İşletmeniz İçin Sanal Asistan Nasıl İşe Alınır?

Meşgul profesyoneller, günlerinde her zaman daha fazla saat kullanabilirler ve bir sanal asistan (VA) kiralamaya karar vermek, o zamanı yaratmanın en iyi ve en çok önerilen yollarından biridir. VA'lar, uzaktan gerçekleştirilebilecek aklınıza gelebilecek hemen hemen her tür destek hizmetini sağlar. Bireyler, soloprenörler, küçük işletmeler, orta ölçekli ekipler, işletmeler vb. ile çalışırlar.

Temel yönetici görevlerini yerine getiren genel VA'lar ve daha üst düzey görevlerde, belirli endüstrilerde veya her ikisinde de ileri düzeyde deneyime sahip özel VA'lar vardır. Görevlerinizi ayırmaya başladığınızda, neredeyse hepsinin başka birine öğretilebileceğini fark edeceksiniz. Ve her zaman sizin gibi düşünecek birini bulamasanız da, sizin gibi davranabilecek çok sayıda VA var.

Farklı Sanal Asistan Türleri

VA'ların çalışmasının birkaç farklı yolu vardır:

• VA kendi işini yürütür. Genellikle saatte 25 dolardan başlayarak ve ardından kariyerleri devam ettikçe oranlarını yükselterek daha fazla ücret alabilirler. Kendi programlarını belirlerler ve hangi görevleri gerçekleştireceklerini ve hangilerini gerçekleştirmeyeceklerini belirlerler.
• VA, müşterileri VA'lara bağlayan bir şirket için çalışır. Oranları genellikle daha düşüktür, saatte 10 ila 15 dolar arasında değişir.
• VA, Fiverr gibi bir mikro çalışma sitesi aracılığıyla müşterilerle bağlantı kurar. Sürekli olarak istihdam edilmek yerine, müşteriler için hızlı, tek seferlik işler yaparlar. Görevler basit olduğundan ve/veya VA kariyerlerinin en başında olduğundan, oranlar düşüktür, bir şirket aracılığıyla bir VA işe almaktan bile daha düşüktür.

Birçok uluslararası VA'lar bir prim talep ederken, bazıları dünyanın neresinde olduklarına ve yaşam maliyetine bağlı olarak süper düşük saatlik ücrete sahip olacaktır. Ana endişeniz ana dili İngilizce olan birini işe almak değilse, bütçeniz küçük olsa bile çok fazla yardım alabilirsiniz.

Genel ve Uzman Sanal Asistanlar

Genel bir VA, işinizi yürütmenize yardımcı olan ancak işinizi büyütmenize gerek olmayan görevler olan günlük yönetici işlerini ve süreçlerini yönetebilir. Bu, seyahat düzenlemeleri yapmak, gelen kutunuzu yönetmek, blog gönderilerini planlamak ve araştırma yapmak gibi görevleri içerir. Özel bir VA, müşteri hizmetleri, fotoğraf düzenleme veya sosyal medya platformlarınızı pazarlama gibi büyümeyle ilgili belirli becerilerde ileri düzeydedir.

İşi genel bir VA'ya dış kaynak sağlarken, onlara ayrıntılı eğitim ve adım adım süreçler vermelisiniz. İşi uzman bir VA'ya dış kaynak sağlarken, onlara umduğunuz sonuçları söyleyebilirsiniz - bir uzmanı işe alıyorsunuz, böylece sonuçları sunmanın en iyi yolunu biliyorlar.

Sanal Asistan Kiralamanın Artıları ve Eksileri

Sonuç olarak, bir sanal asistan kiralamaya karar vermek, hemen hemen her profesyonel için harika bir hamledir, ancak birkaç dezavantajı da vardır.

Artıları

• Yapmaya dayanamayacağınız işler devredilebilir.
• Şu anda çalıştığınız saatlerle daha az çalışma veya daha fazlasını yapma seçeneğiniz vardır.
• Genel olarak daha üretken olacaksınız. Bir yerine iki kişi çalışacak; sen izinliyken bile işin bitmiş olacak; ve üst düzey görevlere odaklanmak için daha fazla zamanınız olacak.
• Bu tutkular işle ilgili olsun ya da olmasın, tutkularınızın peşinden gitmek için daha fazla zamanınız olacak.
• Bir solopreneur iseniz, bir VA işe almak, işinizi büyütmeyi ve bir ekip kiralamayı planlıyorsanız ihtiyaç duyacağınız diğerlerini yönetme deneyimi sağlayacaktır. Bu arada, yerinde personel tutmadan ihtiyacınız olan yardımı alabilirsiniz.
• VA'lar uzaktan çalıştığından, yerel biriyle gitmek zorunda kalmak yerine aralarından seçim yapabileceğiniz büyük bir havuzunuz var.

Eksileri

• İlk denemenizde mükemmel VA'yı bulamayabilirsiniz ve hala görevlerinizin %100'ünü hallederken VA'ları bulmanız, görüşmeniz ve denemeniz gerekir.
• Bir VA ile eğitim, yönetim ve iletişim kurmak çok zamanınızı alabilir, bu nedenle gerektireceği fazladan zaman ve çalışmayı göz önünde bulundurarak buna değdiğinden emin olmalısınız.
• Yapmaktan zevk aldığınız bazı görevleri dışarıdan temin etmeniz gerekecek çünkü bunların sizin için zaman kaybı olduğunu biliyorsunuz.
• Özellikle hassas bilgilere erişebiliyorsa, işinizde başka birine güvenmek göz korkutucudur.

Sanal Asistan Nasıl Bulunur, İşe Alınır ve Yönetilir

İş akışınıza bir VA eklemek çok fazla iş gerektirir, ancak bunu düzenli, kasıtlı bir şekilde yapabilirseniz, işiniz bundan birkaç ay sonra gelişebilir.

Hangi Görevlerin Atanacağına Karar Verin

VA'ların büro işleri, veri girişi ve gelen kutusu yönetiminden yaratıcı yazarlık, grafik tasarım, pazarlama ve web sitesi geliştirmeye kadar uzanan her türlü görevi vardır. Düzenli olarak yaptığınız, çok zaman alan ve uzman olmadığınız görevleri düşünün. Düşük seviyeli bir görev hakkında daha fazla bilgi edinmek için zaman ayırmak yerine, neden zaten bir sanal asistan kiralamıyorsunuz? bunda uzman?

Görevi VA'dan daha iyi yapabiliyorsanız ve görev işinizin büyük bir parçasıysa, onu dışarıdan temin etmeyin. Ayrıca, bu görevde uzmanlaşan (ve dolayısıyla ücret alan) VA'ları işe almamaya çalışın. Örneğin, serbest çalışan bir yazar olarak benim için yazmak, düzenlemek veya düzeltme yapmak için bir VA'ya ihtiyacım yok. Gerçekten ihtiyacım olan birkaç kişiyle birlikte bu becerileri yapabilecek bir sanal asistan tutabilirim , ancak ana teklifi yazma ile ilgili olan bir VA'dan kaçınırım - bu benim uzmanlık alanımken neden bu uzmanlık için para ödeyeyim?

Tüm Görevlerinizi Sınıflandırın

Yaptığınız her görevin büyük veya küçük bir listesini yapın. Ardından, onları dört kategoriye ayırın:

1. İyi olduğunuz ve yapmaktan zevk aldığınız yüksek değerli görevler
2. İyi olduğunuz ve yapmaktan zevk aldığınız düşük değerli görevler, zamanınızı çok iyi kullanmasalar bile
3. Yapmaktan nefret ettiğiniz görevler
4. Yapacak kadar yetenekli olmadığınız görevler

Kesinlikle kendinize saklamanız gereken görevler sadece birinci kategorideki görevlerdir. Diğer her şey için sanal bir asistan kiralayın. Ayrıca, işinizden bazı görevleri tamamen karıştırmak için iyi bir zaman - muhtemelen kurtulabileceğiniz bir miktar ölü ağırlık var.

Matematik yap

Neyi dış kaynak kullanacağınıza karar verirken bazı rakamları zorlamanız gerekecek. İşi dış kaynak kullanımından VA'ya ödediğiniz miktardan daha fazla değer elde etmeniz gerekir.

Örneğin, saatte 100$ kazandığınızı ve VA'nın saatte 25$ kazandığını varsayalım. Sizin için potansiyel serbest iş bulmalarını istiyorsunuz. Bir serbest çalışmanın ayda yaklaşık 1.000 dolar ödeyebileceğini biliyorsunuz. İş ilanlarını aramak için 40 saat harcarlarsa ve buldukları işlerden birine girerseniz, bir ay içinde başa baş gelirsiniz ve iki ay içinde VA'ya ödediğiniz miktardan kâr edersiniz. Ayrıca, bu 40 saat boyunca, diğer faturalandırılabilir iş türleri üzerinde çalışabilirsiniz, bu da daha erken bir kâr göreceğiniz anlamına gelir.

Atadığınız her görev için matematik çalışmak çok zaman alabilir, ancak buna değer. Amaç, ödediğinizin karşılığında, ister gerçek para ister değer taşıyan başka bir şey olsun, çocuklarınızla geçirdiğiniz zaman, gelecek yıl karşılığını verecek bir projeye yatırım yapmak için daha fazla tatil günü veya saat gibi bir şey elde etmektir.

Başlangıçta basit tutmak için, kazandığınızdan daha düşük saatlik ücreti olan herhangi bir şey için sanal bir asistan kiralayın. Bu nedenle, eğer bir şey size o saatlik çalışma için kazandığınızdan daha azına mal olacaksa, onu dışarıdan temin edin. Yüksek değerli görevlerinizden kazandığınız şey, VA'nız için ödeme yapacak.

Her Görev için Ayrıntılı Talimatlar Oluşturun

Her görev için bir Standart İşletim Prosedürü (SOP) oluşturun. Yeni stratejilerle koordine olmak ve VA için kafa karıştırıcı noktaları netleştirmek için SÇP'leri düzenli olarak güncelleyin. Modası geçmiş bir SÇP çok değerli değildir. Siz ve VA'nız yorumlarda birbirinizi etiketleyebilmeniz ve not bırakabilmeniz için SÇP'leri Google Drive'da saklamayı düşünün.

Mümkün olduğu kadar çok ayrıntı ekleyin – VA'nın hiçbir şey bilmediğini varsayın. Fazla açıklamak, az açıklamaktan daha iyidir. Kullanmaları gereken herhangi bir araç veya yazılıma bağlantı eklediğinizden emin olun. Bu araçlarda onları hızlandırmak için ek SÇP'ler veya eğitim materyalleri oluşturmanız gerekebilir.

Mümkün olduğunda, boşluk doldurma şablonları ekleyin. Örneğin, VA'nız sizin için sosyal medyada yayın yapacaksa, bir şablon her gönderinin gerekli bilgileri içermesini ve markanızı ve sesinizi takip etmesini sağlar.

Çalışmak için Sanal Asistana Ne Zaman İhtiyacınız Olduğunu Belirleyin

Bir VA'yı işe almadan önce, haftada ve/veya ayda kaç saat çalışmaları gerektiğini ve bu işin ne zaman yapılması gerektiğine dair ayrıntıları bilmeniz gerekir. Örneğin, VA'nız gelen kutunuzu yönetecekse, o gün ilk kez e-postanızı kontrol etmeden önce her sabah erkenden çalışmalarını isteyebilirsiniz. Farklı bir zaman diliminde, günü sizinkinden birkaç saat önce başlayan birini isteyebilirsiniz.

Ayrıca, çalışma saatlerinden farklı olabilecek (ancak iletişim süresi için ödenmeleri gerekir) VA'nın iletişim için ne zaman müsait olması gerektiğine karar verin. Örneğin, çalıştığınız saatlerde çalışmak için VA'ya ihtiyacınız olabilir, ancak her Pazar öğleden sonra gelecek hafta hakkında temele de temas etmek isteyebilirsiniz. Farklı bir eyaletten veya ülkeden bir VA işe alıyorsanız, saat dilimi farklılıklarını, ayrıca farklı kutlamaları ve tatilleri hesaba katmanız gerektiğini unutmayın.

Potansiyel Sanal Asistanları Bulun

Upwork gibi serbest çalışan bir platformda VA'ları arayın. İş tanımınızı yayınlayabilir ve/veya VA profillerini sıralayabilirsiniz. Bunun gibi bazı platformlar ayrıca saatleri takip edecek ve ödemeleri yönetecek ve bu da sizin için yöneticiyi hafifletecektir. Ek olarak, iş ilanını Craigslist'te listeleyebilirsiniz, ancak bu platforma özgü yönetim avantajlarından hiçbirini alamazsınız.

Bir iş tanımı yayınladığınızda, içinde bir gösterge gizleyin. Örneğin, iş tanımının dörtte üçünde “Yanıtınızda 'zebra' kullanın” yazabilirsiniz. Bu, hangi yanıtlayıcıların iş ilanının tamamını dikkatlice okuduğunu size söyleyecektir. Ayrıca adınızı iş tanımında belirtebilir ve size yanıtlarını kimin özelleştirdiğini görebilirsiniz. Size isminizle hitap etmemek, anlaşmayı bozan bir durum değildir, ancak profesyonel ve detay odaklı VA'lar, yanıtlarını kişiselleştirme şansını yakalayacaktır.

VA'ları işe alan ve onları müşterilerle eşleştiren bir şirketle de çalışabilirsiniz. Bu, arama, görüşme ve seçim sürecini atlayabileceğiniz anlamına gelir. Ayrıca, şirketlerin çeşitli becerilere sahip büyük VA havuzları vardır, bu nedenle tam olarak ihtiyacınız olanı bulmanız olasıdır.

Onlardan Test Yapmasını İsteyin

VA'nızın ele alması gereken en önemli veya karmaşık görevi temsil eden bir test ataması oluşturun. Neye ihtiyacınız olduğu ve ne kadar sürmesi gerektiği konusunda net olun ve onlardan size ne kadar zaman harcadıklarını söylemelerini isteyin.

Test için VA'yı ödemek etiktir – bazı müşteriler ödeme teklif etmez, ancak yapılması gereken doğru şeydir. Küçük bir sabit ücret uygundur; ödemeyi her bir VA'nın oranına göre özelleştirmeniz gerekmez.

İlgilendiğiniz Sanal Asistanlarla Röportaj Yapın

Potansiyel VA'nız hakkında daha iyi bir fikir edinmek için bir telefon veya video görüşmesi yapın. İşle ne kadar ilgilendiklerini ve konuştuklarınızı ne kadar çabuk kavradıklarını değerlendirebileceksiniz. Ayrıca, iyi derecede İngilizce bilmek sizin için önemliyse, sözlü bir görüşme onların yeteneklerini değerlendirmenize yardımcı olacaktır. VA telefona veya görüntülü arama yapmaya isteksizse, bunu onlarla çalışmamanız gerektiğinin bir işareti olarak düşünün.

Deneme Bazında Başlayın

Bir VA iş başvurusunda, testte ve görüşmede başarılı olsa bile, uzun vadede doğru bir uyum olmayabilir. Bazı insanlar iniş işlerinde harikadır, ancak hızla güç kaybederler ve düşük performans göstermeye başlarlar. Ayrıca, onlara önceden atadığınız her görevde harika olup olmayacaklarını bilemezsiniz.

Deneme temeli, birlikte çalışmayı denemenize olanak tanır ve görevlerin ve iş yükünün üstesinden gelip gelemeyeceklerini görürsünüz. Biraz zaman tanıyın – bir VA'nın uyum sağlamasını beklemek için bir aydan altı haftaya kadar makul bir süre, ancak isterseniz, kendilerini kanıtlamaları için onlara tam üç ay verebilirsiniz. VA'ya deneme süresi hakkında açık olun - ne kadar süreceğini ve bu süre boyunca ne görmeniz gerektiğini onlara bildirin.

Görevler için Zaman Sınırları Belirleyin

Her zaman zaman sınırları belirleyin. VA'ya belirli bir görevin ne kadar süreceğini veya hangi noktada durması gerektiğini söyleyin (örneğin, X saatten sonra). Görevi tamamlamamışlarsa, yine de durup sizi kontrol etmeleri gerekir. Aksi takdirde, üç saat sürmesi gereken bir görev 15 sürebilir ve bu da bütçenizden çok daha pahalıya mal olur.

Düzenli Check-in Planlayın

VA'nızla her gün veya her hafta olduğu gibi düzenli olarak iletişim halinde kalın. Ne üzerinde çalıştıklarını, yakın zamanda neleri tamamladıklarını ve soruları olup olmadığını öğrenin. Aşağıdaki bilgileri isteyen bir rapor doldurmalarını sağlayın:

• O hafta tamamlanan görevler veya projeler
• Her görev veya proje için harcanan zaman
• Hâlâ üzerinde çalıştıkları görevler veya projeler
• Karşılaştıkları zorluklar veya sorunlar
• İhtiyaç duyduklarını düşündükleri ek eğitim
• Geri bildirim, fikirler veya sorular

Ayrıca, istediğiniz zaman girip görev ve proje durumunu öğrenmek için kanban panosu veya güncellemeleri olan basit bir elektronik tablo gibi bir proje izleyici de kullanabilirsiniz.

Açıklık Kültürü Yaratın

Bu düzenli check-in'ler, VA'nıza size karşı ne kadar açık ve dürüst olabileceklerini göstermek için mükemmel bir zamandır. VA'nız, yalnızca iki kişilik bir ekip olsanız bile ekibinizin bir parçasıdır. Düşüncelerini ve fikirlerini paylaşabilecek kadar rahat hissetmeleri gerekir, özellikle de ikinizden birinin işinizi halletmek için daha etkili bir yolu olduğunu düşünüyorlarsa.

Son düşünceler

Bir sanal asistan kiralamayı seçmek, işinizin büyük bir bölümünü hafifletmenin uygun maliyetli bir yoludur. Saatlik ücretlerinin yanı sıra, bir VA'yı getirirken endişelenecek çok az ek yük var. Bir dizi görev için dış kaynak kullanmak, zamanınızı mümkün olduğunca çok değerli görevlerle doldurarak gerçekten bir girişimci gibi çalışmaya başlayabileceğiniz anlamına gelir.

Gerçek şu ki, bazı görevleri dışarıdan temin edebileceğinizi düşünseniz de düşünmeseniz de bir noktada mecbur kalacaksınız. İşletme sahipleri genellikle bir duvara toslar ve her şeyi kendi başlarına halletmenin imkansız olduğunu anlarlar. Geçiş yapmak kolay mı yoksa işinizde birine nasıl güveneceğinizi bulmakta zorlanıyorsanız, sonunda olması gerekir. Aksi takdirde, uzun iş günleri, kararsız odaklanma, zayıf uyku, boğuluyormuş gibi hissetme ve hayatınızın geri kalanında sıfır zaman veya enerjiye sahip olma anlamına gelen tükenmişlik riskiyle karşı karşıya kalırsınız.

Büyüme zihniyetine daha da fazla girmek ister misiniz? İşinizi bir VA'ya dış kaynak sağlamak sadece yüzeyi çizmektir. Kendinize ve İşinize Yatırım Yapmanın Önemi hakkındaki bu makaleye göz atın.

LanKogal / Shutterstock.com aracılığıyla Öne Çıkan Görsel