Cara Menyewa Asisten Virtual untuk Bisnis Anda

Profesional yang sibuk selalu dapat menggunakan lebih banyak waktu dalam sehari, dan memutuskan untuk menyewa asisten virtual (VA) adalah salah satu cara terbaik dan paling direkomendasikan untuk menciptakan waktu tersebut. VA menyediakan hampir semua jenis layanan dukungan yang dapat Anda pikirkan yang dapat dilakukan dari jarak jauh. Mereka bekerja dengan individu, solopreneur, usaha kecil, tim menengah, perusahaan, dll.

Ada VA umum yang menangani tugas admin dasar dan ada VA khusus yang memiliki pengalaman tingkat lanjut dalam tugas tingkat yang lebih tinggi, industri tertentu, atau keduanya. Ketika Anda mulai memilah-milah tugas Anda, Anda akan menyadari bahwa hampir semuanya dapat diajarkan kepada orang lain. Dan meskipun Anda tidak selalu dapat menemukan seseorang untuk berpikir seperti Anda, ada banyak VA yang dapat bertindak seperti Anda.

Berbagai Jenis Asisten Virtual

Ada beberapa cara kerja VA:

• VA menjalankan bisnis mereka sendiri. Mereka dapat menagih lebih banyak, biasanya mulai sekitar $25 per jam dan kemudian menaikkan tarif mereka saat karier mereka berlanjut. Mereka mengatur jadwal mereka sendiri dan menentukan tugas mana yang akan dan tidak akan mereka lakukan.
• VA bekerja untuk perusahaan yang menghubungkan klien dengan VA. Tarif mereka biasanya lebih rendah, mulai dari $10 hingga $15 per jam.
• VA terhubung dengan klien melalui situs kerja mikro, seperti Fiverr. Alih-alih dipekerjakan secara terus-menerus, mereka melakukan pekerjaan satu kali yang cepat untuk klien. Tarifnya rendah, bahkan lebih rendah daripada mempekerjakan VA melalui perusahaan karena tugasnya sederhana dan/atau VA berada di awal karir mereka.

Sementara banyak VA internasional mengenakan biaya premium, beberapa akan memiliki tarif per jam yang sangat rendah tergantung di mana mereka berada di dunia dan biaya hidup. Jika mempekerjakan seorang penutur asli bahasa Inggris bukanlah perhatian utama Anda, Anda bisa mendapatkan banyak bantuan bahkan jika anggaran Anda kecil.

Asisten Virtual Umum vs. Khusus

VA umum dapat menangani pekerjaan dan proses admin harian – tugas yang membantu Anda menjalankan bisnis, tetapi tidak serta merta mengembangkannya. Ini termasuk tugas-tugas seperti membuat pengaturan perjalanan, mengelola kotak masuk Anda, menjadwalkan posting blog, dan melakukan penelitian. VA khusus dikembangkan dalam keterampilan terkait pertumbuhan tertentu, seperti layanan pelanggan, pengeditan foto, atau pemasaran platform media sosial Anda.

Ketika outsourcing bekerja ke VA umum, Anda harus memberi mereka pelatihan terperinci dan proses langkah demi langkah. Saat outsourcing bekerja ke VA khusus, Anda dapat memberi tahu mereka hasil yang Anda harapkan – Anda mempekerjakan seorang ahli, sehingga mereka tahu cara terbaik untuk memberikan hasil.

Pro dan Kontra Mempekerjakan Asisten Virtual

Pada akhirnya, memutuskan untuk menyewa asisten virtual adalah langkah yang bagus untuk hampir semua profesional, tetapi itu memang memiliki beberapa kelemahan.

kelebihan

• Pekerjaan yang Anda tidak tahan melakukannya dapat diserahkan.
• Anda memiliki pilihan untuk bekerja lebih sedikit atau melakukan lebih banyak dengan jam kerja Anda saat ini.
• Anda akan lebih produktif secara keseluruhan. Dua orang akan bekerja, bukan satu; pekerjaan akan selesai bahkan ketika Anda mengambil cuti; dan Anda akan memiliki lebih banyak waktu untuk fokus pada tugas tingkat tinggi.
• Akan ada lebih banyak waktu untuk mengejar hasrat Anda, apakah hasrat itu terkait dengan pekerjaan atau tidak.
• Jika Anda seorang solopreneur, menyewa VA akan memberi Anda pengalaman mengelola orang lain, yang akan Anda perlukan jika Anda berencana mengembangkan bisnis dan mempekerjakan tim. Sementara itu, Anda bisa mendapatkan bantuan yang Anda butuhkan tanpa mempekerjakan staf di lokasi.
• Karena VA bekerja dari jarak jauh, Anda memiliki banyak pilihan daripada harus pergi dengan orang lokal.

Kontra

• Anda mungkin tidak menemukan VA yang sempurna pada percobaan pertama Anda, dan saat Anda masih menangani 100% tugas Anda, Anda harus menemukan, mewawancarai, dan mencoba VA.
• Pelatihan, pengelolaan, dan komunikasi dengan VA dapat menghabiskan banyak waktu Anda, jadi Anda harus memastikan bahwa hal itu masih sepadan dengan mempertimbangkan waktu dan pekerjaan ekstra yang diperlukan.
• Anda harus melakukan outsourcing beberapa tugas yang Anda sukai karena Anda tahu itu membuang-buang waktu untuk Anda.
• Mempercayai bisnis Anda kepada orang lain adalah hal yang menakutkan, terutama jika mereka dapat mengakses informasi sensitif.

Cara Menemukan, Menyewa, dan Mengelola Asisten Virtual

Menambahkan VA ke alur kerja Anda membutuhkan banyak pekerjaan, tetapi jika Anda dapat melakukannya dengan cara yang terorganisir dan disengaja, bisnis Anda dapat berkembang beberapa bulan dari sekarang.

Tentukan Tugas Yang Akan Ditugaskan

Ada berbagai macam tugas yang ditangani VA, mulai dari pekerjaan administrasi, entri data dan manajemen kotak masuk hingga penulisan kreatif, desain grafis, pemasaran, dan pengembangan situs web. Pikirkan tentang tugas yang Anda lakukan secara teratur yang membutuhkan banyak waktu dan Anda bukan ahlinya. Daripada meluangkan waktu untuk mempelajari lebih lanjut tentang tugas tingkat rendah, mengapa tidak menyewa asisten virtual yang sudah menjadi ahli di dalamnya?

Jika Anda dapat melakukan tugas tersebut lebih baik daripada VA, dan jika tugas tersebut merupakan bagian besar dari bisnis Anda, jangan lakukan outsourcing. Juga, cobalah untuk tidak menyewa VA yang berspesialisasi dalam (dan karenanya membebankan biaya untuk) tugas itu. Misalnya, sebagai penulis lepas, saya tidak memerlukan VA untuk menulis, mengedit, atau mengoreksi untuk saya. Saya mungkin menyewa asisten virtual yang dapat melakukan keterampilan itu, bersama dengan beberapa orang lain yang benar-benar saya butuhkan, tetapi saya akan menghindari VA yang penawaran utamanya terkait dengan penulisan – mengapa membayar keahlian itu ketika itu adalah bidang keahlian saya?

Kategorikan Semua Tugas Anda

Buat daftar setiap tugas yang Anda lakukan, besar atau kecil. Kemudian, bagi mereka menjadi empat kategori:

1. Tugas bernilai tinggi yang Anda kuasai dan Anda senang melakukannya
2. Tugas bernilai rendah yang Anda kuasai dan Anda senang melakukannya, meskipun itu tidak menggunakan waktu Anda dengan baik
3. Tugas yang Anda benci lakukan
4. Tugas yang Anda tidak cukup terampil untuk melakukannya

Satu-satunya tugas yang benar-benar harus Anda simpan untuk diri sendiri adalah yang ada di kategori pertama. Untuk yang lainnya, sewa asisten virtual. Juga, ini adalah saat yang tepat untuk menghilangkan beberapa tugas dari bisnis Anda – mungkin ada beban mati yang dapat Anda singkirkan.

Lakukan Matematika

Anda harus menghitung beberapa angka ketika memutuskan apa yang akan di-outsource. Anda harus mendapatkan nilai lebih dari outsourcing pekerjaan daripada jumlah yang Anda bayarkan kepada VA.

Misalnya, Anda menghasilkan $100 per jam dan VA menghasilkan $25 per jam. Anda ingin mereka mencari pekerjaan lepas yang potensial untuk Anda. Anda tahu bahwa satu pertunjukan lepas dapat membayar sekitar $1.000 per bulan. Jika mereka menghabiskan 40 jam menjelajahi pos pekerjaan dan Anda mendapatkan salah satu pekerjaan yang mereka temukan, dalam satu bulan Anda akan mencapai titik impas, dan dalam dua bulan Anda akan mendapat untung dari jumlah yang Anda bayarkan ke VA. Selain itu, selama 40 jam tersebut, Anda dapat mengerjakan jenis pekerjaan lain yang dapat ditagih, yang berarti Anda akan mendapatkan keuntungan lebih cepat.

Dibutuhkan banyak waktu untuk mengerjakan matematika untuk setiap tugas yang Anda berikan, tetapi itu sepadan. Tujuannya adalah untuk mendapatkan sesuatu sebagai imbalan atas apa yang Anda bayar, apakah itu uang aktual atau sesuatu yang bernilai, seperti waktu bersama anak-anak Anda, lebih banyak hari liburan, atau berjam-jam untuk berinvestasi dalam proyek yang akan terbayar tahun depan.

Untuk membuatnya tetap sederhana di awal, sewalah asisten virtual untuk apa pun yang memiliki tarif per jam lebih rendah daripada yang Anda peroleh. Jadi, jika sesuatu akan dikenakan biaya kurang dari yang Anda peroleh untuk jam kerja itu, lakukan outsourcing. Apa yang Anda peroleh dari tugas bernilai tinggi Anda akan membayar VA Anda.

Buat Instruksi Rinci untuk Setiap Tugas

Membuat Standard Operating Procedure (SOP) untuk setiap tugas. Perbarui SOP secara teratur untuk berkoordinasi dengan strategi baru dan untuk mengklarifikasi poin yang membingungkan bagi VA. SOP yang sudah ketinggalan zaman tidak berarti banyak. Pertimbangkan untuk menyimpan SOP di Google Drive sehingga Anda dan VA Anda dapat saling menandai di komentar dan meninggalkan catatan.

Sertakan detail sebanyak mungkin – anggap VA tidak tahu apa-apa. Lebih baik menjelaskan secara berlebihan daripada menjelaskan secara berlebihan. Pastikan untuk menambahkan tautan ke alat atau perangkat lunak apa pun yang harus mereka gunakan. Anda mungkin harus membuat SOP atau materi pelatihan tambahan untuk mempercepat alat tersebut.

Bila memungkinkan, sertakan templat isi-kosong. Misalnya, jika VA Anda akan memposting di media sosial untuk Anda, template akan memastikan bahwa setiap postingan menyertakan info yang diperlukan dan mengikuti branding dan suara Anda.

Tentukan Kapan Anda Membutuhkan Asisten Virtual untuk Bekerja

Sebelum Anda dapat menyewa VA, Anda harus tahu berapa jam per minggu dan/atau bulan yang mereka perlukan untuk bekerja, ditambah detail tentang kapan pekerjaan itu harus dilakukan. Misalnya, jika VA Anda akan mengelola kotak masuk Anda, Anda mungkin ingin mereka bekerja lebih awal setiap pagi, sebelum Anda memeriksa email Anda untuk pertama kalinya hari itu. Anda mungkin menginginkan seseorang di zona waktu berbeda yang harinya dimulai beberapa jam lebih awal dari Anda.

Juga, putuskan kapan Anda membutuhkan VA untuk tersedia untuk komunikasi, yang mungkin berbeda dari jam kerja mereka (meskipun mereka harus dibayar untuk waktu komunikasi). Misalnya, Anda mungkin memerlukan VA untuk bekerja selama jam kerja, tetapi Anda mungkin juga ingin menghubungi basis tentang minggu yang akan datang setiap Minggu sore. Ingat, jika Anda menyewa VA dari negara bagian atau negara lain, Anda harus memperhitungkan perbedaan zona waktu, ditambah perayaan dan hari libur yang berbeda.

Temukan Asisten Virtual Potensial

Cari VA di platform freelancer seperti Upwork. Anda dapat memposting deskripsi pekerjaan Anda dan/atau memilah-milah profil VA. Beberapa platform seperti ini juga akan melacak jam dan mengelola pembayaran, yang meringankan admin untuk Anda. Selain itu, Anda dapat mencantumkan posting pekerjaan di Craigslist, tetapi Anda tidak akan mendapatkan fasilitas manajemen khusus platform tersebut.

Saat Anda memposting deskripsi pekerjaan, sembunyikan indikator di dalamnya. Misalnya, tiga perempat dari deskripsi pekerjaan, Anda dapat menulis, "Gunakan 'zebra' dalam balasan Anda." Ini akan memberi tahu Anda responden mana yang benar-benar membaca seluruh posting pekerjaan dengan cermat. Anda juga dapat menyebutkan nama Anda dalam deskripsi pekerjaan dan melihat siapa yang menyesuaikan tanggapan mereka kepada Anda. Gagal memanggil Anda dengan nama Anda tidak selalu merupakan pemecah kesepakatan, tetapi VA profesional dan berorientasi pada detail akan mengambil kesempatan untuk mempersonalisasi tanggapan mereka.

Anda juga dapat bekerja dengan perusahaan yang mempekerjakan VA dan memasangkannya dengan klien. Ini berarti Anda dapat melewati proses pencarian, wawancara, dan seleksi. Plus, perusahaan memiliki kumpulan besar VA dengan berbagai keterampilan, jadi kemungkinan Anda akan menemukan apa yang Anda butuhkan.

Minta Mereka untuk Mengikuti Tes

Buat tugas tes yang mewakili tugas paling penting atau kompleks yang perlu ditangani oleh VA Anda. Jelaskan dengan jelas apa yang Anda butuhkan dan berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan mintalah mereka memberi tahu Anda berapa lama mereka menghabiskannya.

Adalah etis untuk membayar VA untuk tes – beberapa klien tidak akan menawarkan pembayaran, tetapi itu adalah hal yang benar untuk dilakukan. Biaya tetap kecil sesuai; Anda tidak perlu menyesuaikan pembayaran dengan tarif masing-masing VA.

Wawancarai Asisten Virtual yang Anda Minati

Lakukan wawancara telepon atau video untuk lebih memahami potensi VA Anda. Anda akan dapat menilai seberapa tertarik mereka dalam pekerjaan dan seberapa cepat mereka menangkap apa yang Anda bicarakan. Juga, jika menguasai bahasa Inggris dengan baik penting bagi Anda, wawancara verbal akan membantu Anda mengevaluasi kemampuan mereka. Jika VA tidak mau menerima telepon atau panggilan video, anggap itu sebagai tanda bahwa Anda tidak boleh bekerja dengan mereka.

Mulai dengan Dasar Percobaan

Bahkan jika seorang VA memenuhi lamaran pekerjaan, tes dan wawancara, mereka mungkin tidak cocok untuk jangka panjang. Beberapa orang hebat dalam pekerjaan pendaratan, tetapi mereka dengan cepat kehilangan tenaga dan mulai berkinerja buruk. Selain itu, Anda tidak dapat mengetahui apakah mereka akan hebat dalam setiap tugas yang Anda berikan sebelumnya.

Basis uji coba memungkinkan Anda berdua bereksperimen dengan bekerja bersama dan Anda akan melihat apakah mereka dapat menangani tugas dan beban kerja. Berikan waktu – satu bulan hingga enam minggu adalah waktu yang wajar untuk mengharapkan penyesuaian VA, tetapi jika Anda mau, Anda dapat memberi mereka waktu tiga bulan penuh untuk membuktikan diri. Beri tahu VA tentang periode uji coba – beri tahu mereka berapa lama dan apa yang perlu Anda lihat selama waktu itu.

Tetapkan Batas Waktu untuk Tugas

Selalu tetapkan batas waktu. Beri tahu VA berapa lama tugas tertentu harus dilakukan atau pada titik mana mereka harus berhenti (seperti setelah X jumlah jam). Jika mereka belum menyelesaikan tugas, mereka masih harus berhenti dan menghubungi Anda. Jika tidak, tugas yang seharusnya memakan waktu tiga jam dapat memakan waktu 15, yang akan menghabiskan biaya lebih banyak dari yang Anda anggarkan.

Jadwalkan Check-In Reguler

Tetap berhubungan dengan VA Anda secara teratur, seperti setiap hari atau minggu. Cari tahu apa yang sedang mereka kerjakan, apa yang baru saja mereka selesaikan dan jika mereka memiliki pertanyaan. Mintalah mereka mengisi laporan yang meminta informasi berikut:

• Tugas atau proyek selesai minggu itu
• Waktu yang dihabiskan untuk setiap tugas atau proyek
• Tugas atau proyek yang masih mereka kerjakan
• Tantangan atau masalah yang mereka hadapi
• Pelatihan tambahan yang mereka rasa mereka butuhkan
• Umpan balik, ide atau pertanyaan

Anda juga dapat menggunakan pelacak proyek, seperti papan kanban atau spreadsheet sederhana dengan pembaruan, sehingga Anda dapat masuk kapan saja dan mengetahui tugas dan status proyek.

Ciptakan Budaya Keterbukaan

Check-in reguler tersebut adalah waktu yang tepat untuk menunjukkan kepada VA Anda betapa terbuka dan jujurnya mereka terhadap Anda. VA Anda adalah bagian dari tim Anda, bahkan jika Anda hanya tim yang terdiri dari dua orang. Mereka harus merasa cukup nyaman untuk berbagi pemikiran dan pendapat mereka, terutama jika mereka berpikir ada cara yang lebih efisien bagi Anda berdua untuk menyelesaikan pekerjaan Anda.

Pikiran Akhir

Memilih untuk menyewa asisten virtual adalah cara yang hemat biaya untuk meringankan sebagian besar pekerjaan Anda. Selain tarif per jamnya, ada sedikit biaya tambahan yang perlu dikhawatirkan saat menggunakan VA. Mengalihdayakan sekumpulan tugas berarti Anda benar-benar dapat mulai bekerja seperti wirausahawan dengan mengisi waktu Anda dengan sebanyak mungkin tugas bernilai tinggi.

Yang benar adalah bahwa apakah Anda pikir Anda dapat melakukan outsourcing beberapa tugas, Anda harus melakukannya di beberapa titik. Pemilik bisnis biasanya menabrak tembok dan menyadari bahwa tidak mungkin untuk mengatur semuanya sendiri. Apakah itu mudah untuk melakukan transisi atau Anda sedang berjuang untuk mencari cara untuk mempercayai seseorang dengan bisnis Anda, pada akhirnya itu harus terjadi. Jika tidak, Anda akan berisiko kelelahan, yang berarti hari kerja yang panjang, fokus yang goyah, kurang tidur, merasa seperti sedang tenggelam dan tidak memiliki waktu atau energi selama sisa hidup Anda.

Ingin lebih mendalami mindset berkembang? Mengalihdayakan pekerjaan Anda ke VA hanya menggores permukaan. Simak artikel ini tentang Pentingnya Berinvestasi pada Diri dan Bisnis Anda.

Gambar Unggulan melalui LanKogal / shutterstock.com