Come inviare un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta

I rappresentanti di vendita o gli esperti di marketing che non seguono i contatti raramente possono mantenere i propri ricavi in ​​crescita.

Più di 2/3 delle offerte richiedono una sequenza di almeno 5 follow-up. Tuttavia, nel tentativo di farsi notare, è facile oltrepassare il limite, a un certo punto, e sembrare un mittente fastidioso piuttosto che coltivare quell'immagine pulita di un'azienda affidabile. Per prevenire una tale minaccia, attenersi ad alcuni semplici suggerimenti su come scrivere un'e-mail di follow-up.

Qual è il numero giusto di email da seguire?

Non esiste un'etichetta universale quando si tenta di ricordare ai lead di te o della tua azienda, tuttavia, è meglio inviare almeno 1 e-mail di follow-up.

Secondo le statistiche, c'è una probabilità del 18% che le persone rispondano alla prima e-mail. E per la seconda email, tale probabilità sale al 21%.

Un altro ragionamento qui è che oltre il 90% di tutte le e-mail viene aperto lo stesso giorno in cui sono state inviate. Ciò significa che un incidente accidentale come entrare in "Spam" riduce di tanto in tanto le possibilità di essere notato nella posta in arrivo a quasi zero.

La strategia ideale è inviare da 2 a 4 follow-up, aumentando ogni volta la pausa tra di loro.

Quando esegui una campagna di sensibilizzazione fredda, limitati a 2 messaggi di fila poiché questo tipo di invio normalmente ha un rapporto di clic e apertura piuttosto basso. Se conosci i lead, puoi attenerti a un limite di 3-5 promemoria.

Una buona tattica è utilizzare piattaforme di tracciamento e-mail e tenere d'occhio una reazione principale ai tuoi messaggi. Vale a dire, se la persona ha aperto un'e-mail ma non ha risposto, potrebbe semplicemente averla persa.

Quindi, sarebbe meglio ristabilire i contatti, principalmente tramite social network o messenger.

Tuttavia, se una persona ha eliminato le e-mail senza aprirle, continuare i tentativi di follow-up sarebbe inutile.

In tal caso, puoi interrompere dopo la seconda prova e dedicare gli sforzi a più contatti che sono più desiderosi di avviare un dialogo.

Quanti giorni attendere quando si inviano i follow-up?

Idealmente, dovresti mantenere delle pause di 3 giorni e all'incirca raddoppiarle ogni volta che invii un follow-up aggiuntivo.

Ciò significa che se hai inviato l'e-mail originale, diciamo, lunedì, dovresti eseguire il follow-up per la prima volta giovedì, quindi mercoledì la settimana successiva e così via. Potrebbe essere necessario un mese intero per inviare cinque follow-up, quindi.

Il "gold standard" di cui sopra è giusto per lead piuttosto caldi. Ma se affronti una pista fredda, riduci la pausa per 2 giorni.

Usa diversi canali per il follow-up

La metà della popolazione del pianeta (4,6 miliardi di persone) ha almeno un account di posta elettronica e la posta è un canale di comunicazione aziendale più ufficiale rispetto alla messaggistica istantanea.

Questi 2 fatti fanno sì che quando pensi di entrare in contatto con una persona che conosci a malapena, un pensiero che ti viene in mente è: "Dovrei trovare un'e-mail e mettermi in contatto" .

È giusto, ma il problema è che altri la pensano allo stesso modo. Di conseguenza, le caselle di posta dei destinatari sono generalmente ingombra di corrispondenza. Quindi, per distinguerti, dovresti combinare le e-mail con altri canali di comunicazione digitale.

Prova il seguente schema in 5 passaggi:

1. Attendere 2-3 giorni prima di inviare un'e-mail di follow-up dopo nessuna risposta
2. Rivolgiti per la seconda volta
3. Trova una persona su LinkedIn e studia il suo profilo
4. Diventa un visitatore "top" della sua/per pagina su LinkedIn
5. Successivamente, invia un messaggio diretto e spiega brevemente il motivo per cui ti sei messo in contatto.

Se miri a più potenziali clienti contemporaneamente (ad esempio, più di 100 persone), puoi impostare una campagna pubblicitaria su Facebook o LinkedIn per aumentare la consapevolezza del marchio.

Pertanto, quando le persone fanno riferimento alle loro caselle di posta, vedranno nomi di aziende o marchi familiari. Il che, potenzialmente, aumenta le possibilità di avviare il dialogo.

Consigli su come inviare un'e-mail di follow-up

Ma se hai intenzione di rivolgerti a centinaia di destinatari, il software di automazione della posta elettronica sarà un'opzione di gran lunga migliore rispetto alla pianificazione con Gmail. Puoi attenerti a questo programma di benchmark:

1. Giorno 3d – il primo follow-up

Il successo della tua sensibilizzazione dipende molto dalla struttura dell'e-mail. I messaggi pieni di dettagli, come scuse, presentazioni personali e altre informazioni irrilevanti, non portano molte risposte e conversioni.

Quindi, per assicurarti di non perdere la prova, trova un esempio di e-mail di follow-up di bell'aspetto e personalizza il messaggio.

Ad esempio, puoi menzionare di aver dimenticato di condividere alcune informazioni importanti o di chiedere se il lead è venuto a conoscenza dell'e-mail precedente. E, se “Sì”, – suggerisci ulteriori passaggi.

2. Giorno 5 – il secondo follow-up

Chiedi se sono necessarie ulteriori informazioni o se il lead desidera discutere alcuni dettagli durante la chiamata. Inoltre, elenca di nuovo i vantaggi e i tempi specifici per ottenerli. Naturalmente, in modo molto educato e amichevole.

3. Giorno 10 – il terzo...

A questo punto è meglio concentrarsi sulle novità o sui cambiamenti avvenuti dalla data dell'email originale.

Supponiamo che l'azienda abbia avviato una nuova linea di attività o completato un progetto per un altro cliente. Nel caso di quest'ultimo, puoi anche includere una recensione del cliente nell'e-mail di follow-up.

4. Giorno 20 – il quarto...

A questo punto, cerca di convincere il cliente con un guadagno monetario. Questo può essere un bonus in denaro personale o uno sconto su un abbonamento annuale.

5. Giorno 30 – il quinto...

L'ultimo follow-up è solitamente chiamato "la chiamata dell'ultima possibilità". Informa il destinatario che smetti di inviare e-mail e spiega il motivo. Ancora una volta, è molto importante non sembrare scortesi o offeso.

Suggerimenti sulla preparazione di un'e-mail per il follow-up

Qualunque sia l'argomento della copia dell'e-mail, dovrebbe iniziare con una riga dell'oggetto che attiri l'attenzione. Di seguito sono riportati alcuni che potrebbero ispirarti:

• [Nome del destinatario], puoi aiutarmi con questo?
• dimenticavo di citare...
• Diamo un'occhiata
• A seguito di [la questione]
• [Nome del destinatario], ecco le informazioni che ti avevo promesso

Le righe dell'oggetto devono essere perseguibili e brevi. Evita troppi dettagli irrilevanti o frasi prolisse, come "Ciao! Ti sto contattando per quanto riguarda…” o “Cosa ci vorrebbe per cambiare?”.

Inoltre, poiché le righe dell'oggetto e gli snippet personalizzati generano più aperture e clic, vale la pena aggiungere anche il nome di un destinatario.

Prepara un messaggio significativo e breve: inizia con un'introduzione personale e procedi prontamente alla questione.

Evidenzia l'essenza del messaggio con lo spazio del paragrafo, il testo sottolineato, il corsivo o il grassetto . E cerca di evitare tutti i maiuscoli e i caratteri speciali, poiché sembrano piuttosto disordinati.

Un'altra cosa importante è evitare allegati e parole spam perché i sistemi di posta hanno filtri "sensibili" che li trattano come potenziali truffe.

Tecniche che funzionano

Follow-up innescati

Imposta una campagna a goccia e specifica le azioni dell'utente che possono avviare una sequenza di e-mail. Questi possono essere qualsiasi cosa, ad esempio: visitare il sito Web o contattare le vendite.

Riferendosi ai punti dolenti

Vedi il tuo potenziale cliente alle prese con un contenzioso? – Indica come esattamente il tuo studio legale può aiutarti in un'e-mail e fornire un consiglio gratuito o una consulenza gratuita.

Incorporamento di contenuti interessanti

Se gli argomenti oggettivi non portano alcun risultato, cambia l'approccio per ottenere copie di posta elettronica convincenti. In particolare, aggiungi loro dei contenuti "WOW". Questo può essere un estratto dal tuo post sul blog o un link alla discussione sotto il tuo video su YouTube.

Mostrando il vantaggio

Il messaggio dovrebbe suonare vantaggioso per il potenziale cliente. Ad esempio, se promuovi servizi SEO, offrigli un piano tariffario di abbonamento flessibile o un audit gratuito del sito web.

Mostrando una prova sociale

Una buona reputazione è un bene che vale la pena condividere con le persone. Se la tua azienda o il tuo marchio sono apprezzati dai clienti, puoi aggiungere alcuni consigli da loro nelle e-mail di follow-up.

Comprese le testimonianze

Incorpora recensioni o commenti dalla sezione "Testimonianze" sul tuo sito Web o aggregatori, come G2 o Clutch.

Rompere con un punto

Quando si prevede di interrompere l'invio di posta al destinatario, è una regola di cortesia comune: spiegare a una persona il motivo della rottura e ringraziarla per la collaborazione.

Le e-mail di rottura non sono esattamente le copie più belle da scrivere. Quindi, per evitare il disagio di scrivere un messaggio da zero, prendi un modello di email di follow-up adatto e personalizzalo in base ai tuoi scopi.

Suggerimenti principali per il follow-up

Per preparare un messaggio che attiri l'attenzione del potenziale cliente, attieniti ad alcuni consigli:

1. Condividi contenuti utili e personalizzati, come un consiglio intelligente o una storia divertente
2. Usa frasi brevi ed evita la ridondanza dei dettagli
3. Fare riferimento a conversazioni o azioni precedenti da parte dell'utente
4. Evita toni passivi-aggressivi, così come espressioni gergali o insistenti
5. Concludi l'e-mail di follow-up con ulteriori passaggi e un invito all'azione.

Ricorda: va bene inviare promemoria a partner commerciali o clienti e molte aziende inviano attivamente e-mail di follow-up ai loro lead. L'unica cosa è tenere il passo con la frequenza raccomandata per l'invio di posta e utilizzare un "tono di voce" positivo, anche dopo nessuna risposta.