So stellen Sie einen virtuellen Assistenten für Ihr Unternehmen ein

Veröffentlicht: 2020-02-21

Vielbeschäftigte Berufstätige können immer mehr Stunden an ihrem Tag nutzen, und die Entscheidung, einen virtuellen Assistenten (VA) einzustellen, ist eine der besten und am meisten empfohlenen Möglichkeiten, diese Zeit zu schaffen. VAs bieten so ziemlich jede Art von Support-Service, den Sie sich vorstellen können und der aus der Ferne durchgeführt werden kann. Sie arbeiten mit Einzelpersonen, Solopreneuren, kleinen Unternehmen, mittelständischen Teams, Unternehmen usw.

Es gibt allgemeine VAs, die grundlegende Verwaltungsaufgaben erledigen, und es gibt spezialisierte VAs, die über fortgeschrittene Erfahrung in übergeordneten Aufgaben, bestimmten Branchen oder beidem verfügen. Wenn Sie beginnen, Ihre Aufgaben auseinanderzunehmen, werden Sie feststellen, dass fast alle von ihnen jemand anderem beigebracht werden können. Und obwohl Sie nicht immer jemanden finden können, der wie Sie denkt, gibt es viele VAs, die in der Lage sind, sich wie Sie zu verhalten.

Verschiedene Arten von virtuellen Assistenten

Es gibt verschiedene Funktionsweisen von VAs:

  • Die VA betreibt ihr eigenes Geschäft. Sie können mehr verlangen, normalerweise beginnen sie bei etwa 25 US-Dollar pro Stunde und erhöhen dann ihren Preis im Laufe ihrer Karriere. Sie legen ihren eigenen Zeitplan fest und bestimmen, welche Aufgaben sie ausführen und welche nicht.
  • Die VA arbeitet für ein Unternehmen, das Kunden mit VAs verbindet. Ihr Tarif ist normalerweise niedriger und liegt zwischen 10 und 15 US-Dollar pro Stunde.
  • Die VA verbindet sich mit Kunden über eine Micro-Work-Site wie Fiverr. Anstatt auf Dauer angestellt zu sein, erledigen sie schnelle Einzelaufträge für Kunden. Die Preise sind niedrig, sogar niedriger als die Einstellung eines VA über ein Unternehmen, da die Aufgaben einfach sind und/oder der VA noch am Anfang seiner Karriere steht.

Während viele internationale VAs eine Prämie verlangen, haben einige einen sehr niedrigen Stundensatz, abhängig von ihrem Standort auf der Welt und den Lebenshaltungskosten. Wenn die Einstellung eines englischen Muttersprachlers nicht Ihr Hauptanliegen ist, können Sie auch mit einem kleinen Budget viel Hilfe bekommen.

Allgemeine vs. spezialisierte virtuelle Assistenten

Eine allgemeine VA kann die tägliche Administrationsarbeit und -prozesse erledigen – die Aufgaben, die Ihnen bei der Führung Ihres Unternehmens helfen, es aber nicht unbedingt wachsen lassen. Dazu gehören Aufgaben wie Reisevorbereitungen, Verwaltung Ihres Posteingangs, Planung von Blogbeiträgen und Recherchen. Ein spezialisierter VA ist in bestimmten wachstumsbezogenen Fähigkeiten fortgeschritten, wie Kundenservice, Fotobearbeitung oder Vermarktung Ihrer Social-Media-Plattformen.

Wenn Sie Arbeit an eine allgemeine VA auslagern, sollten Sie diese detailliert schulen und Schritt-für-Schritt-Prozesse durchführen. Wenn Sie Arbeit an eine spezialisierte VA auslagern, können Sie ihnen die Ergebnisse mitteilen, die Sie sich erhoffen – Sie stellen einen Experten ein, damit sie den besten Weg kennen, um Ergebnisse zu erzielen.

Vor- und Nachteile der Einstellung eines virtuellen Assistenten

Letztendlich ist die Entscheidung, einen virtuellen Assistenten einzustellen, für praktisch jeden Profi ein großartiger Schritt, hat jedoch einige Nachteile.

Vorteile

  • Arbeiten, die Sie nicht aushalten können, können abgegeben werden.
  • Sie haben die Möglichkeit, weniger Stunden zu arbeiten oder mehr mit den Stunden zu tun, die Sie derzeit arbeiten.
  • Sie werden insgesamt produktiver sein. Statt einer arbeiten zwei Personen; die Arbeit wird erledigt, auch wenn Sie sich frei nehmen; und Sie haben mehr Zeit, sich auf hochrangige Aufgaben zu konzentrieren.
  • Sie haben mehr Zeit, um Ihren Leidenschaften nachzugehen, unabhängig davon, ob diese Leidenschaften arbeitsbezogen sind oder nicht.
  • Wenn Sie ein Solopreneur sind, erhalten Sie durch die Einstellung eines VA Erfahrung im Umgang mit anderen, die Sie benötigen, wenn Sie planen, Ihr Geschäft auszubauen und ein Team einzustellen. In der Zwischenzeit können Sie die Hilfe erhalten, die Sie benötigen, ohne Personal vor Ort einstellen zu müssen.
  • Da VAs remote arbeiten, haben Sie einen riesigen Pool zur Auswahl, anstatt mit jemandem vor Ort gehen zu müssen.

Nachteile

  • Möglicherweise finden Sie nicht beim ersten Versuch die perfekte VA, und während Sie immer noch 100 % Ihrer Aufgaben erledigen, müssen Sie VAs finden, interviewen und ausprobieren.
  • Das Training, die Verwaltung und die Kommunikation mit einem VA können viel Zeit in Anspruch nehmen, daher müssen Sie sicherstellen, dass es sich angesichts der zusätzlichen Zeit und Arbeit, die es erfordert, immer noch lohnt.
  • Sie müssen einige Aufgaben, die Ihnen Spaß machen, auslagern, weil Sie wissen, dass sie Zeitverschwendung für Sie sind.
  • Es ist entmutigend, jemand anderem Ihr Geschäft anzuvertrauen, insbesondere wenn diese auf sensible Informationen zugreifen können.

So finden, einstellen und verwalten Sie einen virtuellen Assistenten

Das Hinzufügen einer VA zu Ihrem Workflow erfordert viel Arbeit, aber wenn Sie dies auf organisierte und absichtliche Weise tun, kann Ihr Unternehmen in wenigen Monaten erfolgreich sein.

Entscheiden Sie, welche Aufgaben Sie zuweisen möchten

Es gibt alle möglichen Aufgaben, die VAs erledigen, von Schreibarbeiten, Dateneingabe und Posteingangsverwaltung bis hin zu kreativem Schreiben, Grafikdesign, Marketing und Website-Entwicklung. Denken Sie an die Aufgaben, die Sie regelmäßig erledigen, die viel Zeit in Anspruch nehmen und für die Sie kein Experte sind. Anstatt sich die Zeit zu nehmen, mehr über eine einfache Aufgabe zu erfahren, sollten Sie einen virtuellen Assistenten einstellen, der bereits ein Experte darin?

Wenn Sie die Aufgabe besser erledigen können als die VA und wenn die Aufgabe einen großen Teil Ihres Geschäfts ausmacht, lagern Sie sie nicht aus. Versuchen Sie auch, keine VAs einzustellen, die sich auf diese Aufgabe spezialisiert haben (und daher Gebühren dafür verlangen). Als freiberuflicher Autor brauche ich zum Beispiel keinen VA, der für mich schreibt, redigiert oder Korrektur liest. Ich kann einen virtuellen Assistenten einstellen, der diese Fähigkeiten zu tun, zusammen mit einigen anderen , die ich wirklich brauchen, aber ich werde eine VA , deren Hauptopfer vermeiden schreibt bezogene - warum Bezahlung für das Know - how , wenn das ist mein Fachgebiet?

Kategorisieren Sie alle Ihre Aufgaben

Erstellen Sie eine Liste mit jeder einzelnen Aufgabe, die Sie erledigen, ob groß oder klein. Teilen Sie sie dann in vier Kategorien ein:

  1. Hochwertige Aufgaben, die Sie gut können und die Sie gerne machen
  2. Geringwertige Aufgaben, in denen du gut bist und die du gerne machst, auch wenn sie deine Zeit nicht gerade nützen
  3. Aufgaben, die du hasst
  4. Aufgaben, für die Sie nicht qualifiziert genug sind

Die einzigen Aufgaben, die Sie unbedingt für sich behalten sollten, sind die der ersten Kategorie. Stellen Sie für alles andere einen virtuellen Assistenten ein. Außerdem ist dies ein guter Zeitpunkt, um einige Aufgaben aus Ihrem Geschäft ganz zu streichen – es gibt wahrscheinlich einiges Eigengewicht, das Sie loswerden können.

Rechne nach

Sie werden einige Zahlen berücksichtigen müssen, wenn Sie entscheiden, was Sie auslagern möchten. Sie müssen mehr Wert aus der Auslagerung der Arbeit ziehen als den Betrag, den Sie der VA zahlen.

Angenommen, Sie verdienen 100 US-Dollar pro Stunde und die VA 25 US-Dollar pro Stunde. Sie möchten, dass sie für Sie nach potenziellen freiberuflichen Auftritten suchen. Sie wissen, dass ein freiberuflicher Auftritt ungefähr 1.000 US-Dollar pro Monat kosten kann. Wenn sie 40 Stunden damit verbringen, Stellenanzeigen zu durchsuchen und Sie einen der gefundenen Jobs finden, werden Sie innerhalb eines Monats die Gewinnschwelle erreichen und innerhalb von zwei Monaten einen Gewinn aus dem Betrag erzielen, den Sie an die VA gezahlt haben. Außerdem können Sie während dieser 40 Stunden an anderen Arten von abrechnungspflichtigen Arbeiten arbeiten, was bedeutet, dass Sie noch früher einen Gewinn erzielen.

Es kann viel Zeit in Anspruch nehmen, die Mathematik für jede Aufgabe, die Sie zuweisen, auszuarbeiten, aber es lohnt sich. Das Ziel ist es, für das, was Sie bezahlen, etwas zurückzubekommen, sei es echtes Geld oder etwas anderes, das einen Wert hat, wie Zeit mit Ihren Kindern, mehr Urlaubstage oder Stunden, um in ein Projekt zu investieren, das sich nächstes Jahr auszahlt.

Um es am Anfang einfach zu halten, mieten Sie einen virtuellen Assistenten für alles, was einen niedrigeren Stundensatz hat, als Sie verdienen. Wenn Sie also etwas weniger kosten, als Sie für diese Arbeitsstunde verdienen würden, lagern Sie es aus. Was Sie durch Ihre hochwertigen Aufgaben verdienen, wird für Ihre VA bezahlt.

Erstellen Sie detaillierte Anweisungen für jede Aufgabe

Erstellen Sie für jede Aufgabe eine Standard Operating Procedure (SOP). Aktualisieren Sie SOPs regelmäßig, um sich mit neuen Strategien abzustimmen und Punkte zu klären, die für die VA verwirrend sind. Eine veraltete SOP ist nicht viel wert. Erwägen Sie, SOPs in Google Drive zu speichern, damit Sie und Ihre VA sich in Kommentaren markieren und Notizen hinterlassen können.

Geben Sie so viele Details wie möglich an – gehen Sie davon aus, dass die VA nichts weiß. Es ist besser, zu viel zu erklären als zu wenig zu erklären. Stellen Sie sicher, dass Sie Links zu allen Tools oder Software hinzufügen, die sie verwenden müssen. Möglicherweise müssen Sie zusätzliche SOPs oder Schulungsmaterialien erstellen, um sie mit diesen Tools vertraut zu machen.

Fügen Sie nach Möglichkeit Vorlagen zum Ausfüllen hinzu. Wenn Ihre VA beispielsweise für Sie in sozialen Medien posten wird, stellt eine Vorlage sicher, dass jeder Beitrag die erforderlichen Informationen enthält und Ihrem Branding und Ihrer Stimme folgt.

Bestimmen Sie, wann Sie den virtuellen Assistenten zum Arbeiten benötigen

Bevor Sie einen VA einstellen können, müssen Sie wissen, wie viele Stunden pro Woche und/oder Monat sie arbeiten müssen, sowie alle Einzelheiten darüber, wann diese Arbeit stattfinden soll. Wenn Ihr VA beispielsweise Ihren Posteingang verwaltet, möchten Sie möglicherweise, dass er jeden Morgen früh arbeitet, bevor Sie an diesem Tag zum ersten Mal Ihre E-Mails abrufen. Vielleicht möchten Sie jemanden in einer anderen Zeitzone, dessen Tag einige Stunden vor Ihrem beginnt.

Entscheiden Sie auch, wann die VA für die Kommunikation verfügbar sein soll, die von ihren Arbeitszeiten abweichen kann (obwohl sie für die Kommunikationszeit bezahlt werden sollten). Beispielsweise kann es sein, dass der VA während der Arbeitszeiten arbeiten muss, aber Sie möchten vielleicht auch jeden Sonntagnachmittag über die kommende Woche sprechen. Denken Sie daran, wenn Sie einen VA aus einem anderen Staat oder Land einstellen, müssen Sie Zeitzonenunterschiede sowie unterschiedliche Feiern und Feiertage berücksichtigen.

Finden Sie potenzielle virtuelle Assistenten

Suchen Sie nach VAs auf einer Freelancer-Plattform wie Upwork. Sie können Ihre Stellenbeschreibung veröffentlichen und/oder VA-Profile durchsuchen. Einige Plattformen wie diese verfolgen auch Stunden und verwalten Zahlungen, was die Verwaltung für Sie erleichtert. Darüber hinaus können Sie die Stellenanzeige auf Craigslist auflisten, erhalten jedoch keine dieser plattformspezifischen Verwaltungsvorteile.

Wenn Sie eine Stellenbeschreibung veröffentlichen, blenden Sie darin einen Indikator aus. Sie können beispielsweise zu drei Vierteln der Stellenbeschreibung schreiben: „Verwenden Sie in Ihrer Antwort ‚Zebra‘.“ So erfahren Sie, welche Responder die gesamte Stellenausschreibung tatsächlich sorgfältig gelesen haben. Sie können auch Ihren Namen in der Stellenbeschreibung angeben und sehen, wer seine Antwort auf Sie zugeschnitten hat. Es ist nicht unbedingt ein Deal-Breaker, Sie nicht beim Namen zu nennen, aber professionelle und detailorientierte VAs werden die Chance ergreifen, ihre Antwort zu personalisieren.

Sie können auch mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das VAs anstellt und mit Kunden zusammenbringt. Das bedeutet, dass Sie den Such-, Vorstellungs- und Auswahlprozess überspringen können. Darüber hinaus verfügen Unternehmen über große Pools von VAs mit unterschiedlichen Fähigkeiten, sodass Sie wahrscheinlich genau das finden, was Sie brauchen.

Bitten Sie sie, einen Test zu machen

Erstellen Sie eine Testaufgabe, die für die wichtigste oder komplexeste Aufgabe repräsentativ ist, die Ihre VA bewältigen muss. Machen Sie sich klar, was Sie brauchen und wie lange es dauern sollte, und bitten Sie sie, Ihnen zu sagen, wie lange sie dafür aufgewendet haben.

Es ist ethisch vertretbar, die VA für den Test zu bezahlen – einige Kunden bieten keine Zahlung an, aber es ist das Richtige. Eine geringe Pauschale ist angemessen; Sie müssen die Zahlung nicht an die Rate der einzelnen VA anpassen.

Befragen Sie die virtuellen Assistenten, an denen Sie interessiert sind

Führen Sie ein Telefon- oder Videointerview durch, um ein besseres Gefühl für Ihre potenzielle VA zu bekommen. Sie können einschätzen, wie interessiert sie an der Arbeit sind und wie schnell sie verstehen, worüber Sie sprechen. Wenn Ihnen gute Englischkenntnisse wichtig sind, hilft Ihnen ein mündliches Interview, ihre Fähigkeiten einzuschätzen. Wenn der VA nicht bereit ist, ans Telefon oder einen Videoanruf zu gehen, betrachten Sie dies als Zeichen dafür, dass Sie nicht mit ihm zusammenarbeiten sollten.

Starten Sie auf Probebasis

Selbst wenn ein VA die Stellenbewerbung, den Test und das Vorstellungsgespräch meistert, passen sie möglicherweise nicht auf lange Sicht. Manche Leute sind großartig darin, Jobs zu landen, aber sie verlieren schnell an Dampf und beginnen, schlecht zu arbeiten. Außerdem können Sie nicht wissen, ob sie bei jeder Aufgabe, die Sie ihnen im Voraus zuweisen, großartig sein werden.

Auf einer Probebasis können Sie beide mit der Zusammenarbeit experimentieren und sehen, ob sie die Aufgaben und die Arbeitsbelastung bewältigen können. Geben Sie ihm etwas Zeit – ein Monat bis sechs Wochen ist eine angemessene Zeit, um zu erwarten, dass sich ein VA anpasst, aber wenn Sie möchten, können Sie ihm volle drei Monate geben, um sich zu beweisen. Informieren Sie den VA über den Testzeitraum – teilen Sie ihm mit, wie lange er dauert und was Sie während dieser Zeit sehen müssen.

Legen Sie Zeitlimits für Aufgaben fest

Setzen Sie immer Zeitlimits. Sagen Sie der VA, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern soll oder an welchem ​​Punkt sie aufhören soll (z. B. nach X Stunden). Wenn sie die Aufgabe nicht abgeschlossen haben, sollten sie trotzdem anhalten und sich bei Ihnen melden. Andernfalls kann eine Aufgabe, die drei Stunden dauern sollte, 15 dauern, was viel mehr kostet, als Sie budgetiert haben.

Planen Sie regelmäßige Check-Ins

Bleiben Sie regelmäßig, wie jeden Tag oder jede Woche, mit Ihrem VA in Kontakt. Finden Sie heraus, woran sie arbeiten, was sie kürzlich abgeschlossen haben und ob sie Fragen haben. Lassen Sie sie einen Bericht ausfüllen, in dem die folgenden Informationen abgefragt werden:

  • In dieser Woche abgeschlossene Aufgaben oder Projekte
  • Zeitaufwand für jede Aufgabe oder jedes Projekt
  • Aufgaben oder Projekte, an denen sie noch arbeiten
  • Herausforderungen oder Probleme, mit denen sie konfrontiert waren
  • Zusätzliches Training, das sie für nötig halten
  • Feedback, Ideen oder Fragen

Sie können auch einen Projekttracker wie ein Kanban-Board oder eine einfache Tabelle mit Updates verwenden, sodass Sie jederzeit einchecken und den Aufgaben- und Projektstatus abrufen können.

Schaffen Sie eine Kultur der Offenheit

Diese regelmäßigen Check-ins sind der perfekte Zeitpunkt, um Ihrer VA zu zeigen, wie offen und ehrlich sie mit Ihnen sein kann. Ihr VA ist Teil Ihres Teams, auch wenn Sie nur ein Zweierteam sind. Sie sollten sich wohl genug fühlen, um ihre Gedanken und Meinungen mitzuteilen, besonders wenn sie der Meinung sind, dass es für einen von Ihnen einen effizienteren Weg gibt, Ihre Arbeit zu erledigen.

Abschließende Gedanken

Die Entscheidung, einen virtuellen Assistenten einzustellen, ist eine kostengünstige Möglichkeit, einen großen Teil Ihrer Arbeit zu erleichtern. Abgesehen von ihrem Stundensatz gibt es wenig Overhead, über den man sich Sorgen machen muss, wenn man eine VA einführt. Die Auslagerung eines Bündels von Aufgaben bedeutet, dass Sie wirklich wie ein Unternehmer arbeiten können, indem Sie Ihre Zeit mit so vielen hochwertigen Aufgaben wie möglich füllen.

Die Wahrheit ist, dass Sie es irgendwann tun müssen, unabhängig davon, ob Sie denken, dass Sie einige Aufgaben auslagern können oder nicht. Geschäftsinhaber stoßen normalerweise gegen eine Wand und erkennen, dass es unmöglich ist, alles alleine zu jonglieren. Egal, ob der Übergang einfach ist oder Sie Schwierigkeiten haben, herauszufinden, wie Sie jemandem Ihr Geschäft anvertrauen können, es muss schließlich passieren. Andernfalls riskieren Sie einen Burnout, was bedeutet, dass Sie lange Arbeitstage, schwankende Konzentration, schlechten Schlaf, das Gefühl haben, zu ertrinken und für den Rest Ihres Lebens keine Zeit oder Energie zu haben.

Möchten Sie noch mehr in die Wachstumsmentalität einsteigen? Die Auslagerung Ihrer Arbeit an eine VA kratzt nur an der Oberfläche. Lesen Sie diesen Artikel über die Bedeutung von Investitionen in sich selbst und Ihr Unternehmen.

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