Jak wysłać następną wiadomość e-mail po braku odpowiedzi?

Przedstawiciele handlowi lub marketerzy, którzy rzadko kontaktują się z potencjalnymi klientami, mogą utrzymać wzrost swoich przychodów.

Więcej niż 2/3 transakcji wymaga sekwencji co najmniej 5 uzupełnień. Mimo to, próbując zostać zauważonym, w pewnym momencie łatwo jest przekroczyć granicę i wydawać się irytującym nadawcą, zamiast pielęgnować czysty wizerunek wiarygodnej firmy. Aby zapobiec takiemu zagrożeniu, trzymaj się kilku prostych wskazówek, jak napisać e-mail uzupełniający.

Jaka jest właściwa liczba e-maili do dalszych działań?

Nie ma uniwersalnej etykiety podczas przypominania leadom o sobie lub swojej firmie, jednak lepiej wysłać przynajmniej 1 follow-up email.

Według statystyk istnieje 18% szans, że ludzie odpowiedzą na pierwszego e-maila. A w przypadku drugiego e-maila takie prawdopodobieństwo wzrasta do 21%.

Innym argumentem jest to, że ponad 90% wszystkich e-maili jest otwieranych tego samego dnia, w którym zostały wysłane. Oznacza to – przypadkowy wypadek, taki jak dostanie się do „Spamu”, od czasu do czasu zmniejsza szanse na zauważenie w skrzynce odbiorczej prawie do zera.

Idealną strategią jest wysłanie od 2 do 4 follow-upów, za każdym razem zwiększając przerwę między nimi.

Kiedy prowadzisz kampanię typu cold outreach, ogranicz się do 2 wiadomości z rzędu, ponieważ ten typ mailingu ma zwykle dość niski współczynnik kliknięć i otwarć. Jeśli znasz potencjalnych klientów, możesz trzymać się limitu 3-5 przypomnień.

Dobrą taktyką jest korzystanie z platform do śledzenia wiadomości e-mail i śledzenie reakcji leadów na Twoje wiadomości. Mianowicie, jeśli osoba otworzyła wiadomość e-mail, ale nie odpowiedziała, być może po prostu zgubiła ją.

Lepiej więc nawiązać kontakt ponownie, przede wszystkim – za pośrednictwem portali społecznościowych lub komunikatorów.

Jeśli jednak dana osoba usunęła wiadomości e-mail bez ich otwierania, dalsze próby kontynuacji byłyby bezcelowe.

W takim przypadku możesz przerwać po drugiej próbie i przerzucić wysiłki na więcej leadów, którzy są chętni do nawiązania dialogu.

Ile dni czekać na wysłanie dalszych informacji?

Najlepiej byłoby, gdybyś zachował 3-dniowe przerwy i mniej więcej podwajał je za każdym razem, gdy wysyłasz dodatkowe informacje uzupełniające.

Oznacza to, że jeśli wysłałeś oryginalną wiadomość e-mail, powiedzmy, w poniedziałek, powinieneś sprawdzić ją po raz pierwszy w czwartek, a następnie – w środę następnego tygodnia i tak dalej. Dlatego wysłanie pięciu uzupełnień może zająć cały miesiąc.

Powyższy „złoty standard” jest odpowiedni dla raczej ciepłych leadów. Ale jeśli zajmiesz się zimnym tropem, zmniejsz przerwę na 2 dni.

Użyj kilku kanałów do śledzenia

Połowa populacji planety (4,6 miliarda ludzi) ma co najmniej jedno konto e-mail, a poczta jest bardziej oficjalnym kanałem komunikacji biznesowej niż wiadomości błyskawiczne.

Te dwa fakty sprawiają, że kiedy myślisz o skontaktowaniu się z osobą, którą ledwo znasz, w Twojej głowie pojawia się myśl – „Powinienem znaleźć e-mail i skontaktować się” .

To sprawiedliwe, ale problem polega na tym, że inni myślą w ten sam sposób. W rezultacie skrzynki odbiorcze odbiorców są zwykle zaśmiecone korespondencją. Aby się więc wyróżnić, warto łączyć e-maile z innymi kanałami komunikacji cyfrowej.

Wypróbuj następujący schemat w 5 krokach:

1. Poczekaj 2-3 dni przed wysłaniem kolejnej wiadomości e-mail po braku odpowiedzi
2. Sięgnij po raz drugi
3. Znajdź osobę na LinkedIn i zapoznaj się z jej profilem
4. Zostań „najlepszym” gościem swojej strony na LinkedIn
5. Następnie wyślij bezpośrednią wiadomość i krótko wyjaśnij powód nawiązania kontaktu.

Jeśli chcesz dotrzeć do wielu potencjalnych klientów jednocześnie (powiedzmy, ponad 100 osób), możesz skonfigurować kampanię reklamową na Facebooku lub LinkedIn – aby zwiększyć świadomość marki.

Tak więc, gdy ludzie odwołują się do swoich skrzynek odbiorczych, zobaczą znajome nazwy firm lub marek. Co potencjalnie zwiększa szanse na rozpoczęcie dialogu.

Doradza, jak wysłać e-mail uzupełniający

Ale jeśli zamierzasz dotrzeć do setek odbiorców, oprogramowanie do automatyzacji poczty e-mail będzie o wiele lepszą opcją niż planowanie za pomocą Gmaila. Możesz trzymać się tego harmonogramu testów porównawczych:

1. Dzień 3d – pierwsza obserwacja

Powodzenie Twojej pomocy w dużej mierze zależy od konspektu wiadomości e-mail. Wiadomości zaśmiecone szczegółami, takimi jak wymówki, autoprezentacje i inne nieistotne informacje, nie przynoszą wielu odpowiedzi i konwersji.

Aby więc upewnić się, że nie przegapisz okresu próbnego, znajdź dobrze wyglądający przykładowy e-mail uzupełniający i dostosuj wiadomość.

Na przykład możesz wspomnieć, że zapomniałeś podzielić się jakąś ważną informacją lub zapytać, czy potencjalny klient zapoznał się z poprzednim e-mailem. A jeśli „Tak”, – zaproponuj dalsze kroki.

2. Dzień 5 – druga obserwacja

Zapytaj, czy wymagane są dodatkowe informacje lub czy prowadzący chce omówić niektóre szczegóły podczas rozmowy. Wymień również ponownie korzyści i konkretne ramy czasowe, aby je uzyskać. Oczywiście w bardzo uprzejmy i przyjazny sposób.

3. Dzień 10 – trzeci…

W tym momencie lepiej skupić się na nowościach lub zmianach, które miały miejsce od daty wysłania oryginalnego e-maila.

Powiedzmy, że firma uruchomiła nową linię biznesową lub zakończyła projekt dla innego klienta. W przypadku tego ostatniego możesz również dołączyć recenzję od klienta w e-mailu uzupełniającym.

4. Dzień 20 – czwarty…

W tym momencie spróbuj przekonać klienta korzyścią pieniężną. Może to być osobista premia pieniężna lub zniżka na roczny abonament.

5. Dzień 30 – piąty…

Ostatnia kontynuacja jest zwykle nazywana „rozmową ostatniej szansy”. Poinformuj odbiorcę, że przestajesz wysyłać e-maile, i wyjaśnij przyczynę. Ponownie, bardzo ważne jest, aby nie wydawać się niegrzecznym lub obrażonym.

Wskazówki dotyczące przygotowania wiadomości e-mail do dalszych działań

Niezależnie od treści wiadomości e-mail, powinna zaczynać się od przykuwającego uwagę wiersza tematu. Poniżej znajdują się niektóre, które mogą Cię zainspirować:

• [Nazwa odbiorcy], czy możesz mi w tym pomóc?
• Zapomniałem wspomnieć…
• Spójrzmy
• Kontynuacja dotycząca [sprawy]
• [Nazwa odbiorcy], oto informacje, które ci obiecałem

Tematy muszą być praktyczne i krótkie. Unikaj zbyt wielu nieistotnych szczegółów lub wyrażeń, takich jak „Cześć! Zwracam się do Ciebie w sprawie…” lub „Co by Ci zajęło, aby się przełączyć?”.

Ponadto, ponieważ spersonalizowane wiersze tematu i fragmenty kodu skutkują większą liczbą otwarć i kliknięć, warto dodać do niego również imię i nazwisko odbiorcy.

Przygotuj sensowną i krótką wiadomość: zacznij od autointro i szybko przejdź do sprawy.

Podkreśl istotę wiadomości za pomocą odstępu akapitu, podkreślonego tekstu, kursywy lub pogrubionej czcionki . I staraj się unikać wszystkich wersalików i znaków specjalnych, ponieważ wyglądają dość niechlujnie.

Kolejną ważną rzeczą jest unikanie załączników i słów będących spamem, ponieważ systemy pocztowe mają „wrażliwe” filtry, które traktują je jako potencjalne oszustwa.

Techniki, które działają

Wyzwolone działania następcze

Skonfiguruj kampanię kroplową i określ działania użytkownika, które mogą zainicjować sekwencję wiadomości e-mail. Może to być cokolwiek, na przykład – odwiedzenie strony internetowej lub kontakt z Działem Sprzedaży.

Odnosząc się do punktów bólu

Widzisz swojego potencjalnego klienta zmagającego się z sporami sądowymi? – Wskaż w e-mailu, jak konkretnie Twoja kancelaria może pomóc i udziel bezpłatnej porady lub bezpłatnej konsultacji.

Osadzanie interesujących treści

Jeśli obiektywne argumenty nie przynoszą żadnych rezultatów – zmień podejście do przekonujących kopii e-maili. W szczególności dodaj do nich trochę treści „WOW”. Może to być fragment Twojego posta na blogu lub link do dyskusji pod Twoim filmem w YouTube.

Pokazanie korzyści

Wiadomość powinna brzmieć korzystnie dla potencjalnego klienta. Powiedzmy, że jeśli promujesz usługi SEO, zaoferuj mu elastyczny abonament lub darmowy audyt strony internetowej.

Pokazywanie dowodu społecznego

Dobra reputacja to atut, którym warto się podzielić z ludźmi. Jeśli Twoja firma lub marka jest doceniana przez klientów, możesz dodać kilka rekomendacji od nich w kolejnych wiadomościach e-mail.

W tym referencje

Umieść recenzje lub komentarze z sekcji „Referencje” w swojej witrynie lub agregatorach, takich jak G2 lub Clutch.

Zerwanie z punktem

Kiedy planujesz przestać wysyłać pocztę do odbiorcy, jest to powszechna zasada grzecznościowa – wyjaśnić osobie powód zerwania i podziękować za współpracę.

E-maile o zerwaniu nie są najładniejszymi kopiami do napisania. Tak więc, aby uniknąć dyskomfortu związanego z pisaniem wiadomości od zera – wybierz odpowiedni szablon e-maila uzupełniającego i dostosuj go do swoich celów.

Mistrzowskie wskazówki dotyczące kontynuacji

Aby przygotować wiadomość, która przyciągnie uwagę potencjalnego klienta, trzymaj się kilku zaleceń:

1. Udostępniaj przydatne i spersonalizowane treści, takie jak inteligentna porada lub zabawna historia
2. Używaj krótkich zdań i unikaj nadmiaru szczegółów
3. Odwołaj się do poprzednich rozmów lub działań ze strony użytkownika
4. Unikaj pasywno-agresywnych dźwięków, a także slangu lub natarczywych wyrażeń
5. Uzupełnij wiadomość e-mail z dalszymi krokami i wezwaniem do działania.

Pamiętaj – wysyłanie przypomnień do partnerów biznesowych lub klientów jest w porządku, a wiele firm aktywnie wysyła e-maile uzupełniające do swoich potencjalnych klientów. Jedyną rzeczą jest nadążanie za zalecaną częstotliwością mailingu i używanie pozytywnego „tonu głosu”, nawet w przypadku braku odpowiedzi.