비즈니스를 위한 가상 비서 고용 방법

바쁜 전문가는 하루에 더 많은 시간을 사용할 수 있으며 가상 비서(VA)를 고용하기로 결정하는 것은 그 시간을 만드는 가장 좋고 가장 권장되는 방법 중 하나입니다. VA는 원격으로 수행할 수 있다고 생각할 수 있는 거의 모든 유형의 지원 서비스를 제공합니다. 그들은 개인, 자영업자, 중소기업, 중간 규모 팀, 기업 등과 함께 일합니다.

기본 관리 작업을 처리하는 일반 VA가 있고 더 높은 수준의 작업, 특정 산업 또는 둘 다에서 고급 경험이 있는 전문 VA가 있습니다. 할 일을 따로 고르기 시작하면 거의 모든 일을 다른 사람에게 가르칠 수 있다는 것을 알게 될 것입니다. 그리고 항상 당신처럼 생각하는 사람을 찾을 수는 없지만 당신처럼 행동할 수 있는 많은 VA가 있습니다.

다양한 유형의 가상 비서

VA가 작동하는 몇 가지 다른 방법이 있습니다.

• VA는 자체 사업을 운영합니다. 그들은 일반적으로 시간당 약 $25부터 시작하여 경력이 계속됨에 따라 요금을 인상하여 더 많은 비용을 청구할 수 있습니다. 그들은 자신의 일정을 설정하고 수행할 작업과 수행하지 않을 작업을 결정합니다.
• VA는 고객과 VA를 연결하는 회사에서 일합니다. 그들의 요금은 일반적으로 시간당 $10에서 $15 사이로 더 낮습니다.
• VA는 Fiverr와 같은 소규모 작업 사이트를 통해 클라이언트와 연결됩니다. 지속적으로 고용되는 대신 고객을 위해 신속하고 일회성 업무를 수행합니다. 작업이 간단하고 VA가 경력의 맨 처음에 있기 때문에 회사를 통해 VA를 고용하는 것보다 요금이 낮습니다.

많은 국제 VA가 프리미엄을 부과하지만 일부는 세계의 위치와 생활비에 따라 매우 낮은 시간당 요금을 부과합니다. 영어를 모국어로 하는 사람을 고용하는 것이 주요 관심사가 아니라면 예산이 적더라도 많은 도움을 받을 수 있습니다.

일반 vs. 전문 가상 비서

일반 VA는 일상적인 관리 작업과 프로세스를 처리할 수 있습니다. 비즈니스를 운영하는 데 도움이 되지만 반드시 성장하지는 않는 작업입니다. 여기에는 여행 준비, 받은 편지함 관리, 블로그 게시물 예약 및 조사 수행과 같은 작업이 포함됩니다. 전문 VA는 고객 서비스, 사진 편집 또는 소셜 미디어 플랫폼 마케팅과 같은 특정 성장 관련 기술에서 고급입니다.

일반 VA에 작업을 아웃소싱할 때 자세한 교육과 단계별 프로세스를 제공해야 합니다. 전문 VA에게 작업을 아웃소싱할 때 원하는 결과를 말할 수 있습니다. 전문가를 고용하는 것이므로 결과를 제공하는 가장 좋은 방법을 알 수 있습니다.

가상 비서 고용의 장단점

궁극적으로 가상 비서를 고용하기로 결정하는 것은 거의 모든 전문가에게 좋은 선택이지만 몇 가지 단점이 있습니다.

장점

• 참을 수 없는 일은 이양될 수 있습니다.
• 더 적은 시간을 일하거나 현재 일하는 시간으로 더 많은 일을 할 수 있는 옵션이 있습니다.
• 전반적으로 생산성이 높아집니다. 한 사람 대신 두 사람이 일하게 될 것입니다. 쉬는 시간에도 작업이 완료됩니다. 높은 수준의 작업에 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
• 그 열정이 일과 관련이 있든 없든, 당신의 열정을 추구할 시간이 더 많아질 것입니다.
• 당신이 1인 기업가라면 VA를 고용하면 다른 사람을 관리하는 경험을 할 수 있을 것입니다. 이는 비즈니스를 성장시키고 팀을 고용할 계획이라면 필요합니다. 그동안 현장 직원을 고용하지 않고도 필요한 도움을 받을 수 있습니다.
• VA는 원격으로 작업하기 때문에 현지 사람과 함께 갈 필요 없이 선택할 수 있는 거대한 풀이 있습니다.

단점

• 첫 번째 시도에서 완벽한 VA를 찾지 못할 수 있으며 여전히 작업의 100%를 처리하는 동안 VA를 찾고 인터뷰하고 시도해야 합니다.
• VA와의 교육, 관리 및 의사 소통에는 많은 시간이 소요될 수 있으므로 필요한 추가 시간과 작업을 고려할 때 여전히 가치가 있는지 확인해야 합니다.
• 시간 낭비라는 것을 알기 때문에 즐겨 하는 일부 작업은 아웃소싱해야 합니다.
• 특히 민감한 정보에 액세스할 수 있는 경우 다른 사람을 비즈니스와 함께 신뢰하는 것은 어려운 일입니다.

가상 도우미를 찾고 고용하고 관리하는 방법

워크플로에 VA를 추가하는 데는 많은 작업이 필요하지만 조직적이고 의도적인 방식으로 이를 수행할 수 있다면 지금부터 몇 개월 후 비즈니스가 번창할 수 있습니다.

할당할 작업 결정

사무 작업, 데이터 입력 및 받은 편지함 관리에서 창작, 그래픽 디자인, 마케팅 및 웹사이트 개발에 이르기까지 VA가 처리하는 모든 종류의 작업이 있습니다. 시간이 많이 걸리고 전문가가 아닌 정기적으로 수행하는 작업에 대해 생각해 보십시오. 시간을 들여 낮은 수준의 작업에 대해 자세히 알아보는 대신 이미 전문가?

VA보다 작업을 더 잘 수행할 수 있고 작업이 비즈니스의 큰 부분이라면 아웃소싱하지 마십시오. 또한 해당 작업을 전문으로 하는(따라서 비용을 청구하는) VA를 고용하지 마십시오. 예를 들어, 프리랜서 작가로서 저를 위해 작성, 편집 또는 교정하는 데 VA가 필요하지 않습니다. 나는 그 기술을 할 수 있는 가상 비서를 고용 할 수 있고 실제로 필요한 몇 가지 다른 사람을 고용 할 수 있지만, 주로 쓰기 관련 서비스를 제공하는 VA는 피할 것입니다. 그것이 내 전문 분야인데 왜 그 전문 지식에 비용을 지불해야 합니까?

모든 작업 분류

크든 작든 수행하는 모든 단일 작업의 목록을 만드십시오. 그런 다음 네 가지 범주로 나눕니다.

1. 자신이 잘하고 즐기는 고부가가치 작업
2. 시간을 잘 활용하지 못함에도 불구하고 자신이 잘하고 즐겨 하는 가치가 낮은 작업
3. 하기 싫은 작업
4. 당신이 할 만큼 숙련되지 않은 작업

자신을 위해 절대적으로 유지해야 하는 유일한 작업은 첫 번째 범주에 있는 작업입니다. 다른 모든 것은 가상 비서를 고용하세요. 또한 지금은 비즈니스에서 일부 작업을 완전히 없애기에 좋은 시기입니다. 아마도 제거할 수 있는 무게가 좀 있을 것입니다.

수학을 하다

무엇을 아웃소싱할지 결정할 때 몇 가지 숫자를 계산해야 합니다. VA에 지불하는 금액보다 작업을 아웃소싱하여 더 많은 가치를 얻어야 합니다.

예를 들어, 귀하가 시간당 $100를 벌고 VA가 시간당 $25를 번다고 가정해 보겠습니다. 당신은 그들이 당신을 위해 잠재적인 프리랜서 공연을 검색하기를 원합니다. 한 프리랜서 공연이 한 달에 약 $1,000를 지불할 수 있다는 것을 알고 있습니다. 그들이 40시간 동안 구인 정보를 샅샅이 뒤지고 그들이 찾은 일자리 중 하나를 찾으면 한 달 안에 손익분기점을 넘을 것이고 두 달 안에 당신이 VA에 지불한 금액으로 이익을 얻게 될 것입니다. 또한 이 40시간 동안 다른 유형의 청구 가능한 작업을 수행할 수 있으므로 더 빨리 수익을 얻을 수 있습니다.

할당한 모든 작업에 대해 수학을 계산하는 데 많은 시간이 걸릴 수 있지만 그만한 가치가 있습니다. 목표는 지불한 것에 대한 대가로 무언가를 얻는 것입니다. 그것이 실제 돈이든, 자녀와 함께 하는 시간, 휴가 일수 또는 내년에 성과를 낼 프로젝트에 투자할 시간과 같이 가치가 있는 다른 것입니다.

처음부터 간단하게 유지하려면 버는 것보다 시급이 낮은 모든 것에 가상 비서를 고용하십시오. 따라서 해당 시간 동안 버는 것보다 비용이 적게 드는 것이 있으면 아웃소싱하십시오. 고가치 작업에서 얻은 수익은 VA에 대한 비용을 지불합니다.

각 작업에 대한 자세한 지침 만들기

각 작업에 대한 표준 운영 절차(SOP)를 만듭니다. SOP를 정기적으로 업데이트하여 새로운 전략과 조정하고 VA에 혼동을 주는 사항을 명확히 합니다. 오래된 SOP는 별로 가치가 없습니다. 귀하와 귀하의 VA가 댓글로 서로를 태그하고 메모를 남길 수 있도록 Google 드라이브에 SOP를 저장하는 것을 고려하십시오.

가능한 한 많은 세부 정보를 포함합니다. VA가 아무것도 모른다고 가정합니다. 과소 설명하는 것보다 과잉 설명하는 것이 좋습니다. 그들이 사용해야 할 도구나 소프트웨어에 대한 링크를 추가해야 합니다. 이러한 도구에 대한 최신 정보를 얻으려면 추가 SOP 또는 교육 자료를 만들어야 할 수도 있습니다.

가능하면 빈칸 채우기 템플릿을 포함하십시오. 예를 들어, 귀하의 VA가 귀하를 위해 소셜 미디어에 게시할 경우 템플릿은 각 게시물에 필요한 정보가 포함되고 귀하의 브랜드 및 목소리를 따르도록 합니다.

작업에 가상 도우미가 필요한 시점 결정

VA를 고용하기 전에 주당 및/또는 월별로 몇 시간을 일해야 하는지, 그리고 언제 일을 해야 하는지에 대한 세부 사항을 알아야 합니다. 예를 들어, VA가 받은 편지함을 관리할 경우 그날 처음으로 이메일을 확인하기 전에 매일 아침 일찍 VA가 작업하도록 할 수 있습니다. 당신은 당신보다 몇 시간 먼저 하루가 시작되는 다른 시간대의 누군가를 원할 수 있습니다.

또한 VA가 통신에 사용할 수 있어야 하는 시기를 결정하십시오. 이는 근무 시간과 다를 수 있습니다(통신 시간에 대해 비용을 지불해야 함). 예를 들어, 일하는 시간 동안 VA가 일해야 할 수도 있지만 매주 일요일 오후에 다음 주에 대한 기반을 터치하고 싶을 수도 있습니다. 다른 주 또는 국가에서 VA를 고용하는 경우 시간대 차이와 다양한 축하 행사 및 공휴일을 고려해야 합니다.

잠재적인 가상 비서 찾기

Upwork와 같은 프리랜서 플랫폼에서 VA를 검색합니다. 직업 설명을 게시하거나 VA 프로필을 정렬할 수 있습니다. 이와 같은 일부 플랫폼은 또한 시간을 추적하고 지불을 관리하므로 관리를 덜 수 있습니다. 또한 Craigslist에 채용 공고를 나열할 수 있지만 플랫폼별 관리 특혜는 제공되지 않습니다.

직업 설명을 게시할 때 표시를 숨깁니다. 예를 들어, 직업 설명의 4분의 3에 "회신에 '얼룩말'을 사용하세요."라고 쓸 수 있습니다. 이것은 어떤 응답자가 실제로 전체 채용 공고를 주의 깊게 읽었는지 알려줍니다. 또한 작업 설명에 이름을 기재하고 누가 귀하에게 응답을 사용자 지정하는지 확인할 수 있습니다. 당신의 이름을 부르지 못한다고 반드시 거래가 끊기는 것은 아니지만 전문적이고 세부적인 VA는 자신의 응답을 개인화할 기회에 뛰어들 것입니다.

VA를 고용하고 고객과 짝을 이루는 회사와 협력할 수도 있습니다. 즉, 검색, 인터뷰 및 선택 프로세스를 건너뛸 수 있습니다. 또한 회사에는 다양한 기술을 가진 대규모 VA 풀이 있으므로 필요한 것을 정확히 찾을 수 있습니다.

시험에 응시하도록 요청

VA가 처리해야 하는 가장 중요하거나 복잡한 작업을 나타내는 테스트 할당을 만듭니다. 당신이 필요로 하는 것이 무엇인지, 얼마나 오래 걸리는지 명확히 하고 그들이 그것을 위해 얼마나 시간을 썼는지 말해달라고 요청하십시오.

테스트에 대해 VA에게 비용을 지불하는 것은 윤리적입니다. 일부 고객은 지불을 제안하지 않지만 올바른 조치입니다. 약간의 고정 요금이 적절합니다. 각 VA의 요율에 맞게 지불을 사용자 정의할 필요가 없습니다.

관심 있는 가상 비서 인터뷰

잠재적 VA에 대해 더 나은 느낌을 얻기 위해 전화 또는 비디오 인터뷰를 수행하십시오. 당신은 그들이 그 일에 얼마나 관심이 있고 당신이 말하는 내용을 얼마나 빨리 이해하는지 평가할 수 있을 것입니다. 또한, 영어를 잘 구사하는 것이 중요하다면 구두 인터뷰가 그들의 능력을 평가하는 데 도움이 될 것입니다. VA가 전화나 영상 통화를 꺼린다면, 당신이 그들과 함께 일해서는 안 된다는 신호라고 생각하십시오.

평가판으로 시작

VA가 지원서, 테스트 및 면접을 통과하더라도 장기적으로 적합하지 않을 수 있습니다. 어떤 사람들은 취업에 능숙하지만 빨리 활력을 잃고 실적이 저조하기 시작합니다. 또한 미리 할당한 모든 작업에서 그들이 훌륭하게 수행될지 알 수 없습니다.

평가판을 사용하면 둘 다 함께 작업하면서 실험할 수 있으며 작업과 작업 부하를 처리할 수 있는지 확인할 수 있습니다. 시간을 주세요. 1개월에서 6주는 VA가 조정될 것으로 예상하는 합리적인 시간이지만 원하는 경우 3개월을 주어 스스로를 증명할 수 있습니다. 평가판 기간에 대해 VA에게 미리 알리십시오. 평가판 기간과 그 기간 동안 무엇을 봐야 하는지 알려주십시오.

작업에 대한 시간 제한 설정

항상 시간 제한을 설정하십시오. 특정 작업에 소요되는 시간 또는 작업을 중지해야 하는 시점(예: X시간 후)을 VA에게 알려줍니다. 그들이 작업을 완료하지 않은 경우에도 중지하고 귀하에게 체크인해야 합니다. 그렇지 않으면 3시간이 소요되어야 하는 작업에 15시간이 소요될 수 있으며 이는 예산보다 훨씬 더 많은 비용이 듭니다.

정기 체크인 예약

매일 또는 매주와 같이 정기적으로 VA와 연락을 유지하십시오. 그들이 무엇을 하고 있는지, 최근에 무엇을 완료했는지, 질문이 있는지 알아보세요. 다음 정보를 요청하는 보고서를 작성하게 하십시오.

• 그 주에 완료된 작업 또는 프로젝트
• 각 작업 또는 프로젝트에 소요된 시간
• 아직 진행 중인 작업 또는 프로젝트
• 그들이 직면한 도전이나 문제
• 필요하다고 느끼는 추가 교육
• 피드백, 아이디어 또는 질문

또한 칸반 보드 또는 업데이트가 포함된 간단한 스프레드시트와 같은 프로젝트 추적기를 사용하여 언제든지 방문하여 작업 및 프로젝트 상태를 확인할 수 있습니다.

개방적인 문화 조성

정기적인 체크인은 VA가 귀하에게 얼마나 개방적이고 정직한지를 보여줄 수 있는 완벽한 시간입니다. 당신의 VA는 당신의 팀의 일부입니다. 비록 당신이 2명의 팀일지라도 말입니다. 그들은 자신의 생각과 의견을 공유할 수 있을 만큼 편안해야 합니다. 특히 두 사람이 작업을 완료할 수 있는 더 효율적인 방법이 있다고 생각하는 경우에는 더욱 그렇습니다.

마지막 생각들

가상 비서를 고용하기로 선택하면 작업의 상당 부분을 경감할 수 있는 비용 효율적인 방법입니다. 시간당 요금을 제외하고 VA를 시작할 때 걱정할 오버헤드가 거의 없습니다. 작업 묶음을 아웃소싱한다는 것은 가능한 한 많은 최고 가치의 작업으로 시간을 채우면 진정으로 기업가처럼 일할 수 있음을 의미합니다.

진실은 당신이 일부 작업을 아웃소싱할 수 있는지 여부에 관계없이 언젠가는 해야 한다는 것입니다. 사업주는 일반적으로 벽에 부딪혀 모든 것을 혼자서 해결할 수 없다는 것을 깨닫습니다. 전환하기가 쉽든 비즈니스에서 누군가를 신뢰하는 방법을 알아내기 위해 고군분투하고 있든 결국에는 그렇게 해야 합니다. 그렇지 않으면 긴 근무일, 흔들리는 집중력, 열악한 수면, 익사하는 느낌, 남은 인생 동안 시간이나 에너지가 전혀 없는 상태를 의미하는 번아웃의 위험이 있습니다.

성장 마인드셋에 더 들어가고 싶으신가요? 작업을 VA에 아웃소싱하는 것은 표면을 긁는 것일 뿐입니다. 자신과 비즈니스에 대한 투자의 중요성에 대한 이 기사를 확인하십시오.

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