Cómo enviar un correo electrónico de seguimiento si no hay respuesta

Los representantes de ventas o los especialistas en marketing que no hacen un seguimiento de los clientes potenciales rara vez pueden mantener sus ingresos en aumento.

Más de 2/3 de las transacciones requieren una secuencia de al menos 5 seguimientos. Aún así, en un intento por hacerse notar, es fácil cruzar la línea, en algún momento, y parecer un remitente molesto en lugar de cultivar esa imagen limpia de una empresa confiable. Para prevenir tal amenaza, siga algunos consejos simples sobre cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

¿Cuál es el número correcto de correos electrónicos a seguir?

No existe una etiqueta universal cuando se trata de recordarles a los clientes potenciales sobre usted o su empresa, sin embargo, es mejor enviar al menos 1 correo electrónico de seguimiento.

Según las estadísticas, hay un 18 % de posibilidades de que las personas respondan al primer correo electrónico. Y para el segundo correo electrónico, dicha probabilidad aumenta al 21%.

Otro razonamiento aquí es que más del 90% de todos los correos electrónicos se abren el mismo día que se enviaron. Esto significa que un percance accidental como entrar en "Spam" ocasionalmente reduce las posibilidades de ser notado en la bandeja de entrada a casi cero.

La estrategia ideal es enviar de 2 a 4 seguimientos, aumentando cada vez el descanso entre ellos.

Cuando ejecute una campaña de divulgación en frío, limítese a 2 mensajes seguidos, ya que este tipo de correo normalmente tiene una tasa de clics y apertura bastante baja. Si está familiarizado con los clientes potenciales, puede ceñirse a un límite de 3 a 5 recordatorios.

Una buena táctica es utilizar plataformas de seguimiento de correo electrónico y estar atento a la reacción de los clientes potenciales a sus mensajes. Es decir, si la persona abrió un correo electrónico pero no respondió, es posible que simplemente lo haya olvidado.

Por lo tanto, sería mejor establecer contacto nuevamente, principalmente, a través de redes sociales o mensajeros.

Sin embargo, si una persona ha eliminado correos electrónicos sin abrirlos, los intentos continuos de seguimiento no tendrían sentido.

En tal caso, puede detenerse después de la segunda prueba y cambiar los esfuerzos a más clientes potenciales que estén más dispuestos a iniciar un diálogo.

¿Cuántos días esperar al enviar seguimientos?

Idealmente, debe mantener pausas de 3 días y aproximadamente duplicarlas cada vez que envíe un seguimiento adicional.

Lo que significa que si envió el correo electrónico original, digamos, el lunes, debe hacer un seguimiento por primera vez el jueves y luego, el miércoles de la próxima semana, y así sucesivamente. Por lo tanto, puede llevar un mes entero enviar cinco seguimientos.

El "estándar de oro" anterior es justo para clientes potenciales bastante cálidos. Pero si aborda un cliente potencial frío, reduzca la pausa durante 2 días.

Use varios canales para hacer un seguimiento

La mitad de la población del planeta (4600 millones de personas) tiene al menos una cuenta de correo electrónico, y el correo es un canal de comunicación oficial más comercial que la mensajería instantánea.

Estos 2 hechos hacen que cuando piensas en ponerte en contacto con una persona que apenas conoces, un pensamiento que aparece en tu cabeza es: "Debería encontrar un correo electrónico y ponerme en contacto" .

Eso es justo, pero el problema es que otros piensan de la misma manera. Como resultado, las bandejas de entrada de los destinatarios suelen estar repletas de correspondencia. Entonces, para destacar, debes combinar los correos electrónicos con otros canales de comunicación digital.

Pruebe el siguiente esquema de 5 pasos:

1. Espere de 2 a 3 días antes de enviar un correo electrónico de seguimiento si no recibe respuesta
2. Llegar por segunda vez
3. Encuentra una persona en LinkedIn y estudia su perfil
4. Conviértase en un visitante "principal" de su/por página en LinkedIn
5. Después, envía un mensaje directo y explica brevemente el motivo de tu contacto.

Si su objetivo es dirigirse a muchos prospectos a la vez (digamos, más de 100 personas), puede configurar una campaña publicitaria en Facebook o LinkedIn para aumentar el conocimiento de la marca.

Por lo tanto, cuando las personas consulten sus bandejas de entrada, verán nombres de empresas o marcas familiares. Lo que, potencialmente, aumenta las posibilidades de iniciar el diálogo.

Consejos sobre cómo enviar un correo electrónico de seguimiento

Pero si va a dirigirse a cientos de destinatarios, el software de automatización de correo electrónico será una opción mucho mejor que programar con Gmail. Puede ceñirse a este programa de referencia:

1. Día 3d: el primer seguimiento

El éxito de su alcance depende mucho del esquema del correo electrónico. Los mensajes repletos de detalles, como excusas, autopresentaciones y otra información irrelevante, no generan muchas respuestas ni conversiones.

Por lo tanto, para asegurarse de que no se perderá la versión de prueba, busque una muestra de correo electrónico de seguimiento atractiva y personalice el mensaje.

Por ejemplo, puede mencionar que olvidó compartir información importante o preguntar si el cliente potencial se familiarizó con el correo electrónico anterior. Y, en caso afirmativo, sugiera más pasos.

2. Día 5: el segundo seguimiento

Pregunte si se requiere información adicional o si el líder quiere discutir algunos detalles durante la llamada. Además, enumere nuevamente los beneficios y los plazos específicos para obtenerlos. Por supuesto, de una manera muy educada y amable.

3. Día 10 – el tercero…

En este punto, es mejor concentrarse en las noticias o cambios que tuvieron lugar a partir de la fecha del correo electrónico original.

Digamos que la empresa lanzó una nueva línea de negocios o completó un proyecto para otro cliente. En el caso de este último, también puedes incluir una reseña del cliente en el correo electrónico de seguimiento.

4. Día 20 – el cuarto…

En este punto, intente convencer al cliente con una ganancia monetaria. Esto puede ser un bono en efectivo personal o un descuento en una suscripción anual.

5. Día 30 – el quinto…

El último seguimiento generalmente se llama "la llamada de última oportunidad". Informe al destinatario que deja de enviar correos electrónicos y explíquele el motivo. Nuevamente, es muy importante no parecer grosero u ofendido.

Sugerencias para preparar un correo electrónico de seguimiento

Cualquiera que sea el tema del correo electrónico, debe comenzar con una línea de asunto que llame la atención. A continuación hay algunos que pueden inspirarte:

• [Nombre del destinatario], ¿puedes ayudarme con esto?
• Olvidé mencionar…
• Vamos a ver
• Seguimiento de [el asunto]
• [Nombre del destinatario], aquí está la información que te prometí

Las líneas de asunto deben ser procesables y breves. Evite demasiados detalles irrelevantes o frases prolijas, como “¡Hola! Me dirijo a usted con respecto a…” o “¿Qué necesitaría para cambiar?”.

Además, debido a que las líneas de asunto y fragmentos personalizados dan como resultado más aperturas y clics, también vale la pena agregarle el nombre del destinatario.

Prepare un mensaje significativo y breve: comience con una auto-introducción y continúe con el asunto de inmediato.

Resalte la esencia del mensaje con espacio de párrafo, texto subrayado, letra cursiva o negrita . Y trate de evitar todas las mayúsculas y caracteres especiales, ya que se ven bastante desordenados.

Otra cosa importante es evitar los archivos adjuntos y las palabras de spam porque los sistemas de correo tienen filtros "sensibles" que los tratan como posibles estafas.

Técnicas que funcionan

Seguimientos activados

Configure una campaña de goteo y especifique las acciones del usuario que pueden iniciar una secuencia de correos electrónicos. Estos pueden ser cualquier cosa, por ejemplo, visitar el sitio web o ponerse en contacto con Ventas.

Refiriéndose a los puntos de dolor

¿Ves a tu cliente potencial luchando con un litigio? – Señale exactamente cómo puede ayudar su bufete de abogados en un correo electrónico y brinde un consejo gratuito o una consulta gratuita.

Incrustar contenido interesante

Si los argumentos objetivos no dan ningún resultado, cambie el enfoque por copias de correo electrónico convincentes. En particular, agrégales algo de contenido "GUAU". Esto puede ser un extracto de su publicación de blog o un enlace a la discusión debajo de su video en YouTube.

Mostrando el beneficio

El mensaje debe sonar ventajoso para el prospecto. Digamos, si promociona servicios de SEO, ofrézcale un plan de tarifa de suscripción flexible o una auditoría de sitio web gratuita.

Mostrando prueba social

Una buena reputación es un activo que vale la pena compartir con la gente. Si los clientes aprecian su empresa o marca, puede agregar algunas recomendaciones de ellos en los correos electrónicos de seguimiento.

Incluyendo testimonios

Inserte reseñas o comentarios de la sección "Testimonios" en su sitio web o agregadores, como G2 o Clutch.

Rompiendo con un punto

Cuando planea dejar de enviar correos al destinatario, es una regla de cortesía común: explicarle a una persona el motivo de la ruptura y agradecerle su colaboración.

Los correos electrónicos de ruptura no son exactamente las mejores copias para escribir. Por lo tanto, para evitar la incomodidad de escribir un mensaje desde cero, elija una plantilla de correo electrónico de seguimiento adecuada y adáptela a sus propósitos.

Consejos maestros para el seguimiento

Para preparar un mensaje que capte la atención del cliente potencial, siga algunas recomendaciones:

1. Comparte contenido útil y personalizado, como un consejo inteligente o una historia entretenida
2. Use oraciones breves y evite la redundancia de detalles
3. Consulte conversaciones o acciones anteriores del lado del usuario
4. Evite los discursos pasivo-agresivos, así como la jerga o las expresiones insistentes.
5. Termine el correo electrónico de seguimiento con más pasos y una llamada a la acción.

Recuerde: está bien enviar recordatorios a socios comerciales o clientes, y muchas empresas envían activamente correos electrónicos de seguimiento a sus clientes potenciales. Lo único es: mantenerse al día con la frecuencia de envío recomendada y usar un "tono de voz" positivo, incluso después de que no haya respuestas.