So senden Sie eine Folge-E-Mail nach keiner Antwort

Vertriebsmitarbeiter oder Vermarkter, die Leads nicht nachverfolgen, können ihre Einnahmen selten steigern.

Mehr als 2/3 der Deals erfordern eine Abfolge von mindestens 5 Follow-ups. Bei dem Versuch, wahrgenommen zu werden, ist es jedoch leicht, irgendwann die Grenze zu überschreiten und wie ein nerviger Absender zu wirken, anstatt das saubere Image eines zuverlässigen Unternehmens zu pflegen. Um einer solchen Bedrohung vorzubeugen, halten Sie sich an ein paar einfache Tipps zum Schreiben einer Folge-E-Mail.

Was ist die richtige Anzahl von E-Mails zur Nachverfolgung?

Es gibt keine allgemeine Etikette, wenn es darum geht, Leads an sich selbst oder Ihr Unternehmen zu erinnern, es ist jedoch besser, mindestens 1 Follow-up-E-Mail zu senden.

Laut Statistik besteht eine Wahrscheinlichkeit von 18 %, dass die Leute auf die erste E-Mail antworten. Und für die zweite E-Mail steigt diese Wahrscheinlichkeit auf 21 %.

Ein weiterer Grund dafür ist, dass über 90 % aller E-Mails noch am selben Tag geöffnet werden, an dem sie gesendet wurden. Das heißt – ein unbeabsichtigtes Missgeschick wie der „Spam“-Einstieg reduziert die Chance, im Posteingang wahrgenommen zu werden, gelegentlich auf nahezu null.

Die ideale Strategie besteht darin, 2 bis 4 Follow-ups zu senden und jedes Mal die Pause zwischen ihnen zu verlängern.

Wenn Sie eine Cold-Outreach-Kampagne durchführen, beschränken Sie sich auf 2 Nachrichten hintereinander, da diese Art von Mailing normalerweise eine eher niedrige Klick- und Öffnungsrate hat. Wenn Sie mit Leads vertraut sind, können Sie sich an ein Limit von 3-5 Erinnerungen halten.

Eine gute Taktik besteht darin, E-Mail-Tracking-Plattformen zu verwenden und die Lead-Reaktion auf Ihre Nachrichten im Auge zu behalten. Wenn nämlich die Person eine E-Mail geöffnet, aber nicht geantwortet hat, hat sie sie möglicherweise einfach aus dem Sinn verloren.

Also lieber wieder primär Kontakt aufnehmen – über soziale Netzwerke oder Messenger.

Wenn eine Person jedoch E-Mails gelöscht hat, ohne sie zu öffnen, wären weitere Nachverfolgungsversuche sinnlos.

In einem solchen Fall können Sie nach dem zweiten Versuch aufhören und Ihre Bemühungen auf mehr Leads umstellen, die eher daran interessiert sind, einen Dialog zu beginnen.

Wie viele Tage muss ich warten, wenn ich Follow-ups sende?

Idealerweise sollten Sie Pausen von 3 Tagen einhalten und diese jedes Mal ungefähr verdoppeln, wenn Sie eine zusätzliche Nachverfolgung senden.

Das heißt, wenn Sie die ursprüngliche E-Mail beispielsweise am Montag gesendet haben, sollten Sie zum ersten Mal am Donnerstag nachfassen und dann – am Mittwoch der nächsten Woche und so weiter. Es kann daher einen ganzen Monat dauern, fünf Follow-ups zu senden.

Der obige „Goldstandard“ ist fair für eher warme Leads. Aber wenn Sie eine kalte Spur ansprechen, verkürzen Sie die Pause für 2 Tage.

Verwenden Sie mehrere Kanäle zur Nachverfolgung

Die Hälfte der Weltbevölkerung (4,6 Milliarden Menschen) hat mindestens ein E-Mail-Konto, und Mailing ist ein offiziellerer Kommunikationskanal für Unternehmen als Instant Messaging.

Diese 2 Fakten sorgen dafür, dass Ihnen, wenn Sie daran denken, mit einer Person in Kontakt zu treten, die Sie kaum kennen, ein Gedanke in den Sinn kommt: „Ich sollte eine E-Mail finden und Kontakt aufnehmen“ .

Das ist fair, aber das Problem ist – andere denken genauso. Infolgedessen sind die Posteingänge der Empfänger normalerweise mit Korrespondenz überladen. Um sich abzuheben, sollten Sie also E-Mails mit anderen Kanälen der digitalen Kommunikation kombinieren.

Probieren Sie das folgende 5-Schritte-Schema aus:

1. Warten Sie 2-3 Tage, bevor Sie nach keiner Antwort eine Folge-E-Mail senden
2. Greifen Sie zum zweiten Mal zu
3. Finden Sie eine Person auf LinkedIn und studieren Sie ihr/sein Profil
4. Werden Sie ein „Top“-Besucher seiner/jeder Seite auf LinkedIn
5. Senden Sie anschließend eine Direktnachricht und erläutern Sie kurz den Grund für die Kontaktaufnahme.

Wenn Sie darauf abzielen, viele Interessenten gleichzeitig anzusprechen (z. B. über 100 Personen), können Sie eine Werbekampagne auf Facebook oder LinkedIn einrichten, um die Markenbekanntheit zu steigern.

Wenn Personen also auf ihren Posteingang verweisen, sehen sie bekannte Firmen- oder Markennamen. Was möglicherweise die Chancen erhöht, den Dialog zu starten.

Berät zum Versenden einer Follow-up-E-Mail

Wenn Sie jedoch Hunderte von Empfängern ansprechen möchten, ist eine E-Mail-Automatisierungssoftware eine weitaus bessere Option als die Planung mit Gmail. Sie können sich an diesen Benchmark-Zeitplan halten:

1. Tag 3d – die erste Nachuntersuchung

Der Erfolg Ihrer Kontaktaufnahme hängt stark von der E-Mail-Struktur ab. Nachrichten, die mit Details wie Ausreden, Selbstvorstellung und anderen irrelevanten Informationen überladen sind, bringen nicht viele Antworten und Konversionen.

Um sicherzustellen, dass Sie die Testversion nicht verpassen, suchen Sie sich ein gut aussehendes Beispiel für eine Folge-E-Mail und passen Sie die Nachricht an.

Sie können beispielsweise erwähnen, dass Sie vergessen haben, einige wichtige Informationen zu teilen, oder fragen, ob der Lead von der vorherigen E-Mail erfahren hat. Und wenn „Ja“, – schlagen Sie weitere Schritte vor.

2. Tag 5 – das zweite Follow-up

Fragen Sie, ob zusätzliche Informationen erforderlich sind oder ob der Lead während des Anrufs einige Details besprechen möchte. Listen Sie auch noch einmal die Vorteile und spezifischen Zeitrahmen auf, um sie zu erhalten. Natürlich sehr höflich und freundlich.

3. Tag 10 – der dritte…

An dieser Stelle ist es besser, sich auf Neuigkeiten oder Änderungen zu konzentrieren, die seit dem Datum der ursprünglichen E-Mail stattgefunden haben.

Angenommen, das Unternehmen hat einen neuen Geschäftszweig gestartet oder ein Projekt für einen anderen Kunden abgeschlossen. Im letzteren Fall können Sie auch eine Bewertung des Kunden in die Folge-E-Mail aufnehmen.

4. Tag 20 – der vierte…

Versuchen Sie an dieser Stelle, den Kunden mit einem monetären Gewinn zu überzeugen. Dies kann ein persönlicher Bargeldbonus oder ein Rabatt auf ein Jahresabonnement sein.

5. Tag 30 – der fünfte…

Das letzte Follow-up wird in der Regel als „Last-Chance-Call“ bezeichnet. Informieren Sie den Empfänger, dass Sie den E-Mail-Versand beenden, und erläutern Sie den Grund. Auch hier ist es sehr wichtig, nicht unhöflich oder beleidigt zu wirken.

Hinweise zum Vorbereiten einer E-Mail zur Nachverfolgung

Worum es auch immer in der E-Mail-Kopie geht, sie sollte mit einer aufmerksamkeitsstarken Betreffzeile beginnen. Nachfolgend finden Sie einige, die Sie inspirieren könnten:

• [Name des Empfängers], können Sie mir dabei helfen?
• Ich vergaß zu erwähnen…
• Lass uns einen Blick darauf werfen
• Weiterverfolgung bezüglich [der Angelegenheit]
• [Name des Empfängers], hier sind die Informationen, die ich Ihnen versprochen habe

Betreffzeilen müssen umsetzbar und kurz sein. Vermeiden Sie zu viele irrelevante Details oder wortreiche Sätze wie „Hallo! Ich wende mich an Sie bezüglich …“ oder „Was würden Sie für einen Wechsel benötigen?“.

Da personalisierte Betreffzeilen und Snippets zu mehr Öffnungen und Klicks führen, lohnt es sich auch, den Namen eines Empfängers hinzuzufügen.

Bereiten Sie eine aussagekräftige und kurze Botschaft vor: Beginnen Sie mit einer Selbstvorstellung und kommen Sie zeitnah zur Sache.

Heben Sie das Wesentliche der Nachricht mit Absatzabstand, unterstrichenem Text, kursiver oder fetter Schrift hervor . Und versuchen Sie, Großbuchstaben und Sonderzeichen zu vermeiden, da sie ziemlich chaotisch aussehen.

Eine weitere wichtige Sache ist, Anhänge und Spam-Wörter zu vermeiden, da Mailing-Systeme über „sensible“ Filter verfügen, die diese als potenziellen Betrug behandeln.

Techniken, die funktionieren

Ausgelöste Follow-ups

Richten Sie eine Drip-Kampagne ein und legen Sie Benutzeraktionen fest, die eine Abfolge von E-Mails auslösen können. Dies kann zum Beispiel alles sein – der Besuch der Website oder die Kontaktaufnahme mit dem Vertrieb.

Hinweis auf Schmerzpunkte

Sehen Sie, wie Ihr potenzieller Kunde mit einem Rechtsstreit zu kämpfen hat? – Weisen Sie in einer E-Mail darauf hin, wie genau Ihre Kanzlei helfen kann, und bieten Sie eine kostenlose Beratung oder ein kostenloses Beratungsgespräch an.

Interessante Inhalte einbetten

Wenn sachliche Argumente keine Ergebnisse bringen – ändern Sie die Vorgehensweise für überzeugende E-Mail-Kopien. Fügen Sie ihnen insbesondere einige „WOW“-Inhalte hinzu. Das kann ein Auszug aus Ihrem Blogbeitrag oder ein Link zur Diskussion unter Ihrem Video auf YouTube sein.

Nutzen zeigen

Die Nachricht sollte für den Interessenten vorteilhaft klingen. Sagen Sie, wenn Sie für SEO-Dienste werben, bieten Sie ihm/ihr einen flexiblen Abonnement-Tarifplan oder ein kostenloses Website-Audit an.

Soziale Beweise zeigen

Ein guter Ruf ist ein Gut, das es wert ist, mit anderen geteilt zu werden. Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Marke von Kunden geschätzt wird, können Sie in Folge-E-Mails einige Empfehlungen von ihnen hinzufügen.

Einschließlich Erfahrungsberichte

Betten Sie Rezensionen oder Kommentare aus dem Abschnitt „Testimonials“ auf Ihrer Website oder Aggregatoren wie G2 oder Clutch ein.

Aufbruch mit einem Punkt

Wenn Sie vorhaben, keine E-Mails mehr an den Empfänger zu senden, ist dies eine übliche Höflichkeitsregel – einer Person den Grund für die Trennung zu erklären und ihr für die Zusammenarbeit zu danken.

Trennungs-E-Mails sind nicht gerade die schönsten Kopien, die man schreiben kann. Also, um Unbehagen zu vermeiden, eine Nachricht von Grund auf neu zu schreiben – holen Sie sich eine passende Follow-up-E-Mail-Vorlage und passen Sie sie an Ihre Zwecke an.

Master-Tipps für die Nachbereitung

Halten Sie sich an einige Empfehlungen, um eine Nachricht vorzubereiten, die die Aufmerksamkeit des potenziellen Kunden auf sich zieht:

1. Teilen Sie nützliche und personalisierte Inhalte, wie z. B. einen intelligenten Ratschlag oder eine unterhaltsame Geschichte
2. Verwenden Sie kurze Sätze und vermeiden Sie Redundanzen bei Details
3. Beziehen Sie sich auf frühere Gespräche oder Aktionen von Seiten des Benutzers
4. Vermeiden Sie passiv-aggressive Tonhöhen sowie Slang- oder beharrliche Ausdrücke
5. Schließen Sie die Follow-up-E-Mail mit weiteren Schritten und einem Aufruf zum Handeln ab.

Denken Sie daran – es ist in Ordnung, Erinnerungen an Geschäftspartner oder Kunden zu senden, und viele Unternehmen versenden aktiv Follow-up-E-Mails an ihre Leads. Die einzige Sache ist – halten Sie sich an die empfohlene Häufigkeit des Mailings und verwenden Sie einen positiven „Tonfall“, auch wenn keine Antworten vorliegen.