Cara Tetap Fokus di Tempat Kerja

Kopi panas dan air dingin dalam jangkauan, headphone Anda memainkan soundtrack yang menenangkan dan Anda memiliki empat jam untuk fokus pada tenggat waktu yang menjulang. Kemudian ponsel Anda menyala – ini adalah notifikasi Slack, jadi sebaiknya Anda memeriksanya. Anda melihat beberapa notifikasi lain di ponsel Anda, termasuk balasan email yang telah Anda tunggu-tunggu. Jika Anda tidak membacanya sekarang, Anda akan bertanya-tanya apa yang dikatakannya. Karena Anda sudah berada di email Anda, Anda mengambil beberapa menit untuk menghapus pesan lain yang masuk dalam satu jam terakhir. Anda merasa seperti sedang mencapai sesuatu, tetapi semua jenis gangguan ini dapat (dan sering kali) menghalangi Anda untuk tetap fokus pada apa yang penting saat bekerja.

Jika Anda tidak hati-hati, Anda dapat menghabiskan sepanjang hari berpindah dari satu tugas tingkat permukaan ke tugas lainnya. Dalam posting ini kami akan menjalankan sebelas tips yang dapat Anda terapkan untuk membantu Anda tetap fokus di tempat kerja.

1. Rancang lingkungan kerja yang mendukung

Apa yang Anda butuhkan di ruang kerja Anda sehingga Anda tidak perlu banyak bangun sepanjang hari? Dan juga, apa yang harus Anda singkirkan agar Anda tidak terganggu? Ini juga berlaku untuk desktop komputer Anda. Berikut adalah beberapa contoh dasar:

• Letakkan pulpen, kertas bekas, dan catatan tempel di laci terdekat Anda
• Simpan tumpukan dokumen Anda di belakang Anda sehingga tidak terlihat
• Atur ikon di desktop Anda sehingga Anda dapat menemukan apa yang Anda butuhkan

Lingkungan kerja Anda harus mendukung fokus Anda. Simpan apa yang Anda butuhkan di dekat Anda dan singkirkan apa pun yang menarik fokus Anda (ponsel Anda, monitor kedua yang tidak perlu) atau menyebabkan kecemasan (kekacauan, sinar matahari yang menyilaukan).

2. Temukan rutinitas pemanasan khusus Anda

Apa saja yang perlu Anda persiapkan untuk hari kerja? Satu jam di gym? Tiga bab dari buku pengembangan diri? Lima menit meditasi? Sarapan di restoran agar Anda tidak terganggu oleh rasa lapar?

Rutinitas pagi Anda tidak harus rumit – cukup dengan daftar “Lakukan 25 Hal Ini Sebelum Hari Anda Dimulai”. Tidak ada yang punya waktu untuk itu! Pilih dua atau tiga hal yang membantu Anda merasa terpusat. Ini adalah kebiasaan dasar Anda; mereka mengarah ke semua hal lain yang harus Anda lakukan untuk pergi, seperti mandi, membuat kopi, bepergian ke tempat kerja, dll.

Anda mungkin memerlukan rutinitas pemanasan untuk bagian yang berbeda dari hari Anda. Misalnya, secangkir kopi tengah hari dan membaca artikel terkait industri dapat membantu Anda kembali ke mode kerja setelah makan siang. Setelah Anda menyelesaikan hari itu, kelas yoga atau podcast favorit Anda mungkin memberi sinyal pada otak Anda bahwa sudah waktunya untuk bersantai.

3. Buat daftar tugas terpenting Anda

Alih-alih membuat diri Anda gagal, anggaplah bahwa Anda tidak akan menyelesaikan semua yang ada di daftar Anda untuk hari itu. Jika Anda melakukannya, itu bagus. Tetapi jika tidak, Anda tidak akan menghabiskan malam dengan memarahi diri sendiri. Tuliskan tiga hal terpenting yang perlu Anda selesaikan agar hari itu terasa seperti pemenang. Kemudian, tentukan bagaimana ketiga tugas tersebut dapat bekerja sama. Apakah satu harus diselesaikan sebelum Anda memulai dua lainnya? Bisakah keduanya dilakukan secara bersamaan? Apakah ada katak untuk dimakan? Makan katak adalah istilah yang diciptakan oleh Mark Twain yang merupakan metode produktivitas yang populer – dengan menyelesaikan tugas terbesar dan terjelek Anda terlebih dahulu, itu akan hilang dari pikiran Anda dan yang lainnya akan terasa mudah.

4. Visualisasikan hasil akhirnya jika Anda bisa menguasai cara tetap fokus di tempat kerja

Tidak peduli seberapa sempurna Anda merancang hari Anda untuk mendukung fokus Anda, akan ada beberapa tugas yang tidak ingin Anda lakukan. Ketika Anda lumpuh dan tidak ingin memulai, pikirkan hasil akhirnya. Apa yang akan meningkat jika Anda menyelesaikan tugas? Apa akibatnya jika tidak selesai? Entah bekerja untuk kesenangan ( saya dapat mengirimkan faktur ini dan akhirnya dibayar ) atau menghindari rasa sakit ( proyek mengerikan ini akan berakhir dan saya tidak akan pernah memikirkannya lagi ).

5. Buat jadwal non-tradisional

Membuat jadwal alternatif dapat membuat Anda bekerja ketika orang lain sedang istirahat. Anda akan mendapatkan lebih sedikit panggilan, email, dan pesan dibandingkan jika Anda bekerja selama jam kerja biasa. Juga, karena tidak ada yang mengharapkan Anda bekerja, Anda memiliki izin untuk mengabaikan pesan apa pun yang masuk. Menyerahkan sebagian akhir pekan Anda untuk bekerja bukanlah hal yang ideal, tetapi jika Anda dapat mengerjakan proyek lebih cepat karena Anda lebih fokus, itu sangat berharga.

Bagian dari membuat jadwal yang sesuai untuk Anda adalah tidak terhanyut dalam teknik produktivitas yang paling populer. Misalnya, teknik Pomodoro disukai oleh banyak orang, tetapi Anda mungkin mendapati bahwa istirahat setiap 25 menit itu mengganggu, bukan memberi energi. Ada kasus untuk 52 menit kerja diikuti oleh 17 menit waktu non-layar, yang dapat Anda ikuti ke T atau ubah menjadi 60 menit kerja dan istirahat 15 menit. Intinya adalah untuk menemukan apa yang akan bekerja untuk Anda hari ini dan untuk proyek yang ada tanpa harus mengikuti tren.

6. Tentukan waktu untuk tetap fokus di tempat kerja vs. admin dan komunikasi

Saya tidak dapat memberi tahu Anda di mana saya pertama kali mendengar ini, tetapi ini brilian: telepon ada untuk kenyamanan Anda, bukan untuk penelepon. Ini adalah pengingat bahwa metode komunikasi harus menjadi bantuan, bukan penghalang.

Sisihkan waktu yang akan Anda dedikasikan untuk admin dan komunikasi, dan selama waktu itu, jangan repot-repot mencoba fokus pada hal lain. Pasangkan slot waktu itu dengan saat orang-orang secara alami akan menjangkau – hal pertama di pagi hari, setelah makan siang dan sebelum berangkat hari itu. Memeriksa notifikasi tiga kali sehari sudah cukup.

Juga, perhatikan apa yang terjadi tepat sebelum Anda terganggu. Apakah ide bagus untuk artikel muncul di kepala Anda sekitar jam 11 pagi setiap hari? Apakah Anda selalu terlibat dalam percakapan Hangouts dengan anggota tim sekitar pukul 3 sore? Jadwalkan itu sekarang sehingga Anda tahu untuk tidak terlalu mendalami suatu proyek.

Biarkan orang tahu apa yang diharapkan – tambahkan ketersediaan Anda ke tanda tangan email dan situs web Anda, dan tetapkan diri Anda sebagai “pergi” di alat perpesanan. Saat tiba waktunya untuk fokus, keluar dari email dan matikan ponsel Anda. Semua orang akan bertahan jika Anda tidak dapat dihubungi selama beberapa jam, terutama jika Anda muncul setelah membuat kemajuan dalam sebuah proyek penting.

7. Tuliskan hal-hal yang tidak penting yang muncul di kepala Anda

Bahkan jika Anda tahu bagaimana tetap fokus di tempat kerja, pikiran-pikiran penting yang menyimpang akan muncul di benak Anda. Jika tidak sejalan dengan apa yang sedang Anda kerjakan, tuliskan dan sisihkan – Anda tidak akan kehilangan pikiran, tetapi Anda juga tidak akan mengalihkan fokus Anda. Buat daftar semua yang muncul di kepala Anda, lalu sisihkan 10 menit di akhir setiap hari untuk memilah-milahnya. Tambahkan pengingat atau item kalender ke ponsel Anda, tambahkan ide kerja kreatif ke Google Dokumen, dan catat bahan "untuk membeli" di aplikasi Notes Anda.

8. Latih otot "bagaimana tetap fokus di tempat kerja" Anda

Anda tahu bagaimana pikiran Anda bisa melayang saat membaca atau mendengarkan podcast? Tiga halaman atau 15 menit berlalu dan Anda menyadari, “Saya tidak tahu apa yang terjadi. Aku benar-benar tersesat.” Buat kesepakatan dengan diri sendiri – Anda hanya akan membaca ulang atau memundurkan sekali. Jika Anda masih keluar dari zona, Anda harus hidup dengan kehilangan apa yang bisa menjadi informasi penting.

Ini terdengar seperti hukuman, tetapi anggap saja itu sebagai pelatihan. Mengetahui ada konsekuensi untuk zonasi akan membuat Anda lebih fokus di masa depan. Anda akan ingat untuk tetap pada saat ini dengan apa pun yang Anda lakukan karena jika tidak, Anda bisa melewatkan sesuatu.

Meditasi bekerja dengan cara yang sama. Atur timer selama lima menit. Jika Anda membiarkan kepala Anda memikirkan segala sesuatu yang mengkhawatirkan Anda, lima menit itu akan tetap berlalu. Anda tidak bisa mendapatkannya kembali dan Anda menyia-nyiakan waktu yang seharusnya bisa dihabiskan untuk bersantai. Mengetahui konsekuensinya – Anda masih cemas dan tidak segar sama sekali – akan mencegah Anda melakukannya lagi.

9. Temukan cara baru untuk berinvestasi dalam pekerjaan Anda

Ada sesuatu yang menyenangkan dalam setiap tugas – temukan, fokus padanya, dan kerjakan hal itu. Mungkin itu sesuatu yang terkait dengan pekerjaan. Misalnya, jika Anda menyelesaikan sebuah proyek, Anda akan memiliki sampel baru yang segar untuk portofolio Anda atau Anda akan membuat atasan Anda terkesan dan memposisikan diri Anda untuk kenaikan gaji. Ini mungkin sesuatu yang tidak terlalu berhubungan dengan pekerjaan. Mungkin Anda menyimpan playist Spotify tertentu untuk mengerjakan satu proyek yang terasa membosankan.

Mungkin ada lebih banyak lagi yang bisa Anda dapatkan dari pekerjaan Anda yang belum Anda coba juga. Berteman dengan rekan kerja atau koneksi industri yang memicu persaingan persahabatan. Bicaralah dengan atasan atau tim Anda tentang membiarkan lebih banyak kepribadian atau kreativitas Anda bersinar. Anda mungkin tertembak (dalam hal ini, mungkin sudah waktunya untuk mempertimbangkan pekerjaan lain), atau Anda dapat menemukan cara baru untuk mencintai pekerjaan Anda.

10. Jadwalkan waktu istirahat

Kamu perlu istirahat. Bergantung pada sifat pekerjaan Anda, delapan jam sehari bisa terasa terlalu lama dan melelahkan. Waktu istirahat adalah bagian dari menjadi produktif, terutama karena Anda akan menghindari kelelahan.

Kita semua memiliki energi dan ritme istirahat; berhari-hari atau berminggu-minggu ketika kita sangat fokus, saat-saat ketika kita lebih suka bersosialisasi secara profesional atau admin mekanis, dan saat-saat ketika kita perlu istirahat. Jika Anda dapat menghormati ritme itu, pekerjaan Anda akan meningkat.

Lacak suasana hati dan kinerja Anda selama beberapa minggu (saya menggunakan Daylio untuk ini). Anda akan menemukan tren yang dapat membantu Anda memprediksi kapan Anda secara alami perlu istirahat. Anda juga akan memperkirakan hari-hari dan minggu-minggu ketika Anda begitu bersemangat untuk pergi sehingga Anda dapat bekerja selama berjam-jam tanpa berkeringat.

11. Singkirkan rasa bersalah

Apakah Anda orang yang suka menunda-nunda, atau apakah Anda orang yang bekerja paling baik di bawah tekanan? Apakah Anda mengambil terlalu banyak waktu istirahat, atau apakah Anda sangat selaras dengan berapa banyak istirahat yang Anda butuhkan sehingga Anda dapat bekerja keras setelah Anda kembali? Menemukan cara Anda menuju fokus terbaik dan paling produktif adalah hal pribadi, dan kualitas-kualitas yang membuat Anda merasa bersalah mungkin saja merupakan cara unik Anda dalam melakukan sesuatu.

Sangat sedikit hari yang akan sempurna. Jika Anda telah menggunakan waktu Anda dengan bijak, Anda bukanlah orang yang gagal karena mengalami hari yang tidak sempurna; Anda adalah manusia yang hidup di dunia nyata. Lepaskan rasa bersalah, belajar dari kesalahan apa pun yang Anda buat dan kemudian tidurlah sehingga Anda dapat mencoba lagi besok.

Pemikiran Terakhir tentang Cara Tetap Fokus di Tempat Kerja

Metode produktivitas mirip dengan diet – semuanya bekerja, secara teknis, tetapi hanya jika Anda melakukannya. Dan Anda hanya dapat melakukannya jika itu tepat untuk Anda. Jadwal tepat yang Anda pilih hampir tidak sepenting gambaran besarnya. Dengan menciptakan suasana di sekitar pekerjaan yang mendukung Anda – kebutuhan, kenyamanan, prioritas, tujuan, nilai, dan energi Anda – Anda akan lebih mudah mengerjakan detailnya.

Fokus sebagian besar tentang menetapkan batasan, baik dengan diri sendiri maupun dengan orang lain. Cari tahu apa yang Anda butuhkan untuk muncul dengan cara yang paling jernih. Fokus sekarang akan meningkatkan komunikasi Anda nanti. Anda akan memiliki waktu yang terkonsentrasi untuk setiap tugas dalam daftar Anda, dan Anda akan tampil lebih baik secara keseluruhan.

Saat tiba waktunya untuk menjawab email dan pesan tersebut, artikel kami tentang cara merespons alih-alih bereaksi akan membantu Anda tetap tenang dan menyelamatkan pekerjaan Anda.

Gambar Unggulan melalui picit / shutterstock.com