Как отправить последующее электронное письмо после отсутствия ответа

Торговые представители или маркетологи, которые не отслеживают потенциальных клиентов, редко могут поддерживать рост своих доходов.

Более 2/3 сделок требуют последовательности не менее 5 доработок. Тем не менее, пытаясь быть замеченным, в какой-то момент легко перейти черту и показаться надоедливым отправителем, вместо того чтобы культивировать этот чистый образ надежной компании. Чтобы предотвратить такую ​​угрозу, придерживайтесь нескольких простых советов о том, как написать последующее электронное письмо.

Какое правильное количество электронных писем для отслеживания?

Не существует универсального этикета при попытке напомнить лидам о себе или своей компании, однако лучше отправить хотя бы 1 последующее электронное письмо.

Согласно статистике, вероятность того, что люди ответят на первое письмо, составляет 18%. А для второго письма такая вероятность возрастает до 21%.

Другая причина заключается в том, что более 90% всех электронных писем открываются в тот же день, когда они были отправлены. Это означает, что случайный казус вроде попадания в «Спам» иногда сводит шансы быть замеченным в папке «Входящие» практически к нулю.

Идеальная стратегия — отправить от 2 до 4 продолжений, каждый раз увеличивая перерыв между ними.

Когда вы запускаете холодную информационную кампанию, ограничьтесь 2 сообщениями подряд, так как этот тип рассылки обычно имеет довольно низкий коэффициент кликов и открытий. Если вы знакомы с лидами, вы можете ограничиться 3-5 напоминаниями.

Хорошая тактика — использовать платформы отслеживания электронной почты и следить за реакцией потенциальных клиентов на ваши сообщения. А именно, если человек открыл электронное письмо, но не ответил, возможно, он просто потерял его из виду.

Так что лучше снова наладить контакт, в первую очередь – через социальные сети или мессенджеры.

Однако, если человек удалил электронные письма, не открывая их, дальнейшие попытки отслеживания были бы бессмысленными.

В таком случае вы можете остановиться после второй попытки и переключить усилия на большее количество лидов, которые более склонны к диалогу.

Сколько дней ждать при отправке последующих сообщений?

В идеале вы должны делать трехдневные паузы и примерно удваивать их каждый раз, когда отправляете дополнительное продолжение.

Это означает, что если вы отправили исходное письмо, скажем, в понедельник, вы должны ответить в первый раз в четверг, а затем — в среду на следующей неделе и так далее. Следовательно, на отправку пяти последующих сообщений может уйти целый месяц.

Приведенный выше «золотой стандарт» справедлив для довольно теплых лидов. Но если вы работаете с холодным лидом, сократите паузу на 2 дня.

Используйте несколько каналов для отслеживания

Половина населения планеты (4,6 миллиарда человек) имеет хотя бы одну учетную запись электронной почты, а почтовая рассылка является скорее деловым официальным каналом связи, чем обмен мгновенными сообщениями.

Эти 2 факта означают, что когда вы думаете о том, чтобы связаться с человеком, которого вы едва знаете, в вашу голову приходит мысль: «Я должен найти электронное письмо и связаться с ним» .

Это справедливо, но проблема в том, что другие думают так же. В результате почтовые ящики получателей обычно загромождены корреспонденцией. Итак, чтобы выделиться, вы должны сочетать электронную почту с другими каналами цифровой коммуникации.

Попробуйте следующую схему из 5 шагов:

1. Подождите 2-3 дня, прежде чем отправить последующее электронное письмо после отсутствия ответа.
2. Обращайтесь во второй раз
3. Найдите человека в LinkedIn и изучите его/ее профиль
4. Стать «лучшим» посетителем своей/страницы в LinkedIn
5. После отправьте прямое сообщение и кратко объясните причину обращения.

Если вы стремитесь охватить сразу много потенциальных клиентов (скажем, более 100 человек), вы можете настроить рекламную кампанию на Facebook или LinkedIn, чтобы повысить узнаваемость бренда.

Таким образом, когда люди обращаются к своим почтовым ящикам, они видят знакомые названия компаний или брендов. Что, потенциально, увеличивает шансы на запуск диалога.

Советы о том, как отправить последующее электронное письмо

Но если вы собираетесь обращаться к сотням получателей, программное обеспечение для автоматизации электронной почты будет гораздо лучшим вариантом, чем планирование с помощью Gmail. Вы можете придерживаться этого контрольного графика:

1. День 3-й – первое последующее наблюдение.

Успех вашей работы во многом зависит от структуры электронного письма. Сообщения, перегруженные деталями, такими как оправдания, представление себя и прочая нерелевантная информация, не приносят много ответов и конверсий.

Итак, чтобы убедиться, что вы не пропустите пробную версию, найдите красивый образец электронного письма и настройте его.

Например, вы можете упомянуть, что забыли поделиться какой-то важной информацией или спросить, ознакомился ли лид с предыдущим письмом. И, если «Да», — предложите дальнейшие шаги.

2. День 5-й – второе последующее наблюдение

Спросите, требуется ли какая-либо дополнительная информация или хочет ли лид обсудить некоторые детали во время звонка. Кроме того, еще раз перечислите преимущества и конкретные сроки их получения. Конечно, очень вежливо и дружелюбно.

3. День 10-й – третий…

На этом этапе лучше сосредоточиться на новостях или изменениях, которые произошли с даты исходного электронного письма.

Допустим, компания запустила новое направление бизнеса или выполнила проект для другого клиента. В последнем случае вы также можете включить отзыв клиента в последующее электронное письмо.

4. День 20-й – четвертый…

На этом этапе попытайтесь убедить клиента в денежной выгоде. Это может быть персональный денежный бонус или скидка на годовую подписку.

5. День 30-й – пятый…

Последнее последующее действие обычно называют «звонком последнего шанса». Сообщите получателю, что вы прекращаете отправлять электронные письма, и объясните причину. Опять же, очень важно не показаться грубым или обиженным.

Советы по подготовке электронного письма для последующих действий

О чем бы ни было письмо, оно должно начинаться с привлекающей внимание строки темы. Ниже приведены некоторые из них, которые могут вас вдохновить:

• [Имя получателя], вы можете помочь мне с этим?
• Я забыл упомянуть…
• Давайте взглянем
• Дальнейшие действия по [делу]
• [Имя получателя], вот обещанная информация

Строки темы должны быть действенными и краткими. Избегайте слишком большого количества не относящихся к делу деталей или многословных фраз, таких как «Привет! Я обращаюсь к вам по поводу…» или «Что вам нужно, чтобы переключиться?».

Кроме того, поскольку персонализированные строки темы и фрагменты приводят к большему количеству открытий и кликов, стоит также добавить к ним имя получателя.

Подготовьте осмысленное и краткое сообщение: начните с представления себя и сразу переходите к делу.

Выделите суть сообщения, используя пробелы в абзацах, подчеркнутый текст, курсив или полужирный шрифт . И старайтесь избегать всех заглавных букв и специальных символов, так как они выглядят довольно грязно.

Еще одна важная вещь — избегать вложений и спам-слов, потому что почтовые системы имеют «чувствительные» фильтры, которые рассматривают их как потенциальные мошеннические действия.

Методы, которые работают

Триггерные последующие действия

Настройте капельную кампанию и укажите действия пользователя, которые могут инициировать последовательность электронных писем. Это может быть что угодно, например, посещение веб-сайта или обращение в отдел продаж.

Обращение к болевым точкам

Видите, как ваш потенциальный клиент борется с судебным разбирательством? – Укажите, чем именно ваша юридическая фирма может помочь в электронном письме и предоставьте бесплатный совет или бесплатную консультацию.

Встраивание интересного контента

Если объективные доводы не приносят результата — измените подход на убедительные копии писем. В частности, добавьте к ним какой-нибудь «ВАУ» контент. Это может быть отрывок из вашего блога или ссылка на обсуждение под вашим видео на YouTube.

Демонстрация преимущества

Сообщение должно звучать выгодно для потенциального клиента. Скажем, если вы продвигаете SEO-услуги, предложите ему гибкий тарифный план подписки или бесплатный аудит сайта.

Демонстрация социального доказательства

Хорошая репутация — это актив, которым стоит поделиться с людьми. Если клиенты ценят ваш бизнес или бренд, вы можете добавить несколько рекомендаций от них в последующие электронные письма.

Включая отзывы

Встраивайте отзывы или комментарии из раздела «Отзывы» на свой сайт или агрегаторы, такие как G2 или Clutch.

Расставание с точкой

Когда вы планируете прекратить рассылку адресату, это обычное правило вежливости — объяснить человеку причину расставания и поблагодарить его за сотрудничество.

Электронные письма о расставании — не самые лучшие копии для написания. Итак, чтобы избежать дискомфорта от написания сообщения с нуля, выберите подходящий шаблон для последующего письма и адаптируйте его под свои цели.

Основные советы по дальнейшим действиям

Чтобы подготовить сообщение, которое привлечет внимание потенциальных клиентов, придерживайтесь нескольких рекомендаций:

1. Делитесь полезным и персонализированным контентом, например умным советом или занимательной историей.
2. Используйте короткие предложения и избегайте повторения деталей
3. Обратитесь к предыдущим разговорам или действиям со стороны пользователя
4. Избегайте пассивно-агрессивных высказываний, а также сленга или настойчивых выражений.
5. Завершите последующее электронное письмо дальнейшими шагами и призывом к действию.

Помните: можно отправлять напоминания деловым партнерам или клиентам, и многие компании активно рассылают последующие электронные письма своим потенциальным клиентам. Единственное — не отставать от рекомендованной частоты рассылок и использовать позитивный «тон голоса», даже после отсутствия ответов.