Como Contratar um Assistente Virtual para o Seu Negócio

Profissionais ocupados sempre podem usar mais horas do dia, e decidir contratar um assistente virtual (VA) é uma das melhores e mais recomendadas maneiras de criar esse tempo. Os VAs fornecem praticamente todo tipo de serviço de suporte que você possa imaginar e que possa ser executado remotamente. Eles trabalham com indivíduos, solopreneurs, pequenas empresas, equipes de médio porte, empresas, etc.

Existem VAs gerais que lidam com tarefas administrativas básicas e há VAs especializados com experiência avançada em tarefas de nível superior, setores específicos ou ambos. Quando você começar a separar suas tarefas, perceberá que quase todas podem ser ensinadas a outra pessoa. E embora nem sempre seja possível encontrar alguém que pense como você, há muitos VAs que serão capazes de agir como você.

Diferentes tipos de assistentes virtuais

Existem algumas maneiras diferentes de funcionamento dos VAs:

• O VA tem seu próprio negócio. Eles podem cobrar mais, geralmente começando em torno de US $ 25 por hora e aumentando a taxa conforme sua carreira continua. Eles definem sua própria programação e determinam quais tarefas executarão ou não.
• O VA trabalha para uma empresa que conecta clientes com VAs. Sua taxa geralmente é mais baixa, variando de US $ 10 a US $ 15 por hora.
• O VA se conecta aos clientes por meio de um site de micro-trabalho, como o Fiverr. Em vez de serem empregados continuamente, eles realizam trabalhos rápidos e pontuais para os clientes. As taxas são baixas, ainda mais baixas do que a contratação de um VA por meio de uma empresa porque as tarefas são simples e / ou o VA está no início da carreira.

Embora muitos VAs internacionais cobrem um prêmio, alguns terão uma taxa horária super baixa dependendo de onde estão no mundo e do custo de vida. Se contratar um falante nativo de inglês não for sua principal preocupação, você pode obter muita ajuda, mesmo que seu orçamento seja pequeno.

Assistentes virtuais gerais x especializados

Um VA geral pode lidar com o trabalho administrativo diário e processos - as tarefas que ajudam você a administrar seus negócios, mas não necessariamente os aumentam. Isso inclui tarefas como fazer planos de viagem, gerenciar sua caixa de entrada, agendar postagens em blogs e realizar pesquisas. Um VA especializado é avançado em certas habilidades relacionadas ao crescimento, como atendimento ao cliente, edição de fotos ou marketing de suas plataformas de mídia social.

Ao terceirizar o trabalho para um VA geral, você deve fornecer treinamento detalhado e processos passo a passo. Ao terceirizar o trabalho para um VA especializado, você pode dizer a eles os resultados que espera - você está contratando um especialista, para que eles saibam a melhor maneira de entregar os resultados.

Prós e contras de contratar um assistente virtual

Em última análise, decidir contratar um assistente virtual é uma grande jogada para praticamente qualquer profissional, mas tem algumas desvantagens.

Prós

• O trabalho que você não aguenta fazer pode ser dispensado.
• Você tem a opção de trabalhar menos horas ou fazer mais com as horas que está trabalhando atualmente.
• Você será mais produtivo no geral. Duas pessoas trabalharão em vez de uma; o trabalho será feito mesmo quando você estiver de folga; e você terá mais tempo para se concentrar em tarefas de alto nível.
• Haverá mais tempo para perseguir suas paixões, sejam essas paixões relacionadas ao trabalho ou não.
• Se você é um solopreneur, contratar um VA lhe dará experiência no gerenciamento de outras pessoas, de que precisará se planeja expandir seus negócios e contratar uma equipe. Enquanto isso, você pode obter a ajuda de que precisa sem contratar funcionários no local.
• Uma vez que os VAs trabalham remotamente, você tem uma enorme piscina para escolher, em vez de ter que ir com alguém local.

Contras

• Você pode não encontrar o VA perfeito em sua primeira tentativa, e enquanto você ainda estiver lidando com 100% de suas tarefas, você terá que encontrar, entrevistar e experimentar VAs.
• Treinar, gerenciar e comunicar-se com um VA pode tomar muito do seu tempo, então você deve ter certeza de que ainda vale a pena, considerando o tempo extra e o trabalho que isso exigirá.
• Você terá que terceirizar algumas tarefas que gosta de fazer porque sabe que são uma perda de tempo para você.
• É assustador confiar sua empresa a outra pessoa, especialmente se ela puder acessar informações confidenciais.

Como Encontrar, Contratar e Gerenciar um Assistente Virtual

Adicionar um VA ao seu fluxo de trabalho exige muito trabalho, mas se você conseguir fazer isso de maneira organizada e intencional, seu negócio poderá prosperar em alguns meses a partir de agora.

Decida quais tarefas atribuir

Os VAs lidam com todos os tipos de tarefas, desde trabalho administrativo, entrada de dados e gerenciamento de caixa de entrada até redação criativa, design gráfico, marketing e desenvolvimento de sites. Pense nas tarefas que você realiza regularmente, que levam muito tempo e nas quais você não é um especialista. Em vez de dedicar um tempo para aprender mais sobre uma tarefa de baixo nível, por que não contratar um assistente virtual que já seja um especialista nisso?

Se você pode fazer a tarefa melhor do que o VA, e se a tarefa é uma grande parte do seu negócio, não a terceirize. Além disso, tente não contratar VAs que se especializam (e, portanto, cobram por) essa tarefa. Por exemplo, como escritor freelance, não preciso de um VA para escrever, editar ou revisar para mim. Posso contratar um assistente virtual que pode fazer essas habilidades, junto com várias outras que eu realmente preciso, mas evitarei um VA cuja oferta principal seja relacionada à escrita - por que pagar por esse conhecimento quando essa é minha área de especialização?

Categorize todas as suas tarefas

Faça uma lista de todas as tarefas que você faz, grandes ou pequenas. Em seguida, divida-os em quatro categorias:

1. Tarefas de alto valor nas quais você é bom e gosta de fazer
2. Tarefas de baixo valor nas quais você é bom e que gosta de fazer, mesmo que não façam um grande uso do seu tempo
3. Tarefas que você odeia fazer
4. Tarefas que você não tem habilidade suficiente para fazer

As únicas tarefas que você deve absolutamente manter para si são as da primeira categoria. Para todo o resto, contrate um assistente virtual. Além disso, este é um bom momento para eliminar completamente algumas tarefas do seu negócio - provavelmente há algum peso morto do qual você pode se livrar.

Faça as contas

Você terá que analisar alguns números ao decidir o que terceirizar. Você tem que obter mais valor com a terceirização do trabalho do que o valor que você paga ao VA.

Por exemplo, digamos que você ganhe $ 100 por hora e o VA ganhe $ 25 por hora. Você quer que eles procurem por trabalhos freelance em potencial para você. Você sabe que um trabalho freelance pode pagar aproximadamente US $ 1.000 por mês. Se eles gastarem 40 horas vasculhando vagas de emprego e você conseguir um dos empregos que encontraram, em um mês você empatará e em dois meses terá lucro com o valor que pagou ao VA. Além disso, durante essas 40 horas, você pode trabalhar em outros tipos de trabalho faturável, o que significa que terá um lucro ainda mais cedo.

Pode levar muito tempo para fazer a matemática de cada tarefa atribuída, mas vale a pena. O objetivo é obter algo em troca do que você paga, seja dinheiro real ou algo que tenha valor, como tempo com seus filhos, mais dias de férias ou horas para investir em um projeto que terá retorno no próximo ano.

Para manter as coisas simples no início, contrate um assistente virtual para qualquer coisa que tenha uma taxa horária inferior à que você ganha. Portanto, se algo vai custar menos do que você ganharia por aquela hora de trabalho, terceirize-o. O que você ganha com suas tarefas de alto valor pagará pelo seu VA.

Crie instruções detalhadas para cada tarefa

Crie um Procedimento Operacional Padrão (SOP) para cada tarefa. Atualize regularmente os SOPs para coordenar com novas estratégias e para esclarecer pontos que são confusos para o VA. Um SOP desatualizado não vale muito. Considere armazenar SOPs no Google Drive para que você e seu VA possam marcar um ao outro nos comentários e deixar anotações.

Inclua tantos detalhes quanto possível - suponha que o VA não saiba de nada. É melhor explicar demais do que explicar de maneira insuficiente. Certifique-se de adicionar links para quaisquer ferramentas ou software que eles terão que usar. Pode ser necessário criar SOPs ou materiais de treinamento adicionais para atualizá-los sobre essas ferramentas.

Sempre que possível, inclua modelos de preenchimento de espaços em branco. Por exemplo, se o seu VA for postar nas redes sociais para você, um modelo garantirá que cada postagem inclua as informações necessárias e siga sua marca e voz.

Determine quando você precisa do assistente virtual para funcionar

Antes de poder contratar um VA, você deve saber quantas horas por semana e / ou mês ele precisará trabalhar, além de quaisquer detalhes sobre quando esse trabalho deve ocorrer. Por exemplo, se seu VA for gerenciar sua caixa de entrada, você pode querer que eles trabalhem cedo todas as manhãs, antes de verificar seu e-mail pela primeira vez naquele dia. Você pode querer alguém em um fuso horário diferente cujo dia comece algumas horas antes do seu.

Além disso, decida quando você precisa que o VA esteja disponível para comunicação, o que pode ser diferente do horário de trabalho (embora eles devam ser pagos pelo tempo de comunicação). Por exemplo, você pode precisar que o VA trabalhe durante o horário em que estiver trabalhando, mas também pode querer entrar em contato sobre a próxima semana todos os domingos à tarde. Lembre-se, se você está contratando um VA de um estado ou país diferente, você deve levar em conta as diferenças de fuso horário, além de diferentes celebrações e feriados.

Encontre Potenciais Assistentes Virtuais

Pesquise VAs em uma plataforma freelancer como a Upwork. Você pode publicar sua descrição de trabalho e / ou classificar por meio de perfis VA. Algumas plataformas como essa também rastrearão as horas e gerenciarão os pagamentos, o que alivia a administração para você. Além disso, você pode listar o posto de trabalho no Craigslist, mas não obterá nenhuma dessas vantagens de gerenciamento específicas da plataforma.

Ao publicar uma descrição de cargo, oculte um indicador nela. Por exemplo, após três quartos da descrição do trabalho, você pode escrever “Use 'zebra' em sua resposta”. Isso lhe dirá quais respondentes realmente leem todo o post de trabalho com atenção. Você também pode indicar seu nome na descrição do trabalho e ver quem personaliza a resposta para você. Deixar de chamá-lo pelo nome não é necessariamente um obstáculo, mas VAs profissionais e detalhistas aproveitarão a chance de personalizar suas respostas.

Você também pode trabalhar com uma empresa que contrata VAs e os coloca em parceria com clientes. Isso significa que você pode pular o processo de busca, entrevista e seleção. Além disso, as empresas têm grandes grupos de VAs com habilidades variadas, então é provável que você encontre exatamente o que precisa.

Peça-lhes para fazerem um teste

Crie uma tarefa de teste que represente a tarefa mais importante ou complexa que você precisa que seu VA execute. Seja claro sobre o que você precisa e quanto tempo deve levar, e peça que eles lhe digam quanto tempo gastaram nisso.

É ético pagar o VA pelo teste - alguns clientes não oferecem o pagamento, mas é a coisa certa a fazer. Uma pequena taxa fixa é apropriada; você não precisa personalizar o pagamento de acordo com a taxa de cada VA.

Entreviste os assistentes virtuais em que você está interessado

Conduza uma entrevista por telefone ou vídeo para ter uma ideia melhor do seu VA em potencial. Você será capaz de avaliar o quanto eles estão interessados ​​no trabalho e com que rapidez eles aprendem o que você fala. Além disso, se ter um bom domínio da língua inglesa é importante para você, uma entrevista verbal o ajudará a avaliar sua habilidade. Se o VA não estiver disposto a atender ao telefone ou a uma videochamada, considere isso um sinal de que você não deve trabalhar com ele.

Comece em uma base de teste

Mesmo se um VA acertar a candidatura, o teste e a entrevista de emprego, eles podem não ser a escolha certa a longo prazo. Algumas pessoas são ótimas em conseguir empregos, mas rapidamente perdem o fôlego e começam a ter um desempenho ruim. Além disso, você não pode saber se eles serão ótimos em todas as tarefas atribuídas a eles com antecedência.

Uma base de teste permite que vocês dois experimentem trabalhar juntos e verão se eles podem lidar com as tarefas e a carga de trabalho. Dê um tempo - um mês a seis semanas é um período razoável de tempo para esperar que um VA se ajuste, mas se você quiser, pode dar a eles três meses inteiros para provar o que valem. Seja direto com o VA sobre o período de teste - diga a eles quanto tempo vai durar e o que você precisa ver durante esse período.

Definir limites de tempo para tarefas

Sempre estabeleça limites de tempo. Diga ao VA quanto tempo uma determinada tarefa deve durar ou em que ponto ela deve parar (como após X horas). Se eles não concluíram a tarefa, eles ainda devem parar e verificar com você. Caso contrário, uma tarefa que deveria levar três horas pode levar 15, o que custará muito mais do que você planejou.

Agendar check-ins regulares

Fique em contato com seu VA regularmente, como todos os dias ou semanas. Descubra no que estão trabalhando, o que concluíram recentemente e se têm alguma dúvida. Peça-lhes que preencham um relatório que solicite as seguintes informações:

• Tarefas ou projetos concluídos naquela semana
• Tempo gasto em cada tarefa ou projeto
• Tarefas ou projetos em que ainda estão trabalhando
• Desafios ou problemas que enfrentaram
• Treinamento adicional que eles sentem que precisam
• Feedback, ideias ou perguntas

Você também pode usar um rastreador de projeto, como um quadro kanban ou uma planilha simples com atualizações, para que possa entrar a qualquer momento e descobrir o status da tarefa e do projeto.

Crie uma cultura de abertura

Esses check-ins regulares são o momento perfeito para mostrar ao seu VA como ele pode ser aberto e honesto com você. Seu VA faz parte de sua equipe, mesmo se você for apenas uma equipe de dois. Eles devem se sentir confortáveis ​​o suficiente para compartilhar seus pensamentos e opiniões, especialmente se acharem que existe uma maneira mais eficiente para qualquer um de vocês realizar seu trabalho.

Pensamentos finais

Optar por contratar um assistente virtual é uma forma econômica de aliviar uma grande parte do seu trabalho. Além de sua taxa horária, há pouca sobrecarga com que se preocupar ao trazer um VA. Terceirizar um pacote de tarefas significa que você pode realmente começar a trabalhar como um empreendedor, preenchendo seu tempo com o máximo possível de tarefas de alto valor.

A verdade é que, quer você pense ou não que pode terceirizar algumas tarefas, em algum momento terá de fazê-lo. Os proprietários de empresas geralmente se chocam e percebem que é impossível fazer malabarismos com tudo por conta própria. Quer seja fácil fazer a transição ou você esteja lutando para descobrir como confiar sua empresa a alguém, eventualmente isso tem que acontecer. Caso contrário, você correrá o risco de esgotamento, o que significa longos dias de trabalho, foco oscilante, sono insatisfatório, sensação de estar se afogando e sem tempo ou energia para o resto da vida.

Quer entrar ainda mais na mentalidade construtiva? Terceirizar seu trabalho para um VA é apenas arranhar a superfície. Confira este artigo sobre a importância de investir em você mesmo e na sua empresa.

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