Cómo contratar un asistente virtual para su negocio

Publicado: 2020-02-21

Los profesionales ocupados siempre pueden usar más horas en su día, y decidir contratar un asistente virtual (VA) es una de las mejores y más recomendadas formas de crear ese tiempo. Los VA brindan casi todos los tipos de servicios de soporte que pueda imaginar que se pueden realizar de forma remota. Trabajan con particulares, emprendedores, pequeñas empresas, equipos medianos, empresas, etc.

Hay AV generales que manejan tareas administrativas básicas y hay AV especializados que tienen experiencia avanzada en tareas de nivel superior, industrias específicas o ambas. Cuando empiece a diferenciar sus tareas, se dará cuenta de que casi todas se pueden enseñar a otra persona. Y aunque no siempre puedes encontrar a alguien que piense como tú, hay muchos asistentes virtuales que podrán actuar como tú.

Diferentes tipos de asistentes virtuales

Hay algunas formas diferentes en que funcionan los AV:

La VA tiene su propio negocio. Pueden cobrar más, generalmente comenzando alrededor de $ 25 por hora y luego aumentando su tarifa a medida que avanza su carrera. Ellos establecen su propio horario y determinan qué tareas realizarán y qué no realizarán.
El VA trabaja para una empresa que conecta a los clientes con los VA. Su tarifa suele ser más baja, oscilando entre $ 10 y $ 15 por hora.
El VA se conecta con los clientes a través de un micro sitio de trabajo, como Fiverr. En lugar de ser empleados de forma continua, realizan trabajos rápidos y únicos para los clientes. Las tarifas son bajas, incluso más bajas que contratar un VA a través de una empresa porque las tareas son simples y / o el VA está al comienzo de su carrera.

Si bien muchos VA internacionales cobran una prima, algunos tendrán una tarifa por hora súper baja dependiendo de dónde se encuentren en el mundo y del costo de vida. Si contratar a un hablante nativo de inglés no es su principal preocupación, puede obtener mucha ayuda incluso si su presupuesto es pequeño.

Asistentes virtuales generales vs especializados

Un VA general puede manejar el trabajo y los procesos administrativos diarios, las tareas que lo ayudan a administrar su negocio, pero que no necesariamente lo hacen crecer. Esto incluye tareas como hacer arreglos de viaje, administrar su bandeja de entrada, programar publicaciones de blog y realizar investigaciones. Un asistente virtual especializado avanza en ciertas habilidades relacionadas con el crecimiento, como servicio al cliente, edición de fotos o marketing de sus plataformas de redes sociales.

Al subcontratar el trabajo a un asistente virtual general, debe brindarles capacitación detallada y procesos paso a paso. Cuando subcontrata el trabajo a un asistente virtual especializado, puede decirles los resultados que espera: está contratando a un experto para que conozcan la mejor manera de obtener resultados.

Pros y contras de contratar un asistente virtual

En última instancia, la decisión de contratar a un asistente virtual es una gran decisión para prácticamente cualquier profesional, pero tiene algunas desventajas.

Pros

El trabajo que no soporta puede ser transferido.
Tiene la opción de trabajar menos horas o hacer más con las horas que está trabajando actualmente.
Serás más productivo en general. Trabajarán dos personas en lugar de una; el trabajo se hará incluso cuando se esté tomando un tiempo libre; y tendrá más tiempo para concentrarse en tareas de alto nivel.
Habrá más tiempo para perseguir tus pasiones, ya sea que estén relacionadas con el trabajo o no.
Si es un emprendedor en solitario, contratar a un asistente virtual le dará experiencia en la gestión de otros, lo que necesitará si planea hacer crecer su negocio y contratar un equipo. Mientras tanto, puede obtener la ayuda que necesita sin contratar personal en el lugar.
Dado que los VA funcionan de forma remota, tiene un gran grupo para elegir en lugar de tener que ir con alguien local.

Contras

Es posible que no encuentre el asistente virtual perfecto en su primer intento, y mientras todavía está manejando el 100% de sus tareas, tendrá que encontrar, entrevistar y probar los asistentes virtuales.
Capacitar, administrar y comunicarse con un asistente virtual puede tomar mucho tiempo, por lo que debe asegurarse de que aún valga la pena considerando el tiempo y el trabajo adicionales que requerirá.
Tendrá que subcontratar algunas tareas que disfruta haciendo porque sabe que son una pérdida de tiempo para usted.
Es abrumador confiar su negocio a otra persona, especialmente si puede acceder a información confidencial.

Cómo encontrar, contratar y administrar un asistente virtual

Agregar un VA a su flujo de trabajo requiere mucho trabajo, pero si puede hacerlo de una manera organizada e intencional, su negocio puede prosperar dentro de unos meses.

Decidir qué tareas asignar

Hay todo tipo de tareas que manejan los AV, que van desde el trabajo administrativo, la entrada de datos y la gestión de la bandeja de entrada hasta la redacción creativa, el diseño gráfico, el marketing y el desarrollo de sitios web. Piense en las tareas que usted hace sobre una base regular que requieren mucho tiempo y que no eres un experto en. En lugar de tomarse el tiempo para aprender más acerca de una tarea de bajo nivel, por qué no contratar a un asistente virtual que ya una está experto en eso?

Si puede hacer la tarea mejor que la VA, y si la tarea es una gran parte de su negocio, no la subcontrate. Además, trate de no contratar asistentes virtuales que se especialicen en (y, por lo tanto, cobren) esa tarea. Por ejemplo, como escritor independiente, no necesito un VA para escribir, editar o corregir por mí. Puedo contratar a un asistente virtual que pueda hacer esas habilidades, junto con varias otras que realmente necesito, pero evitaré un VA cuya oferta principal esté relacionada con la escritura: ¿por qué pagar por esa experiencia cuando esa es mi área de especialización?

Categorice todas sus tareas

Haga una lista de cada una de las tareas que realiza, ya sean grandes o pequeñas. Luego, divídalos en cuatro categorías:

Tareas de gran valor en las que eres bueno y que disfrutas haciendo
Tareas de bajo valor en las que eres bueno y que disfrutas hacer, aunque no sean un gran uso de tu tiempo.
Tareas que odias hacer
Tareas para las que no tienes la habilidad suficiente

Las únicas tareas que debe reservarse para usted son las de la primera categoría. Para todo lo demás, contrate un asistente virtual. Además, este es un buen momento para eliminar por completo algunas tareas de su negocio; probablemente haya algo de peso muerto del que pueda deshacerse.

Haz las matematicas

Tendrá que calcular algunos números al decidir qué subcontratar. Debe obtener más valor de la subcontratación del trabajo que la cantidad que paga al VA.

Por ejemplo, digamos que gana $ 100 por hora y el VA gana $ 25 por hora. Quieres que busquen posibles trabajos independientes para ti. Sabes que un trabajo independiente puede pagar aproximadamente $ 1,000 por mes. Si pasan 40 horas buscando puestos de trabajo y usted consigue uno de los trabajos que encuentran, en un mes alcanzará el punto de equilibrio y en dos meses obtendrá una ganancia sobre la cantidad que pagó al VA. Además, durante esas 40 horas, puede trabajar en otros tipos de trabajo facturable, lo que significa que verá una ganancia incluso antes.

Puede tomar mucho tiempo calcular las matemáticas para cada tarea que asigne, pero vale la pena. El objetivo es obtener algo a cambio de lo que paga, ya sea dinero real o algo que tenga valor, como tiempo con sus hijos, más días de vacaciones u horas para invertir en un proyecto que dará sus frutos el próximo año.

Para que sea simple al principio, contrate un asistente virtual para cualquier cosa que tenga una tarifa por hora más baja que la que gana. Entonces, si algo le costará menos de lo que ganaría por esa hora de trabajo, subcontrate. Lo que gane de sus tareas de alto valor pagará su VA.

Cree instrucciones detalladas para cada tarea

Cree un procedimiento operativo estándar (SOP) para cada tarea. Actualice periódicamente los procedimientos operativos estándar para coordinar con las nuevas estrategias y aclarar los puntos que son confusos para el AV. Un POE obsoleto no vale mucho. Considere almacenar los SOP en Google Drive para que usted y su VA puedan etiquetarse mutuamente en los comentarios y dejar notas.

Incluya tantos detalles como sea posible, suponga que el VA no sabe nada. Es mejor explicar en exceso que explicar de forma insuficiente. Asegúrese de agregar enlaces a cualquier herramienta o software que tengan que usar. Es posible que deba crear procedimientos operativos estándar o materiales de capacitación adicionales para ponerlos al día con esas herramientas.

Siempre que sea posible, incluya plantillas para completar en blanco. Por ejemplo, si su VA publicará en las redes sociales por usted, una plantilla garantizará que cada publicación incluya la información necesaria y siga su marca y voz.

Determine cuándo necesita que funcione el asistente virtual

Antes de poder contratar a un VA, debe saber cuántas horas por semana y / o mes necesitarán trabajar, además de los detalles específicos sobre cuándo debe realizarse ese trabajo. Por ejemplo, si su VA administrará su bandeja de entrada, es posible que desee que trabajen temprano cada mañana, antes de revisar su correo electrónico por primera vez ese día. Es posible que desee a alguien en una zona horaria diferente cuyo día comience unas horas antes que el suyo.

Además, decida cuándo necesita que el VA esté disponible para comunicarse, que puede ser diferente de sus horas de trabajo (aunque se les debe pagar por el tiempo de comunicación). Por ejemplo, es posible que necesite que el VA trabaje durante las horas en las que usted está trabajando, pero también es posible que desee comunicarse con la base sobre la próxima semana todos los domingos por la tarde. Recuerde, si está contratando un VA de un estado o país diferente, debe tener en cuenta las diferencias de zona horaria, además de las diferentes celebraciones y días festivos.

Encuentre posibles asistentes virtuales

Busque VA en una plataforma de autónomos como Upwork. Puede publicar la descripción de su trabajo y / o clasificar los perfiles de VA. Algunas plataformas como esta también realizarán un seguimiento de las horas y gestionarán los pagos, lo que le aliviará la administración. Además, puede incluir el puesto de trabajo en Craigslist, pero no obtendrá ninguno de esos beneficios de gestión específicos de la plataforma.

Cuando publique una descripción de trabajo, oculte un indicador en ella. Por ejemplo, tres cuartas partes del camino a través de la descripción del trabajo, puede escribir "Use 'cebra' en su respuesta". Esto le dirá qué respondedores realmente leen todo el puesto de trabajo con atención. También puede indicar su nombre en la descripción del trabajo y ver quién personaliza su respuesta para usted. No llamarlo por su nombre no es necesariamente un factor decisivo, pero los asistentes virtuales profesionales y orientados a los detalles aprovecharán la oportunidad de personalizar su respuesta.

También puede trabajar con una empresa que contrate asistentes virtuales y los empareje con sus clientes. Esto significa que puede omitir el proceso de búsqueda, entrevista y selección. Además, las empresas tienen grandes grupos de asistentes virtuales con diferentes habilidades, por lo que es probable que encuentre exactamente lo que necesita.

Pídales que tomen una prueba

Cree una tarea de prueba que sea representativa de la tarea más importante o compleja que necesitará que maneje su VA. Sea claro sobre lo que necesita y cuánto tiempo debería tomar, y pídales que le digan cuánto tiempo dedicaron a ello.

Es ético pagarle al VA por la prueba; algunos clientes no ofrecen el pago, pero es lo correcto. Una pequeña tarifa fija es apropiada; no es necesario que personalice el pago según la tasa de cada VA.

Entrevista a los asistentes virtuales que te interesan

Realice una entrevista por teléfono o video para tener una mejor idea de su potencial VA. Podrás evaluar qué tan interesados están en el trabajo y qué tan rápido captan lo que hablas. Además, si para ti es importante tener un buen dominio del idioma inglés, una entrevista verbal te ayudará a evaluar su capacidad. Si el VA no está dispuesto a hablar por teléfono o hacer una videollamada, considérelo una señal de que no debe trabajar con ellos.

Empiece a modo de prueba

Incluso si un VA aprueba la solicitud de empleo, la prueba y la entrevista, es posible que no sean adecuados a largo plazo. Algunas personas son excelentes para conseguir trabajos, pero pierden fuerza rápidamente y comienzan a tener un desempeño deficiente. Además, no puede saber si serán excelentes en cada tarea que les asigne con anticipación.

Una base de prueba les permite a ambos experimentar trabajando juntos y verán si pueden manejar las tareas y la carga de trabajo. Déle algo de tiempo: de un mes a seis semanas es una cantidad de tiempo razonable para esperar que un VA se ajuste, pero si lo desea, puede darles tres meses completos para demostrar su valía. Sea sincero con el VA sobre el período de prueba; hágales saber cuánto tiempo durará y qué necesita ver durante ese tiempo.

Establecer límites de tiempo para las tareas

Establezca siempre límites de tiempo. Dígale al VA cuánto tiempo debe tomar una determinada tarea o en qué momento debe detenerse (por ejemplo, después de X horas). Si no han completado la tarea, deben detenerse y comunicarse con usted. De lo contrario, una tarea que debería llevar tres horas puede tardar 15, lo que costará mucho más de lo presupuestado.

Programar registros regulares

Manténgase en contacto con su VA de forma regular, como todos los días o cada semana. Descubra en qué están trabajando, en qué han completado recientemente y si tienen alguna pregunta. Pídales que llenen un informe que solicite la siguiente información:

Tareas o proyectos completados esa semana
Tiempo dedicado a cada tarea o proyecto.
Tareas o proyectos en los que todavía están trabajando
Desafíos o problemas que enfrentaron
Capacitación adicional que sienten que necesitan
Comentarios, ideas o preguntas

También puede usar un rastreador de proyectos, como un tablero kanban o una hoja de cálculo simple con actualizaciones, para que pueda ingresar en cualquier momento y averiguar el estado de la tarea y el proyecto.

Crear una cultura de apertura

Esos registros regulares son el momento perfecto para mostrarle a su VA cuán abiertos y honestos pueden ser con usted. Su VA es parte de su equipo, incluso si solo es un equipo de dos. Deben sentirse lo suficientemente cómodos como para compartir sus pensamientos y opiniones, especialmente si creen que hay una manera más eficiente para que cualquiera de los dos haga su trabajo.

Pensamientos finales

Optar por contratar un asistente virtual es una forma rentable de aliviar una gran parte de su trabajo. Aparte de su tarifa por hora, hay pocos gastos generales de los que preocuparse al contratar un VA. Subcontratar un conjunto de tareas significa que realmente puede comenzar a trabajar como un emprendedor al ocupar su tiempo con tantas tareas de alto valor como sea posible.

La verdad es que si crees o no que puedes subcontratar algunas tareas, tendrás que hacerlo en algún momento. Los dueños de negocios generalmente chocan contra una pared y se dan cuenta de que es imposible hacer malabares con todo por sí mismos. Ya sea que sea fácil hacer la transición o que esté luchando por descubrir cómo confiarle a alguien su negocio, eventualmente tiene que suceder. De lo contrario, correrá el riesgo de agotarse, lo que significa días de trabajo largos, falta de concentración, sueño deficiente, sensación de que se está ahogando y no tiene tiempo ni energía para el resto de su vida.

¿Quiere entrar aún más en la mentalidad de crecimiento? Subcontratar su trabajo a una VA es solo rascar la superficie. Consulte este artículo sobre la importancia de invertir en usted y en su negocio.

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