كيف تستأجر مساعدًا افتراضيًا لعملك

يمكن للمحترفين المشغولين دائمًا استخدام المزيد من الساعات في يومهم ، ويعتبر اتخاذ قرار بتعيين مساعد افتراضي (VA) أحد أفضل الطرق وأكثرها موصى بها لإنشاء ذلك الوقت. توفر VAs تقريبًا كل نوع من أنواع خدمات الدعم التي يمكنك التفكير فيها والتي يمكن إجراؤها عن بُعد. إنهم يعملون مع الأفراد ، ورجال الأعمال المنفردين ، والشركات الصغيرة ، والفرق متوسطة الحجم ، والمؤسسات ، وما إلى ذلك.

هناك مساعدو مساعدون عامون يتولون مهام إدارية أساسية وهناك مساعدون مساعدون متخصصون لديهم خبرة متقدمة في مهام ذات مستوى أعلى أو صناعات محددة أو كليهما. عندما تبدأ في اختيار مهامك على حدة ، ستدرك أنه يمكن تعليمها كلها تقريبًا لشخص آخر. وعلى الرغم من أنه لا يمكنك دائمًا العثور على شخص يفكر مثلك ، فهناك الكثير من مساعدي المساعدة الذين سيكونون قادرين على التصرف مثلك.

أنواع مختلفة من المساعدين الظاهريين

هناك عدة طرق مختلفة تعمل بها برامج المساعدة الافتراضية:

• يدير VA أعمالهم الخاصة. إنهم قادرون على تحصيل المزيد ، وعادةً ما يبدأون بحوالي 25 دولارًا في الساعة ثم يرفعون سعرهم مع استمرار حياتهم المهنية. يضعون الجدول الزمني الخاص بهم ويحددون المهام التي سيؤدونها والتي لن يؤدوها.
• يعمل VA لصالح شركة تربط العملاء بـ VAs. عادة ما يكون معدلهم أقل ، حيث يتراوح من 10 دولارات إلى 15 دولارًا في الساعة.
• يتصل VA بالعملاء عبر موقع عمل صغير ، مثل Fiverr. بدلاً من أن يتم توظيفهم بشكل مستمر ، فإنهم يؤدون وظائف سريعة لمرة واحدة للعملاء. معدلات منخفضة ، حتى أقل من التعاقد مع VA من خلال شركة لأن المهام بسيطة و / أو VA في بداية حياتهم المهنية.

في حين أن الكثير من VAs الدولية تتقاضى علاوة ، سيكون لدى البعض سعر ساعة منخفض للغاية اعتمادًا على مكان وجودهم في العالم وتكلفة المعيشة. إذا لم يكن تعيين متحدث لغته الأم هي شاغلك الرئيسي ، فيمكنك الحصول على الكثير من المساعدة حتى لو كانت ميزانيتك صغيرة.

المساعدون الافتراضيون العامون مقابل المساعدون الافتراضيون المتخصصون

يمكن لـ VA العام التعامل مع أعمال الإدارة اليومية والعمليات - المهام التي تساعدك على إدارة عملك ، ولكن لن تنميته بالضرورة. يتضمن ذلك مهام مثل إجراء ترتيبات السفر وإدارة البريد الوارد وجدولة منشورات المدونة وإجراء البحوث. تم تطوير VA المتخصصة في بعض المهارات المتعلقة بالنمو ، مثل خدمة العملاء أو تحرير الصور أو تسويق منصات الوسائط الاجتماعية الخاصة بك.

عند الاستعانة بمصادر خارجية للعمل مع مساعدة مساعدة عامة ، يجب أن تمنحهم تدريبًا تفصيليًا وعمليات خطوة بخطوة. عند الاستعانة بمصادر خارجية للعمل مع VA متخصص ، يمكنك إخبارهم بالنتائج التي تأمل فيها - أنت توظف خبيرًا ، حتى يعرف أفضل طريقة لتحقيق النتائج.

إيجابيات وسلبيات تعيين مساعد افتراضي

في النهاية ، يعد اتخاذ قرار بتعيين مساعد افتراضي خطوة رائعة لأي محترف عمليًا ، ولكنه يأتي مع بعض الجوانب السلبية.

الايجابيات

• يمكن تسليم العمل الذي لا يمكنك تحمله.
• لديك خيار العمل لساعات أقل أو القيام بالمزيد مع الساعات التي تعمل فيها حاليًا.
• ستكون أكثر إنتاجية بشكل عام. سيعمل شخصان بدلاً من شخص واحد ؛ سيتم إنجاز العمل حتى عندما تأخذ إجازة ؛ وسيكون لديك المزيد من الوقت للتركيز على المهام عالية المستوى.
• سيكون هناك المزيد من الوقت لمتابعة شغفك ، سواء كانت تلك المشاعر مرتبطة بالعمل أم لا.
• إذا كنت رائد أعمال منفرد ، فإن توظيف VA سيمنحك خبرة في إدارة الآخرين ، وهو ما ستحتاج إليه إذا كنت تخطط لتنمية عملك وتوظيف فريق. في غضون ذلك ، يمكنك الحصول على المساعدة التي تحتاجها دون تعيين موظفين في الموقع.
• نظرًا لأن برامج المساعدة الافتراضية تعمل عن بُعد ، فلديك مجموعة ضخمة للاختيار من بينها بدلاً من الاضطرار إلى الذهاب مع شخص محلي.

سلبيات

• قد لا تجد المساعد الافتراضي المثالي في محاولتك الأولى ، وبينما لا تزال تتعامل مع 100٪ من مهامك ، سيتعين عليك البحث عن VA ومقابلة وتجربتها.
• يمكن أن يستغرق التدريب والإدارة والتواصل مع VA الكثير من وقتك ، لذلك عليك التأكد من أنه لا يزال يستحق ذلك بالنظر إلى الوقت الإضافي والعمل الذي يتطلبه.
• سيتعين عليك الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام التي تستمتع بالقيام بها لأنك تعلم أنها مضيعة للوقت بالنسبة لك.
• إنه لأمر مخيف أن تثق بشخص آخر في عملك ، خاصة إذا كان بإمكانه الوصول إلى معلومات حساسة.

كيفية البحث عن مساعد افتراضي وتوظيفه وإدارته

تتطلب إضافة VA إلى سير عملك الكثير من العمل ، ولكن إذا كنت قادرًا على القيام بذلك بطريقة منظمة ومتعمدة ، فيمكن أن يزدهر عملك بعد بضعة أشهر من الآن.

حدد المهام المراد تعيينها

هناك جميع أنواع المهام التي يتعامل معها المساعدون المساعدون ، بدءًا من العمل الكتابي وإدخال البيانات وإدارة البريد الوارد إلى الكتابة الإبداعية والتصميم الجرافيكي والتسويق وتطوير مواقع الويب. التفكير في المهام التي تقوم به على أساس منتظم أن تأخذ الكثير من الوقت وأنك لست خبيرا في وبدلا من أخذ الوقت لمعرفة المزيد عن مهمة على مستوى منخفض، لماذا لا توظيف مساعد الظاهري الذي هو بالفعل خبير فيه؟

إذا كان بإمكانك القيام بالمهمة بشكل أفضل من VA ، وإذا كانت المهمة جزءًا ضخمًا من عملك ، فلا تستعين بمصادر خارجية. حاول أيضًا ألا تستأجر مساعدين متفرغين متخصصين في هذه المهمة (وبالتالي يتقاضون رسومًا مقابلها). على سبيل المثال ، بصفتي كاتبًا مستقلًا ، لست بحاجة إلى VA للكتابة أو التعديل أو التدقيق اللغوي بالنسبة لي. قد أستأجر مساعدًا افتراضيًا يمكنه القيام بهذه المهارات ، إلى جانب العديد من المهارات الأخرى التي أحتاجها بالفعل ، لكنني سأتجنب مساعدًا افتراضيًا يتعلق عرضه الرئيسي بالكتابة - لماذا أدفع مقابل هذه الخبرة عندما يكون هذا مجال خبرتي؟

تصنيف جميع المهام الخاصة بك

قم بعمل قائمة بكل مهمة تقوم بها ، كبيرة كانت أم صغيرة. ثم قسّمهم إلى أربع فئات:

1. المهام عالية القيمة التي تجيدها وتستمتع بأدائها
2. المهام منخفضة القيمة التي تجيدها وتستمتع بأدائها ، على الرغم من أنها لا تستغل وقتك كثيرًا
3. المهام التي تكره القيام بها
4. المهام التي لست ماهرًا بما يكفي للقيام بها

المهام الوحيدة التي يجب أن تحتفظ بها لنفسك هي تلك الموجودة في الفئة الأولى. لكل شيء آخر ، قم بتعيين مساعد افتراضي. أيضًا ، هذا هو الوقت المناسب لإلغاء بعض المهام من عملك تمامًا - ربما يكون هناك بعض الوزن الثقيل الذي يمكنك التخلص منه.

احسب

سيتعين عليك معالجة بعض الأرقام عند اتخاذ قرار بشأن الاستعانة بمصادر خارجية. يجب أن تحصل على قيمة أكبر من الاستعانة بمصادر خارجية للعمل من المبلغ الذي تدفعه لـ VA.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك تربح 100 دولار في الساعة وأن VA تربح 25 دولارًا في الساعة. تريد منهم البحث عن العربات المحتملة لحسابهم الخاص. أنت تعلم أن الحفلة المستقلة الواحدة يمكنها دفع ما يقرب من 1000 دولار شهريًا. إذا أمضوا 40 ساعة في البحث عن الوظائف وحصلت على إحدى الوظائف التي يجدونها ، في غضون شهر واحد سوف تتعادل ، وفي غضون شهرين ستحقق ربحًا من المبلغ الذي دفعته لـ VA. أيضًا ، خلال تلك الساعات الأربعين ، قد تعمل على أنواع أخرى من الأعمال القابلة للفوترة ، مما يعني أنك سترى ربحًا في وقت أقرب.

قد يستغرق الأمر وقتًا طويلاً لحساب الرياضيات لكل مهمة تقوم بتعيينها ، لكن الأمر يستحق ذلك. الهدف هو الحصول على شيء مقابل ما تدفعه ، سواء كان ذلك المال الفعلي أو أي شيء آخر يحمل قيمة ، مثل قضاء الوقت مع أطفالك ، أو المزيد من أيام الإجازة أو ساعات الاستثمار في مشروع سيؤتي ثماره في العام المقبل.

لتبسيط الأمر في البداية ، استعن بمساعد افتراضي لأي شيء يقل أجره بالساعة عما تكسبه. لذلك ، إذا كان هناك شيء سيكلفك أقل مما تكسبه مقابل ساعة العمل تلك ، فقم بالاستعانة بمصادر خارجية. ما تكسبه من مهامك عالية القيمة سيدفعه مقابل VA الخاص بك.

إنشاء تعليمات مفصلة لكل مهمة

قم بإنشاء إجراء تشغيل قياسي (SOP) لكل مهمة. قم بتحديث إجراءات التشغيل الموحدة بانتظام للتنسيق مع الاستراتيجيات الجديدة ولتوضيح النقاط التي تسبب إرباكًا لبرنامج VA. لا يستحق إجراء SOP قديمًا الكثير. ضع في اعتبارك تخزين إجراءات التشغيل الموحدة في Google Drive حتى تتمكن أنت و VA من وضع علامة على بعضكما البعض في التعليقات وترك الملاحظات.

قم بتضمين أكبر قدر ممكن من التفاصيل - افترض أن VA لا تعرف شيئًا. من الأفضل المبالغة في التفسير بدلاً من التفسير الناقص. تأكد من إضافة روابط إلى أي أدوات أو برامج سيتعين عليهم استخدامها. قد تضطر إلى إنشاء إجراءات تشغيل قياسية أو مواد تدريبية إضافية لجعلها محدثة بهذه الأدوات.

كلما أمكن ، قم بتضمين قوالب ملء الفراغات. على سبيل المثال ، إذا كان VA الخاص بك سينشر على وسائل التواصل الاجتماعي لك ، سيضمن النموذج أن كل منشور يتضمن المعلومات الضرورية ويتبع علامتك التجارية وصوتك.

حدد متى تحتاج إلى المساعد الافتراضي للعمل

قبل أن تتمكن من توظيف VA ، يجب أن تعرف عدد الساعات التي يحتاجون إليها للعمل في الأسبوع و / أو الشهر ، بالإضافة إلى أي تفاصيل حول موعد هذا العمل. على سبيل المثال ، إذا كان VA الخاص بك سيدير ​​صندوق الوارد الخاص بك ، فقد ترغب في أن يعملوا في وقت مبكر كل صباح ، قبل أن تتحقق من بريدك الإلكتروني لأول مرة في ذلك اليوم. قد ترغب في وجود شخص ما في منطقة زمنية مختلفة يبدأ يومه قبل ساعات قليلة من يومك.

حدد أيضًا متى تحتاج إلى أن يكون VA متاحًا للتواصل ، والذي قد يختلف عن ساعات عملهم (على الرغم من أنه يجب أن يتم الدفع لهم مقابل وقت الاتصال). على سبيل المثال ، قد تحتاج إلى VA للعمل خلال الساعات التي تعمل فيها ، ولكن قد ترغب أيضًا في التواصل مع القاعدة حول الأسبوع القادم بعد ظهر كل يوم أحد. تذكر ، إذا كنت تستأجر VA من ولاية أو دولة مختلفة ، فعليك مراعاة الاختلافات في المنطقة الزمنية ، بالإضافة إلى الاحتفالات والأعياد المختلفة.

ابحث عن مساعدين افتراضيين محتملين

ابحث عن VAs على منصة مستقلة مثل Upwork. يمكنك نشر الوصف الوظيفي الخاص بك و / أو الفرز من خلال ملفات تعريف VA. ستتتبع بعض الأنظمة الأساسية مثل هذه الساعات أيضًا وتدير المدفوعات ، مما يخفف عنك المسؤول. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك إدراج منشور الوظيفة على Craigslist ، لكنك لن تحصل على أي من امتيازات الإدارة الخاصة بالمنصة.

عندما تنشر وصفًا وظيفيًا ، قم بإخفاء مؤشر فيه. على سبيل المثال ، ثلاثة أرباع الطريق من خلال وصف الوظيفة ، يمكنك كتابة ، "استخدام" حمار وحشي "في ردك." سيخبرك هذا المستجيبين الذين قرأوا بالفعل منشور الوظيفة بالكامل بعناية. يمكنك أيضًا ذكر اسمك في الوصف الوظيفي ومعرفة من يخصص استجابته لك. إن عدم الاتصال بك باسمك ليس بالضرورة سببًا لكسر الصفقات ، ولكن المساعدون المساعدون المحترفون والموجهون نحو التفاصيل سيقفزون على فرصة لتخصيص استجابتهم.

يمكنك أيضًا العمل مع شركة تستأجر VAs وتقرنهم بالعملاء. هذا يعني أنه يمكنك تخطي عملية البحث والمقابلة والاختيار. بالإضافة إلى ذلك ، تمتلك الشركات مجموعات كبيرة من برامج المساعدة الافتراضية بمهارات مختلفة ، لذلك من المحتمل أن تجد ما تحتاجه بالضبط.

اطلب منهم إجراء اختبار

قم بإنشاء مهمة اختبار تمثل أهم أو مهمة معقدة ستحتاج إلى مساعدتك الافتراضية للتعامل معها. كن واضحًا بشأن ما تحتاجه والمدة التي يجب أن تستغرقها ، واطلب منهم إخبارك بالمدة التي قضوها في ذلك.

من الأخلاقي أن تدفع VA مقابل الاختبار - لن يقدم بعض العملاء الدفع ، لكن هذا هو الشيء الصحيح الذي يجب القيام به. رسم مسطح صغير مناسب ؛ لست مضطرًا إلى تخصيص الدفع وفقًا لمعدل كل VA.

قم بإجراء مقابلة مع المساعدين الافتراضيين الذين تهتم بهم

قم بإجراء مقابلة عبر الهاتف أو الفيديو لتتعرف بشكل أفضل على برنامج VA المحتمل. ستتمكن من تقييم مدى اهتمامهم بالعمل ومدى سرعة التقاطهم لما تتحدث عنه. أيضًا ، إذا كان إتقان اللغة الإنجليزية أمرًا مهمًا بالنسبة لك ، فستساعدك المقابلة اللفظية في تقييم قدراتهم. إذا كان VA غير راغب في الاتصال بالهاتف أو مكالمة فيديو ، فضع في اعتبارك أن هذه علامة على أنه لا يجب عليك العمل معهم.

ابدأ على أساس تجريبي

حتى إذا كان VA يجرؤ على طلب الوظيفة والاختبار والمقابلة ، فقد لا يكون مناسبًا على المدى الطويل. بعض الناس بارعون في وظائف الهبوط ، لكنهم يفقدون قوتهم بسرعة ويبدأون في الأداء بشكل سيء. أيضًا ، لا يمكنك معرفة ما إذا كانت ستكون رائعة في كل مهمة تكلفها بها مسبقًا.

يتيح لك الأساس التجريبي تجربة العمل معًا وسترى ما إذا كان بإمكانهما التعامل مع المهام وعبء العمل. امنحها بعض الوقت - شهر إلى ستة أسابيع هو مقدار معقول من الوقت لتوقع تعديل VA ، ولكن إذا كنت تريد ، يمكنك منحهم ثلاثة أشهر كاملة لإثبات أنفسهم. كن صريحًا مع VA بشأن الفترة التجريبية - أخبرهم بالمدة التي ستستغرقها وما تحتاج إلى رؤيته خلال ذلك الوقت.

تعيين حدود الوقت للمهام

ضع دائمًا حدودًا زمنية. أخبر VA بالمدة التي يجب أن تستغرقها مهمة معينة أو في أي نقطة يجب أن تتوقف (مثل بعد X مقدار من الساعات). إذا لم يكملوا المهمة ، فلا يزال عليهم التوقف والتسجيل معك. وإلا ، فإن المهمة التي يجب أن تستغرق ثلاث ساعات يمكن أن تستغرق 15 عامًا ، والتي ستكلف أكثر بكثير مما حددته في الميزانية.

جدولة تسجيلات الوصول المنتظمة

ابق على اتصال مع VA الخاص بك على أساس منتظم ، مثل كل يوم أو أسبوع. اكتشف ما الذي يعملون عليه ، وما الذي أكملوه مؤخرًا ، وإذا كان لديهم أي أسئلة. اطلب منهم ملء تقرير يطلب المعلومات التالية:

• المهام أو المشاريع المنجزة في ذلك الأسبوع
• الوقت المستغرق في كل مهمة أو مشروع
• المهام أو المشاريع التي لا يزالون يعملون عليها
• التحديات أو المشاكل التي واجهوها
• تدريب إضافي يشعرون أنهم بحاجة إليه
• ردود الفعل والأفكار أو الأسئلة

يمكنك أيضًا استخدام أداة تعقب المشروع ، مثل لوحة كانبان أو جدول بيانات بسيط به تحديثات ، بحيث يمكنك الدخول في أي وقت ومعرفة حالة المهمة والمشروع.

خلق ثقافة الانفتاح

عمليات تسجيل الوصول المنتظمة هذه هي الوقت المثالي لإظهار مدى انفتاحك وصدقها معك. VA الخاص بك هو جزء من فريقك ، حتى لو كنت مجرد فريق من اثنين. يجب أن يشعروا بالراحة الكافية لمشاركة أفكارهم وآرائهم ، خاصةً إذا كانوا يعتقدون أن هناك طريقة أكثر فاعلية لأي منكما لإنجاز عملك.

افكار اخيرة

يعد اختيار تعيين مساعد افتراضي طريقة فعالة من حيث التكلفة لتخفيف جزء كبير من عملك. بصرف النظر عن سعر الساعة ، هناك القليل مما يدعو للقلق عند إحضار VA. يعني الاستعانة بمصادر خارجية لمجموعة من المهام أنه يمكنك حقًا البدء في العمل كرائد أعمال عن طريق ملء وقتك بأكبر عدد ممكن من المهام ذات القيمة العالية.

الحقيقة هي أنه سواء كنت تعتقد أنه يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لبعض المهام أم لا ، فسيتعين عليك القيام بذلك في مرحلة ما. عادة ما يصطدم أصحاب الأعمال بالحائط ويدركون أنه من المستحيل التوفيق بين كل شيء بمفردهم. سواء كان من السهل إجراء الانتقال أو كنت تكافح لمعرفة كيفية الوثوق بشخص ما في عملك ، فيجب أن يحدث ذلك في النهاية. خلاف ذلك ، سوف تخاطر بالإرهاق ، مما يعني أيام عمل طويلة ، وتقلص في التركيز ، وقلة النوم ، والشعور وكأنك تغرق وليس لديك وقت أو طاقة لبقية حياتك.

هل تريد الدخول في عقلية النمو أكثر؟ الاستعانة بمصادر خارجية لعملك إلى VA هو مجرد خدش السطح. تحقق من هذه المقالة حول أهمية الاستثمار في نفسك وعملك.

صورة مميزة عبر LanKogal / shutterstock.com