Cum să angajezi un asistent virtual pentru afacerea ta

Profesioniștii ocupați pot folosi întotdeauna mai multe ore în ziua lor, iar decizia de a angaja un asistent virtual (VA) este una dintre cele mai bune și mai recomandate modalități de a crea acel moment. VA oferă aproape orice tip de serviciu de asistență la care vă puteți gândi, care poate fi realizat de la distanță. Lucrează cu persoane fizice, solopreneurs, întreprinderi mici, echipe mijlocii, întreprinderi etc.

Există VA generale care gestionează sarcini de bază de administrare și există VA specializate care au experiență avansată în sarcini de nivel superior, industrii specifice sau ambele. Când începeți să vă alegeți sarcinile, vă veți da seama că aproape toate pot fi învățate altcuiva. Și, deși nu găsești întotdeauna pe cineva care să gândească ca tine, există o mulțime de VA care vor putea acționa ca tine.

Diferite tipuri de asistenți virtuali

Există câteva moduri diferite în care funcționează VA-urile:

• VA își conduce propria afacere. Ei pot să taxeze mai mult, începând de obicei în jur de 25 USD pe oră și apoi crescându-și rata pe măsură ce cariera lor continuă. Ei își stabilesc propriul program și determină ce sarcini vor îndeplini și nu vor îndeplini.
• VA funcționează pentru o companie care conectează clienții cu VA. Rata lor este de obicei mai mică, variind de la 10 la 15 USD pe oră.
• VA se conectează cu clienții printr-un site de micro-lucru, cum ar fi Fiverr. În loc să fie angajați în mod continuu, aceștia execută lucrări rapide și unice pentru clienți. Tarifele sunt mici, chiar mai mici decât angajarea unui VA prin intermediul unei companii, deoarece sarcinile sunt simple și / sau VA este chiar la începutul carierei lor.

În timp ce o mulțime de VA internaționale percep o primă, unele vor avea o rată orară foarte mică, în funcție de locul în care se află în lume și de costul vieții. Dacă angajarea unui vorbitor nativ de engleză nu este preocuparea dvs. principală, puteți obține o mulțime de ajutor, chiar dacă bugetul dvs. este mic.

Asistenți virtuali generali vs.

Un VA general poate gestiona zilnic munca și procesele de administrare - sarcinile care vă ajută să vă conduceți afacerea, dar nu o va crește neapărat. Aceasta include sarcini precum organizarea de călătorii, gestionarea căsuței de e-mail, programarea postărilor de pe blog și efectuarea cercetărilor. Un VA specializat este avansat în anumite abilități legate de creștere, cum ar fi serviciul pentru clienți, editarea fotografiilor sau comercializarea platformelor dvs. de socializare.

Atunci când externalizați munca către un AV general, ar trebui să le oferiți instruire detaliată și procese pas cu pas. Atunci când externalizați munca către un agent de asistență medicală specializat, le puteți spune rezultatele pe care le sperați - angajați un expert, astfel încât să știe cel mai bun mod de a obține rezultate.

Puncte pro și contra angajării unui asistent virtual

În cele din urmă, decizia de a angaja un asistent virtual este o mișcare excelentă pentru practic orice profesionist, dar vine cu câteva dezavantaje.

Pro

• Munca pe care nu o poți suporta poate fi predată.
• Aveți opțiunea de a lucra mai puține ore sau de a face mai mult cu orele în care lucrați în prezent.
• În general, veți fi mai productivi. Două persoane vor lucra în loc de una; munca se va face chiar și atunci când vă luați liber; și veți avea mai mult timp să vă concentrați asupra sarcinilor la nivel înalt.
• Va fi mai mult timp să vă urmăriți pasiunile, indiferent dacă aceste pasiuni sunt legate de muncă sau nu.
• Dacă sunteți un solopreneur, angajarea unui VA vă va oferi experiență în gestionarea altora, de care veți avea nevoie dacă intenționați să vă dezvoltați afacerea și să angajați o echipă. Între timp, puteți obține ajutorul de care aveți nevoie fără a angaja personal la fața locului.
• Deoarece VA-urile funcționează de la distanță, aveți la dispoziție o piscină imensă în loc să fiți nevoit să mergeți cu cineva local.

Contra

• Este posibil să nu găsiți VA perfect la prima dvs. încercare și, în timp ce vă ocupați în continuare de 100% din sarcinile dvs., va trebui să găsiți, să intervievați și să încercați VA.
• Antrenarea, gestionarea și comunicarea cu un VA vă pot ocupa mult timp, așa că trebuie să vă asigurați că merită în continuare, având în vedere timpul și munca suplimentare necesare.
• Va trebui să externalizați câteva sarcini pe care vă face plăcere să le faceți, deoarece știți că sunt o pierdere de timp pentru dvs.
• Este descurajant să ai încredere în altcineva cu afacerea ta, mai ales dacă poate accesa informații sensibile.

Cum să găsiți, să angajați și să gestionați un asistent virtual

Adăugarea unui VA la fluxul de lucru necesită multă muncă, dar dacă puteți face acest lucru într-un mod organizat, intenționat, afacerea dvs. poate prospera în câteva luni de acum.

Decideți ce sarcini să atribuiți

Există tot felul de sarcini pe care le gestionează VA-urile, variind de la lucrări de birou, introducerea datelor și gestionarea căsuței de e-mail la scrierea creativă, design grafic, marketing și dezvoltare de site-uri web. Gândiți -vă la activitățile pe care le face în mod regulat , care să ia o mulțime de timp și că nu ești un expert în. În loc de a lua timp pentru a afla mai multe despre o sarcină de nivel scăzut, de ce nu angaja un asistent virtual care este deja un expert în asta?

Dacă puteți face sarcina mai bine decât VA și dacă sarcina este o parte importantă a afacerii dvs., nu o externalizați. De asemenea, încercați să nu angajați persoane care se specializează în (și, prin urmare, taxează) pentru acea sarcină. De exemplu, ca scriitor independent, nu am nevoie de un VA pentru a scrie, edita sau corecta pentru mine. S-ar putea să angajez un asistent virtual care să poată face aceste abilități, împreună cu altele de care am nevoie, dar voi evita un VA a cărui ofertă principală este legată de scriere - de ce să plătesc pentru această expertiză atunci când acesta este domeniul meu de expertiză?

Clasificați toate sarcinile dvs.

Faceți o listă cu fiecare sarcină pe care o faceți, mare sau mică. Apoi, împărțiți-le în patru categorii:

1. Sarcini de mare valoare la care ești priceput și pe care îți place să le faci
2. Sarcini cu valoare redusă la care sunteți pricepuți și pe care vă face plăcere să le faceți, chiar dacă nu vă folosesc prea bine timpul
3. Sarcini pe care urăști să le faci
4. Sarcini pe care nu ești suficient de priceput să le faci

Singurele sarcini pe care ar trebui să le păstrați absolut pentru dvs. sunt cele din prima categorie. Pentru orice altceva, angajați un asistent virtual. De asemenea, acesta este un moment bun pentru a elimina unele sarcini din afacerea dvs. - există probabil o greutate moartă de care puteți scăpa.

Fă calculul

Va trebui să strângeți câteva numere atunci când decideți ce să externalizați. Trebuie să obțineți mai multă valoare din externalizarea lucrării decât suma pe care o plătiți VA.

De exemplu, să presupunem că câștigi 100 USD pe oră și VA câștigă 25 USD pe oră. Vrei ca ei să caute concerte potențiale independente pentru tine. Știți că un concert independent poate plăti aproximativ 1.000 USD pe lună. Dacă petrec 40 de ore cercetând posturile de muncă și obțineți unul dintre locurile de muncă pe care le găsesc, în termen de o lună veți obține un nivel egal și în termen de două luni veți obține profit din suma pe care ați plătit-o pentru VA. De asemenea, pe parcursul celor 40 de ore, puteți lucra la alte tipuri de lucrări facturabile, ceea ce înseamnă că veți vedea un profit chiar mai devreme.

Poate dura mult timp pentru a rezolva matematica pentru fiecare sarcină pe care o atribuiți, dar merită. Scopul este de a obține ceva în schimbul a ceea ce plătiți, fie că sunt bani reali sau altceva care are valoare, cum ar fi timpul cu copiii dvs., mai multe zile de vacanță sau ore pentru a investi într-un proiect care va da roade anul viitor.

Pentru a simplifica la început, angajați un asistent virtual pentru orice lucru care are o rată orară mai mică decât câștigați. Deci, dacă ceva te va costa mai puțin decât ai câștiga pentru acea oră de lucru, externalizează-l. Ceea ce câștigați din sarcinile dvs. de mare valoare va plăti pentru VA.

Creați instrucțiuni detaliate pentru fiecare sarcină

Creați o procedură de operare standard (SOP) pentru fiecare sarcină. Actualizați periodic SOP-urile pentru a vă coordona cu noi strategii și pentru a clarifica punctele care sunt confuze pentru VA. Un SOP învechit nu merită mult. Luați în considerare stocarea SOP-urilor în Google Drive, astfel încât dvs. și VA să vă puteți eticheta reciproc în comentarii și să lăsați note.

Includeți cât mai multe detalii posibil - presupuneți că VA nu știe nimic. Este mai bine să supraexplicăm decât să ne explicăm prea puțin. Asigurați-vă că adăugați linkuri către orice instrumente sau software pe care vor trebui să le folosească. Este posibil să trebuiască să creați SOP-uri sau materiale de instruire suplimentare pentru a le pune la curent cu aceste instrumente.

Ori de câte ori este posibil, includeți șabloane de completare. De exemplu, dacă VA-ul dvs. va posta pe rețelele de socializare pentru dvs., un șablon va asigura că fiecare postare include informațiile necesare și vă urmărește brandul și vocea.

Stabiliți când aveți nevoie de asistentul virtual pentru a lucra

Înainte de a putea angaja un VA, trebuie să știți câte ore pe săptămână și / sau lună vor avea nevoie pentru a lucra, plus orice detalii despre momentul în care ar trebui să aibă loc acea muncă. De exemplu, dacă VA vă va gestiona căsuța de e-mail, vă recomandăm să lucreze devreme în fiecare dimineață, înainte de a vă verifica e-mailul pentru prima dată în acea zi. S-ar putea să doriți pe cineva dintr-un alt fus orar a cărui zi începe cu câteva ore înainte de a dvs.

De asemenea, decideți când aveți nevoie ca VA să fie disponibil pentru comunicare, care poate fi diferit de orele lor de lucru (deși ar trebui să fie plătiți pentru timpul de comunicare). De exemplu, este posibil să aveți nevoie de VA pentru a lucra în orele în care lucrați, dar poate doriți să atingeți și baza săptămânii viitoare în fiecare duminică după-amiază. Amintiți-vă, dacă angajați un VA dintr-un alt stat sau țară, trebuie să țineți cont de diferențele de fus orar, plus diferite sărbători și sărbători.

Găsiți asistenți virtuali potențiali

Căutați VA pe o platformă freelancer precum Upwork. Puteți posta descrierea postului și / sau sorta prin profiluri VA. Unele platforme ca aceasta vor urmări, de asemenea, orele și vor gestiona plățile, ceea ce ușurează administratorul pentru dvs. În plus, puteți lista postul de lucru pe Craigslist, dar nu veți obține niciunul dintre aceste avantaje de management specifice platformei.

Când postați o descriere a postului, ascundeți un indicator în ea. De exemplu, la trei sferturi din descrierea postului, puteți scrie „Utilizați„ zebră ”în răspuns.” Acest lucru vă va spune care respondenți au citit cu adevărat întreaga postare cu atenție. De asemenea, puteți specifica numele dvs. în fișa postului și puteți vedea cine își personalizează răspunsul la dvs. Eșecul de a vă apela după numele dvs. nu este neapărat un break-deal, dar AV-urile profesionale și orientate spre detalii vor avea șansa de a-și personaliza răspunsul.

De asemenea, puteți lucra cu o companie care angajează VA și le asociază cu clienții. Aceasta înseamnă că puteți sări peste procesul de căutare, interviu și selecție. În plus, companiile au grupuri mari de VA-uri cu abilități variate, deci probabil veți găsi exact ceea ce aveți nevoie.

Rugați-i să facă un test

Creați o sarcină de testare care să reprezinte cea mai importantă sau complexă sarcină de care aveți nevoie pentru a vă ocupa VA. Fiți clar cu privire la ce aveți nevoie și cât timp ar trebui să treacă și rugați-i să vă spună cât au petrecut pentru asta.

Este etic să plătiți VA pentru test - unii clienți nu vor oferi plăți, dar este corect. O taxă mică fixă ​​este adecvată; nu trebuie să personalizați plata în funcție de tariful fiecărui VA.

Intervievează asistenții virtuali care te interesează

Efectuați un interviu telefonic sau video pentru a vă simți mai bine potențialul dvs. VA. Veți putea evalua cât de interesați sunt ei de muncă și cât de repede preiau despre ce vorbiți. De asemenea, dacă o bună cunoaștere a limbii engleze este importantă pentru dvs., un interviu verbal vă va ajuta să evaluați capacitatea acestora. Dacă VA nu dorește să apeleze la telefon sau la un apel video, considerați că este un semn că nu ar trebui să lucrați cu ei.

Începeți pe o bază de încercare

Chiar dacă o autoritate de asistență medicală acceptă cererea de muncă, testul și interviul, este posibil ca acestea să nu fie potrivite pe termen lung. Unii oameni sunt minunați la aterizarea locurilor de muncă, dar pierd rapid abur și încep să aibă performanțe slabe. De asemenea, nu puteți ști dacă vor fi minunați la fiecare sarcină pe care le-ați atribuit din timp.

O bază de încercare vă permite să experimentați amândoi lucrul împreună și veți vedea dacă pot gestiona sarcinile și volumul de lucru. Acordați-i ceva timp - o lună până la șase săptămâni este o perioadă rezonabilă de timp pentru a vă aștepta ca un VA să se adapteze, dar dacă doriți, le puteți acorda trei luni complete pentru a se dovedi. Fiți în față cu VA în legătură cu perioada de încercare - anunțați-i cât timp va dura și ce trebuie să vedeți în acest timp.

Setați limite de timp pentru activități

Stabiliți întotdeauna limite de timp. Spuneți VA cât timp ar trebui să dureze o anumită sarcină sau în ce moment ar trebui să se oprească (cum ar fi după X ore). Dacă nu au finalizat sarcina, ar trebui să se oprească și să se verifice cu dvs. În caz contrar, o sarcină care ar trebui să dureze trei ore poate dura 15, ceea ce va costa mult mai mult decât ați bugetat.

Programați înregistrări periodice

Rămâneți în contact cu VA-ul dvs. în mod regulat, ca în fiecare zi sau săptămână. Aflați la ce lucrează, ce au finalizat recent și dacă au întrebări. Puneți-i să completeze un raport care solicită următoarele informații:

• Sarcini sau proiecte finalizate în acea săptămână
• Timpul petrecut pentru fiecare sarcină sau proiect
• Sarcini sau proiecte la care încă lucrează
• Provocări sau probleme cu care s-au confruntat
• Instruire suplimentară de care simt că au nevoie
• Feedback, idei sau întrebări

De asemenea, puteți utiliza un tracker de proiect, cum ar fi o placă kanban sau o foaie de calcul simplă cu actualizări, astfel încât să puteți intra oricând și să aflați starea sarcinii și a proiectului.

Creați o cultură a deschiderii

Aceste check-in-uri regulate sunt momentul perfect pentru a-ți arăta VA-ului cât de deschise și cinstite pot fi cu tine. VA-ul tău face parte din echipa ta, chiar dacă ești doar o echipă de doi. Aceștia ar trebui să se simtă suficient de confortabili pentru a-și împărtăși gândurile și opiniile, mai ales dacă consideră că există o modalitate mai eficientă pentru ca oricare dintre voi să-și îndeplinească munca.

Gânduri finale

Optarea pentru angajarea unui asistent virtual este o modalitate rentabilă de a atenua o mare parte din munca ta. În afară de rata orară, există puține cheltuieli generale de care să vă faceți griji atunci când aduceți un VA. Externalizarea unui pachet de sarcini înseamnă că puteți începe cu adevărat să lucrați ca un antreprenor, umplându-vă timpul cu cât mai multe sarcini de valoare.

Adevărul este că, indiferent dacă credeți sau nu că puteți externaliza anumite sarcini, va trebui la un moment dat. Proprietarii de afaceri lovesc de obicei un perete și își dau seama că este imposibil să jongleze cu totul pe cont propriu. Fie că este ușor să faci tranziția, fie că te străduiești să-ți dai seama cum să ai încredere în cineva cu afacerea ta, în cele din urmă trebuie să se întâmple. În caz contrar, vei risca să te epuizezi, ceea ce înseamnă zile de lucru lungi, concentrare vacantă, somn slab, senzație că te îneci și nu ai timp sau energie pentru tot restul vieții.

Doriți să intrați și mai mult în mentalitatea de creștere? Externalizarea muncii dvs. către un VA înseamnă doar zgârierea suprafeței. Consultați acest articol despre Importanța investiției în propria persoană și în afacerea dvs.

Imagine prezentată prin LanKogal / shutterstock.com