما.

عندما تدير حملة توعية باردة ، حدد لنفسك رسالتين متتاليتين لأن هذا النوع من المراسلات عادة ما يكون له نسبة نقر وفتح منخفضة إلى حد ما. إذا كنت تعرف العملاء المحتملين ، فيمكنك الالتزام بحد من 3-5 تذكيرات.

من الأساليب الجيدة استخدام منصات تتبع البريد الإلكتروني ومراقبة رد فعل العميل المحتمل على رسائلك. على وجه التحديد ، إذا فتح الشخص بريدًا إلكترونيًا ولكنه لم يرد ، فربما يكون قد فقدها ببساطة عن ذهنه.

لذلك ، سيكون من الأفضل إعادة الاتصال مرة أخرى ، في المقام الأول - عبر الشبكات الاجتماعية أو برامج المراسلة.

ومع ذلك ، إذا قام شخص ما بحذف رسائل البريد الإلكتروني دون فتحها ، فإن محاولات المتابعة المستمرة ستكون بلا فائدة.

في مثل هذه الحالة ، يمكنك التوقف بعد التجربة الثانية وتبديل الجهود إلى المزيد من العملاء المحتملين الذين هم أكثر حرصًا على بدء حوار.

كم عدد الأيام للانتظار عند إرسال المتابعات؟

من الناحية المثالية ، يجب أن تحافظ على فترات توقف لمدة 3 أيام ، ومضاعفتها تقريبًا في كل مرة ترسل فيها متابعة إضافية.

بمعنى أنك إذا أرسلت البريد الإلكتروني الأصلي يوم الاثنين ، على سبيل المثال ، فيجب عليك المتابعة لأول مرة يوم الخميس ، وبعد ذلك - يوم الأربعاء من الأسبوع التالي ، وهكذا. قد يستغرق إرسال خمس متابعات شهرًا كاملاً.

"المعيار الذهبي" أعلاه عادل بالنسبة للخيوط الدافئة إلى حد ما. ولكن إذا عالجت الرصاص البارد ، قلص فترة التوقف لمدة يومين.

استخدم عدة قنوات للمتابعة

نصف سكان الكوكب (4.6 مليار شخص) لديهم حساب بريد إلكتروني واحد على الأقل ، والبريد هو قناة اتصال رسمية للأعمال أكثر من الرسائل الفورية.

هاتان الحقيقتان تجعلان ذلك عندما تفكر في الاتصال بشخص بالكاد تعرفه ، فإن الفكرة التي تخطر ببالك هي - "يجب أن أجد بريدًا إلكترونيًا وأتواصل معك" .

هذا عادل ، لكن المشكلة هي - يفكر الآخرون بنفس الطريقة. نتيجة لذلك ، عادة ما تزدحم صناديق البريد الوارد للمستلمين بالمراسلات. لذا ، لكي تبرز ، يجب أن تجمع رسائل البريد الإلكتروني مع قنوات الاتصال الرقمي الأخرى.

جرب مخطط الخطوات الخمس التالي:

1. انتظر لمدة 2-3 أيام قبل إرسال بريد إلكتروني للمتابعة بعد عدم الرد
2. تواصل للمرة الثانية
3. ابحث عن شخص على LinkedIn وادرس ملفه الشخصي
4. كن أحد الزوار "الأعلى" له / لكل صفحة على LinkedIn
5. بعد ذلك ، أرسل رسالة مباشرة واشرح بإيجاز سبب الاتصال.

إذا كنت تهدف إلى استهداف العديد من العملاء المحتملين في وقت واحد (على سبيل المثال ، أكثر من 100 شخص) ، فيمكنك إعداد حملة إعلانية على Facebook أو LinkedIn - لزيادة الوعي بالعلامة التجارية.

وبالتالي ، عندما يشير الأشخاص إلى بريدهم الوارد ، سيرون أسماء شركات أو علامات تجارية مألوفة. مما يزيد من فرص إطلاق الحوار.

نصائح حول كيفية إرسال بريد إلكتروني للمتابعة

ولكن إذا كنت ستخاطب مئات المستلمين ، فسيكون برنامج أتمتة البريد الإلكتروني خيارًا أفضل بكثير من الجدولة باستخدام Gmail. يمكنك الالتزام بالجدول المعياري هذا:

1. اليوم الثالث عشر - المتابعة الأولى

يعتمد نجاح التوعية الخاصة بك كثيرًا على مخطط البريد الإلكتروني. الرسائل المزدحمة بالتفاصيل ، مثل الأعذار والتقديم الذاتي وغيرها من المعلومات غير ذات الصلة ، لا تجلب الكثير من الردود والتحويلات.

لذلك ، للتأكد من أنك لن تفوت الإصدار التجريبي ، ابحث عن عينة بريد إلكتروني للمتابعة جيدة المظهر وقم بتخصيص الرسالة.

على سبيل المثال ، يمكنك ذكر أنك نسيت مشاركة بعض المعلومات المهمة أو أن تسأل عما إذا كان العميل المحتمل قد تعرّف على البريد الإلكتروني السابق. وإذا كانت الإجابة "نعم" - اقترح المزيد من الخطوات.

2. اليوم الخامس - المتابعة الثانية

اسأل عما إذا كانت هناك أي معلومات إضافية مطلوبة أو ما إذا كان العميل المحتمل يريد مناقشة بعض التفاصيل أثناء المكالمة. أيضًا ، أعد سرد الفوائد والأطر الزمنية المحددة للحصول عليها. بالطبع ، بطريقة مهذبة وودية للغاية.

3. اليوم العاشر - الثالث ...

في هذه المرحلة ، من الأفضل التركيز على الأخبار أو التغييرات التي حدثت من تاريخ البريد الإلكتروني الأصلي.

لنفترض أن الشركة أطلقت خطًا جديدًا من الأعمال أو أكملت مشروعًا لعميل آخر. في حالة الأخير ، يمكنك أيضًا تضمين مراجعة من العميل في رسالة البريد الإلكتروني للمتابعة.

4. اليوم العشرون - الرابع ...

في هذه المرحلة ، حاول إقناع العميل بمكاسب مالية. يمكن أن يكون هذا مكافأة نقدية شخصية أو خصمًا على اشتراك سنوي.

5. اليوم 30 - الخامس ...

عادةً ما يُطلق على آخر متابعة "مكالمة الفرصة الأخيرة". أبلغ المستلم أنك توقفت عن إرسال البريد الإلكتروني واشرح السبب. مرة أخرى ، من المهم جدًا ألا تبدو فظًا أو مهينًا.

تلميحات حول إعداد بريد إلكتروني للمتابعة

مهما كانت نسخة البريد الإلكتروني ، يجب أن تبدأ بسطر موضوع يلفت الانتباه. فيما يلي بعض الأشياء التي قد تلهمك:

• [اسم المستلم] ، هل يمكنك مساعدتي في هذا؟
• نسيت أن أذكر…
• لنلقي نظرة
• متابعة بخصوص [المسألة]
• [اسم المستلم] ، هذه هي المعلومات التي وعدتك بها

يجب أن تكون سطور الموضوع قابلة للتنفيذ ومختصرة. تجنب الكثير من التفاصيل أو العبارات غير الملائمة ، مثل "مرحبًا! أتواصل معك بخصوص ... "أو" ما الذي يتطلبه الأمر للتبديل؟ ".

أيضًا ، نظرًا لأن سطور الموضوع والمقتطفات المخصصة تؤدي إلى المزيد من الفتحات والنقرات ، فمن الجدير إضافة اسم المستلم إليها أيضًا.

قم بإعداد رسالة هادفة ومختصرة: ابدأ بمقدمة ذاتية وانتقل إلى الأمر على الفور.

قم بتمييز جوهر الرسالة بمسافة فقرة أو نص مسطر أو كتابة مائلة أو خط غامق . وحاول تجنب كل الحروف الكبيرة والشخصيات الخاصة ، لأنها تبدو فوضوية تمامًا.

شيء مهم آخر هو تجنب المرفقات والكلمات غير المرغوب فيها لأن أنظمة البريد تحتوي على عوامل تصفية "حساسة" تتعامل معها على أنها عمليات احتيال محتملة.

التقنيات التي تعمل

اثار المتابعات

قم بإعداد حملة بالتنقيط وتحديد إجراءات المستخدم التي يمكن أن تبدأ سلسلة من رسائل البريد الإلكتروني. قد يكون هذا أي شيء ، على سبيل المثال - زيارة موقع الويب أو الاتصال بقسم المبيعات.

بالإشارة إلى نقاط الألم

هل ترى عميلك المحتمل يعاني من التقاضي؟ - وضح كيف يمكن لمكتب المحاماة الخاص بك المساعدة في رسالة بريد إلكتروني وتقديم نصيحة مجانية أو استشارة مجانية.

تضمين محتوى ممتع

إذا لم تؤد الحجج الموضوعية إلى أي نتائج - قم بتغيير أسلوب نسخ البريد الإلكتروني المقنعة. على وجه الخصوص ، أضف بعض المحتوى "WOW" إليهم. يمكن أن يكون هذا مقتطفًا من منشور مدونتك أو رابط إلى المناقشة أسفل مقطع الفيديو الخاص بك على YouTube.

إظهار الفائدة

يجب أن تبدو الرسالة مفيدة للاحتمال. لنفترض ، إذا كنت تروج لخدمات تحسين محركات البحث (SEO) ، فقدم له / لها خطة تعريفة اشتراك مرنة أو تدقيقًا مجانيًا لموقع الويب.

إظهار الدليل الاجتماعي

السمعة الطيبة هي أحد الأصول التي تستحق المشاركة مع الناس. إذا كان عملك أو علامتك التجارية موضع تقدير من قبل العملاء ، فيمكنك إضافة بعض التوصيات منهم في رسائل البريد الإلكتروني للمتابعة.

بما في ذلك الشهادات

قم بتضمين التعليقات أو التعليقات من قسم "الشهادات" على موقع الويب الخاص بك أو المجمعين ، مثل G2 أو Clutch.

الانفصال بنقطة

عندما تخطط للتوقف عن إرسال بريد إلى المستلم ، فمن قاعدة المجاملة الشائعة - أن تشرح للشخص سبب الانفصال وأن تشكره على تعاونه.

رسائل البريد الإلكتروني الانفصالية ليست بالضبط أفضل النسخ للكتابة. لذلك ، لتجنب الانزعاج من كتابة رسالة من البداية - اختر نموذج بريد إلكتروني للمتابعة مناسبًا وصممه وفقًا لأغراضك.

نصائح رئيسية للمتابعة

لإعداد رسالة تجذب انتباه العميل المحتمل ، التزم ببعض التوصيات:

1. شارك محتوى مفيدًا ومخصصًا ، مثل نصيحة ذكية أو قصة مسلية
2. استخدم جمل موجزة وتجنب تكرار التفاصيل
3. الرجوع إلى المحادثات أو الإجراءات السابقة من جانب المستخدم
4. تجنب النغمات العدوانية السلبية ، وكذلك التعبيرات العامية أو الإصرارية
5. قم بتلخيص رسالة المتابعة بالبريد الإلكتروني بخطوات أخرى وعبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء.

تذكر - لا بأس في إرسال رسائل تذكير إلى شركاء العمل أو العملاء ، وتقوم العديد من الشركات بإرسال رسائل بريد إلكتروني للمتابعة بشكل نشط إلى العملاء المحتملين. الشيء الوحيد هو - مواكبة الترددات البريدية الموصى بها واستخدام "نبرة صوت" إيجابية ، حتى بعد عدم الرد.