Как нанять виртуального помощника для вашего бизнеса

Занятые профессионалы всегда могут использовать больше часов в день, и решение нанять виртуального помощника (VA) - один из лучших и наиболее рекомендуемых способов выделить это время. VA предоставляют практически все виды услуг поддержки, о которых вы можете подумать, которые могут быть выполнены удаленно. Они работают с частными лицами, индивидуальными предпринимателями, малым бизнесом, средними командами, предприятиями и т. Д.

Есть общие виртуальные машины, которые выполняют основные задачи администрирования, и есть специализированные виртуальные машины, которые имеют большой опыт в задачах более высокого уровня, в конкретных отраслях или и в том, и в другом. Когда вы начнете разбирать задачи по отдельности, вы поймете, что почти всем им можно научить кого-то другого. И хотя вы не всегда можете найти кого-то, кто думает так же, как вы, есть множество ВА, которые смогут действовать, как вы.

Различные типы виртуальных помощников

Есть несколько разных способов работы виртуальных машин:

• VA ведет собственный бизнес. Они могут брать больше, обычно начиная с 25 долларов в час, а затем повышая свою ставку по мере продолжения своей карьеры. Они устанавливают собственное расписание и определяют, какие задачи они будут выполнять, а какие - не выполнять.
• VA работает в компании, которая связывает клиентов с VA. Их ставка обычно ниже, от 10 до 15 долларов в час.
• VA соединяется с клиентами через сайт микроработ, такой как Fiverr. Вместо того, чтобы работать на постоянной основе, они выполняют быстрые разовые работы для клиентов. Ставки низкие, даже ниже, чем наем VA через компанию, потому что задачи просты и / или VA находится в самом начале своей карьеры.

Хотя многие международные VA взимают дополнительную плату, у некоторых будет сверхнизкая почасовая оплата в зависимости от того, где они находятся в мире, и от стоимости жизни. Если найм носителя английского языка не является вашей главной заботой, вы можете получить большую помощь, даже если у вас небольшой бюджет.

Общие и специализированные виртуальные помощники

Обычное виртуальное устройство может выполнять повседневную административную работу и процессы - задачи, которые помогают вам вести бизнес, но не обязательно его расширяют. Сюда входят такие задачи, как организация поездок, управление почтовым ящиком, планирование публикаций в блогах и проведение исследований. Специализированный VA обладает определенными навыками, связанными с ростом, такими как обслуживание клиентов, редактирование фотографий или маркетинг ваших платформ в социальных сетях.

Передавая работу на аутсорсинг обычному VA, вы должны дать им подробное обучение и пошаговые инструкции. Передавая работу специализированному VA, вы можете сообщить им о результатах, на которые вы надеетесь - вы нанимаете эксперта, чтобы они знали, как лучше всего добиться результатов.

Плюсы и минусы найма виртуального помощника

В конце концов, решение нанять виртуального помощника - отличный шаг практически для любого профессионала, но у него есть несколько недостатков.

Плюсы

• Работу, которую вы терпеть не можете делать, можно передать.
• У вас есть возможность работать меньше часов или больше работать в соответствии с часами, которые вы сейчас работаете.
• В целом вы станете более продуктивным. Вместо одного будут работать два человека; работа будет выполнена, даже если у вас будет выходной; и у вас будет больше времени, чтобы сосредоточиться на задачах высокого уровня.
• У вас будет больше времени, чтобы заняться своими увлечениями, независимо от того, связаны они с работой или нет.
• Если вы индивидуальный предприниматель, найм VA даст вам опыт управления другими людьми, который вам понадобится, если вы планируете развивать свой бизнес и нанимать команду. А пока вы можете получить необходимую помощь, не нанимая на месте сотрудников.
• Поскольку виртуальные машины работают удаленно, у вас есть огромный выбор, вместо того, чтобы идти с кем-то из местных.

Минусы

• Возможно, вам не удастся найти идеального виртуального помощника с первой попытки, и пока вы все еще выполняете 100% своих задач, вам придется найти виртуального помощника, провести собеседование и опробовать его.
• Обучение, управление и общение с виртуальным помощником могут занять у вас много времени, поэтому вы должны убедиться, что оно того стоит, учитывая дополнительное время и работу, которые для этого потребуются.
• Вам придется передать на аутсорсинг некоторые задачи, которые вам нравится делать, потому что вы знаете, что они тратят ваше время.
• Страшно доверять кому-то свой бизнес, особенно если у них есть доступ к конфиденциальной информации.

Как найти, нанять и управлять виртуальным помощником

Добавление виртуального устройства в рабочий процесс требует много работы, но если вы сможете сделать это организованным и преднамеренным образом, ваш бизнес может процветать через несколько месяцев.

Решите, какие задачи назначить

ВП выполняют всевозможные задачи, начиная от канцелярской работы, ввода данных и управления почтовыми ящиками до творческого письма, графического дизайна, маркетинга и разработки веб-сайтов. Подумайте о задачах, которые вы выполняете на регулярной основе, которые отнимают много времени и в которых вы не являетесь экспертом. Вместо того, чтобы тратить время на то, чтобы узнать больше о задаче низкого уровня, почему бы не нанять виртуального помощника, который уже знаток этого?

Если вы можете выполнить задачу лучше, чем VA, и если задача является огромной частью вашего бизнеса, не передавайте ее на аутсорсинг. Кроме того, постарайтесь не нанимать VA, которые специализируются на этой задаче (и, следовательно, взимают плату за нее). Например, как писатель-фрилансер, мне не нужен VA, чтобы писать, редактировать или корректировать для меня. Я могу нанять виртуального помощника, который сможет овладеть этими навыками, а также несколькими другими, которые мне действительно нужны, но я буду избегать VA, основное предложение которого связано с письмом - зачем платить за этот опыт, если это моя область знаний?

Распределите все свои задачи по категориям

Составьте список всех задач, которые вы выполняете, больших или малых. Затем разделите их на четыре категории:

1. Ценные задачи, в которых вы хорошо разбираетесь и которые вам нравится делать
2. Неважные задачи, которые у вас хорошо получаются и которые вам нравится делать, даже если они не очень полезны для вашего времени.
3. Задачи, которые вы ненавидите делать
4. Задачи, для выполнения которых у вас недостаточно навыков

Единственные задачи, которые вы должны полностью оставить для себя, - это задачи первой категории. Для всего остального наймите виртуального помощника. Кроме того, сейчас хорошее время, чтобы полностью избавиться от некоторых задач вашего бизнеса - вероятно, есть какой-то мертвый груз, от которого вы можете избавиться.

Делать математику

Решая, что отдать на аутсорсинг, вам придется поразмыслить над некоторыми цифрами. Вы должны получить больше пользы от аутсорсинга, чем сумма, которую вы платите VA.

Например, предположим, что вы зарабатываете 100 долларов в час, а VA зарабатывает 25 долларов в час. Вы хотите, чтобы они искали для вас потенциальные вакансии фрилансера. Вы знаете, что за одну работу фрилансера можно платить примерно 1000 долларов в месяц. Если они потратят 40 часов на поиск вакансий, и вы получите одну из них, то в течение одного месяца вы окунетесь в безубыточность, а в течение двух месяцев вы получите прибыль от суммы, которую вы заплатили VA. Кроме того, в течение этих 40 часов вы можете работать над другими видами оплачиваемой работы, а это значит, что вы получите прибыль еще раньше.

На вычисление каждой задачи, которую вы ставите, может уйти много времени, но оно того стоит. Цель состоит в том, чтобы получить что-то взамен за то, что вы платите, будь то реальные деньги или что-то еще, что имеет ценность, например, время с детьми, больше отпускных дней или часов, чтобы инвестировать в проект, который окупится в следующем году.

Чтобы не усложнять задачу вначале, наймите виртуального помощника для всего, что имеет более низкую почасовую ставку, чем вы зарабатываете. Итак, если что-то будет стоить вам меньше, чем вы зарабатываете за этот час работы, отдайте это на аутсорсинг. То, что вы зарабатываете на своих важных задачах, окупит вашу виртуальную реальность.

Создавайте подробные инструкции для каждой задачи

Создайте стандартную рабочую процедуру (СОП) для каждой задачи. Регулярно обновляйте СОП, чтобы согласовать их с новыми стратегиями и прояснить моменты, которые сбивают с толку ВА. Устаревшая СОП ничего не стоит. Подумайте о том, чтобы хранить СОП на Google Диске, чтобы вы и ваш виртуальный помощник могли отмечать друг друга в комментариях и оставлять заметки.

Включите как можно больше деталей - предположите, что VA ничего не знает. Лучше переобъяснить, чем недооценить. Не забудьте добавить ссылки на любые инструменты или программное обеспечение, которые им придется использовать. Возможно, вам придется создать дополнительные СОП или учебные материалы, чтобы быстро освоить эти инструменты.

По возможности используйте шаблоны для заполнения пустых полей. Например, если ваш виртуальный помощник будет публиковать сообщения в социальных сетях для вас, шаблон будет гарантировать, что каждое сообщение включает необходимую информацию и соответствует вашему бренду и голосу.

Определите, когда вам нужен виртуальный помощник для работы

Прежде чем вы сможете нанять VA, вы должны знать, сколько часов в неделю и / или месяц им нужно будет работать, а также любые подробности о том, когда эта работа должна выполняться. Например, если ваш виртуальный помощник будет управлять вашим почтовым ящиком, вы можете захотеть, чтобы он работал рано утром, прежде чем вы проверяете свою электронную почту в первый раз в этот день. Возможно, вам понадобится кто-то из другого часового пояса, чей день начинается на несколько часов раньше вашего.

Кроме того, решите, когда вам нужно, чтобы виртуальный помощник был доступен для связи, что может отличаться от их рабочего времени (хотя им следует оплачивать время общения). Например, вам может понадобиться VA для работы в те часы, когда вы работаете, но вы также можете узнать о предстоящей неделе каждое воскресенье днем. Помните, что если вы нанимаете VA из другого штата или страны, вы должны учитывать разницу в часовых поясах, а также различные празднования и праздники.

Найдите потенциальных виртуальных помощников

Ищите виртуальных помощников на платформе для фрилансеров, например Upwork. Вы можете опубликовать описание своей должности и / или отсортировать профили VA. Некоторые платформы, подобные этой, также будут отслеживать часы работы и управлять платежами, что облегчает работу администратора. Кроме того, вы можете разместить объявление о вакансии на Craigslist, но вы не получите никаких из этих привилегий управления для конкретной платформы.

Когда вы публикуете описание вакансии, скройте в нем индикатор. Например, на трех четвертях описания должности вы можете написать: «Используйте слово« зебра »в своем ответе». Так вы узнаете, кто из респондентов на самом деле внимательно прочитал всю вакансию. Вы также можете указать свое имя в описании должности и посмотреть, кто будет отвечать вам индивидуально. Неспособность называть вас по имени не обязательно является препятствием для сделки, но профессиональные и внимательные к деталям VA ухватятся за возможность персонализировать свой ответ.

Вы также можете работать с компанией, которая нанимает VA и объединяет их с клиентами. Это означает, что вы можете пропустить процесс поиска, собеседования и отбора. Кроме того, у компаний есть большие пулы VA с различными навыками, поэтому, вероятно, вы найдете именно то, что вам нужно.

Попросите их пройти тест

Создайте тестовое задание, которое представляет наиболее важную или сложную задачу, которую вам нужно будет решить с помощью виртуального устройства. Четко сформулируйте, что вам нужно и сколько времени это займет, и попросите их рассказать вам, сколько времени они на это потратили.

Этично платить VA за тест - некоторые клиенты не предлагают оплату, но это правильно. Уместна небольшая фиксированная плата; вам не нужно настраивать оплату в соответствии со ставкой каждого VA.

Возьмите интервью у виртуальных помощников, которые вас интересуют

Проведите телефонное или видеоинтервью, чтобы лучше понять своего потенциального VA. Вы сможете оценить, насколько они заинтересованы в работе и как быстро они понимают, о чем вы говорите. Кроме того, если для вас важно хорошее владение английским языком, устное собеседование поможет вам оценить их способности. Если виртуальный помощник не желает разговаривать по телефону или проводить видеозвонок, считайте это признаком того, что вам не следует с ним работать.

Начать на пробной основе

Даже если VA одобрит заявление о приеме на работу, тест и собеседование, он может не подходить в долгосрочной перспективе. Некоторые люди отлично справляются с посадкой, но они быстро теряют пар и начинают плохо работать. Кроме того, вы не можете знать, будут ли они хороши в каждой задаче, которую вы им заранее назначаете.

Пробная версия позволяет вам обоим поэкспериментировать с совместной работой, и вы увидите, справятся ли они с задачами и рабочей нагрузкой. Дайте ему немного времени - от одного месяца до шести недель - это разумное время, чтобы ожидать, что VA приспособится, но если хотите, вы можете дать им полные три месяца, чтобы проявить себя. Сообщите VA о пробном периоде - сообщите им, сколько он продлится и что вам нужно увидеть за это время.

Установите ограничения по времени для задач

Всегда устанавливайте ограничения по времени. Сообщите VA, сколько времени должно занять определенное задание или в какой момент оно должно остановиться (например, через X часов). Если они не выполнили задачу, они все равно должны остановиться и поговорить с вами. В противном случае задача, которая должна занять три часа, может занять 15, что будет стоить намного больше, чем вы заложили в бюджет.

Расписание регулярных проверок

Поддерживайте постоянный контакт со своим VA на регулярной основе, например, каждый день или неделю. Узнайте, над чем они работают, над чем они недавно работали и есть ли у них вопросы. Попросите их заполнить отчет, в котором запрашивается следующая информация:

• Задачи или проекты, выполненные на этой неделе
• Время, потраченное на каждую задачу или проект
• Задачи или проекты, над которыми они все еще работают
• Проблемы или проблемы, с которыми они столкнулись
• Дополнительное обучение, которое они считают нужным
• Отзывы, идеи или вопросы

Вы также можете использовать трекер проекта, например, канбан-доску или простую электронную таблицу с обновлениями, чтобы вы могли в любой момент зайти в нее и узнать статус задачи и проекта.

Создайте культуру открытости

Эти регулярные проверки - идеальное время, чтобы показать вашему VA, насколько открытыми и честными они могут быть с вами. Ваш VA - часть вашей команды, даже если вы всего-навсего команда из двух человек. Они должны чувствовать себя достаточно комфортно, чтобы делиться своими мыслями и мнениями, особенно если они думают, что есть более эффективный способ для каждого из вас выполнить свою работу.

Последние мысли

Выбор виртуального помощника - это экономичный способ облегчить большую часть вашей работы. Помимо почасовой оплаты, при привлечении VA не стоит беспокоиться. Передача набора задач на аутсорсинг означает, что вы действительно можете начать работать как предприниматель, заполняя свое время как можно большим количеством важных задач.

Правда в том, что независимо от того, думаете ли вы, что можете передать некоторые задачи на аутсорсинг, в какой-то момент вам придется это сделать. Владельцы бизнеса обычно упираются в стену и понимают, что невозможно справиться со всем в одиночку. Независимо от того, легко ли осуществить переход или вы изо всех сил пытаетесь понять, как доверить кому-то свой бизнес, в конечном итоге это должно произойти. В противном случае вы рискуете выгорать, что означает долгие рабочие дни, колебания концентрации внимания, плохой сон, ощущение, что вы тонете, и отсутствие времени или энергии на всю оставшуюся жизнь.

Хотите еще больше проникнуться установкой на рост? Аутсорсинг вашей работы в VA - это лишь малая часть. Прочтите эту статью о важности инвестирования в себя и свой бизнес.

Лучшее изображение через LanKogal / shutterstock.com